使用模板构建 ERP 商业案例的五个步骤

“我们目前使用的 ERP 一切正常。东西没坏，为什么要换新的？”

这是企业高管和一线员工经常会提出的一个问题，他们有的对于是否实施重大 IT 系统改革犹豫不决，或者只是单纯没有意识到自己错失了哪些优势。但是，将财务运营从传统的本地软件，转移到能更好地满足当今业务需求的新型应用软件，这种行业势头仍在继续。企业和机构正在计划重塑或扩大商业模式和策略，并实施新技术来支持这些新计划。如果企业现在决定更换核心应用（例如 ERP），一般会选择基于云技术的应用。然而，由于 ERP 在日常运营中十分重要，许多高管只看到了做出任何所需承担的风险。通过明确的 ERP 商业案例，您可以让负责审批的重要高管亲眼看到、亲耳听到更换新 ERP 解决方案的优势，并赢得每天使用这些系统的员工的支持。

什么是 ERP 商业案例？

企业资源计划 (ERP) 是企业用于监督日常业务运营的软件，涵盖会计、采购、项目管理、风险管理和合规性以及供应链运营等职能。ERP 商业案例是一个类似于演示文稿的文档，全面概述了在企业中实施新的 ERP 系统的理由、依据和可获得的优势。大多数企业都有一个 ERP 系统（或多个应用）来运行这些功能，因此商业案例需要集中探讨为何要从现有本地系统迁移到云端。做出改变的原因应该与企业策略以及执行策略所需的能力直接相关。该商业案例将会是利益相关方和决策方评估和批准采用新的 ERP 解决方案的路线图。

构建现代化 ERP 商业案例的重要性

ERP 商业案例对于获得 ERP 项目的批准和资金至关重要。该商业案例可让关键决策方清楚地了解与实施新 ERP 系统相关的预期收益、成本、风险和策略。构建一个商业案例，有助于团队专注于重要的事情以及转型的原因。有了这个聚焦点，整个团队就能够朝着同一个目标努力。这也可以让员工对更好的软件系统抱有期待，或者至少愿意给它一个公平的机会。

当企业开始认真考虑要实施新的 ERP 系统时，领导层通常会组建一个项目团队，而该团队的第一个任务是构建 ERP 商业案例。如果企业决定更换核心应用（例如 ERP），一般都会选择基于云技术的应用。该商业案例可帮助企业高管深入了解新 ERP 软件如何提供执行企业策略所需的商业功能，并量化这些功能的价值。例如，商业案例可以将 AI 等新软件功能与提高业务绩效和预测准确性的优势联系起来。或者，项目团队可以展示基于云技术的 ERP 如何降低频繁升级的成本，从而更轻松地访问新的 IT 功能并提高成本效益。通过解释和展示更换新 ERP 的价值与成本，项目团队可帮助企业高管更好地决定是否要继续推进该项目，包括寻找合适的 ERP 解决方案和获得领导层的批准。

关键要点

• ERP 商业案例是为高管和企业利益相关方提供背景的第一步，说明了企业为什么需要一个新的 ERP 系统。
• ERP 商业案例全面剖析了实施新系统的成本效益和潜在的投资回报率。
• ERP 商业案例首先需要对 ERP 项目进行概述，再详细介绍新系统的实施方式，包括时间线、阶段和所需资源。

为新的 ERP 构建商业案例的五个步骤

构建 ERP 商业案例需要跨职能协作，确定各方对新软件系统的需求以及可收获的优势，为该投资项目提供充足的理由。以下是构建 ERP 商业案例的核心步骤。

一、根据未来需求评估当前软件

在构建云 ERP 的商业案例时，首先要提到该产品具备哪些功能，如何有助于实施企业策略。您需要重点关注未来的需求。然后，识别这些功能与企业当前的 ERP 系统和相关业务流程之间的差距。如果可以，您可以与同行进行比较，确定哪些领域更有发展机会。升级技术有很多潜在的优势，但如果您不了解您什么地方不足、如何不足、为什么不足，也就无法获得这些诸多优势。您当然不会想要将无效的流程迁移到新的 ERP 系统。通过提供背景信息，说明为什么企业需要更换新的 ERP 系统，您可以帮助利益相关方了解在当前状态下需要进行的转型工作。

对现有系统进行评估

与各种业务利益相关方合作，评估当前的软件和流程的优势和劣势。例如，企业是否在使用新的技术？是否可以在新功能出现时和正式发布后定期添加新功能？各个职能（例如财务、规划和采购）都需要进行此类评估，从而找出痛点，确定效率低下的问题根源，并进一步说明这些限制会对企业造成什么影响。

对当前业务流程进行审计

对业务流程和工作流进行全面审计，以确定瓶颈、冗余和需要改进的方面，例如耗时的系统更新和手动任务。

列出当前流程的成本

估算与现有 ERP 系统相关的运营成本，包括软件许可、硬件、培训、咨询、人员、持续维护、升级和其他相关费用。

列举现有流程效率低下问题

识别和记录现有系统和流程中的痛点、低效问题和局限性，例如数据缺失或难以访问、过多的手动任务或实时数据不足。

再加上与本地 ERP 的低效问题相关的成本

量化与当前本地 ERP 系统相关的低效问题（例如手动维护和中断停机）或其它系统局限性（例如缺乏灵活性和需要进行自定义）对财务方面的影响。

二、确定 ERP 要求和成本预算

此步骤将确定新 ERP 系统是否能够解决您在步骤一中发现的功能差距。您需要制定清晰且明确的目标和宗旨，并确保与您的企业希望通过云 ERP 实现的目标保持一致。此步骤也将介绍与本地 ERP 相比，新的 ERP 系统有助于在企业内部解决或改进哪些问题。

了解功能和要求

对现有系统执行全面分析，以确定新 ERP 系统必须满足哪些要求和功能，以支持业务流程和实现组织目标。

列出所需的特性和模块

了解您感兴趣的优势，并列出 ERP 系统必须具备的基本特性和模块以改进业务流程和添加功能，例如使用机器学习和 AI 功能进行高级预测。

分析功能差距

找出当前系统与建议更换的云 ERP 系统之间存在的任何功能上的差距。您可以在公司官网上查找产品路线图，以帮助您完成分析过程。

制定实施和部署计划

如果要让利益相关方根据拟议的 ERP 商业案例采取行动，您需要为他们提供一个计划，详细说明如何替换 ERP 系统，包括时间线、阶段、所需资源以及潜在的挑战和应对策略。

以五年以上为期预估 ERP 成本

预测长期实施、购买许可证和维护 ERP 系统的总成本。

三、计算投资回报

为了了解新的 ERP 是否是正确的选择，您需要对潜在投资回报 (ROI) 进行深入分析。通常，这种分析是将实施和持续订阅成本与收益进行比较，其中的收益可以是增加收入、改善现金流、提高员工生产率、降低资本成本和降低支持成本。投资回报分析也会比较新系统的总拥有成本与保留和维护现有系统所需的成本。一般上，此类分析深度依赖于行业基准、分析机构的研究以及业务流程成熟度模型，从保守估计到大胆预测的角度评估收益和成本。该计划还应包含预测时间线，说明新系统什么时候可以落实到位，什么时候能实现预期效益。这可以让利益相关方了解预期成果，以及您将如何在过程中衡量成功。

首先，满足关键业务需求

重点介绍 ERP 系统如何解决评估阶段列出的关键功能差距，例如企业需要流程自动化、嵌入式分析、机器学习和协作功能来提高决策的准确性和速度。

展示经过改善的业务运营

演示新的 ERP 系统如何帮助企业提高运营效率和生产力。其中，将脱节业务流程标准化、简化和自动化有助于提高效率。您可以说明这些变化可以改进哪些指标，例如面向客户的按时交付率或缩短销售未结天数。

降低总成本

降低总拥有成本 (TCO) 是迁移到基于云技术的 ERP 的潜在价值之一。除了降低维护成本并消除升级工作，IT 人员也因此能够专注于更多的增值计划。同时，也消除了硬件更新和数据中心设施运营的资本费用。简化业务流程以及实现业务流程自动化可帮助企业进一步节省成本。

提供可实现和衡量成本节约的策略

利用策略和计划，详细说明企业可通过 ERP 实施实现哪些预期成本节省。创建关键绩效指标 (KPI) 和基准，以便在您的组织上线后使用解决方案进行跟踪，从而量化 ROI。

制定 ERP 资金计划

通过资金计划，详细说明实施 ERP 项目需要哪些财务方面的资源，包括软件成本、人员要求、系统集成商支持和其它支出。

四、制定实施和部署计划

企业高管和员工的主要关注点是此次 ERP 改革是否会带来颠覆性影响。如果迁移到云 ERP，他们希望能够了解企业如何在升级云应用的同时，减少本地系统的使用。员工急于了解这一措施将如何改变他们的日常工作，而高管则更想知道新的 ERP 存在哪些可能减缓运营速度的潜在风险。在本节中，您需要解决这些问题，同时展示项目的可行性，并提供切实可行的时间框架。问责制是制胜关键：您需要展示您将如何跟踪结果；如果目标没有实现，会有什么结果。

制定人员配备计划

制定一个计划，概述实施 ERP 项目所需的人员、技能和角色。您是否需要引入系统集成商的专业知识和能力？您也需要考虑如何通过培训来支持即将在新系统上工作的关键人员。

想办法减少业务中断

在新系统的过渡期，通过实施各种策略尽可能减少中断，确保运营的连续性，并降低迁移期间的数据丢失、停机和返工风险。例如，制定详细计划，确保各个地区和职能分批采用新的 ERP 功能。明确什么时候停用旧系统，什么时候、用什么方法迁移数据（以及具体数据量有多少）。同样的，您还可以制定与现有应用、数据库和第三方系统的集成试行计划，避免出现可能中断数据流的问题。

展示该计划如何降低实施风险

识别和评估与 ERP 实施相关的潜在风险，并制定降低这些风险的策略，例如大范围测试、模拟上线等，以确保所有硬件、软件和网络都相互兼容且时时更新，可以很好地支持新的 ERP 系统。

制定切实可行的时间线

充分考虑到复杂性和潜在挑战，制定切实可行的项目实施时间线。制定分阶段实施的计划，例如按地理位置、业务职能或其他因素分批采用。云应用的实施时间通常会比传统的本地系统更短，但您仍需确保所需的时间预算和变更管理都是可实现的，这对于建立可信度和管理期望至关重要。

设立问责制

列出跟踪收益的方法和负责执行的人员，以及如果未获得预期收益，团队可以采取哪些行动。

五、展示您的商业案例

一旦您确定了 ERP 实施的目的、预期收益和成本，制定了实现这些收益的计划，您就可以商业案例展示给利益相关方了。在这个阶段，您不需要一步一步介绍实施策略。您只需要将相关资料准备好，被问及的时候再展开说明。相反地，您需要把这些数据、分析和计划的重点提炼出来，向高管清楚地说明 ERP 迁移的需求、优势、成本、风险和策略。

了解您的受众

当您将 ERP 商业案例展示给决策者（例如高管或审核委员会）时，您需要提前预测他们可能会提出的问题或顾虑，并根据他们优先看重的事项和兴趣调整演示内容。

使用数据可视化

利用数据可视化工具，展示实施新 ERP 系统的优势、成本节约和 ROI。

别忘了附上财务信息

没错，您展示了该项目的高层次视图。但是，您还需要提供财务预测、成本效益分析以及预期 ROI 等详细信息来支持您的案例。CEO 和其他同级别的决策者需要更多硬性财务数据来证明这种类型的投资是切实可行的。

下载 ERP 商业案例模板 (DOC)

Oracle 助您轻松采用 ERP

要制定一个实际且实用的云 ERP 商业案例，您需要全面了解企业的当前状态和未来需求，并清楚地展示云 ERP 可带来的潜在优势。

Oracle Fusion Cloud ERP 在一个平台上全面集成了财务管理、采购、绩效管理以及供应链和制造，可通过实时数据为整个企业提供全面的洞察。Oracle Cloud ERP 可自动执行手动流程，帮助财务团队快速应对瞬息万变的业务状况。该解决方案还支持在应用套件内进行协作，有助于即时共享数据和解决问题，并提供内置的标准化优秀实践来提高流程效率。借助 Oracle Cloud ERP，您的 IT 团队不再需要专注于硬件支持和成本高昂的升级周期，而是可以帮助企业充分利用所投资的功能。此外，每个季度的更新将为您提供新的创新功能，您不必担心软件会过时或忍受软件升级造成的困扰。对于计划更换 ERP 的企业，Oracle Business Value Services 可以帮助您定义和阐述商业案例。Oracle 还提供了融资方案，助力企业管理前期项目成本。

ERP 商业案例的常见问题解答

什么是 ERP 商业案例？
ERP 商业案例包含了实施 ERP 的策略性和经济原因，旨在让利益相关方了解新系统的优势、成本和风险。

如何构建 ERP 商业案例？
构建一个 ERP 商业案例需要多个职能的参与，以深入了解实施新 ERP 系统的需求和优势。

ERP 有哪些使用场景？
比如详细说明员工或其他软件应用如何与新 ERP 系统交互的文档。这些文档将说明如何使用软件来实现特定目标和执行商业任务。