Análisis entre departamentos: KPI y principales métricas
Es esencial identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada departamento para permitir a los responsables de la toma de decisiones medir el rendimiento empresarial frente a los objetivos estratégicos y predecir los resultados futuros. A continuación, se muestra una visión general de los KPI de mejores prácticas para procesos de negocio comunes de extremo a extremo que abarcan departamentos para ayudar a elegir los KPI más adecuados para la organización.
Ventajas del seguimiento de los KPI interdepartamentales
- Descubre cómo cada parte de la organización afecta los objetivos y la estrategia de la empresa.
- Mejora la colaboración con definiciones de KPI comunes para ayudar a alinear equipos y departamentos.
- Pronostica los resultados empresariales con mayor precisión con estadísticas conectadas de todos los datos disponibles.
Retos con el análisis entre departamentos
- Identificar los KPI correctos que se alinean con los objetivos de negocio puede ser difícil.
- La conexión de datos departamentales aislados es un proceso complejo que requiere mucho tiempo y recursos.
- El uso de datos inexactos y poco fiables puede crear incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.
Del prospecto a los ingresos
Los siguientes KPI proporcionan información sobre la generación de ingresos desde cada punto de contacto del recorrido del cliente. El análisis conjunto de los datos de ingresos, ventas, marketing y servicios ayuda a los equipos de ventas, marketing y finanzas a colaborar de forma más eficaz. Más importante, estos KPI permiten evaluar mejor la eficacia del embudo completo de los programas de ventas y marketing.
Costo de adquisición de clientes
Por qué es importante: el KPI mide el costo medio para que una empresa adquiera un cliente. Se utiliza principalmente para cuantificar las inversiones en ventas y marketing en términos de un solo cliente. Incluye gastos de marketing y ventas, así como salarios y gastos generales asociados a la atracción y conversión de un visitante del sitio web en un cliente.
Cómo utilizar: haz un seguimiento del desarrollo de los costos de adquisición de clientes a lo largo del tiempo. Mide con respecto a objetivos. Evalúa cada segmento y canal del mercado, así como los segmentos y el territorio del cliente. Estos costos varían considerablemente según el sector, el tamaño del negocio y el tipo de cliente de destino.
Valor de duración de cliente (CLV)
Por qué es importante: este KPI proporciona una imagen de la viabilidad financiera a largo plazo de un negocio. Mide la cantidad que un negocio puede planificar para ganar del cliente medio a lo largo de la relación. Considera el valor de ingresos de un cliente y compara ese número con la vida útil prevista del cliente de la compañía. Es una métrica importante, ya que cuesta menos mantener a los clientes existentes que adquirir nuevos, por lo que aumentar el valor de sus clientes existentes es una gran manera de impulsar el crecimiento.
Cómo utilizar: evalúa el valor de tiempo de vida de cliente para detectar los primeros signos de abandono. Identifica los segmentos de clientes más valiosos. El valor varía ampliamente. High CLV es un indicador del ajuste del mercado de productos, la fidelidad a la marca y los ingresos recurrentes de los clientes existentes.
Crecimiento de ventas
Por qué es importante: este KPI mide el cambio en los ingresos durante un periodo fijo. Indica si los objetivos de ingresos van según lo planeado, lo que indica el éxito de la ejecución de la estrategia empresarial. El crecimiento de las ventas está directamente relacionado con los ingresos, la rentabilidad y la solidez de un equipo de ventas.
Cómo usar: compara los ingresos en periodos fiscales y con los objetivos de ventas para mostrar la tasa de crecimiento del negocio, positiva o negativa. Naturalmente, el objetivo es superar tu objetivo de ventas.
Ratio de oportunidad potencial a oportunidad
Por qué es importante: este KPI mide el número de oportunidades potenciales no calificadas que se convierten en oportunidades potenciales calificadas. Al analizar qué funciona (y lo que no) en todo el embudo de oportunidades potenciales, las organizaciones pueden encontrar las mejores formas de calificar oportunidades potenciales de marketing para guiar a los equipos de ventas.
Cómo utilizar: el análisis del progreso en etapas definidas dentro del embudo es una forma eficaz de medir los ratios de conversión. Compara por campaña, por programa, por canal y por resultados de ganancias/pérdidas. Las tasas de conversión pueden variar según muchos factores, como sector, producto, origen, etc.
Ratio de abandono de clientes
Por qué es importante: este KPI mide la tasa a la que los clientes dejan de hacer negocios con una entidad. Ofrece una visión general realista de las estrategias de retención de clientes.
Cómo usar: evalúa la tasa de abandono a lo largo del tiempo para detectar los primeros signos de abandono. Cuanto mayor sea la tasa de abandono, más clientes perdidos e ingresos.
Del pedido al cobro
Los siguientes KPI proporcionan información sobre cómo aumentar la eficiencia en todo el proceso de la solicitud al cobro. Con visibilidad de las actividades y procesos de la orden al cobro, incluida la colocación de una orden de cliente, la satisfacción de órdenes y la recepción de pagos, las organizaciones pueden comprender mejor el rendimiento del negocio, lo que se traduce en un ahorro más significativo para una organización.
Periodo medio de cobro
Por qué es importante: este KPI realiza un seguimiento del número medio de días que se tarda en cobrar un pago después de una venta. Dada la importancia del flujo de caja en la gestión de un negocio, es de interés superior de una empresa cobrar sus cuentas pendientes a la mayor brevedad posible. Cuanto más rápido cobra una empresa el efectivo, más rápido puede reinvertir ese efectivo para hacer más ventas.
Cómo usar: mira las tendencias por periodos anuales, trimestrales o mensuales. Identifica a los clientes de alto riesgo, conoce las fuerzas del mercado que influyen en los tiempos de pago y ayuda a mejorar la ejecución de los cobros. Se puede comparar con las referencias del sector. Generalmente, un GRD medio bajo es mejor para maximizar el flujo de caja, pero el GRD puede variar según la industria.
Costo de proceso por factura
Por qué es importante: este KPI ayuda a las empresas a comprender todos los gastos de costos relacionados con el proceso de facturación para respaldar sus estrategias de gastos generales. Mide los gastos de costos medios relacionados con el procesamiento de facturas. Los KPI de costo de procesamiento se pueden medir mediante otros factores, como el porcentaje de ingresos o el costo total de proceso por empleado a tiempo completo.
Cómo usar: el costo total se puede evaluar para el proceso completo o por subprocesos individuales que conforman el proceso de la orden al cobro. Evalúa los costos desglosando por tipos de costo y segmentos, como producto, ubicación, etc. Realiza un seguimiento de los costos a lo largo del tiempo para ver si los gastos de costos se ajustan al presupuesto. Por lo general, un número menor es mejor para los KPI de costos.
Tiempo del ciclo de la orden al cobro
Por qué es importante: este KPI ayuda a las empresas a encontrar ineficiencias en los procesos mediante el análisis de la duración de sus procesos de la orden al cobro de principio a fin. Mide el número de días laborables que transcurren entre la recepción de órdenes de venta, la entrega de productos/servicios al cliente, la facturación de clientes, el procesamiento de cuentas por cobrar y la gestión y el procesamiento de cobros.
Cómo usar: el tiempo se puede evaluar para el proceso completo o desglosar en los subprocesos individuales que conforman el proceso de la orden al cobro. El seguimiento a lo largo del tiempo es una buena manera de ver mejoras. Un número más bajo es mejor.
Orden perfecta
Por qué es importante: este KPI indica la eficiencia organizativa y la posible alta satisfacción del cliente. Mide el número de pedidos que se satisfacen y envían sin incidentes (inactitudes, daños, retrasos, pérdidas, etc.).
Cómo usar: mira las tendencias por periodos anuales, trimestrales o mensuales. A menudo, en comparación con los objetivos objetivo, los resultados se pueden segmentar por producto, ubicación, canal y otros factores. Una tasa baja indica una cadena de suministro ineficiente y afectará inevitablemente la satisfacción de sus clientes, así como su reputación empresarial. Una tasa alta indica una alta satisfacción del cliente, lo que significa que evitarás costos adicionales debido a devoluciones o daños.
Ciclo de compra
Los siguientes KPI proporcionan información para ayudarte a controlar el flujo de caja de forma más eficaz. Al obtener una mejor comprensión de las condiciones de pago óptimas, puedes liberar efectivo para el crecimiento del negocio. Los KPI del ciclo de compra reúnen los datos financieros y de compras para mejorar la visibilidad de las operaciones y los pagos, lo que ayuda a encontrar oportunidades de ahorro y a crear relaciones de proveedores estratégicas y exitosas.
Días pendientes de pago (DPO)
Por qué es importante: este KPI garantiza que haya suficiente efectivo disponible para mantener contentos a los proveedores y cubrir las emergencias o las inversiones estratégicas. Mide el número medio de días que una compañía necesita para pagar sus facturas y obligaciones, que pueden incluir proveedores, proveedores o financiadores.
Cómo usar: mira las tendencias por periodos anuales, trimestrales o mensuales. Compara tu DPO con las referencias del sector. Generalmente, se prefiere un alto DPO para que los pagos puedan retrasarse, pero también puede indicar un déficit de efectivo e incapacidad para pagar.
Tasa de pago a tiempo
Por qué es importante: este KPI refleja la alineación compras y finanzas a medida que compras negocia las condiciones y finanzas ejecuta su parte del proceso para cumplirlas, lo que ayuda a las compras en la gestión de relaciones con el cliente a largo plazo. Mide el número de facturas pagadas antes o en la fecha indicada en los términos de la factura/contrato.
Cómo utilizar: evalúa por producto, categoría, segmentos de proveedor y comprador. Un valor bajo indica un procesamiento de facturas ineficaz, directrices de envío de facturas de proveedor no claras o rendimiento de empleado insuficiente.
Tiempo del ciclo de compra
Por qué es importante: reducir los tiempos de ciclo asociados a la adquisición de materiales y servicios es una forma eficaz de reducir los costos e ineficiencia de las adquisiciones. Este KPI mide la duración del proceso desde la solicitud a la entrega y el pago.
Cómo usar: evalúa por producto, proveedores, ubicación, organización y eventos de abastecimiento. Cuanto menor sea el tiempo del ciclo, mejor.
Costo por factura
Por qué es importante: mantener el costo por factura lo más bajo posible no solo genera ahorros de costos, sino que también ayuda a proteger el flujo de caja. Este KPI mide los costos totales medios incurridos en el procesamiento de una factura. Los costos relacionados con el procesamiento de facturas incluyen gastos indirectos, cargos por demora y costos de mano de obra relacionados con la entrada de datos, las excepciones y las correcciones.
Cómo usar: evalúa los costos desglosando por tipos y segmentos de costos, como producto, ubicación y otros factores. Este valor puede variar mucho de un negocio a otro.
Gasto en gestión
Por qué es importante: este KPI ayuda a identificar áreas de destino de gastos no gestionados. Mide el porcentaje del gasto en compras controlado por la gestión, que se calcula como el gasto total aprobado restado por el gasto ordinario.
Cómo utilizar: evalúa el gasto para diferentes segmentos, como producto, categoría de producto, ubicación y otras categorías. Un valor bajo puede sugerir la desaparición de las oportunidades de ahorro/reducción de costos, un alto gasto no autorizado o procesos de compra ineficaces.
Ahorro realizado
Por qué es importante: este KPI refleja la alineación entre los equipos de compras y finanzas a medida que compras configura el descuento y finanzas lo hace posible. Mide el importe de los ahorros realizados en virtud de contratos con proveedores.
Cómo utilizar: evalúa por producto, categoría, principales proveedores y comprador. La mayoría de las organizaciones líderes obtuvieron un ahorro medio del nueve por ciento al año.
De la planificación a la producción
Los siguientes KPI miden el rendimiento de las operaciones de fabricación y cadena de suministro. Una cadena de suministro eficiente y optimizada garantiza el cumplimiento de las expectativas de los clientes. Los KPI de la cadena de suministro ayudan a identificar los riesgos de la cadena de suministro y te permiten predecir la rentabilidad sostenible en el futuro.
Entrega a tiempo
Por qué es importante: este KPI mide el porcentaje de entregas a tiempo, lo que le ayuda a medir con respecto a las estimaciones del tiempo de entrega. Un buen historial de entregas a tiempo ayuda a garantizar la fidelidad del cliente.
Cómo usar: mira las tendencias por periodos anuales, trimestrales o mensuales. Este KPI se compara a menudo con los objetivos. Cuanto mayor sea el porcentaje, mejores posibilidades tendrá de generar una buena satisfacción del cliente, así como una oportunidad para ofrecer recompensas a los empleados.
Rotación de inventario
Por qué es importante: este KPI rastrea el grado de generación de ventas de su inventario por parte de la compañía. Los resultados son útiles a la hora de tomar decisiones sobre si aumentar los precios, aumentar las órdenes, diversificar proveedores, destacar un producto en una campaña de marketing o comprar inventario relacionado adicional. Mide el número de veces que una compañía ha vendido y reabastecido el inventario durante un tiempo específico.
Cómo usar: observa durante periodos de tiempo determinados para detectar tendencias emergentes impulsadas por la demanda del mercado o el inventario de lento movimiento. Evalúa diferentes segmentos, como SKU, categoría de producto y ubicación. Un ratio más alto puede indicar que el inventario físico y/o las ventas fuertes son insuficientes. Un ratio más bajo puede indicar demasiado inventario en stock o ventas débiles.
Costo de producción
Por qué es importante: este KPI realiza un seguimiento de todos los costos asociados a la fabricación de un producto. Se calcula dividiendo los costes de producción totales entre el número de unidades producidas durante un periodo de tiempo, como un mes o un trimestre, para mostrar el costo medio por unidad para ese periodo.
Cómo utilizar: analiza los costos, como las materias primas y la mano de obra, de manera granular para comprender cómo influyen los diferentes factores en el resultado final. Identifica oportunidades de ahorro de costos examinando cuánto se gasta en materias primas, mano de obra y gastos generales.
Bien a la primera
Por qué es importante: este KPI realiza un seguimiento de cuántos productos se producen correctamente la primera vez, sin defectos ni modificaciones. Se calcula dividiendo el número total de productos perfectos por el número total de ejecuciones de producción.
Cómo utilizar: conoce la causa principal de los defectos en el proceso de producción realizando un seguimiento de esta métrica durante un periodo y analizando los errores.
Eficacia general de las operaciones (OOE)
Por qué es importante: este KPI muestra el rendimiento de cada paso del proceso de fabricación para identificar áreas de mejora. La eficacia general de las operaciones (OOE) se calcula dividiendo el tiempo real de producción por tiempo operativo. Cuanto más eficientes sean los procesos de fabricación de una compañía, mayor será este KPI.
Cómo usar: obtén visibilidad e identifica áreas para mejorar el rendimiento, la calidad y la disponibilidad, y compara esas métricas en periodos específicos. Reconoce los problemas que se deben abordarse inmediatamente analizando los cuellos de botella derivados del abastecimiento de materias primas durante todo el proceso de entrega.
De la contratación a la jubilación
Los siguientes KPI ayudan a responder preguntas estratégicas sobre la dinámica del personal que puede ayudar a la organización a mejorar el rendimiento. Estos KPI pueden ayudarte a comprender las necesidades del personal en términos de habilidades y roles de puesto, y permiten vincular el rendimiento de la selección con los resultados empresariales. Con una mejor vista del proceso de contratación, puedes identificar a los empleados con alto rendimiento con antelación y evitar que se vayan.
Tiempo para cubrir una vacante
Por qué es importante: este KPI ayuda en la planificación del personal mediante el seguimiento de la eficiencia del proceso de contratación en términos de tiempo. Mide el número medio de días que tarda la compañía en cubrir una solicitud o posición laboral abierta.
Cómo utilizar: evalúa las distintas áreas departamentales. Mide durante un periodo para ver la mejora del proceso. Un alto valor suele estar asociado a procesos de contratación y contratación ineficientes y potencialmente ineficaces.
Rotación voluntaria
Por qué es importante: este KPI realiza un seguimiento del nivel de retención de una organización sobre sus trabajadores. Mide el porcentaje de empleados que han abandonado la compañía durante un tiempo determinado.
Cómo utilizar: evalúa diferentes segmentos, como unidad de negocio, rol de puesto, departamento, mejor talento, etc. Un alto índice de rotación es particularmente problemático para las posiciones difíciles de cubrir, lo que a menudo lleva a un examen más profundo de los posibles factores que impulsan el volumen de negocios, como la falta de oportunidades de desarrollo profesional, el deficiente equilibrio entre la vida laboral y la vida personal y la compensación.
Ingresos por empleado
Por qué es importante: este KPI ofrece una imagen clara de si un negocio está creciendo o disminuyendo en eficiencia general. Mide los ingresos totales por el número actual de empleados.
Cómo usar: evalúa diferentes segmentos de ingresos, como geografías, subsidios, etc. Este KPI se suele utilizar para comparar con las compañías del mismo sector. Ofrece una fuerte señal para evaluar la eficiencia y los niveles de productividad del personal: cuanto mayor sea la cantidad, mayor será la productividad.
Tasa de absentismo
Por qué es importante: este KPI proporciona estadísticas sobre la vitalidad de una empresa, la satisfacción de los empleados y el estado de salud de los empleados. Mide la tasa de ausencia no planificada por enfermedad u otras causas.
Cómo usar: ver las tendencias de un individuo, equipo u organización. Compara con la industria local y el país. Tanto un valor bajo como alto para este KPI que obligará a las compañías a investigar los motivos subyacentes de los números e implementar medidas adecuadas para solucionar situaciones.
ESG
Con un mayor énfasis en la responsabilidad ambiental, social y de gobernanza (ESG), las empresas están adoptando iniciativas ASG, como la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero, la mejora de la diversidad de la mano de obra y el fortalecimiento de la seguridad en el lugar de trabajo. El seguimiento del progreso de sus iniciativas ASG con indicadores clave de rendimiento es fundamental para medir el éxito.
Proporción de género femenino
Por qué es importante: este KPI mide la proporción de personas de toda la empresa que se identifican como mujeres y proporciona información sobre una faceta clave de la diversidad del personal. Comprender esta demografía, junto con otras métricas de diversidad e inclusión (D&I), como la distribución étnica y racial, ayuda a las empresas a cultivar un lugar de trabajo diverso y le permite identificar si hay más o menos representación en su compañía.
Cómo usar: por ejemplo, el KPI de ratio de género femenino dentro del área temática de diversidad e inclusión ayuda a medir y realizar un seguimiento de la proporción de personas que se identifican como mujeres en toda la empresa. Con ella, puede identificar fácilmente qué grupo de la compañía tiene la menor representación para las mujeres.
Porcentaje de desechos desviados
Por qué es importante: este KPI mide la parte de desechos que no se envía a un vertedero. Se mide en porcentaje o en peso.
Cómo utilizar: el seguimiento de la tasa de desvío a lo largo del tiempo es una gran manera de medir la eficacia de los programas de reutilización, reciclaje y compostaje orgánico. Con este KPI, las organizaciones pueden medir el desperdicio creado tanto en sentido ascendente como descendente en la cadena de valor, y controlarlo según referencias.
Incidentes de salud y seguridad
Por qué es importante: este KPI mide el número de accidentes/incidentes, lo que brinda a las organizaciones una referencia de alto nivel para realizar un seguimiento de si la seguridad en el lugar de trabajo está mejorando o empeorando.
Cómo utilizar: los equipos de seguridad e higiene pueden utilizar este KPI para realizar un seguimiento y determinar su progreso en objetivos de negocio específicos. Además de supervisar el número de accidentes o incidentes, también puedes identificar el porcentaje de incidentes que han afectado a los empleados. Mantente al tanto de este KPI de salud y seguridad durante tiempos de cambio, como la introducción de nuevos procesos o máquinas.
Emisiones de gases de efecto invernadero (emisiones de alcance 1)
Por qué es importante: este KPI mide las emisiones directas de invernadero (GHG) que se producen de fuentes controladas o propiedad de una organización, por ejemplo, las emisiones asociadas con la combustión de combustible en calderas, hornos o vehículos. La información sobre el alcance de las emisiones ayuda a las organizaciones a identificar los riesgos y oportunidades asociados con sus emisiones directas e indirectas.
Cómo usar: realiZa un seguimiento de las emisiones del alcance 1, 2 y 3 y controla continuamente qué tipo de actividad corporativa está contribuyendo con los niveles de emisión más altos. Por ejemplo, comprende el nivel de emisión de carbono de logística, el almacenamiento mediante terceros y los viajes de los empleados por ubicación.
KPI de emisiones de proveedores (emisiones de alcance 3)
Por qué es importante: este KPI mide las emisiones de alcance 3 para identificar puntos conflictivos, recursos y riesgos energéticos de las emisiones en la cadena de suministro. Permite a las empresas evaluar e involucrar a los proveedores con respecto a su rendimiento de sostenibilidad y mejorar la eficiencia energética de sus productos.
Cómo usar: este KPI permite a las empresas puntuar a sus proveedores sobre la capacidad de los proveedores para reducir su huella de carbono. Comparación con objetivos de emisiones y otros factores del rendimiento del proveedor.