电子表格的常见 10 大风险以及适合企业的解决方案

无论您喜欢还是不喜欢，电子表格都将长期存在。然而，虽然电子表格将持续发挥不可或缺的重要作用，很多业务用户常常使用它来执行过于复杂的，超出了电子表格处理能力的分析工作。很多团队在协调工作任务、管理项目和报告数据时，第一个念头想到的也是电子表格。对于分析工作，很多业务部门经常使用电子表格来收集和汇总各种来源的海量数据，这不仅需要大量的手动工作，还极有可能发生人为错误，导致企业错失发展机遇。

什么是电子表格风险？

电子表格可以帮助企业处理很多工作，然而它不是万能的。如果使用电子表格执行超出它设计目的以外的任务，它很可能给企业带来风险。当工作任务超出电子表格能力范围时，电子表格可能会引发录入错误、计算错误、安全漏洞、可扩展性不足以及不满足合规要求等问题。当使用多个电子表格时，由于数据常常散落在多个文件中，企业可能难以创建单一、一致、可靠的，对决策者具有重要意义的业务视图。此外，现实中企业通常未针对电子表格设置治理流程，一些未被察觉的错误可能导致电子表格中的数据出错，影响决策者的判断。电子表格还存在功能不足的问题，难以满足企业的分析工作要求，难以为企业提供明智的建议。所有这些问题综合起来，就形成了所谓的“电子表格地狱”：电子表格无序蔓延、信息过时且人为错误风险上涨。这将极大降低分析工作和分析结果的可靠性。

关键要点

• 面对数据规模增长，面对数据治理、数据安全、数据完整性和合规要求，电子表格越来越难以胜任数据管理工作。
• 电子表格在详细数据分析和数据模式识别方面力有不逮，尤其是当用户未能或无法及时更新电子表格中的数据时。
• 一些企业未设置治理流程，用户可以随意分享和分发电子表格，这极易导致数据错误、数据冲突、非授权访问和数据泄露问题。此外，电子表格还非常容易复制，这会导致多个版本的数据共存，带来多个相互冲突的结论。
• 对于分析工作，电子表格难以处理非结构化数据，例如客户投诉时使用的视频和文本。

电子表格风险详解

如今，电子表格在很多行业和很多工作中都发挥着重要作用。不过，电子表格的广泛使用也带来了大量风险，例如用户一般需要手动录入数据，可能出现录入错误；当广泛共享电子表格和缺少访问控制时，企业可能面临数据错误。此外，由于性能有限，电子表格还将随着业务发展而逐渐变得不可扩展，无法处理跨职能的复杂任务；无法胜任多方面运营工作；无法满足高水平互动、协作和协调需求。

另外，电子表格是现实中很多业务团队汇总数据和开展分析工作的首选工具。问题在于，电子表格虽然易于启动，但却难以及时更新数据。由于极易扩散，一个电子表格很快就会衍生出多个版本，这让决策者难以信任电子表格数据和基于电子表格数据得出的结论。最后，电子表格擅长处理数值数据，但在非结构数据上却表现不佳。总而言之，在使用电子表格时，很多企业都难以真正发挥数据价值，难以通过深度数据分析捕获有效洞察，最终错失机遇。

为什么电子表格大受欢迎？

如今，电子表格深受企业欢迎。其原因在于，它十分灵活，易于启动和使用。它与一些替代解决方案相比总体上成本低廉，对于最终业务用户来说基本上是免费的。此外，它对于很多业务职能部门来说极易访问，用户不需要 IT 部门帮助或使用专门的软件就可以轻松、快速地创建电子表格。因此，对于经常需要汇总多个来源和系统的数据的用户来说，电子表格自然成为了首选。

另外，电子表格还支持数据排序和计算，这使一些业务团队不需要启动重大 IT 计划就能做出明智决策。例如，在金融行业和各行各业的财务部门中，电子表格至今仍是处理财务建模和报告等核心任务的基本工具。数据准备是企业使用电子表格执行分析工作的另一个原因。当数据格式不满足分析要求时，用户可以将数据导入电子表格然后按需处理。这在绝大多数分析工具都未提供内置数据准备和数据扩充工具时尤为方便。

电子表格给企业带来的 10 大风险

电子表格常被企业用于会计、数据管理和财务分析等工作。然而，当处理更大规模，需要更高级功能的工作负载时，电子表格可能会带来一些风险。如今，对于中型和更大规模的企业来说，电子表格正变得越来越难以驾驭：随着数据规模和用户数量增长，数据治理、数据安全性和访问控制、数据完整性以及数据合规等问题将变得越来越复杂。以下是企业使用电子表格时面临的主要风险：

如何控制和缓解电子表格风险？

毫无疑问，企业需要仔细审视电子表格的潜在风险，建立适当的控制机制和流程来缓解电子表格风险。一般来说，这包括处理现有电子表格使用问题；采取纠正性措施；实施优秀实践和新的企业政策来持续降低风险发生几率。另外，这还可能需要企业实施新的应用来执行电子表格无法胜任的工作。通过以下步骤，企业可以有效缓解电子表格风险：

现实世界中电子表格风险带来的后果

电子表格无疑在企业中发挥着重要作用，但如果使用不当，它们也会让企业付出惨重的代价。当发生电子表格错误时，企业不仅可能浪费大量时间和资金，还可能遭遇商誉损失和失业问题。以下是一些真实案例。

• 容易出错和数据不准确：电子表格易于出错，尤其是当使用复杂公式和函数时。现实中，一个小小的公式错误就可能导致数据严重不准确，造成代价高昂的财务损失。例如，一家电力传输公司由于电子表格中的行错位而错误地竞标自己不需要的输电线路，损失了 2400 万美元。该公司总裁表示：“这一切归根到底就是因为一个 Excel 剪切和粘贴错误”。2005 年，美国的一家主要制造商也因为电子表格中的一个拼写错误付出了 1100 万美金的遣散费。
• 安全风险：电子表格非常容易暴露在安全风险下，包括数据泄露和非授权访问。当在电子表格中存储敏感业务信息时，敏感信息很容易被分享给非授权用户，被非授权用户访问。这会导致财务和商誉损失。2021 年，一个美国政府机构在一个面向高级领导者的内部 Microsoft SharePoint 网站上发布了一个含有疫苗接种状态等员工信息的电子表格，该举动受到该机构的工会反对，最终电子表格被移除。
• 合规风险：电子表格可能带来合规问题，尤其是在医疗卫生和金融等受到严格监管的行业中。在这些行业中，企业必须遵守严格的数据管理要求，对此，电子表格可能无法提供必要的控制和跟踪功能。例如，如果一家医疗卫生机构使用电子表格来管理患者信息，那它将很难满足美国 HIPAA 要求。

电子表格的替代方案

电子表格将始终有自己的用武之地。但是，它不是万能的，无法胜任所有工作，例如打通多个来源的数据，挖掘数据中有价值的信息；使用机器学习技术进行迭代式数据探索，查找数据中隐藏的数据模式。同样，在项目状态跟踪上，更理想的选择是专用项目管理解决方案而不是电子表格。当然，所有这些替代方案都需要成本 — 相比之下电子表格的一个重要优势是不会带来增量成本。不过，如果有可用预算，我们还是建议企业使用以下替代方案：

• 项目管理软件：项目管理软件被广泛应用于各行各业，相比电子表格，它支持企业更加动态、更加直观地规划和管理项目、分配任务和跟踪项目进度，可以实时更新项目状态和资源分配信息。
• 企业资源计划 (ERP) 系统：大中型企业通常使用 ERP 软件，在一个平台上集成财务、预算、销售和库存管理等职能。ERP 系统支持高级报告和分析功能，比电子表格更能帮助企业提高流程透明度和效率，更好地跟踪财务状况。
• 数据库系统：数据库和数据库管理系统支持企业存储、管理和检索海量数据。通过部署数据库，企业可以处理复杂的数据结构，获得比电子表格更加强大的高级数据查询功能。不过，对于分析工作，从数据库中检索数据可能会耗费大量时间，需要相关人员具备专业的 DBA 知识 — 视具体架构和系统而定。
• 分析平台：一个分析平台通常由硬件、软件、工具和实用程序构成，支持企业广泛收集并分析各种来源的海量数据。利用分析平台工具，企业可访问并使用数据可视化和预测性分析等高级分析功能。
• 专用分析软件：专为数据分析而设计的独立软件支持快速进行数据提取和数据准备，可以有效满足数据可视化和数据洞察要求。同时，它还能提供一个一致、可靠的数据视图，帮助业务用户做出明智决策。

利用 Oracle 解决方案消除电子表格，降低风险

电子表格在很多场景下都能为企业提供强大支持，但在数据分析场景下，企业必须格外注意电子表格的局限性和可能带来的风险。为了降低风险，企业应构建一种以可靠数据为基础的分析驱动的组织文化，应在适当时候实施可提供更多功能、更高安全性和更强大治理支持的替代工具。

相比电子表格，一个安全可靠的分析平台在功能上更为强大，它可以将所有数据汇总到一个受到严格治理且所有用户都可以轻松访问的位置，打通各种物理文件中的数据逻辑，以此消除数据导出工作。Oracle Analytics 就是这样一个平台，它搭载了丰富的数据操作功能，支持用户高效打通所有内部和第三方数据集，然后在一个可跟踪、可共享且可重复的流程中充分释放数据价值。选择 Oracle Analytics，企业可以获得一个全面的分析解决方案，充分发挥 AI、机器学习和自然语言处理等前沿数据和分析技术的优势，基于准确、可理解、可信赖的最新数据做出更明智的决策。

电子风格风险常见问题解答

电子表格有哪些不足？

电子表格的主要不足是难以保证数据安全；可扩展性有限；且易于发生代价高昂的人为错误。

使用电子表格开展分析工作会出现哪些问题？

电子表格本身难以监管且不支持数据管理，这使其难以使用多个数据源进行复杂分析。

使用电子表格时的常见问题有哪些？

使用电子表格时的常见问题包括复制粘贴错误以及手动更新不及时导致数据过时。