创建 ERP 项目实施计划
Alex Chan | 内容策略师 | 2024 年 7 月 8 日
古人言，一分耕耘，一分收获。实施新的企业资源计划 (ERP) 系统，这种巨大努力可能为企业带来高额的回报。如今，迁移到新的 ERP 往往意味着企业需要从长期运行的本地软件迁移到基于云技术的系统。ERP 是企业财务和运营的核心，要想成功转向新的 ERP，就需要集中精力准备并专注于细节。无论是组建团队来启用系统还是预测隐藏成本，在整个流程的各个环节中，制定 ERP 实施项目计划是启动这一重大软件计划的关键之一。
什么是 ERP 实施项目计划？
ERP 实施项目计划涉及 ERP 系统的规划、配置和部署，从而支持整个企业中依赖于该系统的所有运营工作。ERP 的实施是一个过程，包括组建项目团队、绘制流程图、迁移财务和交易数据、与第三方系统集成以及培训员工如何使用软件。
ERP 系统是可在本地数据中心或云端运行的集成平台，而云端是目前增长更快的方法。基于云技术的应用所涉及的实施工作可能截然不同，过程通常会比传统的本地 ERP 更短、更简单。这是因为大多数本地 ERP 项目都需要业务和运营单位将需求告知 IT 团队，由 IT 团队对软件进行深度定制，才能够满足现有业务流。另一方面，云技术应用实施往往由企业高管和他们需要的结果驱动，一般使用开箱即用的流程，无需进行大量定制。
ERP 项目的正确启动方式是制定您希望通过新 ERP 实现的业务目标以及实施时间表。为此，在上线日期之前，您需要规划好要完成的任务的步骤和具体日期。要确定这些步骤和任务，首先必须确定需要改进的流程、需要哪些功能、哪些系统可以满足这些需求，以及哪些实施策略更适合您的项目。
关键要点：
- ERP 实施项目计划就像一份详细的指南，通过目标、时间表、步骤和资源等，引导您在整个企业中成功启用 ERP 系统。
- 沟通和变更管理是 ERP 实施计划的关键要素，这有助于设定预期目标并确保与企业高管的目标保持同步，同时也帮助员工做好准备，以应对新的 ERP 系统带来的变化。
- ERP 实施是一个为期数月的流程，其中包括安装软件、迁移数据、改进业务流程以及针对员工进行新流程培训。
- ERP 实施团队将负责协助您成功部署新系统。在理想的情况下，该团队应该由企业内部不同部门和资历的员工组成。
ERP 实施项目计划详解
ERP 实施项目计划为企业提供了迁移到新系统所需的框架和指导：清晰的愿景和可衡量的目标、强大的治理模型、重新设计的业务流程图、数据迁移和集成计划、为用户做好变革准备的策略等等。
对于迁移到云 ERP 的企业，他们还需考虑到另一个维度的计划。就像智能手机需要定期获得软件更新一样，您的 ERP 云技术解决方案也是如此。因此，除了为“上线”做好准备外，该计划也必须解决每年多次的软件更新问题。
在实施 ERP 之前，负责团队必须就这一过程与关键利益相关方协商，以确保企业上下都已为这一变革做好准备，并且对时间和范围都有着明确的期望。ERP 实施计划包括评估系统、定义项目范围和目标、创建时间表、构建实施团队、清理当前数据并将其迁移到新系统、测试系统、培训员工以及持续维护和更新。
第一阶段：组建 ERP 实施团队
企业内部实施团队的人选将决定您是否能够成功启用 ERP 系统。为了实现更高的成功几率，您需要选择掌握合适技能的人员，例如项目管理、预算和资源分配、高管沟通、数据迁移和系统集成以及员工沟通和变更管理。这意味着您需要从不同部门挑选不同资历的员工来组建一个理想的团队，让高管持续参与其中，并选择一位高度敬业且在业务和运营方面都有经验的团队领导者。例如，如果您要在 ERP 计划中实施新的会计系统，您需要确保您的关键实施团队成员中有一个权威的财务专家，能让其担任领导角色就更好了。
您的 ERP 实施团队将与实施交付合作伙伴一起遵循实施优秀实践，以确保新系统按计划启动和运行。他们将整理出对 ERP 系统的要求，确定关键里程碑，理清系统如何支持特定的业务流程，并在软件投入使用之前对其进行测试。实施专家建议，您的团队成员需要在上线后的几个月内继续履行职责。他们将通过新系统的培训和宣传工作，帮助您提高采用率，这也是为什么您需要将来使用新系统的领域专家来担任实施团队中的关键角色。
甲骨文公司咨询服务卓越交付副总裁 John Hallin 主要负责为企业制定和执行 ERP 实施项目计划，他认为，以业务成果为导向的项目比以信息技术需求为导向的项目更有可能带来有利的结果。因此，企业需要让有才华的人参与进来，这包括了整个企业中各个部门的代表。
如此重要的实施领导角色，并不能作为一个副职来对待。Hallin 表示，企业在指派关键人员时必须将该任务作为员工的全职工作，让领导者参与项目愿景的创建，主导其职能领域的设计和执行，并帮助为后续工作做好准备。
第二阶段：如何实施 ERP 系统
了解企业需求、项目预算和实施时间表，将有助于您选择合适的实施策略。两种常见的实施策略分别是分阶段方法和一次性的“大爆炸”方法。分阶段的方法意味着分批实施 ERP 系统，例如从一个业务单位或业务职能开始，再逐渐扩展部署。这种策略可以提供更多用户反馈，并在出现意外问题时降低风险。一次性的方法则涉及一次性上线整个 ERP 系统。虽然这听起来风险较高，但许多企业确实采用了这种方法，因为他们不必将新的 ERP 集成到即将停用的旧系统和模块中，而且一旦成功，就可以更快地获得投资回报。
除了技术策略之外，您的实施成功计划还必须考虑到与项目利益相关方进行沟通和协调的正确策略。这意味着您需要与不同部门和行政领导层进行协调和协作，了解他们的关注点并召开会议来讨论解决方案。这也涉及与即将使用该系统的员工进行大范围、透明的沟通，以确保相关员工能够了解这一重大变化带来的优势，并接受相关培训，学习如何利用该系统完成工作。有鉴于此，企业上下都将统一了解新系统对每个角色、生产力和业务的预期收益。
一般上，您的 ERP 实施计划将包括以下任务：
1. 制定预期目标
明确制定希望通过项目实现的业务目标，有助于简化实施计划的制定工作。首先，您可以让团队详细说明主要利益相关者在实施结束时希望获得的业务成果和希望看到的流程变化，并将其与您需要从新系统中获得的功能联系起来，从而实现这些优势。然后，就各种功能预计上线的时间与利益相关方达成一致。如此一来，您可以明确定义您想要在项目结束时达到的目标并与他方达成一致。您也需要尽可能具体地列出目标。这些目标可能与提高运营效率、降低成本、提高客户满意度或提高数据准确性有关。
甲骨文公司咨询服务 ERP 解决方案交付副总裁 Keith Williams 表示，您需要清晰地阐述愿景和目标、总体管理章程，并确保每个人都了解该计划想要实现的目标。“实施成功计划”将作为企业的“北极星”，帮助您达成目标，避免范围蔓延以及漫长而不确定的实施成本。
例如，在采用新的云 ERP 系统时，美国某家建筑供应企业的指导原则是“构建未来，而不是重塑过去”。打造更好的用户体验并让利益相关方全程参与其中，以此提升采用率。
2. 实现业务流程标准化：利用开箱即用的方法
定制软件的维护成本相当高昂。SaaS 的优秀实践是利用开箱即用的功能来支持范围中的目标流程。然后，我们可能想问：为什么这对您却不起作用？请记住，定制还会使升级过程复杂化，并妨碍您采用新的功能。其中的黄金准则是仅针对造就企业关键差异化优势的流程进行定制。
3. 根据您的方案目标，确定项目的顺序
实施的顺序通常取决于您的优先级。您可以从主要的痛点开始，或者从能够带来更高回报的功能开始。或者，您也可以确定一个更简单、风险更低的起点，让团队快速取得成功并对新系统建立信心。通过根据优先级规划实施工作，您将能够确定需要在项目初期、中期和后期完成的关键步骤。
例如，美国某家大型信用卡企业此前曾运营七个高度定制的本地 ERP 系统。该公司发现，其首要任务是通过一个云 ERP 平台来简化会计流程和系统。为了在其项目中优先解决这个问题，该公司实施了一个系统，从而获得更快的财务信息访问和更准确的计划预测和成本分析。
4. 跟踪进度：构建实施问责制
按照时间表和预算，定期评估进展情况，跟踪实施进度。其他需要跟踪的指标包括有与 IT 相关的进度或迁移数据的百分比。
为了按计划推进，您的团队应该与主要利益相关方开会以汇报项目进展情况并解决任何重要问题。实施团队可以使用跟踪项目时间表和可交付成果的仪表盘来提供这些更新信息。在新系统推出时，该团队也可以构建反馈机制来收集和回答用户的问题。
部署后，您需要为 ERP 实施的跟踪和支持做好计划，从而保证用户满意并实现预期结果。您的计划应包括听取用户反馈、继续对新员工（以及合作伙伴和供应商）进行系统培训、根据反馈调整系统，以及在系统添加新功能时，执行任何必要的额外开发和配置工作。基于云技术的 ERP 系统每年将有多次软件更新，您可以选择是否要启用该项设置。
5. 主动预防错误
千万不要因为计划不周全而陷入困境。
许多实施项目因计划不明确或制定的时间表不切实际而停滞不前。实施失败的原因还可能包括缺乏应急计划，包括没有让企业做好有效应对延迟或问题的准备。您的实施团队必须要考虑到可能会出现的绊脚石，并找到解决这些问题的方法。这可能意味着他们需要在实施 ERP 之前找出企业业务模式中必须解决的任何现有弱点。
通过合适的 ERP 交付合作伙伴、高管的支持和其他业内同行的优秀实践，您的企业将能够成功完成实施。
6. 密切沟通，及早行动
沟通是所有 ERP 实施阶段中必不可少的一环。您的实施团队必须定期向更大范围的组织传达 ERP 实施的目标、期望的结果和优势，以及每个阶段的期望。此外，您的团队还应在部署前和部署后优先关注用户问题。
Taylor Corporation 是一家主要运营打印、数据和营销业务的多元化全球企业，该公司实施了 ERP 解决方案以实现后台现代化。该公司的首席执行官 Charlie Whitaker 集结了 10000 名员工，并让他们相信该项目将能够推动企业发展。Whitaker 通过领导指导委员会会议和与项目团队成员的工作会议来实现这一目标。经过充分沟通后，Taylor Corporation 获得了员工的支持，成功将其财务、供应链和制造应用迁移到云端，并获得了丰厚的回报。
7. 将目标与实际结果进行比较
在实施过程中，其中一个重要部分是根据您的企业在实施阶段之前和实施阶段期间设定的初始目标来衡量和分析新系统的性能。
要了解系统的性能，就必须要收集数据和 KPI，其中包括与应用性能相关的指标，例如正常运行时间、速度和安全性。有些则是使用情况方面的指标，例如使用系统的员工人数及其使用频率。最后，还有运营方面的指标，通常与员工效率或财务结果相关，例如收入、现金流和费用。您应该选择那些可以直接与项目开始时设定的目标进行比较的指标。将目标与实际结果进行比较时，您可以确定新系统在各个方面是否达到、超过或未达到这些目标。
通过将目标与实际结果进行比较，有助于您了解项目是否与业务目标保持一致，并确定改进系统性能和业务流程的方面。
第三阶段：制定 ERP 变更管理计划
任何 ERP 实施都离不开一个有效的变革管理计划，该计划将帮助企业做好规划和实施项目的准备，然后使用新的 ERP 系统运营。ERP 变更管理计划可帮助您的企业使系统与业务流程保持一致，增强团队成员之间的沟通和协作，提高用户采用率，并降低项目延迟或失败的风险。
在制定有效的变更管理计划时，您需要考虑许多事项，帮助您的企业适应变革。甲骨文公司转型和策略服务副总裁 Betsie Reynolds 表示，在 ERP 实施过程中，有几个关键的文化驱动因素造就了成功的变更管理。这些驱动因素包括鼓励整个企业进行协作，激励员工采用新的工作方式，以及从第一天起就开始推动变革。
Reynolds 表示，这不仅仅是一个技术项目，它还改变了人们日常工作中的流程，大家都知道改变并不容易，但这是不可避免的。当人们知道即将发生什么时，他们就不那么容易感到恐惧，反而会觉得企业转型是一种有启发性和激励人心的事情。
为了保持对新 ERP 系统的期待值，企业还应将实施工作视为改造和简化业务流程的契机，而不仅仅是重复过去的工作。Hallin 表示，希望团队可以避免直接将现有流程自动化，重复他们一直在走的路。您的团队必须愿意根据优秀实践开辟一条新道路。
引进新的 ERP 系统可能意味着企业会要求员工改变工作方式，以便采用基于云技术的 ERP 应用中内置的行业优秀实践。这将与旧的本地软件实施计划截然不同，以前咨询公司会进行深度定制，使该软件能够按照企业独特的方式，为客户开单、支付供应商、针对银行对账单进行对账或进行任何常见的商业活动。而在采用当今的云 ERP 系统时，实施专家建议企业遵循开箱即用的优秀实践，避免进行不必要的定制。例如，美国坦帕市通过开箱即用的实施方法，在 10 个月内完成了 ERP、人力资本管理 (HCM) 和供应链管理 (SCM) 云技术应用的上线，告别了 ERP 系统原有的 8500 个定制功能。而他们的建议是：快速迁移到云端并进行迭代。
第四阶段：迁移数据和管理集成
将数据从以前的数据源迁移到新的 ERP 平台是一个重要的过程，其中涉及到将数据从不同的系统和格式迁移和整合到一个单一的系统中。这些数据可以是产品、客户、合作伙伴、库存、供应商和财务数据，具体取决于您的业务部门。要想在数据迁移中取得成功，您需要先检查、提取、清理和转换数据，然后再将数据迁移到新系统。这一过程对于确保迁移数据的准确性和完整性至关重要，并将惠及各个部门中依赖于此历史数据的人员。良好的数据迁移计划将能够确保您的实施项目按时完成，从而使您的项目保持在预算范围内。
实施新的 ERP 系统也是一个梳理企业数据并决定哪些数据值得迁移到新系统的好机会。某些企业会迁移所有的历史数据，但如果要传输所有数据，实施时间就会更长。旧系统中的某些信息可能是无关紧要的，例如停止合作的供应商、多年未订购的客户或过时的产品。您甚至可能会发现需要清理的数据是不准确的。在决定保留哪些数据时，您可以考虑整个企业在做出决策时需要用到哪些数据，并将每个部门都纳入考量范围内。除非有相关合规性规定，否则企业通常只会迁移两年的历史数据。这种取舍有助于简化您的实施工作，让您能够专注于未来，同时保持数据清洁和可管理。
在数据迁移方面，首先您必须成立一个数据迁移小组，也可以考虑让实施团队的成员加入该小组。该小组将负责检查每个源系统中的数据，并消除前面提到的数据冗余和不一致问题。他们还必须在导入数据之前，将数据映射到 ERP 数据库结构。此过程（称为数据映射）弥合了旧系统与新系统之间的差异，确保数据从源系统迁移到目标系统后是准确且可用的。
完成数据映射后，此小组将从旧系统中提取数据，将数据转换为适合新 ERP 的格式，再将数据加载到新系统中。然后，他们必须通过将刚刚迁移的数据与源数据进行比较，搜索两者之间是否存在任何不一致的问题或错误，以此验证数据是否完整、准确且正确完成迁移。最后，该小组将进行测试，以确保所迁移的数据与新的 ERP 顺利集成，并正确执行系统的模块。请务必从各个方面测试系统，例如安全性、性能和功能。
在任何 ERP 实施中，您需要考虑的另一个关键因素是如何管理与其他软件系统的集成。例如，您可能需要集成位于不同平台上的旧边缘应用。如果集成比预期复杂，可能会造成意想不到的延误，并破坏项目原有的计划。理想情况下，您的新 ERP 系统须具有可简化集成的预构建适配器。新 ERP 系统的巨大优势在于拥有可让企业用来制定运营决策的可信数据。共享这些数据可能会涉及集成，因此您需要将其纳入实施计划，使新系统能够作为管理所有数据和集成的企业中心。
第五阶段：启用 ERP，为未来做好准备
新 ERP 系统的启用包含了许多必须仔细规划的流程，例如设计、项目计划开发测试、部署和评估结果。为了确保这些步骤顺利完成，您必须确定每个步骤的任务和交付成果，并将这些任务和职责分配给负责启用的团队成员。
您的团队还可以为启用流程设定预期的预算和时间表，在过程中跟踪这两方面的情况，并为可能出现的任何变化或问题制定应急计划。为了在 ERP 解决方案实施方面取得长期成功，您需要制定一个计划，在 ERP 上线后持续审查和优化业务流程。这也可能包括逐步增加新的特性和功能。
Williams 认为，企业不要将启用视为终点，而是应该将其视为起点。就像搬家一样，您需要做好万全计划，才可以慢慢地适应在新房子的生活。
附加小贴士：避免隐藏的 ERP 实施成本
在您的 ERP 实施团队完成了研究、与供应商会面并做出了最终的软件选择后，您的 ERP 实施合作伙伴不仅可以提供 ERP 实施成功计划，还可以提供实施新系统的成本预估。然而，在 ERP 实施过程中，往往会产生不可预见的成本。为了避免这个痛点，以下是您需要预估的隐藏成本：
- 人力成本超支：ERP 实施的其中一个关键部分是确保您有足够的人员和适当的技能来执行项目。人力成本在项目成本中占大头，您不仅需要支付项目团队成员的工资，还可能需要雇佣临时员工来完成团队成员因专注于完成实施工作而无暇顾及的其他工作。此外，在这个过程中，您可能需要外部项目管理层或 IT 顾问来提供专业知识和额外的帮助。
- 延迟：时间就是金钱，项目由于延误而停滞的时间越长，您需要承担的成本就越多，这也包括您无法从新系统中获得的利益。延迟通常是由于以下原因造成的：在项目开始时，对范围和时间表抱有不切实际的期望；团队成员需要同时兼顾实施工作和日常工作，工作量繁重；实施团队和企业领导层对项目目标不一致；决策速度缓慢；以及企业领导层缺乏兴趣。您可以通过仔细规划和了解每个实施阶段的预期目标，与实施团队以及您的领导层和更广泛的组织共享信息，并为实施团队成员进行必要的安排来减轻这些延迟和成本问题。
- 培训成本：实施要考虑的另一个重要环节是让员工做好学习新流程的准备。例如，您的员工知道如何创建采购订单，但在使用新系统时，创建同样的采购订单的步骤可能会有所不同。您的员工还必须学习他们以前没有涉略过的新流程。例如，假设您的员工以前在处理财务计划和报告时，会将数据复制到电子表格。但是，您现在的新 ERP 允许员工在系统中构建仪表盘和报表，因此您必须对员工进行培训，让他们了解这个新流程。您可以安排好培训时间，让员工在培训一结束就可以在日程工作中开始使用新系统。请记住，培训需要时间，每个人都有不同的学习方式，因此您可以使用数字化采用工具（如 Oracle Guided Learning）来提供持续的培训和多种学习方式，例如线下课程、线上课程、视频以及应用程序。
- 时间损失：大型软件更新往往需要一段时间来让企业学习和适应新系统。这可能意味着在 ERP 系统上线后，会出现运营放缓或生产力下降的情况，您的员工也需要经历一段过渡期。您的实施还可能需要为旧系统安排一些计划内停机时间。这两种情况都可能导致您的业务运营滞后，并有可能造成收入损失和客户不满。
利用 Oracle 解决方案迁移至云 ERP
虽然创建 ERP 实施成功计划听起来是一个广泛而详细的过程，但您的企业可能因此获得巨大的回报。从选择新系统、迁移现有数据以及启用平台的过程中，您可以获得一个单一的系统，这将为您的企业带来许多优势，其中包括为您的企业提供互联的实时财务和运营数据来源，助您改善决策。云 ERP 系统具有可扩展性和敏捷性，可有效支持您的业务增长并处理不断变化的优先事项。
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