Megan O’Brien | Estratega de contenidos | 30 de julio de 2024
Los avances en software que automatiza las tareas de gestión financiera están redefiniendo el papel que juegan los equipos de finanzas dentro de las empresas. Con la tecnología de automatización financiera manejando tareas que anteriormente eran manuales, como la entrada de datos, la conciliación de facturas y la reconciliación, los equipos de finanzas tienen la capacidad de centrarse en tareas estratégicas de valor agregado.
Con estas herramientas de automatización, los equipos de finanzas tienen más tiempo para centrarse en analizar temas puntuales, como qué impulsó los ingresos y las ganancias del último trimestre y prever cómo será el próximo trimestre, ya que les lleva menos tiempo y esfuerzo cerrar los libros y reportar los resultados. Y la IA muestra potencial para automatizar muchas más tareas y procesos financieros. A medida que los CFO reimaginan cómo opera el departamento de finanzas, la automatización financiera es un paso esencial para crear una función más autónoma que pueda ofrecer resultados más precisos más rápido y proporcionar mayor visibilidad y comprensión de los resultados, todo mientras se reducen los costos.
La automatización financiera se refiere al uso de tecnología para completar procesos que históricamente se han realizado manualmente. Permite que áreas con tareas repetitivas y que consumen tiempo, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y administración de nómina, se automatizan con poca o ninguna necesidad de intervención humana. Las empresas adoptan la automatización financiera porque ayuda a reducir los costos laborales y puede disminuir errores debido a la entrada manual de datos y cálculos. También puede acelerar procesos, como el cierre financiero, al automatizar pasos como la reconciliación de cuentas. Utilizar la automatización financiera para obtener datos precisos en manos de los líderes empresariales más pronto puede ayudarles a tomar mejores decisiones sobre presupuestos, inversiones, contrataciones, gestión de efectivo y más.
Conclusiones clave:
La automatización financiera utiliza tecnología avanzada —como software ERP, automatización de procesos robóticos (RPA), inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML)— para automatizar procesos manuales que consumen mucho tiempo dentro del departamento de finanzas. Automatizar estos procesos financieros implica configurar una serie de tareas en lo que se llama un flujo de trabajo, que especifica los pasos predefinidos necesarios para ejecutar una tarea —como pagar una factura o verificar que los niveles de ventas e inventario coincidan. El software de automatización financiera activa cada paso en ese flujo de trabajo y lo ejecuta, de modo que todo el proceso se pueda manejar con intervención humana limitada o nula.
La función de finanzas es un área principal para la automatización porque tiene muchos procesos repetitivos de alto volumen, como la entrada de datos, la conciliación, la facturación y las aprobaciones. Un ejemplo de una conciliación automatizada podría ser el software de una empresa que compara continuamente las ventas de productos con los niveles de inventario para detectar cualquier desbalance, lo que podría sugerir robo si los niveles de inventario son más bajos de lo que dictan las ventas. La tecnología de automatización financiera puede manejar estas actividades manuales a una velocidad más rápida con menos errores, permitiendo al equipo de finanzas centrarse en crear valor y impulsar la estrategia para la organización. En nuestro ejemplo de conciliación de ventas e inventario, los equipos de finanzas podrían trabajar con operaciones para identificar la causa de cualquier desbalance.
Al pensar en qué procesos financieros automatizar, considera dos factores importantes: ¿cuál es el beneficio de automatizar y cuánta parte del proceso se puede automatizar? Busca procesos donde la tecnología exista para ejecutar un proceso completo, o un elemento completo dentro de un proceso, con poca o ninguna intervención humana. Ese nivel de automatización ofrecerá los principales beneficios: menor costo, salida más rápida y, posiblemente, mayor precisión. Con ese criterio en mente, aquí hay seis flujos de trabajo financieros listos para la automatización, con ejemplos de cómo se pueden automatizar elementos de ese flujo de trabajo.
La automatización financiera depende del software, incluidas las aplicaciones ERP que gestionan los datos financieros centrales de las empresas y les ayudan a automatizar procesos manuales en áreas como facturación, aprovisionamiento, conciliación de cuentas e informes financieros. A un nivel más básico, aquí hay algunas de las tecnologías amplias utilizadas en la automatización financiera.
Los CFO y sus equipos tienen una larga lista de tareas por hacer, y esta sigue creciendo. Las empresas aún necesitan que sus equipos de finanzas completen tareas importantes, como procesar pagos y cerrar los libros, mientras también asumen roles más estratégicos, analíticos y consultivos. La automatización financiera puede ayudar a proporcionar la eficiencia, visibilidad y precisión necesarias para prosperar en esta nueva realidad. Estos son ejemplos de algunos de los beneficios.
Los líderes financieros deben abordar los riesgos potenciales, así como los beneficios que conlleva la automatización financiera. No abordar adecuadamente estos riesgos puede resultar en que las empresas tomen decisiones basadas en datos inexactos o enfrenten un mayor riesgo de cumplimiento. Aquí hay algunas áreas clave a considerar al evaluar los riesgos potenciales.
Implementar la automatización financiera puede ser una tarea considerable, particularmente para las empresas que aún utilizan sistemas heredados. Para aprovechar al máximo su inversión, las empresas deben seguir un proceso medido y exhaustivo que evalúe la configuración existente, identifique los recursos necesarios para actualizarla y detalle una estrategia de implementación. Incluso después de la implementación, las empresas deberán monitorear, iterar y mejorar los procesos automatizados para asegurar que todo funcione como se espera. A continuación te presentamos una hoja de ruta de alto nivel para comenzar.
Determinar la preparación organizacional para la automatización financiera es multifacético e implica evaluar varias áreas. Desde un nivel fundamental, es primero importante determinar si tu infraestructura de TI actual puede soportar la automatización financiera y qué se necesitaría en términos de recursos para actualizarla si no.
El apoyo de las partes interesadas clave —como la alta dirección, los equipos de finanzas y los departamentos de TI— en torno a la automatización financiera será un factor esencial para el éxito. Hay un miedo muy real a que la automatización reemplace trabajos, lo que puede resultar en una cultura que no es receptiva al cambio. Los líderes deben invertir tiempo y recursos en una gestión del cambio efectiva. Necesitan mostrar al personal cómo la automatización hará que los trabajos de finanzas sean más interesantes y gratificantes, así como mejorar sus perspectivas de carrera.
Desde una perspectiva de talento, la dirección necesita evaluar si tiene las habilidades, la experiencia y los recursos necesarios para implementar y gestionar iniciativas de automatización. Dado que la automatización cambia fundamentalmente la naturaleza del trabajo, un programa de mejora de habilidades será invaluable para ayudar a las personas a pasar de tareas más manuales a trabajos de mayor nivel, analíticos y colaborativos.
Finalmente, desde un punto de vista práctico, están las preguntas críticas sobre el costo y quién proporcionará el software de automatización financiera. Por ejemplo, ¿los costos y beneficios potenciales de la automatización se alinean con el presupuesto y las prioridades de tu organización? ¿Puedes plantear un claro caso de negocio para invertir en sistemas de ERP que apoyen la automatización financiera? ¿Has encontrado al proveedor de tecnología adecuado para tu organización? Implementar la automatización financiera no es una tarea única, sino una iniciativa de transformación a largo plazo. Querrás asegurarte de tener al partner adecuado a bordo.
El futuro de las finanzas está aquí, y ya está remodelando el panorama competitivo para las empresas. Las organizaciones que no replanteen sus procesos financieros para incorporar tecnologías avanzadas enfrentan riesgos, incluidos el rezago frente a los competidores, la disminución en la atracción y retención de talento, la pérdida de información valiosa, informes inexactos y una reducción en la productividad de los empleados. Invertir en automatización financiera tiene un impacto significativo en la capacidad de una organización para tomar decisiones centradas en datos y mantenerse al día con los cambios continuos en su sector y mercado.
Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) y Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) ayudan a las empresas a automatizar y conectar procesos financieros, incluidos cuentas por cobrar y cuentas por pagar, gestión de efectivo, activos fijos e informes. Las capacidades de IA en Oracle Fusion Cloud Applications incluyen descuentos dinámicos para crear planes de pago personalizados para proveedores y pronósticos de efectivo para generar automáticamente pronósticos semanales. Oracle Cloud Applications se ejecuta en Oracle Cloud Infrastructure (OCI), proporcionando un conjunto completo de aplicaciones en la nube sobre una infraestructura en la nube de última generación específicamente diseñada para ejecutarlas. Esta combinación única permite a las organizaciones implementar poderosas funciones de IA tradicional y generativa integradas dentro de Oracle Fusion Cloud Applications. ¿Cuál es el resultado final? Mejores datos para trabajar y más tiempo para que el equipo de finanzas se concentre en utilizar esos datos.
¿Se automatizará completamente la función financiera?
El impacto de la automatización en el departamento de finanzas es significativo, con Accenture estimando que hasta el 80 % del trabajo transaccional de la función podría ser automatizado. Sin embargo, es poco probable que los profesionales de finanzas sean reemplazados por completo por la automatización. La profesión financiera aún requerirá la participación humana para proporcionar creatividad, juicio, inteligencia emocional, construcción de relaciones y pensamiento crítico. La automatización se encargará de las tareas manuales y repetitivas que tradicionalmente ocupaban una parte significativa del tiempo, permitiendo que el personal de finanzas se enfoque en análisis más complejos y en la toma de decisiones estratégicas.
¿Qué es RPA en finanzas?
RPA, o automatización de procesos robóticos, utiliza bots de software de poco código para manejar procesos recurrentes y que consumen tiempo en finanzas. RPA es ideal para automatizar procesos basados en reglas con conjuntos de datos estructurados en finanzas que requieren poca o ninguna toma de decisiones humana. Algunos ejemplos incluyen extraer datos, completar formularios y enrutar aprobaciones.
¿Qué es la automatización inteligente en finanzas?
La automatización inteligente, también conocida como automatización de procesos inteligentes, combina varias tecnologías avanzadas, incluidas RPA, aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural e IA para ofrecer capacidades más avanzadas que RPA por sí sola. A diferencia de RPA, que completa tareas siguiendo reglas definidas por humanos en scripts de software, la automatización inteligente puede adaptarse y aprender de la experiencia. La automatización inteligente puede analizar datos estructurados y no estructurados, adaptarse a circunstancias cambiantes y mejorar el rendimiento con el tiempo al identificar patrones y tomar decisiones basadas en experiencias pasadas. Esto permite a la automatización inteligente manejar tareas complejas y cognitivas que requieren habilidades de toma de decisiones y resolución de problemas similares a las humanas. Por ejemplo, en el caso de las facturas, RPA puede procesar facturas que siguen reglas y plantillas predefinidas que consisten en datos estructurados en forma de números y valores. Sin embargo, la automatización inteligente puede interpretar y extraer datos de diversos formatos de factura que incluyen datos no estructurados, aprendiendo formatos específicos de proveedores y adaptándose a desviaciones.