Guía para el software de gestión de programas de capital

El software de gestión de programas de capital ayuda a las empresas de construcción a priorizar, planificar y ejecutar proyectos de capital de manera más efectiva, lo cual es cada vez más importante dada la creciente competencia y el considerable gasto de capital en los sectores público y privado.

Para ayudar a mejorar la toma de decisiones, el control y la precisión en los proyectos, las organizaciones de construcción necesitan estandarizar y coordinar sus procesos de gestión de programas de capital, dejando atrás procesos manuales propensos a errores, hojas de cálculo aisladas y aplicaciones desconectadas.

Este artículo traza una ruta para que las organizaciones ayuden a mejorar el desempeño de proyectos y programas de capital al conectar procesos, sistemas y equipos y al unificar datos. Describe los beneficios del software de gestión de programas de capital de clase empresarial y cómo elegir la plataforma adecuada para tus necesidades.

¿Qué es el software de gestión de programas de capital (CPMS)?

Las suites de software de gestión de programas de capital proporcionan una solución cohesiva para conectar y gestionar procesos a nivel de proyectos y portafolios de capital. Las mejores suites basadas en la nube también se integran con ERP y otras aplicaciones empresariales relacionadas, dando a todos los participantes relevantes acceso instantáneo a los mismos datos consistentes.

La mayoría de las organizaciones propietarias cuentan con personal que analiza todo su programa de capital, haciendo preguntas como: ¿cómo utilizamos mejor ese presupuesto? ¿Qué necesitamos construir? ¿Qué necesitamos mantener? ¿Qué necesitamos modernizar?

Un equipo de finanzas corporativas normalmente utiliza una aplicación ERP. Pero si no hay un sistema automatizado para gestionar de manera consistente los controles de proyectos, incluidos costos, pronósticos, contratos, cambios y cronogramas, tanto a nivel de proyecto como entre proyectos, la aplicación ERP podría no reflejar los datos más recientes del proyecto. Integrar una solución de proyectos y portafolios con tu aplicación ERP puede ayudar a mantener el ERP actualizado.

Conclusiones clave

• El software de gestión de programas de capital puede ayudar a estandarizar y automatizar procesos y centralizar la información para que las organizaciones puedan mantener los proyectos en marcha y tomar decisiones rápidas, consistentes y fundamentadas.
• Implementar CPMS puede ayudar a mejorar la visibilidad y el control de los proyectos, así como la colaboración entre equipos.
• El software admite comparaciones entre proyectos y lecciones aprendidas.
• Asegúrate de que la solución CPMS que seleccione tu organización tenga la flexibilidad para cambiar y escalar a largo plazo.

El software de gestión de programas de capital en detalle

Un sistema de software de gestión de proyectos y programas de capital a nivel corporativo puede estandarizar procesos e información para ayudar a mejorar el control y la toma de decisiones, alineando proyectos priorizados con los objetivos organizacionales. También ayuda a las organizaciones a asignar sus materiales, equipos y personal. Por ejemplo, una vez que se aprueba una solicitud de cambio en un flujo de trabajo automatizado, cualquier impacto de costo asociado aparece inmediatamente en la hoja de costos y el contrato relacionado, vinculado a la aplicación de pago, para que pueda indicar: sí, este costo adicional ha sido aprobado y esta aplicación de pago puede ser aprobada.

Por qué necesitas software de gestión de programas de capital

Cada proyecto de construcción e ingeniería es diferente, con diferentes miembros del equipo, regulaciones vinculadas a ubicaciones específicas y alcances variables, lo que convierte la estandarización en uno de los mayores desafíos de la industria. Para los propietarios de proyectos, este desafío a menudo se manifiesta en la forma de fuentes y formatos de datos dispares, procesos inconsistentes y sistemas desconectados.

Las organizaciones necesitan la capacidad de controlar todos los proyectos y programas, desde la priorización y aprobación hasta la ejecución y las operaciones y el mantenimiento continuos. El software de gestión de proyectos y programas de capital puede proporcionar ese control, ayudando a aumentar la eficiencia y la precisión y mejorando los resultados.

Beneficios del software de gestión de programas de capital

Los programas de capital actuales son inherentemente complejos, involucrando múltiples partes interesadas, procesos detallados e importantes inversiones financieras. El software de gestión de programas basado en la nube puede ayudar a los equipos de construcción a ejecutar múltiples proyectos complejos, aumentar la eficiencia del proyecto y mejorar los resultados generales del proyecto. A continuación, se presentan los principales beneficios potenciales.

• Mejor visibilidad y control del proyecto
  Para una gestión eficaz de programas, es esencial comprender y compartir el estado, el progreso y los posibles obstáculos de cada proyecto. El software de gestión de programas de capital proporciona a todas las partes interesadas esa visibilidad en todos los proyectos mientras ayuda a los equipos a comunicar y controlar los recursos.
• Mayor colaboración entre las partes interesadas
  Mantener a todas las partes informadas y comprometidas, con acceso inmediato a la misma información, puede ayudar a prevenir malentendidos y crear un sentido de responsabilidad compartida por el éxito del proyecto. También es mutuamente beneficioso para relaciones a largo plazo y fomenta trabajos repetidos entre propietarios y sus equipos de entrega.
• Flujos de trabajo optimizados y procesos automatizados
  El tiempo es esencial en entornos de proyectos de construcción complejos y de ritmo rápido. Los correos electrónicos y las hojas de cálculo aisladas obstaculizan el progreso al limitar las comunicaciones y el intercambio de información. Una solución de gestión de programas basada en la nube puede ayudar a optimizar flujos de trabajo e información para que todas las partes interesadas accedan donde sea y cuando lo necesiten.
• Mejor gestión y mitigación de riesgos
  Los proyectos de construcción pueden desviarse debido a condiciones climáticas adversas, interrupciones en la cadena de suministro, escasez de mano de obra y otros factores. La gestión de riesgos efectiva ayuda a los equipos de proyectos a predecir y planificar estos desafíos y reasignar recursos según sea necesario. El software de gestión de programas de capital puede ayudar a analizar la documentación de proyectos pasados para identificar riesgos y proporcionar inteligencia predictiva que puede ayudar a mejorar la gestión de riesgos en todos los niveles de una organización.
• Acceso en tiempo real a datos y análisis del proyecto
  Las mejores aplicaciones de gestión de programas de capital incluyen informes avanzados de datos y análisis que proporcionan información sobre el progreso y rendimiento del proyecto mientras ayudan a los equipos a identificar rápidamente áreas de mejora. El acceso a información en tiempo real también significa que los equipos en el campo pueden estar más informados que nunca.
• Mayor precisión en presupuestos y pronósticos
  La capacidad de rastrear constantemente el progreso del proyecto proporciona los datos necesarios para tomar decisiones presupuestarias más precisas e informadas y predecir los tiempos del proyecto. Los datos históricos archivados en una solución de gestión de construcción también pueden ayudar a mejorar la precisión de los pronósticos.
• Gestión y control eficiente de documentos
  La industria de la construcción está llena de documentos: planos, aprobaciones de proyectos, órdenes de cambio, entre otros. La gestión centralizada de documentos digitales brinda a los equipos de proyectos visibilidad de todo el historial de su trabajo: qué cambios se hicieron en el camino, quién los hizo y cuándo, con todos los artefactos accesibles en el mismo sistema para mostrar todo el árbol de decisiones y el progreso del trabajo de principio a fin.
• Asignación de recursos y gestión de la fuerza laboral optimizadas
  El éxito de un proyecto a menudo depende de la asignación eficiente de capital, materiales y otros recursos. Las soluciones de software de gestión de construcción pueden identificar los requisitos del proyecto, considerar la disponibilidad de recursos, gestionar el despliegue de la fuerza laboral y luego ayudar a asignar esos recursos.
• Tareas de cumplimiento normativo simplificadas
  Las leyes y regulaciones de construcción a nivel local, estatal y federal cambian constantemente. Una solución de gestión de programas basada en la nube puede ayudar a los equipos a monitorear los últimos desarrollos y simplificar las tareas de cumplimiento.
• Reducción de retrasos y sobrecostos en los proyectos
  Dado que los proyectos de construcción abarcan meses o años, los cambios drásticos en el clima o los aumentos en el costo de la mano de obra, equipos y materiales pueden llevar a costosos retrasos en los proyectos. Los sobrecostos también son un indicador de una gestión de proyectos ineficaz, así como de planes y presupuestos inexactos establecidos desde el inicio del proyecto. Identificar, cuantificar y evaluar proactivamente los riesgos potenciales en los proyectos con software de gestión de programas puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más informadas y mantener los proyectos a tiempo y fuera de números rojos.
• Escalabilidad para acomodar el crecimiento y la complejidad aumentada
  Las suites de software de gestión de programas de capital basadas en la nube permiten a las organizaciones implementar capacidades adicionales, incluidos procesos empresariales, informes y paneles, cuando los necesiten, con funciones fácilmente accesibles tanto para nuevos usuarios como para antiguos. Las suites basadas en la nube también se actualizan regularmente con nuevas funcionalidades e integraciones más fáciles y mejores. Las mejores soluciones se adaptan a proyectos de todos los tamaños.

Características clave del software de gestión de programas de capital

Algunos proyectos y programas de capital, como la modernización de un aeropuerto o una nueva planta de manufactura, pueden requerir inversiones de miles de millones de dólares, lo que hace necesario un software sofisticado de gestión de programas de capital para mantener los proyectos avanzando a tiempo y dentro del presupuesto mientras se mitigan los riesgos. A continuación, algunas características clave de los mejores paquetes de software.

• Programación de proyectos y gestión de cronogramas Cada proyecto de construcción tiene un cronograma, pero no todos los cronogramas hacen que los datos clave sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo que los necesitan. Automatizar la programación de la construcción con el software adecuado puede reunir la ruta crítica y los cronogramas de tareas para ayudar a mantener alineados a los equipos de oficina y campo, reduciendo el retraso de datos, errores, retrabajo y equipos inactivos. El acceso paralelo puede ayudar a acelerar el proceso de programación y la planificación de escenarios puede proporcionar visibilidad sobre los posibles impactos de varios caminos, ayudando a optimizar los cronogramas y los recursos relacionados.
• Presupuestación y gestión financiera Los gestores de proyectos necesitan la información adecuada para desarrollar pronósticos presupuestarios confiables y precisos basados en información de proyectos pasados y actuales. Es fundamental contar con software que acceda a la información necesaria y gestione y reporte sobre el plan contra los datos reales, mientras mantiene un registro de esa información para informar la planificación y ejecución futura del proyecto. Al desglosar presupuestos en códigos de costo y disciplinas, el software puede ayudar a rastrear el presupuesto, gestionar el flujo de caja, pronosticar cambios presupuestarios y gestionar cambios de contrato en tiempo casi real.
• Gestión y control de documentos. Las características clave de este tipo de software incluyen el control de versiones de documentos, la capacidad de nombrar documentos de manera consistente en todos los proyectos con permisos de acceso para usuarios autorizados y un historial completo de auditoría. Asegúrate de saber quién es el propietario de los datos del proyecto dentro del sistema.
• Asignación de recursos y gestión de la fuerza laboral. A menudo, varias partes necesitan acceso inmediato y simultáneo al software de gestión de programas de capital para reasignar mano de obra, materiales y equipos. Asegúrate de usar un sistema que proporcione alertas oportunas relacionadas con discrepancias entre el plan y los datos reales, para que puedas tomar medidas a tiempo en lugar de esperar informes semanales o mensuales.
• Herramientas de cumplimiento y gestión de riesgos. Las organizaciones necesitan la capacidad de gestionar, rastrear, informar y desarrollar un historial de auditoría de actividades que respalden el cumplimiento de leyes y regulaciones relevantes. Por ejemplo, un proyecto de tren de alta velocidad puede necesitar cumplir con requisitos de sostenibilidad, laborales, de ingeniería y locales, estatales y federales, además de demostrar que asignaciones específicas de fondos se destinaron a actividades designadas. Los sistemas de gestión de programas de capital pueden ayudar a las organizaciones a abordar e informar sobre esos requisitos. El riesgo reside a nivel de portafolio, programa y proyecto, y las condiciones climáticas adversas o los problemas en la cadena de suministro pueden interrumpir cada fase. Aunque un marco de gestión de riesgos no elimina todos los riesgos, es un componente esencial del software de gestión de programas de capital. Otorga a todos los miembros relevantes del equipo, en toda la organización, acceso a un registro central de riesgos de proyectos cruzados para identificar, registrar y cuantificar tantos riesgos como sea posible. Los riesgos identificados en un proyecto pueden incluirse en proyectos similares.
• Capacidades de informes y analítica. Las mejores herramientas de gestión de programas de capital ayudan a los gerentes a informar y analizar una amplia variedad de datos financieros, de programación, operativos, KPI y otros, manteniendo a las partes interesadas actualizadas y ofreciendo información detallada a nivel de proyecto o portafolio. Los ejemplos incluyen flujo de caja frente al plan, cumplimiento del cronograma, impacto en la sostenibilidad ambiental y KPI sobre la eficiencia de los recursos asignados a tareas y proyectos. Busca software con informes preconfigurados y paneles de control que puedan modificarse o agregarse según tus necesidades.
• Integración con otros sistemas y software. Para obtener el máximo valor de las suites CPMS, busca integraciones nativas, API maduras, adaptadores integrados y los servicios de middleware y consultoría del proveedor. Los sistemas deben integrarse perfectamente con ERP, cadena de suministro y otras aplicaciones administrativas según sea necesario. El objetivo es unificar procesos y datos para tomar decisiones mejores y más oportunas. Un proveedor puede afirmar que sus API son suficientes, pero ¿qué tipo de APIs son y qué habilitan? ¿Quién es responsable de hacer que esas integraciones funcionen? ¿Qué middleware es compatible? ¿Hay un costo adicional? ¿Cuál es el historial de integraciones del proveedor? Las integraciones personalizadas pueden llevar tiempo, costar dinero e introducir riesgos.

Cómo elegir el software adecuado para la gestión de proyectos y programas de capital

Cuando busques software de gestión de proyectos y programas de capital, haz tu tarea y asegúrate de hacer estas preguntas importantes (entre otras). ¿El proveedor tiene experiencia probada en construcción e ingeniería? ¿Obtendremos todas las funciones que necesitamos, incluidas las mejoradas por IA? ¿Es la solución lo suficientemente flexible para satisfacer nuestras necesidades actuales y cambiar a medida que estas se transformen? ¿El producto se integrará con nuestro ERP y otras aplicaciones clave? ¿Es el sistema fácil de aprender y usar? ¿El cumplimiento normativo y la seguridad son prioridades principales para el proveedor? ¿Nuestra inversión está protegida mediante actualizaciones regulares de la aplicación? ¿Estará el proveedor con nosotros a medida que crezcamos? ¿Dónde y cómo se aloja la solución?

Lee historias de éxito y casos de uso de clientes. Probablemente haya similitudes entre los desafíos iniciales de otros y lo que enfrentas hoy. Y contacta a clientes actuales del software para obtener sus comentarios.

Unifica los datos de tus proyectos y programas de capital con Oracle Capital Project and Program Management

Oracle Primavera Unifier ofrece a las organizaciones de construcción e ingeniería las características que necesitan para gestionar sus programas de proyectos de capital, procesos y datos de portafolio. Es un sistema integrado que conecta costos, contratos, cambios, hitos de cronograma, riesgos, flujos de trabajo y gestión de documentos, y admite análisis predictivos y otras capacidades de IA. Oracle Primavera Unifier también se integra de manera nativa con Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) y con las aplicaciones de programación y planificación de capital de Oracle Primavera Cloud, que forman parte de Oracle Smart Construction Platform.

Preguntas frecuentes sobre software de gestión de programas de capital

¿Qué es un gestor de programas de capital?
Un gestor de programas de capital suele ser asignado por las organizaciones propietarias para evaluar necesidades y solicitar presupuesto para todo el programa, haciendo preguntas difíciles, como: ¿cómo gastamos de la mejor manera el dinero que tenemos? ¿Cómo nos aseguramos de priorizar los proyectos que mejor se alinean con nuestros objetivos organizacionales? ¿Cómo podemos presupuestar los proyectos aprobados con mayor precisión? ¿Cómo ejecutamos esos proyectos de manera más eficiente para obtener el mayor beneficio? ¿Cómo ejecutamos proyectos de manera consistente y predecible para obtener resultados óptimos?

¿Qué es un software de planificación de capital?
El software de planificación de capital facilita el proceso de utilizar datos y análisis para priorizar, seleccionar y presupuestar proyectos de manera consistente y precisa, apoyando los objetivos a corto y largo plazo de una organización.

¿Qué es un sistema de gestión de proyectos de capital?
Un sistema de gestión de proyectos de capital es donde las organizaciones unifican la gestión de costos, contratos, cambios, riesgos, cronogramas, flujos de trabajo y documentos en un proyecto o múltiples proyectos. Ayuda a garantizar que todos los procesos funcionen de manera fluida y consistente, brindando a los propietarios la visibilidad y el control necesarios para tomar decisiones informadas y oportunas para obtener resultados predecibles.

¿Cuáles son ejemplos de proyectos y programas de capital?
Ejemplos de proyectos y programas de capital incluyen la renovación de una terminal de aeropuerto, la adición de un ala a un hospital, la modernización de 100 concesionarios de automóviles y la construcción de un hotel.