19 características clave del ERP en detalle
Natalie Gagliordi | Estratega de contenidos | 13 de mayo de 2024
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es uno de los fundamentos de la pila de tecnología de una empresa, ya que admite funciones esenciales para contabilidad, gestión del flujo de caja, generación de informes financieros, gestión de riesgos, compras, operaciones, análisis de datos y otros elementos esenciales para hacer negocios. Los sistemas ERP típicamente han sido diseñados para gestionar procesos de negocio centrales a través de varios departamentos, como finanzas, recursos humanos, cadena de suministro y fabricación. Las características exactas incluidas en una suite de software ERP variarán en algo dependiendo del proveedor, pero hay generalidades comunes y capacidades principales que tienden a existir en la mayoría de versiones del software ERP.
¿Qué son las funciones de ERP?
Las funciones de ERP son las capacidades y funcionalidades incluidas en una suite de software de ERP, como compras, finanzas y contabilidad, gestión de pedidos, gestión de la cadena de suministro, y análisis y generación de informes. La gestión de relaciones con clientes y recursos humanos a veces se incluyen como parte de un conjunto de software ERP. Estas características están diseñadas para ayudar a las empresas a automatizar tareas, mejorar percepciones, reducir costos operativos, aumentar la eficiencia, reducir riesgos y mejorar los flujos de trabajo, entre muchos otros beneficios.
Conclusiones clave
- El software ERP está diseñado para ejecutar y automatizar procesos empresariales centrales a través de múltiples departamentos, permitiendo operaciones más eficientes, proporcionando a las personas información más oportuna y completa, y ayudando a los líderes a tomar decisiones mejor informadas.
- Los sistemas ERP incluyen características que abarcan muchas áreas de una organización, incluyendo finanzas, contabilidad, compras, gestión de proyectos y recursos humanos.
- Mientras los sistemas ERP cubren varias capacidades, a menudo requieren integración con software especializado para funcionalidades más avanzadas alrededor de análisis, marketing, ventas, gestión de relaciones con clientes y otros procesos empresariales importantes.
19 características clave de los sistemas ERP
Las características de ERP variarán de sistema a sistema, pero generalmente, incluyen una amplia gama de capacidades financieras y operacionales que apoyan las tareas comunes que las empresas necesitan para funcionar. Estas son algunas características comunes de ERP que debes tener en cuenta al seleccionar el sistema adecuado para tu empresa.
1. Gestión financiera
Gestión financiera es un término general para todas las características que hacen que una plataforma de software califique como un sistema ERP. Esto incluye todas las características contables estándar, como cuentas por pagar y gastos, cuentas por cobrar y gestión de efectivo, reconocimiento de ingresos, y a veces funcionalidades más especializadas incluyendo presupuesto y pronósticos o gestión de activos y arrendamientos. Combinadas, estas características ayudan a las empresas a gestionar centralmente todos sus procesos y actividades financieras.
2. Contabilidad
Las características contables en un sistema ERP son similares a las encontradas en software contable independiente con herramientas para el libro mayor, flujos de efectivo, cuentas por cobrar y pagar, y gestión de gastos y facturas, por ejemplo. La ventaja de usar un sistema ERP para procesos contables es que puede recopilar datos de diferentes sistemas de origen, sintetizarlos y luego almacenarlos en un repositorio central donde pueden usarse para informes, análisis y otras funciones financieras importantes. Facilita conectar la información financiera con procesos operativos para mejorar la toma de decisiones.
3. Procesamiento de pedidos
El procesamiento de pedidos es un flujo de trabajo para tomar pedidos de clientes y cumplirlos, permitiendo a las empresas gestionar el ciclo de vida de los pedidos de compra, desde la captura inicial del pedido hasta la facturación, entrega y pago. Las características de procesamiento de pedidos en sistemas ERP facilitan la gestión de información de diferentes departamentos, extrayendo información de múltiples sistemas según sea necesario, para fluir en un solo flujo de datos. Esto permite la automatización y ayuda a hacer más fácil y eficiente el procesamiento de pedidos.
4. Gestión de proyectos
Los sistemas ERP a menudo incluyen sólidas funciones de gestión de proyectos que ayudan a las empresas a planificarlos, evaluarlos, ejecutarlos y supervisarlos desde la concepción hasta la finalización. Estas características pueden incluir la capacidad de crear planes de proyectos detallados, incluyendo tareas, hitos y dependencias. Otros elementos clave de la gestión de proyectos incluyen funcionalidades para la presupuestación y control de costos, colaboración y gestión de riesgos, así como herramientas analíticas para evaluar el progreso, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.
5. IA integrada
Los sistemas ERP líderes están integrando cada vez más capacidades de inteligencia artificial (IA) en el software, de modo que puede aplicarse para automatizar o acelerar tareas específicas de finanzas y operaciones. Por ejemplo, un chatbot impulsado por IA podría guiar a los empleados en el proceso de enviar un informe de gastos a través de un smartphone, permitiéndoles tomar una foto del recibo o ingresar detalles en un chat. Las capacidades de IA generativa se pueden aplicar dentro del ERP para realizar tareas como crear descripciones narrativas que ayuden a resumir informes financieros.
6. Datos en tiempo real
Los datos en tiempo real en un sistema ERP son un facilitador clave para detectar cambios en las condiciones comerciales, reevaluar estrategias y tomar decisiones más informadas para responder rápidamente a las necesidades del mercado. Cuando las empresas operan con sistemas antiguos y dispersos, se requiere mucho trabajo manual para extraer datos de cada sistema y hacerlos utilizables en toda la empresa. Esto genera preocupaciones sobre la integridad y confianza de los datos, porque para cuando estos llegan a un informe, los líderes empresariales podrían estar tomando decisiones muy importantes basadas en datos desactualizados o inexactos. Los sistemas ERP que admiten y facilitan datos en tiempo real permiten que las empresas tengan acceso a información actualizada de toda la empresa, como niveles de inventario, déficits de efectivo, rendimiento de ventas, costos de insumos y otra información financiera.
7. Automatización
Los sistemas ERP automatizan muchos procesos comerciales rutinarios para que requieran menos, o incluso cero, esfuerzo manual por parte de los empleados, permitiendo que las personas enfoquen su tiempo en actividades estratégicas que agregan valor. La automatización puede habilitarse mediante tecnologías de aprendizaje automático (ML) e inteligencia artificial, que están integradas en el software para ayudar a que las funciones principales dentro del sistema funcionen con poca intervención humana. Los procesos comúnmente automatizados en un sistema ERP incluyen la realización de pedidos, la gestión de inventarios y los procesos financieros, como la generación de facturas, el seguimiento de gastos y la generación de informes. Al aprovechar la automatización en estos procesos, las empresas pueden reducir el trabajo manual, minimizar los errores humanos, mejorar la eficiencia del proceso y aumentar la productividad general.
8. Analítica de datos
Muchos sistemas ERP incluyen capacidades básicas de informes y análisis para recopilar y analizar datos sobre las operaciones de una empresa. Las funciones de análisis de datos más comúnmente asociadas con los sistemas ERP incluyen la generación de informes, herramientas de consulta y paneles de visualización que ayudan a hacer que los datos sean más fácilmente digeribles para apoyar la toma de decisiones. Es común que los sistemas ERP requieran software adicional que permita análisis más extensos y sofisticados.
9. Controles de procesos empresariales
Los sistemas ERP incluyen controles de procesos comerciales que tienen como objetivo optimizar y automatizar tareas y procesos rutinarios para mejorar la eficiencia operativa, la precisión de los datos, la gestión de riesgos y el cumplimiento dentro de una organización. Estos controles pueden incluir herramientas para definir y gestionar flujos de trabajo, crear procesos de aprobación predefinidos y establecer controles de acceso de usuarios basados en roles para una mejor seguridad de los datos y cumplimiento regulatorio. Si bien las características específicas variarán entre diferentes proveedores de ERP, la inclusión de controles de procesos comerciales es un aspecto fundamental del software ERP.
10. Informes
La generación de informes es un término amplio en el contexto de los sistemas ERP, ya que puede aplicarse a diferentes funciones como informes financieros, informes operativos, informes externos a los stakeholders e informes regulatorios y de cumplimiento. La generación de informes financieros es el tipo más comúnmente asociado con un sistema ERP, que ofrece a las empresas una visión general de su rendimiento a través de indicadores clave. En general, estas capacidades de generación de informes ayudan a las empresas a operar con más transparencia y eficiencia y a tomar mejores decisiones en áreas esenciales como ventas, inventario, finanzas y producción. Cualquier software que se presente como un sistema ERP debería incluir alguna funcionalidad de generación de informes.
11. Integraciones
Las integraciones se utilizan para conectar una aplicación de software o fuente de datos con otra. Estas integraciones permiten que los datos comerciales se compartan entre sistemas para obtener insights más rápidos, tomar mejores decisiones, colaborar de manera más ágil y mantener una mayor consistencia de datos sin necesidad de transferencias manuales de datos. Un sistema ERP aprovecha las integraciones para facilitar procesos empresariales integrales a través de departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, en la función común de ERP de comprar para pagar, las integraciones permiten acciones como la solicitud, compra, facturación y pago a proveedores para convertirse en un proceso integral que ocurre sistemáticamente.
12. Base de datos única
Los sistemas ERP de base de datos única permiten que los datos comerciales existan en una ubicación centralizada usando un modelo común. Con todos los sistemas y procesos operando sobre el mismo modelo de datos, los departamentos y unidades de negocio de la organización pueden trabajar dentro del mismo sistema integrado. Los datos están disponibles y accesibles para los empleados de toda la organización sin la necesidad de hacer clic a través de múltiples sistemas o esperar a que los datos se transfieran manualmente entre aplicaciones, lo que arriesga errores humanos y pérdida de información. Otro beneficio de un ERP de base de datos única es que simplifica la gestión de la infraestructura de TI, reduciendo la complejidad de la gestión de datos, las copias de seguridad y el mantenimiento del sistema.
13. Manufactura
La historia de los sistemas ERP puede rastrearse hasta la industria manufacturera con sistemas de planificación de requerimientos de materiales en la década de 1960. Esas raíces aún son evidentes en el software ERP, con características relacionadas con la producción, la planificación y la gestión de recursos ahora consideradas estándar. El software ERP está diseñado para integrar esos tipos de procesos para que las empresas manufactureras comprendan cómo igualar la producción con la oferta y la demanda para gestionar costos mientras optimizan los niveles de inventario. La planificación de materiales, que tiene como objetivo agilizar el proceso de adquisición, sigue siendo un elemento clave de las capacidades de manufactura de un sistema ERP, permitiendo a las empresas realizar escenarios hipotéticos para ayudar a asegurarse de que tienen la cantidad correcta de materiales para fabricar productos.
14. CRM
La gestión de relaciones con clientes (CRM) es el término de la industria utilizado para el software que almacena datos de clientes, rastrea interacciones con clientes y leads de ventas, y administra campañas de marketing. No es una característica común o estándar de un sistema ERP, y a menudo, las empresas usarán sistemas ERP y CRM de diferentes proveedores y los vincularán mediante integración. Aprovechar las funcionalidades de CRM dentro del software ERP puede ayudar a mejorar la identificación de leads, hacer la venta adicional más fácil y más efectiva, y minimizar los gastos asociados con la gestión de datos de clientes. La clave para hacer útil un módulo de CRM dentro de un sistema ERP es permitir que ambos sistemas almacenen y extraigan datos de un lugar, lo que también se conoce como operar sobre una base de datos única.
15. Gestión de ventas
Similar al CRM, las características de gestión de ventas están enfocadas en ayudar a las empresas a gestionar relaciones con clientes, optimizar flujos de trabajo de ventas y mejorar el rendimiento general de ventas. Estas características podrían incluir funcionalidades especializadas para operaciones de ingresos, pronósticos de ventas, generación de cotizaciones y propuestas, análisis y reportes de ventas, y segmentación de territorios y cuentas de ventas. Mientras que la gestión de ventas básica puede caer más en un sistema CRM que en un sistema ERP, todas estas características están diseñadas para mejorar los flujos de trabajo de ventas y, en última instancia, impulsar el crecimiento de ingresos.
16. Marketing
Es cada vez más común ver algo de cruce en la funcionalidad de los sistemas ERP y el software de marketing independiente. Algunos sistemas ERP ofrecerán herramientas básicas de marketing por correo electrónico para rastrear campañas, incluyendo métricas como alcance, compromiso y tasas de conversión. También pueden incluirse herramientas de segmentación de clientes para categorizarlos según ciertos criterios, permitiendo esfuerzos de marketing más dirigidos. Dependiendo del negocio, el software de marketing especializado puede trabajar con un sistema ERP, que puede ser necesario para apoyar requisitos de marketing más avanzados y completos.
17. Gestión de RR. HH.
La gestión de recursos humanos es una función que generalmente se maneja dentro de una solución dedicada de RR. HH. o gestión de capital humano (HCM), pero también puede incluirse como un módulo en un sistema ERP. Las características más comunes de RR. HH. incluyen herramientas para la gestión de información de empleados, administración de beneficios, nóminas y planificación de la fuerza laboral. Los programas de capacitación y desarrollo también pueden incluirse aquí, así como reclutamiento y seguimiento de candidatos y la vinculación de empleados. La ventaja de tener funcionalidades de RR. HH. estrechamente vinculadas con un sistema ERP es la capacidad de impulsar la eficiencia en los procesos de RR. HH. y conectar estrechamente la planificación de RR. HH. y la presupuestación financiera. El personal es el mayor costo en muchas empresas, por lo que los datos de RR. HH. son un impulsor clave para la planificación financiera.
18. Cadena de suministro y compras
Las capacidades de planificación de la cadena de suministro y compras ayudan a las empresas a optimizar y alinear las adquisiciones, simplificando tareas como la gestión de órdenes de compra y proveedores, la planificación y pronóstico de la demanda, y la gestión de inventarios y logística. Para los tomadores de decisiones, tener características de la cadena de suministro integradas dentro de un sistema ERP les permite detectar, decidir y ejecutar prioridades estratégicas y usar información en tiempo real para tomar las mejores decisiones informadas en el momento adecuado.
19. Inteligencia empresarial
Inteligencia empresarial es un término de larga data en el mundo de la tecnología de la información, y generalmente se refiere a las herramientas dentro del software (o una suite de software independiente) que se pueden usar para análisis de datos, visualización de datos, generación de informes, planificación estratégica y toma de decisiones. En su esencia, la inteligencia empresarial es un medio para extraer percepciones de los datos. Cuando se integra con un sistema ERP, las herramientas de inteligencia empresarial se pueden usar para construir informes personalizados, paneles de control y visualizaciones que ayudan a las empresas a tomar decisiones más informadas basadas en los datos más confiables y actualizados.
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Con un conjunto de características tan amplio, los sistemas ERP son de hecho una de las estrellas del software empresarial. Implementar un sistema ERP puede mejorar significativamente la eficiencia organizativa y proporcionar una plataforma centralizada para la gestión de datos y la optimización de procesos, lo que puede traer grandes beneficios para las empresas en cualquier industria. Sin embargo, seleccionar e implementar un sistema ERP requiere una consideración cuidadosa, y las necesidades únicas de la organización dictarán qué software en última instancia se ajusta a la medida.
Con herramientas para la gestión financiera y de proyectos, adquisiciones, gestión de riesgos, gestión del rendimiento empresarial, cumplimiento y análisis, Oracle Fusion Cloud ERP está lleno de características diseñadas específicamente para ayudar a abordar los desafíos que enfrentan las empresas hoy en día. Oracle Cloud ERP es una suite ERP completa que integra completamente HCM, cadena de suministro, ventas y marketing en un modelo de datos común, permitiendo la obtención de insights en tiempo real para ayudar a las empresas con las tareas y decisiones más complejas. Las capacidades de IA incorporadas del sistema están diseñadas para automatizar procesos manuales y optimizar y agilizar el trabajo diario, y las empresas también pueden optar por usar Oracle Fusion ERP Analytics para potenciar las características de análisis ya integradas en el sistema.
Como un servicio basado en la nube, Oracle Fusion Cloud ERP también ayuda a las empresas a mantenerse al día con las últimas innovaciones tecnológicas, con lanzamientos trimestrales que ofrecen nuevas características, funciones y mejores prácticas. Oracle Fusion Cloud ERP es parte de una suite de Fusion Applications que incluye HCM, gestión de la cadena de suministro, marketing, ventas y servicio. Todas las Aplicaciones Oracle Fusion Cloud funcionan en Oracle Cloud Infrastructure (OCI), que proporciona rendimiento, fiabilidad, escalabilidad, seguridad e innovación en IA.
Preguntas frecuentes sobre las funciones de ERP
¿Cuál es la característica más importante de un ERP?
Determinar la característica más significativa de un sistema ERP es subjetivo, pero la capacidad de funcionar en un modelo de datos unificado e integrar procesos de negocio es una de las características más esenciales, ya que proporciona consistencia y precisión de datos y permite el intercambio de datos entre diferentes procesos empresariales.
¿Qué debe incluir una solución ERP?
Las características incluidas en una solución ERP varían según el proveedor, pero las capacidades centrales que deberían ser parte de todos los sistemas ERP incluyen herramientas para finanzas y contabilidad, gestión de proyectos, gestión de adquisiciones y proveedores, gestión de riesgos y cumplimiento, gestión del rendimiento y analítica.
¿Cuál es el principal beneficio de un ERP?
Un beneficio principal de la planificación de recursos empresariales es la optimización de procesos de la organización, que puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, mejorar la precisión y la integridad de los datos, y apoyar la toma de decisiones basada en datos.
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