Qué es la gestión de inventarios en supermercados

Cuando se trata de gestionar el inventario, las tiendas de comestibles se enfrentan a una serie de desafíos únicos, dada su amplia gama de productos, muchos de ellos perecederos, incluidos artículos tan variados como manzanas orgánicas, docenas de marcas de cereales con sabor a fruta y arena para gatos aglomerada y no aglomerada.

Los supermercados que producen alimentos locales, como pizza, pan y ensaladas, también gestionan el inventario de alimentos e ingredientes que no se venden directamente. El inventario de ciertos tipos de artículos, como refrescos y bocadillos, lo gestionan sus proveedores (conocido como inventario gestionado por el proveedor) y el supermercado lo cuenta como inventario a medida que el proveedor agrega esos productos a los estantes.

¿Qué es la gestión de inventarios de supermercados?

La gestión de inventario de supermercados es el proceso de seguimiento y gestión de la cantidad, el valor y la ubicación de cada artículo en una tienda de comestibles mediante el uso de códigos de barras, identificación por radiofrecuencia (RFID), etiquetas electrónicas de estantes, escáneres y tecnologías de terminal de punto de venta (TPV).

La forma en que los supermercados gestionan el inventario de los pedidos en línea es distinta a la que siguen otras empresas de retail. Las empresas de retail de ropa, por ejemplo, pueden centralizar la gestión de inventario en línea a través de un centro de distribución, mientras que los supermercados necesitan un control de gestión de inventario más dinámico. Los centros de distribución son importantes, pero las tiendas también juegan un papel importante, ya que los supermercados eligen y empaquetan pedidos en línea en los establecimientos más cercanos al cliente para garantizar la entrega más rápida posible. Esto significa que las tiendas de comestibles deben ser capaces de prever la demanda y mantener el inventario tanto en el centro de distribución como en las tiendas físicas para atender a los clientes tradicionales sin cita previa, así como a los clientes que realizan pedidos en línea para la entrega a domicilio o recogida en tienda.

Los supermercados también mantienen por separado un inventario de los artículos que utilizan en productos preparados, como ensaladas y pizzas que se venden en el propio establecimiento. Otro giro de tuerca es que pueden convertir el inventario que no se vende en otro producto para la venta en otra sección de la tienda. Por ejemplo, en lugar de marcar los filetes de atún que están cercanos a alcanzar su fecha de caducidad, las tiendas de comestibles pueden convertirlos en sushi para su venta en la sección de alimentos preparados. Aplicar menos rebajas ayuda a mantener los márgenes de beneficio.

Conclusiones clave

• Una gestión de inventario eficaz ayuda a los supermercados a reducir la necesidad de desechar o rebajar productos.
• Mejora la satisfacción y la retención del cliente al garantizar que los productos estén disponibles cuando las personas los necesiten.
• Los supermercados utilizan datos diarios como complemento de los datos de ventas, lo que les permite ajustar su inventario para tener en cuenta los días de la semana en los que determinados productos presentan una demanda especialmente alta.
• Los supermercados que se administran eficazmente utilizan software y simulaciones para ayudar a administrar el inventario y reducir el deterioro.

Qué es la gestión de inventarios en supermercados

La gestión del inventario es de suma importancia para que los supermercados y otras tiendas de comestibles controlen los costos, maximicen los ingresos y ofrezcan a los clientes lo que desean, dónde y cuándo lo deseen.

Cómo es el inventario de los supermercados

Los supermercados y otras tiendas de comestibles lidian con mucha más complejidad a la hora de gestionar los inventarios que la mayoría de las demás empresas de retail. Gestionan una combinación de artículos perecederos y no perecederos y almacenan diferentes versiones de artículos muy similares, por ejemplo, aros de cereales con sabor a fruta, aros de cereales con sabor a fruta orgánica y aros de cereales con sabor a fruta sin gluten.

Gestionan el inventario de estantes físicos, que también sirven como inventario para los pedidos en línea. Y gestionan el inventario de ingredientes utilizados por la tienda para elaborar su propia comida a la venta, como pizza, pan y sushi.

Los supermercados también establecen niveles para reabastecer determinados artículos mientras confían en los proveedores para reponer estantes de otros bienes (generalmente bebidas azucaradas, agua embotellada y bocadillos).

La gestión de inventarios físicos y en línea de los supermercados

Si los clientes compran en tiendas físicas, los artículos que seleccionan se eliminan del inventario cuando el sistema de TPV de la tienda los escanea.

Para satisfacer los pedidos en línea, los supermercados generalmente recurren a las tiendas más cercanas a sus clientes, lo que significa que el inventario de un establecimiento determinado puede utilizarse para pedidos tanto presenciales como realizados por Internet. Los empleados de la tienda o los empleados de servicios de compras de terceros, como Instacart, escanean los artículos retirados para pedidos en línea. Los datos que reflejan los bienes retirados para esa orden se reflejan en el sistema de gestión de inventario de la tienda.

Los datos de los sistemas de TPV de los supermercados, que se incorporan a las aplicaciones de gestión de inventario y comercialización, se utilizan para gestionar el inventario de la tienda. Los pedidos en línea se gestionan de forma ligeramente diferente. Una vez que la tienda recibe un pedido, reserva cada artículo seleccionado como "stock disponible" para que el artículo no aparezca disponible para otros compradores en línea.

Una vez que los compradores completan su pedido en línea, los detalles del pedido se envían de vuelta al sistema del supermercado, incluidos sustitutos o "no sustituibles" (artículos que un cliente solicitó expresamente que no se sustituyan), y el pedido se actualiza en el sistema de gestión de inventario para reflejar qué artículos se han vendido realmente.

Una vez que los artículos de cada pedido se han retirado y salido de la tienda, los artículos dejan de contemplarse como "stock disponible" y se consideran vendidos.

Inventarios físicos y en línea de los supermercados

Cómo es el inventario de los supermercados

Los supermercados y otras tiendas de comestibles lidian con mucha más complejidad a la hora de gestionar los inventarios que la mayoría de las demás empresas de retail. Gestionan una combinación de artículos perecederos y no perecederos y almacenan diferentes versiones de artículos muy similares, por ejemplo, aros de cereales con sabor a fruta, aros de cereales con sabor a fruta orgánica y aros de cereales con sabor a fruta sin gluten.

Gestionan el inventario de estantes físicos, que también sirven como inventario para los pedidos en línea. Y gestionan el inventario de ingredientes utilizados por la tienda para elaborar su propia comida a la venta, como pizza, pan y sushi.

Los supermercados también establecen niveles para reabastecer determinados artículos mientras confían en los proveedores para reponer estantes de otros bienes (generalmente bebidas azucaradas, agua embotellada y bocadillos).

Proceso de la gestión de inventarios de supermercados

Los supermercados realizan el seguimiento, supervisan y reabastecen el inventario para garantizar que los artículos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.

Comandas

La realización de pedidos implica determinar qué artículos se deben comprar y en qué cantidad para satisfacer la demanda del cliente. Los supermercados utilizan análisis de tendencias, datos históricos y datos demográficos locales (los hábitos de compra de una comunidad universitaria, por ejemplo, son diferentes de los de un vecindario predominantemente rico o familiar) para informar aún más sus decisiones en materia de pedidos. A la hora de realizar pedidos de productos también deben tener en cuenta las actividades promocionales de las distintas marcas.

Recepción

Este es el proceso de verificar y procesar los artículos del pedido y garantizar que cumplan los requisitos de calidad de la tienda. Los supermercados deben asegurarse de que solo se hayan entregado los artículos que pidieron y de que el proveedor no haya sustituido los que tiene disponibles por los que están agotados. También deben tener en cuenta los artículos que los proveedores colocan directamente en los estantes.

Reposición

El almacenamiento implica colocar los artículos en los estantes apropiados o en las áreas de almacenamiento oportunas. Esta colocación se realiza de acuerdo con aplicaciones de comercialización y planogramas, diagramas o modelos que las empresas de retail utilizan para decidir en qué estantes de la tienda deben colocarse los artículos para promocionarlos de manera más eficaz. Por ejemplo, los fabricantes de artículos para la infancia pagan por el privilegio de tener sus artículos colocados en estantes inferiores, donde los niños pequeños los verán y los entregarán a un padre (que puede acceder a la petición del niño a cambio de un momento de paz y serenidad). Las empresas de retail también toman decisiones sobre dónde colocar los artículos que tienden a comprarse juntos (como el aderezo para ensaladas en el pasillo de productos frescos).

Recuento cíclico

El recuento cíclico es un proceso que consiste en contar un subconjunto diferente de artículos con una cadencia regular para verificar la precisión del sistema de inventario. Repitiendo con regularidad estas secuencias de comprobación, las empresas de retail pueden evitar interrumpir su funcionamiento habitual, que es lo que suele suceder cuando se llevan a cabo evaluaciones completas del inventario físico.

Reabastecimiento

El reabastecimiento implica el volver a aprovisionar artículos de forma automática, cuando los recuentos de inventario se sitúan por debajo del umbral definido individualmente para cada producto.

Reposición

La reposición implica el reaprovisionamiento de estantes con existencias de centros de distribución, almacenes o despensas.

Ventajas de la gestión de inventarios para los supermercados

Los supermercados utilizan técnicas de gestión de inventario para garantizar que sus tiendas estén abastecidas con los artículos que los clientes demandan, a la vez que reducen los costos del exceso de existencias, incluidos los descuentos excesivos, el efectivo inmovilizado, el deterioro y el desorden en los establecimientos. Además, brinda las siguientes ventajas adicionales:

• Mayor productividad y eficiencia. Los supermercados utilizan sistemas de gestión de inventario para realizar el seguimiento de sus existencias desde que entran por la puerta y hasta que se venden o devuelven, lo que les brinda visibilidad en tiempo real de lo que está disponible para la venta, automatiza el reaprovisionamiento y mejora la precisión de los datos de inventario. Utilizan etiquetas de identificación por radiofrecuencia para realizar el seguimiento electrónico del inventario, lo que ahorra tiempo y dinero al reducir el conteo manual. Recurren asimismo a técnicas de gestión de inventario para optimizar el espacio en los estantes, lo que facilita a los clientes y empleados de la tienda ver si los artículos están disponibles para la venta o necesitan ser reabastecidos desde el almacén. Los sistemas de gestión de inventario suelen combinarse con análisis predictivos para prever la demanda del cliente y optimizar los niveles de existencias.
• Reducción de desechos de alimentos. Los supermercados usan sistemas de gestión de inventario para ayudar a identificar patrones de exceso de existencias y reducir el deterioro y el desperdicio de los alimentos. La mayoría de estas empresas utilizan el modelo de auditoría de inventario conocido como FIFO (primero en entrar y primero en salir), lo que ayuda a garantizar que el producto más antiguo se venda primero, reduciendo así aún más el riesgo de deterioro. (Dicho esto, muchos de nosotros hemos estirado el brazo para llevarnos el cartón de leche con mayor fecha de caducidad, arruinando así ese aspecto de la gestión del inventario.) Los supermercados supervisan las temperaturas utilizando sensores para garantizar el almacenamiento óptimo de los productos perecederos, evitando al máximo su deterioro. La tecnología de gestión de inventario incluye el seguimiento de la fecha de caducidad, de modo que los supermercados pueden dar prioridad a la venta de los productos cercanos a vencimiento. Por último, utilizan analítica de datos para comprender mejor los hábitos de compra de los clientes, lo que les ayuda a reponer estantes con el número correcto de productos.
• de mejora de la experiencia del cliente. Pero si queremos satisfacer al cliente, no podemos limitarnos a usar el reaprovisionamiento automatizado para garantizar que los alimentos básicos se repongan de forma eficaz. Los supermercados también utilizan analítica de datos para determinar qué artículos tienen un elevado nivel de demanda en ciertas ubicaciones por sus características demográficas, patrones climáticos y otras variables. Pueden crear perfiles de inventario únicos para tiendas individuales con diferentes composiciones de clientes, al tiempo que consolidan los pedidos para obtener los mejores precios de los proveedores. Los clientes más felices son aquellos que encontraron lo que buscaban en el momento en que lo buscaban al precio que esperaban.

Consejos para mejorar la gestión de inventarios de supermercados

Los supermercados utilizan una combinación de datos históricos y experiencia para garantizar la disponibilidad de los suficientes artículos que se demandan. A un nivel más profundo, es preciso considerar las siguientes prácticas recomendadas:

Evaluar datos diarios

Los supermercados saben que la analítica de datos semanales es útil para gestionar el inventario de muchos artículos, sobre todo productos básicos empaquetados y productos no perecederos. En el caso de los productos perecederos, dentro de la gestión del inventario es fundamental analizar los datos diarios. Por ejemplo, saber que una tienda vende 25 libras de carne asada a la semana es menos valioso que saber que vende 20 libras de carne asada los viernes y que vende el doble de esa cantidad en los días previos a ciertas festividades. Los supermercados que no aplican esa exhaustividad al análisis de datos pueden perder ventas a causa del desabastecimiento de productos; a la inversa, pueden sufrir un deterioro evitable si realizan un pedido excesivo.

No te olvides de los productos que se conservan a temperatura ambiente

Los supermercados tienen mucha razón al hacer hincapié en la gestión de inventarios de artículos frescos o perecederos, pero también deben prestar atención a sus existencias de productos que se conserven a temperatura ambiente. En el caso de estos productos, la gestión del inventario debe centrarse en garantizar que las existencias llenen los estantes y no solo satisfagan la demanda hasta la próxima entrega programada. De esta forma, reducirá el número de veces que el personal deba reponer esos estantes y transmitirá a los compradores que la tienda está siendo bien gestionada. Los supermercados pueden mejorar la eficiencia programando entregas y reponiendo estos productos a temperatura ambiente en días concretos de la semana, lo cual también simplifica la gestión del personal y reduce las posibilidades de que los almacenadores se interpongan en el camino de los compradores.

Ten en cuenta la vida útil de cada producto

Los supermercados tienden a colocar los productos perecederos más antiguos en la parte delantera del estante, pero los compradores a menudo buscan los artículos más frescos. Los sistemas de gestión de inventario y comercialización ayudan a los supermercados a controlar cuándo se acercan los artículos a su fecha de caducidad y a adoptar estrategias para mitigar este tipo de merma. Las tácticas pueden incluir "recomendaciones del personal" semanales o el uso de los productos más antiguos pero en perfecto estado en productos hechos en tiendas de mayor rotación, como ensaladas y comidas preparadas.

Toma simulaciones para predecir el deterioro

Para reducir el deterioro, los supermercados utilizan la analítica de datos, incluidas simulaciones que tienen en cuenta el comportamiento del cliente. Esto puede ayudar a frustrar el conocido fenómeno de "estirar el brazo para llevarnos el cartón de leche más fresco", y es crucial para mantener los márgenes. Por ejemplo, realizar simulaciones puede ayudar a los supermercados a identificar con anticipación cómo un verano más frío de lo esperado podría conducir a una menor demanda de bebidas a base de leche; las simulaciones también pueden ayudar a las tiendas de comestibles a darse cuenta de que pueden ajustar los niveles del año aire acondicionado en consecuencia. Una combinación de simulaciones analíticas y sensores ha permitido a las empresas de retail de comestibles reducir la pérdida de alimentos en un 40 % y los costos de energía en un 30 %, según un estudio de 2021 realizado por el Foro Económico Mundial.

Encuentra un método específico para productos ultra frescos

Los productos ultrafrescos, como las ensaladas y sándwiches preparados en la tienda, así como los productos altamente perecederos, como los mariscos y las carnes molidas, a menudo son un diferenciador clave para las empresas de retail del sector de la alimentos. Pero estos artículos también requieren que los supermercados administren sus inventarios de forma más exhaustiva. No disponer de suficiente suministro puede desincentivar a los clientes habituales, pero tener demasiado inventario acaba por obligar a la empresa a ofrecer enormes descuentos. Una ensalada del día anterior descontada tampoco es una alternativa atractiva.

Esta es la razón por la que las empresas de retail de este sector deben prestar especial atención a qué artículos están sujetos a una elevada demanda en días concretos de la semana. Estos datos pueden variar enormemente en función de la ubicación. Una tienda cerca de un campus universitario podría tener patrones de demanda muy diferentes (una venta constante de bagels con salmón ahumado a la 1 de la tarde) que una en el distrito financiero de una ciudad (donde los corredores de bolsa podrían salir a darse un paseo a las 11:30 y comprar sándwiches de ensalada de huevo). Unos tiempos de entrega óptimos, los requisitos de embalaje y unos niveles de stock de seguridad son otros de los factores de gestión del inventario que los supermercados deben tener en cuenta.

Tenga en cuenta la estacionalidad y la impredicibilidad de la demanda.

La gestión eficaz del inventario también implica considerar fenómenos de naturaleza impredecibles, como el respaldo de celebridades, lo cual requiere que se mantenga un nivel de stock de seguridad. Los eventos predecibles, como una mayor demanda de ensaladas y bebidas durante los meses de verano, y de sopas y alimentos picantes en invierno, son más fáciles de planificar.

Software de gestión de inventarios de supermercados

Dada la complejidad de la gestión de inventario de los supermercados, no es de extrañar que la mayoría de las tiendas de comestibles utilicen software de gestión de inventario, generalmente junto con sistemas para TPV, comercialización, marketing y otras funciones de negocio, para garantizar que disponen de suficientes productos para satisfacer la demanda y minimizar el deterioro y los descuentos.

Utilizadas junto con esos otros sistemas, las aplicaciones de gestión de inventario ayudan a los supermercados a pronosticar la demanda, establecer precios y promociones, crear programas de marketing más personalizados, colocar sus productos de modo que generen ventas incrementales, establecer procesos de devoluciones más sencillos y respetuosos con el medio ambiente, y coordinar las entregas para minimizar su impacto en el flujo de tráfico de la tienda.

Supervisa y controla el inventario con Oracle

Los productos de gestión y planificación del inventario de Oracle Retail funcionan en conjunto con otras aplicaciones de gestión retail, incluidas las de comercialización, TPV y marketing, para ayudar a los supermercados a tomar mejores decisiones en sus compras de inventario. Esas decisiones, a su vez, a menudo redundan en un incremento de los márgenes de beneficio, la satisfacción del cliente y las tasas de rotación de existencias. Los productos de Oracle también ayudan a los supermercados a liberar dinero para otras prioridades, como la contratación, la publicidad y el marketing.

En términos más generales, los supermercados utilizan Oracle Fusion Cloud ERP para sus finanzas y Oracle Retail Brand Compliance Management para gestionar sus carteras de productos de marca privada, cumplir con las normativas y abordar otras funciones.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventarios de supermercados

¿Por qué los supermercados deben realizar recuento de inventario?

Los supermercados deben realizar el recuento de su inventario para asegurarse de que tienen suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda e identificar si están pidiendo tantos artículos que no podrán venderlos de forma beneficiosa para la empresa.

¿Qué son las SKU en los supermercados?

SKU, acrónimo de unidad de almacenamiento (o número de referencia), es un identificador que se asigna de forma exclusiva a cada artículo de una tienda. Consta de letras y números, normalmente de ocho caracteres, que son códigos que indican el proveedor, el tipo y la variación de un artículo determinado.

¿Qué método de inventario utilizan las tiendas de comestibles?

Las tiendas de comestibles utilizan el método de inventario primero en entrar, primero en salir (FIFO), que implica almacenar los alimentos más antiguos y otros artículos a la venta en la parte delantera de los estantes para priorizar su venta.