¿Qué es un sistema de seguimiento de solicitantes?

¿Qué es un sistema de seguimiento de solicitantes?

Un sistema de seguimiento de solicitantes (Applicant Tracking System, ATS) es un software que permite a los reclutadores y empleadores realizar un seguimiento de los candidatos durante todo el proceso de selección y contratación. Este software puede equiparse con funcionalidades que van desde una base de datos sencilla hasta un conjunto de herramientas de servicio completo que ayuda a las empresas de cualquier tamaño a filtrar, gestionar y analizar candidatos.

¿Por qué usar un sistema de seguimiento de solicitantes?

Todas las organizaciones son únicas, pero cada una se esfuerza por atraer, contratar y aprovechar al máximo a los mejores talentos. Muchas empresas se enfrentan a importantes desafíos en algún momento del proceso de contratación o incorporación. Un ATS puede ofrecer diversas funcionalidades que pueden permitir a la organización encontrar, contratar y retener a los mejores candidatos. Estas son algunas de las ventajas de un ATS:

Búsqueda y atracción de candidatos cualificados

Algunas organizaciones carecen del alcance para conectarse con los principales solicitantes de empleo o para crear una red lo suficientemente amplia en el mercado. Otras carecen de datos cruciales en los canales adecuados para encontrar candidatos específicos, mientras que otras pueden carecer de reconocimiento de marca y los medios para su desarrollo. Un ATS puede permitir abordar estos desafíos fundamentales para los candidatos. Algunos sistemas se pueden enriquecer con inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para crear un perfil de candidato ideal, evaluar e identificar aptitudes y predecir factores de éxito a fin de maximizar cada contratación. Esto permite a las organizaciones comprender mejor el comportamiento de los candidatos, ampliar el reconocimiento de marca y dirigirse a solicitantes de empleo específicos en las plataformas y los canales que más utilizan.

Aumento del compromiso de los candidatos

Llevar a un candidato por el camino desde el primer contacto hasta la fecha de inicio puede ser un proceso que requiere una gran intervención. Puede ser muy fácil perder a un candidato superior debido a tiempos de respuesta lentos o un compromiso deficiente en torno a los programas de entrevista. Un ATS permite tener mayor visibilidad de todo el ciclo de vida del solicitante, por lo que no se pierden los puntos de contacto.

Aumenta la eficiencia y reduce los costos

La dependencia de procesos manuales ineficientes, la colaboración deficiente en todo el equipo de selección y la comunicación incorrecta con las partes interesadas clave en la contratación significa que los solicitantes recorren con lentitud el proceso de contratación. Esto da lugar a relaciones altas de costos y tiempos de contratación. Un ATS crea oportunidades para automatizar los procesos manuales, aumentar la visibilidad del ciclo de contratación de todo el equipo de selección y aumentar las oportunidades de comunicación durante todo el recorrido del candidato.

Que tu empresa siga siendo competitiva

A partir de 2019, el 99 % de las empresas de la lista Fortune 500 utilizaban un ATS en su proceso de contratación.¹ Estas empresas ya cuentan con el reconocimiento de marca y los recursos para competir por los mejores talentos, y un ATS puede nivelar las condiciones creando un acceso mejor y más rápido a los candidatos.

Optimiza el proceso de vinculación

El ATS adecuado también puede ayudar en la incorporación, garantizando que los candidatos que aceptan el empleo tengan toda la información que necesitan para empezar a tener un impacto desde el primer día, lo que aumenta la productividad y retención generales.

Ventajas de un sistema de seguimiento de candidatos

En un mercado de trabajo competitivo, quienes reclutan y los gerentes de contratación buscan aprovechar todas las posibles ventajas para conseguir al mejor talento. A medida que muchas organizaciones recurren al trabajo remoto, esta necesidad es aún más importante. El campo de la competencia se amplió: se eliminaron las barreras geográficas, por lo que los mejores solicitantes tienen aún más opciones. Un ATS puede ser un diferenciador clave para los candidatos más exigentes. Estos son solo algunos de los beneficios:

Mejora de la experiencia del candidato

Los solicitantes de empleo esperan una experiencia digital sin complicaciones durante la búsqueda. El mejor ATS automatiza muchos de los aspectos más engorrosos de la búsqueda de trabajos al brindar aplicaciones en línea de relleno automático, programar entrevistas de autoservicio y comunicarse de forma uniforme y coherente entre los equipos de selección de personal.

Mayor eficiencia en el proceso de contratación

El bajo compromiso de candidatos suele deberse a equipos de selección desconectados que no pueden colaborar de forma eficaz, no saben en qué parte del proceso de contratación se encuentra el candidato o no pueden brindar información esencial a un candidato. Esta es una gran frustración para los principales solicitantes, que toman decisiones sobre si aceptar un trabajo o no según cada aspecto de la experiencia. Un ATS puede permitirte evitar cualquier problema negativo, lograr que los solicitantes sean contratados más rápido y crear un boca a boca más positivo para la marca.

Impacto inmediato después de la contratación

Las mejores personas desean comenzar entusiasmadas. Un ATS no solo ayuda en la selección y contratación de personal, sino que también ofrece muchas herramientas para simplificar el proceso de vinculación. Esto hace que la transición de candidato a empleado a tiempo completo sea fluida.

El mejor sistema de seguimiento de solicitantes: ventajas para reclutadores y empleadores

El ATS adecuado puede tener un enorme impacto en la eficacia de los reclutadores, ya que les ayuda en lo siguiente:

Redactar descripciones de trabajos más eficaces

Las organizaciones crean una solicitud de puesto porque identificaron una necesidad empresarial crítica que los niveles actuales de personal no satisfacen. La descripción del puesto debe expresar esta necesidad empresarial en responsabilidades principales. Pero también debe captar la atención del candidato más cualificado. Un ATS cuenta con plantillas llenas de palabras clave para usar en descripciones de trabajos a fin de atraer la atención adecuada, en el momento apropiado y en los sitios donde se encuentran los mejores candidatos.

Ampliar el alcance del reclutador y reducir la fricción

Un ATS permite a los reclutadores hacer coincidir las solicitudes de trabajo con los sitios de ofertas de trabajo y los canales de redes sociales más adecuados para candidatos específicos. Un ATS también maximiza la visibilidad en las bolsas de trabajo internas, al tiempo que requiere menos clics y elimina las barreras para posibles empleados.

Automatizar y aumentar la eficiencia

Un ATS puede transformar y automatizar los procesos manuales durante todo el ciclo de contratación con herramientas, como ofertas de trabajo y comunicación automatizadas, y programación de entrevistas digitalizada y flexible. Los empleadores pueden reducir su dependencia de procesos descentralizados, de papeles y correo electrónico. Esto evita perder a los candidatos cualificados. También elimina errores y ralentizaciones al tiempo permite que los solicitantes avancen con mayor rapidez en el embudo de contratación para mejorar las métricas de costos de contratación. La digitalización y centralización de datos confidenciales también mejora su seguridad.

Mejorar la visibilidad y colaboración entre equipos de selección de personal

Así como los candidatos se dispersaron más, también lo hicieron los equipos de selección de personal. Muchas organizaciones tienen dificultades de eficiencia debido a la mala colaboración producto de procesos incoherentes y herramientas ineficaces. Un ATS permite a todos los equipos de selección de personal ver en qué punto del proceso se encuentra un candidato, qué puntos de contacto se produjeron y cuáles son los siguientes pasos. Se pueden establecer alertas para no omitir responsabilidades críticas ni perder buenos candidatos.

Qué saber al seleccionar un sistema de seguimiento de solicitantes

Con una amplia gama de opciones disponibles de ATS, las organizaciones deben evaluar varios factores antes de decidir cuál es la mejor herramienta para maximizar su inversión.

Comprende el problema que debe resolverse

Con tantas opciones de ATS, es fundamental identificar los verdaderos puntos débiles a los que debe dirigirse la solución. Por ejemplo:

• Si la organización tiene dificultades para identificar y contratar talento de alta calidad, debes buscar una solución ATS que redacte descripciones de trabajo dinámicas, automatice las evaluaciones de aptitudes previas a la entrevista y utilice la IA para crear un perfil de aptitudes sólido.
• Las organizaciones que tienen dificultades con la comunicación y el compromiso de los candidatos durante el proceso de contratación deben identificar un ATS que brinde más puntos de contacto humanos y puntos de referencia de progreso a lo largo del recorrido de los candidatos.
• Un ATS puede ofrecer aún más servicios especializados, como soporte multilingüe para organizaciones que contratan en todo el mundo.

Adapta la inversión a la capacidad de la organización

Al igual que con cualquier inversión en software o tecnología, esta comienza con una comprensión clara de las capacidades de la organización. Los empleadores deben conocer cuánto desea cambiar el negocio y la disposición a adoptar nuevas herramientas. También deben ser firmes en cuanto a restricciones presupuestarias y perspicaces en cuanto al rendimiento previsto de las inversiones en dinero y tiempo.

Comprende cómo es la infraestructura de TI

Las opciones de ATS pueden variar en su alcance. Las ofertas de servicio completo y más integrales pueden ser bastante complejas. La mayoría de los ATS avanzados no son soluciones listas para usar, por lo que es fundamental asegurarse de que la empresa tenga el tiempo y los recursos de TI necesarios para dedicarse a un proceso que podría tardar meses o incluso años. La implementación e integración de procesos también puede ir más allá de la infraestructura de TI existente. Es posible que el ATS deba interactuar con software externo que suele ser fundamental para el proceso de contratación, pero no se incluye en los sistemas de seguimiento. Esto incluye aspectos tales como la detección de drogas antes del empleo y la comprobación de antecedentes. Los empleadores deben conocer su entorno para identificar la solución adecuada.

El futuro de los sistemas de seguimiento de solicitantes

Los sistemas de seguimiento de solicitantes son herramientas sólidas que continúan innovando para adaptarse al cambio y la demanda del personal. Los mejores sistemas enfrentan este desafío ahora, pero tendrán las siguientes características comunes en el futuro:

priorización de la movilidad, información completa y rápida adaptabilidad.

Las necesidades de un personal multigeneracional cambian constantemente, y tu ATS debe ser flexible y adaptarse para satisfacer esas expectativas. Los mejores candidatos exigen una interacción fluida y totalmente móvil, y los líderes del mercado de ATS los encuentran en el lugar y de la forma en que buscan y solicitan empleo, desde su teléfono y desde cualquier lugar. Quienes buscan empleo también esperan respuestas detalladas a una serie de preguntas previas, lo que hace que los ATS ofrezcan más funcionalidades de búsqueda, brinden soporte en vivo, empleen bots para abordar las preguntas frecuentes y puedan personalizarse para abordar nuevas necesidades en tiempo real.

Experiencia de usuario enriquecida

Los ATS seguirán perfeccionando y optimizando el recorrido de los candidatos. Interfaces más intuitivas y sencillas, la capacidad de extraer información automáticamente de los currículos y el autoservicio para programar entrevistas son y seguirán siendo funcionalidades diferenciales para los posibles empleados. Los reclutadores también se beneficiarán de una experiencia más fluida en todo el proceso, desde la oferta de empleo hasta la gestión de tareas.

Capacidad mejorada para aprovechar las plataformas de redes sociales

Las redes sociales son esenciales para el proceso de contratación, y los ATS estarán totalmente integrados a las redes sociales para identificar a los mejores candidatos pasivos y activos, mientras permiten a las organizaciones crear una marca fuerte en redes sociales.

Mayor eficacia con IA

La IA es esencial para una mayor eficiencia. Un ATS que incorpora IA puede procesar conjuntos de datos complejos, lo que permite identificar las habilidades que diferencian a los mejores resultados en una organización. Al aislar los factores que determinan el éxito, los empleadores y los reclutadores pueden crear ofertas de trabajo más específicas, filtrar y evaluar las habilidades a un nivel más detallado, y ayudar a abordar las deficiencias en el proceso de contratación. Los algoritmos refinados brindarán una imagen más detallada de un candidato ideal, y crearán una experiencia más personalizada y sin problemas para quienes solicitan empleo.

Un ecosistema totalmente integrado y basado en la nube

El futuro del ATS será en la nube: eliminará la necesidad de mantenimiento y gestión locales y, al mismo tiempo, aprovechará funcionalidades de infraestructura, escalabilidad y seguridad de terceros. Los ATS líderes también se integrarán con la pila de tecnología más amplia, lo que permitirá a los empleadores comprender mejor las formas en que los procesos de selección de personal afectan el negocio.

Mayor diversidad e inclusión

No solo un personal diverso y una cultura inclusiva fortalecen una organización, sino que también son lo que esperan empleadores y candidatos. Un ATS utilizará datos y patrones de contratación para identificar y eliminar el sesgo intrínseco en el proceso de contratación, lo que permitirá a las empresas acceder a un conjunto más diverso de solicitantes cualificados.

¹ Linda Qu: “El 99 % de las empresas de la lista Fortune 500 utiliza sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS)”. Jobscan, 7 de noviembre de 2019.

² Karen McCandless: “Informe de estrategias de selección de personal: mejor inversión en recomendaciones de empleados y promoción de su marca”. GetApp, 3 de octubre de 2017.

³ McCandless: “Informe de estrategias de selección de personal”.