如何用 6 个简单步骤跟踪业务支出

预算编制

每家企业都需要注意预算，而密切跟踪业务支出将有助于制定预算并确保支出在预算范围内。目前，大多数团队和部门领导都有责任将支出控制在预算范围内，他们需要通过定期跟踪支出，将超支现象扼杀在摇篮里。财务计划和分析 (FP&A) 团队可以洞察支出模式并调整未来预算，从而更准确地反映支出模式。在跟踪支出时，如果发现某项费用明显过高，企业就可以寻找其他成本较低的供应商或修改政策。例如，如果员工出差成本急剧上升，该企业可以制定一项政策，规定员工必须事先取得员工经理（甚至是经理的经理）的批准，然后才能预订差旅。

减免税款

企业需要密切关注必要和普通业务支出的另一个关键原因是，大多数的业务支出都是可扣税的。也就是说，企业可以从总收入中减去这些费用，进而减少当地、区域和联邦的缴税金额。税款减免通常包括工资和薪金、标准员工福利、原材料和其它产品投入、经营财产的租金、商业资产的折旧、广告、运输成本、差旅费用、培训、办公用品、软件、保险费、利息费用、坏账乃至各种税款本身。这是一个很长的清单，并且每个国家都有所不同。例如，在美国，员工在出差时，餐费的 50% 是可扣税的。

现金流

现金流对于企业的财务健康至关重要，因此负责现金管理的财务团队需要准确、及时地跟踪业务支出。他们的工作是密切跟踪企业所售卖的商品和服务中的资金来源，以及与我们在这里的讨论重点更相关的：资金的去向。如果没有适当的政策和目标，员工在见客户以及与同事聚会时，相关的差旅和娱乐费用累积起来可能会是一笔庞大且高度可变的现金支出。只要准确跟踪这些支出，并将其从同样准确的收入中减去，CFO 就可以确保企业不会因为支付账单而面临现金短缺问题，同时也可以确保现金流预测真实地反映了企业当前的财务状况。通过跟踪业务支出，财务部门可以在需要时立即采取行动来改善现金流，包括削减成本、增加借贷等，而不是等到几个星期或几个月后，在合并账目时才发现问题，到时就为时已晚了。

节约成本

与上述相关，如果一家企业可以确切地知道近乎实时的支出情况，则可以采用更敏捷的财务实践，把握机会寻求更低成本的选项，重新谈判合同以获得批量折扣，或在价格上涨时延迟采购。在业务支出发生时准确进行跟踪，有助于企业更轻松地减少重复问题，其中包括意外和欺诈的情况。例如，不同营销单位的经理可能已经订阅了不同的图片库服务，但如果他们都选择与同一家提供商合作，就可以获得更好的优惠。

1. 建立企业会计和银行关系

银行关系（包括与企业信用卡提供商的关系）为业务支出跟踪工作奠定了基础。将企业信用卡与支出管理系统相集成，意味着在这些卡上收取的员工费用可以自动录入系统，有助于减少错误并节省员工和财务团队的时间。某些 ERP 系统甚至可以将银行服务嵌入到应用中，让采购团队可以直接在 B2B 交易的应用中获取资金和付款。这些银行企业还提供应付账款和应收账款所需的净营运资金。由于管理业务支出所需的现金和数据都会流经这些金融服务提供商，因此强大的、良好集成的协作可以带来巨大的回报。通过建立这样的银行关系，企业也可能更容易获得更高额的贷款，从而通过更大的买卖来扩大业务、购买专业设备或为营销活动提供资金。

2. 跟踪收据和发票

企业应及时跟踪业务收据和发票的状态。通过跟踪收据和发票，企业可以根据需要预测现金需求并调整支出，跟踪支出政策合规性，响应审计，遵守财务报告法规，并在纳税季到来时使税务处理工作相对更简单。

3. 选择会计系统

会计软件系统的规模和范围各不相同，包括从电子表格、基本簿记和税务软件到复杂的企业应用套件。一般来说，快速增长的大型跨国企业需要嵌入高级数据报告和分析功能的财务应用，这些应用涵盖以下一个或多个方面：管理应付账款和应收账款、整合财务计划和预算、控制现金支出、自动执行日常财务任务和支持现金预测，同时处理多种货币、消除重复和欺诈以及帮助企业管理财务风险。这些支出管理系统越来越多地将人工智能 (AI) 嵌入到应用中，支持发票和付款的输入和对账等工作，有助于提高准确性。基于云技术的财务系统通常会比本地系统更具可扩展性，这意味着它可以应对需求激增的情况，例如季度关账或税务申报。通常，实施、更新新功能以及与库存、供应链、采购和其它应用相集成（尤其是作为套件的一部分时）也会更容易。

4. 将软件与账户集成

如果使用会计软件，却不将其连接到企业的银行账户，那就像是拥有一辆跑车，但却从来不在公路上驾驶。当然，日常工作会比以前更好，但您无法获得投资的全部潜力。所连接的系统和机构越多，软件就会越强大。大多数财务应用都包括防止恶意使用的保护措施。既然可以按设定的时间间隔自动上传数据，为什么还要手动输入呢？既然系统可以进行交易，为什么还要单独登录企业银行账户呢？

5. 在现金或应计制会计之间做出选择

实际上，企业的选择空间并不是很大，因为大型企业（包括所有上市公司）都必须使用应计制会计来计算支出（和收入）。但这两种会计方法都适用于支出管理，值得我们更深入地去了解他们。这两种方法可以在发生时（应计制会计方法）或已支付时（现金收付制会计方法）进行记录。这些记录可以同时发生，例如当企业向生产材料批发商支付现金的时候。但是，当涉及信用卡、发票和采购订单时，商品和服务在交付和付款之间存在差距。

现金收付制会计则更为简单，只有当钱已支付给供应商时，业务支出才会入账。这种会计系统易于维护，可清楚地表明银行在任何给定时间内有多少资金，因此初创企业和小型企业有时会选择这种系统。然而，该系统可能无法真实地反映企业财务状况 — 某家企业在以现金方式获得销售收入的同时，可能会产生大量的赊销费用，因此只是看上去很富裕，但实际上并非如此。这就是为什么一般公认会计原则 (GAAP) 使用的是应计制会计。

应计制会计是在交易发生但资金还未发生变化时记录交易。因此，即使是赊购，一家餐厅也会立即记录采购食材（应付账款）的成本。这种会计方法有助于避免突然的财务高峰和低谷，从而更准确地了解企业的财务状况。在美国，收入低于 2500 万美元的企业可以选择如何记录支出，但需要保持一致性和准确性；收入超过 2500 万美元的企业则必须使用应计制会计。不同的国家/地区有不同的规则。

6. 定期审核业务支出

会计软件可以生成月度报告和季度报告，不仅可以帮助企业深入了解支出的时间和地点，还可以提供更多实时的支出信息。每组分析都让企业可以在支出发生时进行跟踪，并开始制定下一年的预算计划。例如，一家制药企业的 CFO 注意到，该企业在销售团队的差旅和娱乐费用上花费的金额已经持续上升了几个月。该企业可以通过与合作的航空公司和酒店重新谈判，将更多的线下销售会议改为视频会议，或为高额娱乐费用创建新的预先批准流程。