¿Qué es la gestión de los costos de nube?

A pesar de todas las ventajas de migrar la infraestructura informática a la nube, puede ser difícil tomar decisiones informadas sobre cómo mantenerse dentro del presupuesto. Los costos en la nube varían según el proveedor, la cantidad de almacenamiento que se utiliza, la demanda de computación y la aplicación que se ejecuta en cada instancia de la nube, entre otras variables.

El seguimiento y la gestión de los costos en la nube se ha convertido en un desafío importante. En una encuesta reciente de IDC, el 64 % de los CIO que respondieron dijeron que están gastando más de sus presupuestos en la nube. Y sus colegas directivos se dan cuenta: más de la mitad de los ejecutivos encuestados en una encuesta mundial de CEO de IDC de 2022 dijeron que se preocupan por el gasto en la nube.

Una estrategia eficaz de gestión de los costos de nube requiere un conocimiento detallado de todos los costos y requisitos de servicio en la nube. La pregunta del millón de dólares: ¿es apropiado el dinero que se gasta en infraestructura en la nube dadas las necesidades de la empresa?

¿Qué es la gestión de los costos de nube?

La gestión de los costos de nube es el proceso que las organizaciones utilizan para mantener los costos en la nube bajo control. Un esfuerzo por aumentar la comodidad y ahorrar dinero sustituyendo la infraestructura on-premises puede convertirse rápidamente en una pesadilla de TI en la sombra a medida que la nube se vuelve menos misteriosa y más fácil de aprovisionar para los usuarios no técnicos de la línea de negocio. No solo pueden poner en marcha servicios redundantes, sino que a menudo no se dan cuenta de que la empresa está intentando centrar el gasto en la nube en un único proveedor. El uso de múltiples proveedores de servicios en la nube, especialmente cuando no está explícitamente autorizado, no solo aumenta en gran medida la dificultad de gestionar los gastos, sino que también puede costar en términos de descuentos por volumen perdido.

Los proveedores de servicios en la nube utilizan varios modelos de costos comunes, cada uno con ventajas y desventajas. Por lo general, las opciones incluyen un modelo de pago por consumo facturado por uso, un modelo de suscripción de precio fijo, pago por uso a largo plazo en el estado estacionario, descuentos por compromisos por volumen y descuentos por uso durante tiempos de demanda lenta. Una gestión de los costos de nube eficaz puede frenar los gastos no autorizados y ayudar a aprovechar los descuentos disponibles, al tiempo que garantiza que los departamentos de TI presupuesten de manera eficiente. Minimizarás el desperdicio y el esfuerzo administrativo, ahorrarás tiempo y evitarás sorpresas desagradables cuando lleguen las facturas.

Conclusiones clave

• Una gobernanza cuidadosa es clave para gestionar los costos en la nube.
• La gestión de los costos de nube puede ser difícil porque las instancias en la nube son fáciles de poner en marcha e igualmente fáciles de olvidar.
• La reducción de costos y el control presupuestario general son las razones más importantes para centrarse en la gestión de los costos de nube.

La gestión de los costos de nube en detalle

A medida que aumenta la dependencia de las empresas de la computación en la nube, también aumenta la complejidad de sus infraestructuras de TI. La facilidad de configuración y despliegue, atribuida con precisión como una fortaleza de las operaciones en la nube, a menudo conduce a la expansión. Una multiplicidad de proveedores y opciones de precios, especialmente en entornos multinube, puede dificultar el seguimiento de lo que una empresa está pagando y por qué.

Aquí es donde entra en juego la gestión de los costos de nube. Las herramientas de gestión de los costos de nube ayudan a las empresas a controlar su gasto mediante el control del uso y la demanda de la nube. Estas herramientas pueden alertar a los administradores de TI sobre los recursos en la nube que están infrautilizados o que se han vuelto inesperadamente costosos. La mayoría de los proveedores de servicios en la nube ofrecen herramientas básicas de gestión de costos, pero los sistemas especializados de terceros ofrecen a las empresas una visibilidad y gobernanza completas en varios proveedores.

¿Por qué es importante la gestión de costos en la nube para las empresas?

En pocas palabras, la gestión de costos en la nube es importante porque ninguna empresa puede permitirse malgastar dinero. En un entorno de TI descentralizado, es tan fácil para los equipos poner en marcha nuevas instancias en la nube que el costo a menudo es una consideración secundaria, o que no se piensa en absoluto. Con frecuencia, los servicios en la nube se compran para fines específicos y luego se abandonan mientras el medidor continúa ejecutándose.

Tan importante como la gestión de costos es para el presupuesto, es igual de vital para la rendición de cuentas. Cuando las instancias en la nube se configuran y olvidan de forma casual, es fácil perderlas de vista. Esto puede provocar duplicación de datos, corrupción o problemas de seguridad. La gestión de los costos de nube ayuda a las empresas a comprender qué instancias en la nube se han creado, quién las ha creado y a qué precio, para poder asignar costos y rastrear el origen de los problemas.

¿Por qué es tan difícil la gestión de los costos de nube?

Se reduce a una combinación de fijación de precios compleja y facilidad de aprovisionamiento. Los proveedores de servicios en la nube suelen tener modelos de precios detallados y dinámicos, con factores como el número de usuarios, el almacenamiento, la salida de datos y los servicios complementarios que afectan a los costos de su infraestructura en la nube en un día determinado. Entender y gestionar las fluctuaciones es difícil.

Además, los servicios en la nube son demasiado fáciles de comprar e instalar para los empleados de la línea de negocio. Los equipos o departamentos pueden estar utilizando muchos servicios o instancias diferentes, escalándolos más a menudo que reduciéndolos y dejando que el departamento de TI se preocupe por los costos.

¿Qué factores contribuyen a los costos en la nube?

Los costos en la nube pueden ser difíciles de manejar simplemente porque hay muchos factores que influyen en los precios, no todos inmediatamente obvios. Estos son algunos factores que pueden contribuir al exceso de gasto.

• Uso de recursos: cuantos más recursos (energía, almacenamiento y ancho de banda) utilice cada instancia en la nube, mayores serán las facturas. Una empresa que no vigila los recursos puede sorprenderse por cargos inesperadamente altos.
• Tipos de instancia: las máquinas virtuales (VM) y los contenedores tienen costos diferentes, y los proveedores de nube cobran según el rendimiento contratado de cada instancia. Una máquina virtual es un recurso informático que utiliza software para emular una instancia de un sistema operativo, en lugar de desplegar un servidor de hardware completamente nuevo. Un contenedor es un conjunto prefabricado de software que ejecuta una aplicación concreta cuando es necesario. Varios contenedores pueden ejecutarse en una única máquina virtual, por lo que los contenedores suelen ser menos costosos, aunque las tarifas de uso pueden devorar la diferencia.
• Costos de almacenamiento: la cantidad de datos almacenados en línea y el tipo de almacenamiento utilizado afectarán el tamaño de la factura. Además, los costos están asociados con el traslado de datos dentro y fuera del almacenamiento. Una empresa que utiliza muchos datos, en particular una que carga y descarga datos con frecuencia desde la nube, puede acumular cargos.
• Ampliación automática: algunos servicios en la nube incluyen supervisión automática que escala o reduce los recursos disponibles a demanda. Esto tiene sentido porque los picos de tráfico pueden resultar costosos; piensa en una empresa que publicita en redes sociales o medios de comunicación y tiene un producto o servicio que se vuelve viral. El autoescalado, aunque caro, puede permitir a una empresa gestionar picos de tráfico que, de otro modo, podrían paralizar sus servidores cuando más se necesita el rendimiento.
• Ubicación geográfica: muchos proveedores de servicios en la nube tienen centros de datos en todo el mundo. Algunas ofertas cuestan más que otras, y la decisión (o indecisión) de una empresa sobre dónde alojar sus servicios puede afectar el valor que paga. Alojar los datos lejos de donde se utilizan —por ejemplo, en Asia cuando la base de clientes está en Estados Unidos— puede resultar menos caro que utilizar centros de datos geográficamente más cercanos, debido al menor costo de los recursos, los servicios públicos y la infraestructura en ubicaciones remotas. Además, algunos países ofrecen incentivos fiscales o subvenciones públicas que pueden reducir aún más los costos. Sin embargo, es importante equilibrar las ventajas y desventajas del rendimiento, como el aumento de la latencia de la red y la ralentización de los tiempos de respuesta, así como las cuestiones de seguridad y normativa con el ahorro de costos.
• Soporte: si un contrato de nube incluye soporte o si se requiere soporte de forma puntual, suele tener un costo adicional. La asistencia garantizada por acuerdos de nivel de servicio (SLA) puede resultar cara hasta que la necesites, momento en el que puede ser impagable. Aun así, no todas las instancias en la nube requieren un tiempo de actividad del 99,999 % con asistencia telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana.

Ventajas de la gestión de los costos de nube

Gestionar los costos en la nube tiene muchas ventajas, algunas obvias y otras no tanto. A grandes rasgos, se dividen en las categorías de dinero, gobernanza y control del proceso presupuestario.

• Reducción de costos: cuando una empresa hace un seguimiento de lo que gasta en infraestructura en la nube, puede eliminar ineficiencias y optimizar el gasto. Las empresas con una mala gobernanza de TI suelen adquirir servicios duplicados y pagar por recursos que hace tiempo que han dejado de ser útiles. La gestión de los costos de nube puede ayudar a detectar el despilfarro y, mejor aún, a evitarlo desde el principio.
• Asignación de costos: a menudo, las empresas son incapaces de descifrar qué departamentos han incurrido en qué gastos de TI. La gestión del gasto en la nube permite a la empresa imputar los costos a los departamentos que utilizan los servicios. Esto incentiva a los distintos departamentos a gestionar el gasto.
• Control presupuestario: en las empresas en las que la gobernanza de TI es flexible y los costos no se asignan, a menudo se produce un gasto casual e incontrolado en TI porque no se cuenta en el presupuesto de ningún departamento. Las herramientas de gestión de los costos de nube ayudan a las empresas a comprender lo que gastan en servicios en la nube, y esto les permite establecer y respetar mejor un presupuesto o comprender cuándo y dónde se están superando los límites financieros. Tanto para la asignación de costos como para el control presupuestario, las devoluciones de gastos y los reembolsos —hacer la contabilidad sin los gastos reales— son una forma sólida de ayudar a todos a entender qué recursos se están consumiendo.
• Previsión: saber lo que se ha gastado en el pasado en servicios en la nube proporciona una cierta comprensión de lo que se necesita para apoyar las iniciativas corporativas. La capacidad de gestionar hoy los costos en la nube permite a las empresas presupuestar para el futuro.
• Visibilidad: gestionar los costos en la nube no es solo cuestión de dinero; también es poder controlar dónde y cómo se utilizan los datos y otros recursos. La gestión de los costos de nube es un primer paso importante para comprender el uso de los datos corporativos, eliminar las bases de datos duplicadas y conflictivas y proteger la información corporativa y de los clientes.
• Redimensionamiento: no es raro que una instancia en la nube se cree con lo que resultan ser recursos inadecuados: más memoria o núcleos de procesamiento de los necesarios para ejecutar una aplicación, por ejemplo. Una herramienta de gestión de los costos de nube puede detectar esas ineficiencias y sugerir a la empresa que optimice la instancia, ahorrándole dinero.

4 estrategias clave de gestión de los costos de nube

Una vez que una empresa decide gestionar sus costos de nube, varias estrategias pueden ayudar a optimizar el gasto.

1. Eliminar instancias innecesarias: no hay ninguna razón para pagar por una instancia en la nube inactiva, y el contador suele estar funcionando tanto si se utiliza como si no. Esta es una victoria fácil: identifica y apaga lo que no necesites.
2. Establece reglas organizativas: muchas empresas han tenido un éxito significativo con procesos internos para controlar la TI en la sombra. Un esfuerzo similar, como normas que gestionen quién está autorizado a contratar servicios en la nube, en qué circunstancias y con qué límites de gasto, puede evitar que los departamentos creen instancias en la nube no autorizadas y derrochadoras. Si no hay nada más, la conciencia en el gasto departamental en la nube, en particular en concierto con la asignación de costos, puede recorrer un largo camino hacia su reducción.
3. Implementar el autoescalado: en lugar de aprovisionar instancias en la nube para una carga máxima, las empresas pueden utilizar el autoescalado para permitir que esas instancias se adapten eficientemente a los picos y caídas de la demanda. El escalado automático puede ser caro, pero es menos costoso que pagar por más servicios de los necesarios día tras día.
4. Programar la demanda: no todas las instancias necesitan estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días de la semana. Cerrar o "dormir" instancias por la noche o los fines de semana, cuando es probable que nadie las utilice, podría ahorrar dinero sin afectar al servicio.

¿Qué son las herramientas de gestión de los costos de nube?

La infraestructura en la nube puede extenderse entre múltiples proveedores y ofertas, descontrolando los costos e imposibilitando la gobernanza Las herramientas de gestión de los costos de nube, a menudo ofrecidas en un modelo de software como servicio (SaaS), supervisan su infraestructura y ayudan a eliminar el despilfarro mediante el seguimiento y la elaboración de informes sobre el uso de la nube. Los gestores pueden analizar los informes para identificar y eliminar los recursos infrautilizados o redundantes.

Cada proveedor de nube tiene sus propias herramientas nativas de gestión de costos, pero una solución de terceros es mejor cuando una empresa necesita gestionar su infraestructura de nube a través de múltiples proveedores. Una herramienta de terceros puede proporcionar información importante sobre los costos comparativos de varios proveedores de nube e incluso de ofertas de servicios específicos.

Y, en muchos casos, una herramienta de terceros tiene funciones, como la personalización, las visualizaciones y la visibilidad granular del uso, que las herramientas nativas de un proveedor no pueden igualar.

Las 8 principales herramientas de gestión de los costos de nube

Es probable que haya cientos de herramientas de gestión de los costos de nube, cada una con fortalezas y debilidades. Estas son algunas herramientas populares que vale la pena investigar.

1. pptio Cloudability: se centra en la presupuestación, la previsión y el ajuste de los costos en la nube.
2. AWS Cost Explorer: la herramienta nativa de Amazon; la mejor para la gestión a pequeña escala.
3. Azure Cost Management + Billing: la herramienta nativa de Microsoft; también funciona con instancias de AWS.
4. CloudZero: supervisa las instancias de Kubernetes y Snowflake.
5. Densify: una herramienta de aprendizaje automático que funciona en entornos en la nube.
6. Harness Cloud Cost Management: alivia al personal de tener que hacer el laborioso etiquetado de recursos que a menudo se requiere para un seguimiento preciso del uso; proporciona actualizaciones cada hora.
7. nOps: se centra en AWS.
8. Servicios de gestión y gobernanza de costos de Oracle Cloud Infrastructure (OCI): especialmente adecuados para gestionar el uso y los costos en Oracle Cloud Infrastructure.

¿Qué herramienta de gestión de los costos de nube es la mejor para tu empresa?

La "mejor" herramienta de gestión de los costos de nube depende del tamaño, la escala y la composición de tu infraestructura de nube, así como de la madurez de TI y cultura de gestión. En las empresas más pequeñas y centralizadas, las que utilizan pocos servicios en la nube y aquellas en las que solo una persona o un pequeño equipo se encarga de las compras y la gestión, una hoja de cálculo, combinada con el etiquetado manual de cada instancia para ayudar al seguimiento, puede funcionar bien. Pero si una empresa tiene varios equipos trabajando en varios grupos de instancias en la nube —y si el gobierno corporativo no puede gestionar o imponer el etiquetado manual de los recursos en la nube para permitir un seguimiento preciso— probablemente debería considerar una herramienta de gestión de la nube dedicada.

A la hora de determinar qué herramienta utilizar, responde a las siguientes preguntas:

• ¿Utilizamos un único servicio en la nube o varios proveedores?
• ¿Los equipos operativos compran instancias en la nube bajo su propia autoridad, o la compra en la nube está estrictamente centralizada en TI?
• ¿Qué tamaño tiene nuestra empresa?
• ¿Hasta qué punto son sofisticados nuestros equipos informáticos y financieros, y hasta qué punto deben ser rigurosos los sistemas de control?
• ¿Los costos en la nube se distribuyen entre las unidades de negocio/proyectos, o se incluyen en un único presupuesto que no está realmente controlado?

Oracle y la gestión de los costos de nube

Oracle Cloud Infrastructure (OCI) ofrece servicios en la nube completos en todo el mundo, en todas las nubes o en el centro de datos de una empresa. Ofrece funciones innovadoras, como computación flexible, precios más bajos, almacenamiento autoajustable, tarifas de salida de datos hasta 10 veces más bajas y herramientas e informes gratuitos para ayudar a eliminar los sobrepagos innecesarios y las sorpresas en la facturación.

Los servicios de gestión de costos y gobernanza de OCI incluyen herramientas de gestión de los costos de nube que controlan el gasto, aumentan la responsabilidad y optimizan la eficiencia. Los líderes financieros pueden utilizar las herramientas para establecer barandillas que ayuden a garantizar el control de costos y la gobernanza sin obstaculizar el crecimiento. Los servicios incluyen gestión de la organización, análisis e informes de costos, gobernanza y control, elaboración de presupuestos y previsiones, y optimización.

Incluso las empresas con la infraestructura de nube más sencilla pueden beneficiarse de la atención al control de costos, pero la necesidad se agudiza cuanto más depende una empresa de la nube. Para tomar decisiones informadas sobre los gastos en la nube, los directivos necesitan datos sobre cuánto gastan, en qué y por qué.

La gestión de los costos de nube puede ayudar. Realiza un seguimiento de las instancias en la nube y de cómo se están utilizando para que las empresas puedan controlar sus presupuestos, mejorar la gobernanza de sus infraestructuras informáticas y obtener más y mejor información.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de los costos de nube

¿Cuáles son las tres estrategias diferentes del modelo de costos en la nube?

Los costos en la nube suelen basarse en uno de estos tres modelos: por tiempo, por costos o basado en subastas. El primero se fundamenta en el tiempo que se utiliza el recurso. Los modelos basados en los costos se rigen por qué tan caro resulta prestar el servicio. Los sistemas basados en subastas se fundamentan en niveles competitivos de demanda por parte de múltiples clientes sobre recursos informáticos finitos.

¿Quién se encarga de la gestión de costos en la nube?

En última instancia, el equipo directivo de la empresa es responsable de la gestión de los costos de nube. Dependiendo de cómo esté estructurada una empresa, los costos pueden ser responsabilidad de un departamento de TI, de líneas funcionales de negocio o de cada proyecto individual. Asignar la responsabilidad de los costos es una de las razones por las que la gestión de los costos de nube es tan importante.

¿Cuáles son los modelos de costos en la nube?

Los servicios en la nube utilizan varios modelos de costos comunes, cada uno con ventajas en aplicaciones concretas.

• Pago por uso: a las empresas se les factura por uso real.
• Suscripciones fijas de prepago: los clientes pagan por adelantado por un tiempo y un nivel de servicio determinados.
• Instancias reservadas: las empresas se comprometen a largo plazo para un uso estable.
• Planes de ahorro: muchos proveedores de nube disponen de paquetes que ofrecen precios flexibles a cambio de compromisos de uso específicos.
• Instancias puntuales: los contratos a corto plazo utilizan el exceso de capacidad de un proveedor de nube con un gran descuento.