Creación del plan de implementación de un ERP
Alex Chan | Estratega de contenidos | 8 de julio de 2024
A menudo, los más grandes emprendimientos ofrecen las mayores recompensas. Implementar un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es uno de esos posibles emprendimientos de alta recompensa. Hoy en día, cambiar a un nuevo ERP a menudo significa pasar de software on-premises que ha estado en funcionamiento durante mucho tiempo a un sistema basado en la nube. El sistema ERP está en el corazón de las finanzas y operaciones de una empresa, por lo que realizar con éxito este cambio a un nuevo ERP requiere preparación enfocada y atención al detalle. A lo largo de cada parte del proceso —ya sea ensamblar un equipo para lanzar el sistema o anticipar costos ocultos— tener un plan de proyecto de implementación de un ERP es una parte esencial para iniciar esta importante iniciativa de software.
¿Qué es un plan de proyecto de implementación de ERP?
Un plan de proyecto de implementación de ERP implica planificar, configurar y desplegar tu sistema de ERP para apoyar todas las operaciones que dependen de este en tu empresa. La implementación de ERP es un proceso que incluye reunir un equipo de proyecto, mapear tus procesos, migrar datos financieros y transaccionales, integrarse con sistemas de terceros y capacitar a los empleados sobre cómo usar el software.
Los sistemas ERP son plataformas integradas que funcionan ya sea en un centro de datos on-premises o en la nube, siendo esta, con mucho, el enfoque de más rápido crecimiento. Las aplicaciones basadas en la nube pueden involucrar un esfuerzo de implementación muy diferente, típicamente más corto y más simple que ERP tradicionales on-premises. Eso se debe a que la mayoría de los proyectos on-premises implican que las unidades de negocio y operación proporcionen sus requisitos a los equipos de TI, quienes personalizan en gran medida el software para ajustarse a los procesos empresariales existentes. Por otro lado, las implementaciones de aplicaciones en la nube tienden a ser impulsadas por los líderes empresariales y los resultados que buscan, utilizando procesos listos para usar sin personalizaciones extensas.
La mejor manera de comenzar un proyecto de ERP es establecer los objetivos empresariales que deseas alcanzar con tu nuevo sistema ERP y un cronograma para la implementación. Esto implicará planificar pasos y fechas específicas para las tareas que deseas completar antes de la fecha de tu puesta en marcha. Para determinar estos pasos y tareas, primero debes preguntar qué procesos específicos deseas mejorar, qué características necesitas, qué sistema abordará esas necesidades y qué estrategia de implementación funcionará mejor para tu proyecto.
Conclusiones clave:
- Un plan de proyecto de implementación de ERP es una guía detallada que construyes para lanzar un sistema de ERP en tu empresa, incluidos los objetivos, cronograma, pasos y recursos que necesitas para tener éxito.
- La comunicación y la gestión del cambio son elementos críticos de un plan de implementación de ERP para establecer expectativas y alinear objetivos con los líderes empresariales y preparar a la fuerza laboral para los cambios que vienen con un nuevo sistema de ERP.
- La implementación de ERP es un proceso que dura meses e incluye la instalación del software, la migración de datos, la reestructuración de procesos empresariales y la capacitación de tu fuerza laboral para aprender nuevos procesos.
- Un equipo de implementación de ERP será responsable de desplegar con éxito tu nuevo sistema e, idealmente, tendrá miembros de diferentes departamentos y niveles de senioridad dentro de tu empresa.
Los planes de proyecto de implementación de ERP en detalle
Los planes de proyecto de implementación de ERP brindan a las empresas el marco y la guía que necesitan para mudarse a un nuevo sistema: una visión clara y objetivos medibles, un modelo de gobernanza robusto, un mapa para procesos comerciales rediseñados, planes para migración de datos e integración, una estrategia para preparar a los usuarios para el cambio, y mucho más.
Para las empresas que se trasladan a un ERP en la nube, hay una dimensión de planificación adicional. Al igual que tu teléfono inteligente recibe actualizaciones de software regulares, tu solución ERP en la nube también lo hará. Así que, además de prepararse para el "go live", el plan debe incluir cómo abordar las actualizaciones de software varias veces al año.
Antes de una implementación de ERP, el equipo responsable debe consultar con las partes interesadas clave sobre este proceso para garantizar que la empresa en su conjunto esté preparada para este cambio y que las expectativas sean claras en cuanto a tiempos y alcance. Un plan de implementación de ERP implica evaluar sistemas, definir el alcance y los objetivos del proyecto, crear un cronograma, formar un equipo de implementación, limpiar y migrar tus datos actuales a un nuevo sistema, probar el sistema, capacitar a los empleados y proporcionar mantenimiento y actualizaciones continuas.
Fase 1: crear un equipo de implementación de ERP
A quién selecciones de tu empresa para tu equipo de implementación puede determinar si tienes un lanzamiento exitoso de tu ERP o un es proyecto que no logra despegar. Para tener las mejores probabilidades de éxito, asegúrate de elegir personas con las habilidades adecuadas, como gestión de proyectos, presupuesto y asignación de recursos, comunicaciones ejecutivas, migración de datos e integración de sistemas, y comunicación con empleados y gestión del cambio. Esto significa seleccionar tu equipo de alto rendimiento de diferentes departamentos y niveles de senioridad, tener una participación continua de la alta dirección y elegir a un líder de equipo altamente comprometido, preferiblemente con experiencia tanto en el negocio como en la parte operativa de tu empresa. Por ejemplo, si estás implementando un nuevo sistema contable como parte de tu iniciativa de ERP, asegúrate de tener a un miembro respetado del equipo de finanzas como un miembro clave del equipo de implementación e idealmente el líder del mismo.
Juntos, con tu partner de implementación, tu equipo de ERP será responsable de seguir las mejores prácticas de implementación para asegurarse de que el nuevo sistema se lance y funcione como se planeó. Mapearán los requisitos para el sistema ERP, establecerán hitos clave, determinarán cómo el sistema apoyará procesos comerciales específicos y probarán el software antes de que esté en funcionamiento. Los expertos en implementación recomiendan que los miembros de tu equipo mantengan su compromiso continuo durante varios meses después del lanzamiento. Ayudarán a impulsar la adopción a través de la capacitación y la evangelización del nuevo sistema, lo que es otra razón para asegurarse de que un experto en el dominio que usará el nuevo sistema sea un jugador clave en tu equipo de implementación.
“Los proyectos guiados por resultados empresariales son más propensos a generar resultados favorables que los proyectos impulsados por requisitos de TI”, aconseja John Hallin, vicepresidente de excelencia en entrega de Oracle Consulting, que crea y ejecuta planes de proyecto de implementación de ERP para empresas. “Involucra gente talentosa, incluidas personas de diferentes departamentos de la organización".
Los roles de liderazgo clave en la implementación tampoco pueden ser tratados como un trabajo secundario a las funciones a tiempo completo de una persona. Asigna a personas clave de manera exclusiva, donde los líderes participen en la creación de la visión del proyecto, sean responsables de sus áreas funcionales para el diseño y la ejecución, y ayuden a prepararse para lo que vendrá, dice Hallin.
Fase 2: cómo implementar tu ERP
Conocer las necesidades de tu organización, el presupuesto del proyecto y el cronograma de implementación te ayudará a elegir la estrategia de implementación correcta. Las dos estrategias de implementación más comunes son el enfoque por fases y el enfoque “big bang” de todo a la vez. Un enfoque por fases significa que el sistema de ERP se implementa en múltiples olas, como comenzar con una unidad de negocio o función empresarial y expandir el lanzamiento a partir de ahí. Esto permite más comentarios de los usuarios y con menos riesgos si surgen problemas inesperados. El enfoque de todo a la vez implica que el sistema ERP completo se ponga en funcionamiento al mismo tiempo. Si bien suena arriesgado, las empresas adoptan este enfoque porque así no tienen que integrar el nuevo ERP con sistemas y módulos antiguos que pronto se retirarán, y porque pueden alcanzar un ROI más rápido si tienen éxito.
Más allá de la estrategia tecnológica, tu plan de éxito de implementación también debe considerar la estrategia correcta para la comunicación y la coordinación con las partes interesadas de tu proyecto. Esto significa coordinar y colaborar con miembros de diferentes departamentos y la alta dirección, entender cuáles son sus preocupaciones y celebrar reuniones para discutir soluciones. También implica una comunicación extensa y transparente con los empleados que usarán el sistema, para que entiendan los beneficios que vendrán con este gran cambio y puedan capacitarse sobre cómo usarlo para realizar su trabajo. Al hacerlo, las personas de toda tu organización tendrán una comprensión unificada de los beneficios esperados del nuevo sistema para cada uno de sus roles, su productividad y la empresa en general.
En general, tu plan de implementación de ERP incluirá las siguientes tareas:
1. Define tus resultados deseados
Definir claramente los resultados empresariales que esperas lograr a través de tu proyecto hará que crear tu plan de implementación sea un proceso mucho más simple. Puedes comenzar haciendo que tu equipo detalle los resultados empresariales y cambios de proceso que las partes interesadas quieren al final de la implementación y conectar eso con las capacidades que necesitas de tu nuevo sistema para ofrecer esos beneficios. Consigue un acuerdo entre las partes interesadas sobre el momento en que se espera que diversas capacidades estén en funcionamiento. Este esfuerzo ayudará a definir claramente y obtener un acuerdo sobre los objetivos que deseas alcanzar al final de tu proyecto. Haz que los objetivos sean lo más específicos posible. Podrían relacionarse con mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, aumentar la satisfacción del cliente o mejorar la precisión de los datos.
“Necesitas una clara articulación al principio de la visión y los objetivos, el estatuto de gobernanza general y un compromiso para asegurarte de que todos entiendan lo que el programa busca lograr”, dice Keith Williams, vicepresidente de entrega de soluciones de ERP en Oracle Consulting. Un “plan de éxito de implementación” servirá como una especie de estrella guía para ayudarte a alcanzar tus objetivos, evitar el desbordamiento del alcance y evitar el costo de una implementación larga e incierta, dice Williams.
Por ejemplo, al adoptar un nuevo sistema de ERP en la nube, una destacada empresa estadounidense de suministros de construcción estableció este principio guía: “Construir un futuro, no reinventar el pasado". Ofrecer una experiencia de usuario mejorada y comprometer a las partes interesadas para garantizar la adopción.
2. Estandariza tus procesos empresariales: aprovecha un enfoque listo para usar
Las personalizaciones son costosas de mantener. La mejor práctica en SaaS es aprovechar la funcionalidad lista para usar que respalda los procesos que se impactarán según el alcance. Luego hacemos la pregunta: ¿por qué esto no funcionará para ti? Es importante tener en cuenta que las personalizaciones también pueden complicar el proceso de actualización e impedir la capacidad de adoptar nuevas características. La regla de oro es personalizar solo los procesos si este cambio es un diferenciador clave para tu empresa.
3. Determina la secuenciación de tu proyecto, basada en los objetivos de tu programa
La secuenciación de la implementación a menudo depende de tus prioridades. Podrías comenzar con tu área más sensible o enfocarte en las funciones que generarán el mayor retorno. O podrías identificar uno de los elementos más simples y de menor riesgo para dar al equipo una victoria rápida y construir confianza en el sistema. Al planificar tu implementación según tus prioridades, podrás identificar los pasos más cruciales a completar al inicio, en el medio y al final de tu proyecto.
Por ejemplo, una importante empresa de tarjetas de crédito de Estados Unidos anteriormente operaba siete sistemas ERP en las instalaciones altamente personalizados. La empresa determinó que simplificar sus procesos y sistemas contables a través de una plataforma de ERP en la nube era su principal prioridad. Al abordar esto en primer lugar durante su proyecto, la empresa pudo implementar un sistema que ofrece un acceso más rápido a la información financiera y proyecciones de planificación y análisis de costos más precisas.
4. Mapea el progreso: mantén tu implementación responsable
Realiza un seguimiento del progreso de tu implementación evaluando regularmente dónde te encuentras en comparación con el cronograma y el presupuesto. Otros indicadores a seguir pueden incluir hitos relacionados con TI o el porcentaje de datos migrados.
Para mantenerte en camino, tu equipo debería programar reuniones de actualización del proyecto con las partes interesadas clave para compartir el estado del proyecto y abordar cualquier problema importante. El equipo de implementación puede proporcionar estas actualizaciones utilizando paneles que rastrean el cronograma y los entregables del proyecto. Ten un mecanismo de retroalimentación para recoger y responder a las preguntas de los usuarios a medida que se despliega el nuevo sistema.
Después de la implementación, debes planificar el monitoreo y apoyo de tu implementación de ERP para mantener a los usuarios satisfechos y asegurar que tu empresa esté logrando los resultados deseados. Esto implicará escuchar la retroalimentación de los usuarios, continuar capacitando al nuevo personal (y a socios y proveedores) sobre el sistema, ajustar tu sistema en consecuencia y realizar cualquier desarrollo y configuración adicional necesarios a medida que se añadan nuevas características al sistema. Un sistema de ERP basado en la nube tendrá actualizaciones de software varias veces al año que puedes elegir (o no elegir) activar.
5. Prevén proactivamente los errores
No te quedes atrapado en problemas porque tu plan estaba subdesarrollado.
Muchos proyectos de implementación tropiezan porque su plan no estaba claro o el cronograma desarrollado era poco realista. Las implementaciones también pueden fallar por falta de planificación de contingencias, incluido preparar a tu organización para responder de manera eficiente a un retraso o problema. Tu equipo de implementación debería contemplar qué obstáculos probablemente ocurrirán y anticipar maneras de abordarlos. Esto podría significar identificar cualquier debilidad actual en el modelo de negocio de tu empresa que debería corregirse antes de la implementación de ERP.
El partner adecuado para la entrega de ERP, el apoyo ejecutivo y las mejores prácticas extraídas de otras empresas en tu industria pueden llevar a una implementación exitosa para tu empresa.
6. Comunica pronto y con frecuencia
La comunicación es un aspecto esencial de todas las fases de tu implementación de ERP. Tu equipo de implementación debe recordar comunicar el objetivo de la implementación del ERP, los resultados y beneficios deseados, y las expectativas de cada fase a tu organización en general de manera regular. Además, tu equipo también debe priorizar escuchar los problemas de los usuarios tanto antes como después del despliegue.
Cuando Taylor Corporation —una empresa global diversificada que opera negocios de impresión, datos y marketing— implementó una solución de ERP para modernizar su administración, el CEO Charlie Whitaker movilizó a los 10 000 empleados de la compañía para que entendieran cómo el proyecto conduciría al crecimiento de la empresa. Whitaker logró esto liderando reuniones del comité directivo y sesiones de trabajo con los miembros del equipo del proyecto. Como resultado de la comunicación y la aceptación por parte de los empleados, Taylor Corporation pudo trasladar sus aplicaciones financieras, de cadena de suministro y de manufactura a la nube y generar fuertes retornos.
7. Compara objetivos con resultados reales
Una parte importante del proceso de implementación es medir y analizar el rendimiento de tu nuevo sistema implementado en comparación con los objetivos iniciales que tu organización estableció antes y durante la fase de implementación.
Capturar el rendimiento de tu sistema implica recolectar datos y KPI. Algunos de estos estarán relacionados con el rendimiento de la aplicación, como tiempo de actividad, velocidad y seguridad. Algunos estarán en torno al uso, como el número de empleados que utilizan el sistema y cuánto lo utilizan. Y, finalmente, algunos serán métricas operativas, relacionadas con la eficiencia de los empleados o los resultados financieros, como ingresos, flujo de caja y gastos. Deberías elegir métricas que puedan compararse directamente con los objetivos que estableciste al inicio del proyecto. Cuando compares los objetivos con los resultados reales, podrás identificar áreas donde tu nuevo sistema está cumpliendo, superando o quedándose corto en estos objetivos.
Comparar objetivos con resultados reales te ayudará a ver si tu proyecto está alineado con tus objetivos comerciales e identificar áreas de mejora para el rendimiento de tu sistema y tus procesos empresariales.
Fase 3: crear un plan de gestión de cambios de ERP
Una parte esencial de cualquier implementación de ERP es un plan de gestión del cambio efectivo que preparará a tu organización para planificar y llevar a cabo el proyecto y luego operar utilizando tu nuevo sistema de ERP. Un plan de gestión de cambios de ERP ayudará a tu organización a alinear el sistema con tus procesos empresariales, mejorar la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo, aumentar la adopción de usuarios y reducir el riesgo de retrasos o fracasos del proyecto.
Hay muchas cosas a considerar al crear un plan de gestión del cambio efectivo que ayudará a tu organización a abrazar el cambio. Hay varios impulsores culturales clave que llevan a una gestión del cambio exitosa durante una implementación de ERP, dice Betsie Reynolds, vicepresidenta de transformación y servicios estratégicos de Oracle. Esos impulsores incluyen fomentar la colaboración en toda tu organización, inspirar a tu personal a adoptar nuevas formas de trabajar y promover el cambio desde el primer día.
“No es solo un proyecto tecnológico, es un cambio en los procesos que las personas usarán para hacer su trabajo diario”, dice Reynolds, “Todos sabemos que el cambio no es fácil, pero es inevitable. Cuando las personas saben qué esperar, son menos propensas a tener miedo y, en cambio, pueden experimentar la transformación empresarial como algo inspirador y motivador".
Para mantener la emoción en torno a este cambio a un nuevo ERP, tu organización también debería ver la implementación como una oportunidad para transformar y simplificar los procesos comerciales, en lugar de simplemente replicar lo que se ha hecho en el pasado. “Quieres un equipo que evite lo que se llama ‘seguir el camino de las vacas’ —lo que significa caminar por donde siempre han caminado”, dijo Hallin. “Lo que necesitas son personas en tu equipo que estén abiertas a crear un nuevo camino basado en las mejores prácticas".
La incorporación de un nuevo sistema de ERP puede significar que la empresa pida a las personas que realicen sus trabajos de manera diferente para adoptar las mejores prácticas de la industria incorporadas en las aplicaciones de ERP basadas en la nube. Eso es un cambio con respecto a los planes de implementación antiguos del software on-premises, cuando las empresas de consultoría realizaban extensas personalizaciones para hacer que el software se adaptara a la forma única de una empresa de facturar a los clientes, pagar a los proveedores, reconciliar estados de cuenta bancarios o cualquier número de actividades comerciales comunes. Con los sistemas ERP en la nube de hoy, los expertos en implementación aconsejan a las empresas que se adhieran a las mejores prácticas listas para usar y eviten personalizaciones innecesarias. La Ciudad de Tampa, por ejemplo, pudo poner en funcionamiento en 10 meses el ERP, la gestión de capital humano (HCM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM) en la nube al realizar una implementación lista para usar, deshaciéndose de 8500 personalizaciones que tenía su sistema ERP anterior. Su consejo: llegar a la nube rápidamente e iterar.
Fase 4: migrar datos y gestionar integraciones
Migrar tus datos de sus fuentes anteriores a tu nueva plataforma de ERP es un proceso importante que implica mover datos de varios sistemas y formatos a un único sistema. Dependiendo de tu línea de negocio, estos datos pueden ser datos de producto, cliente, partner, inventario, proveedor y datos financieros. Una migración de datos exitosa depende de inspeccionar, extraer, limpiar y transformar los datos antes de moverlos al nuevo sistema. Este proceso es crucial para garantizar que los datos migrados sean precisos y completos, lo que ayudará a las personas en tus departamentos que dependen de estos datos históricos. Una migración de datos bien planificada mantendrá tu proyecto de implementación acorde al cronograma, lo que, a su vez, mantendrá tu proyecto dentro del presupuesto.
Implementar un nuevo sistema ERP también es una oportunidad para revisar los datos de tu organización y decidir qué vale la pena mover al nuevo sistema. Algunas organizaciones migrarán todos los datos históricos, pero transferir cada pieza de datos hará que la implementación sea más larga. Algunos de los datos en tu antiguo sistema pueden ser irrelevantes, como proveedores que ya no utilizas, clientes que no han realizado pedidos en años o productos que están desactualizados. Incluso puedes encontrar imprecisiones en los datos que necesitas limpiar. Al decidir qué datos conservar, piensa en qué datos necesitas para la toma de decisiones en toda tu empresa e involucra a cada departamento. Típicamente, las empresas migran dos años de datos históricos, a menos que existan normas de cumplimiento para más datos históricos. Esto simplifica tu esfuerzo de implementación y te permite enfocarte en el futuro mientras mantienes tus datos limpios y manejables.
Para tu migración de datos, primero deberás formar un grupo de migración de datos, que puede estar compuesto por miembros que ya son parte de tu equipo de implementación general. Este grupo examinará los datos en cada uno de los sistemas de origen y descartará las redundancias e inconsistencias de datos mencionadas anteriormente. También deberán mapear los datos a la estructura de la base de datos de ERP antes de importarlos. Este proceso, conocido como mapeo de datos, cierra la brecha entre tu antiguo sistema y el nuevo para asegurar que los datos que se mueven desde su origen original sean precisos y utilizables en el sistema al que se están trasladando.
Una vez que se complete el mapeo de datos, este grupo extraerá datos del antiguo sistema, los transformará a un formato adecuado para la nueva solución de ERP y los cargará en tu último sistema. Después, deberán verificar que los datos estén completos, precisos y correctamente migrados comparando los datos que se han movido con los datos de origen y buscando cualquier inconsistencia o error entre ambos. Por último, el grupo realizará pruebas para confirmar que los datos migrados están integrados con el nuevo ERP y funcionan correctamente con los módulos del sistema. Asegúrate de probar todos los aspectos del sistema, como la seguridad, el rendimiento y los aspectos funcionales.
Otra consideración esencial para cualquier implementación de un ERP es gestionar las integraciones con otros sistemas de software. Por ejemplo, puede que desees integrar aplicaciones heredadas que se encuentran en una plataforma diferente. Las integraciones pueden causar retrasos inesperados y romper los cronogramas del proyecto si resultan más complicadas de lo esperado. Idealmente, tus nuevos sistemas de ERP tienen adaptadores preconstruidos que facilitan las integraciones. Un gran beneficio de un nuevo sistema de ERP debería provenir de tener datos confiables que la organización pueda usar para tomar sus decisiones operativas. Compartir esos datos probablemente implicará integraciones, por lo que deben ser parte del plan de implementación, con tu nuevo sistema actuando como el centro empresarial desde el cual gestionar todos los datos y las integraciones.
Fase 5: lanzar la solución de ERP y prepararse para lo que viene
Completar el lanzamiento de tu nuevo sistema de ERP incluirá muchos procesos que debes planificar cuidadosamente, como diseño, desarrollo del plan del proyecto, pruebas, despliegue y evaluación de resultados. Para asegurar el éxito de estos pasos, debes identificar las tareas y entregables para cada uno y asignar los roles y responsabilidades a los miembros de tu equipo de lanzamiento.
También sería beneficioso para tu equipo establecer expectativas sobre el presupuesto y el cronograma para tu proceso de lanzamiento y monitorear esos dos aspectos a lo largo del camino, además de tener planes de contingencia para cualquier cambio o problema que pueda surgir. Para lograr una solución ERP exitosa a largo plazo, también sería beneficioso desarrollar un plan para seguir revisando y optimizando tus procesos comerciales después de que tu ERP entre en funcionamiento. Esto podría implicar agregar gradualmente nuevas características y funcionalidades en el camino.
“No veas el lanzamiento como un final, sino como un comienzo", dijo Williams. “Similar a mudarse a una nueva casa, necesitas planificar bien para que puedas tomarte el tiempo de adaptarte a vivir en tu nuevo hogar”.
Créditos extra: evitar costos ocultos en la implementación de ERP
Una vez que tu equipo de implementación de ERP haya investigado, se haya reunido con proveedores y haya realizado su selección final de software, tu partner de implementación puede proporcionar no solo un plan de éxito para esta, sino también una estimación del costo de tu nuevo sistema. Sin embargo, casi siempre hay costos imprevistos a lo largo del camino durante tu viaje de implementación de ERP. Para ayudar a evitar este dolor de cabeza, aquí hay costos ocultos que deberías intentar anticipar:
- Excesos en costos de personal: una parte crucial de tu implementación de ERP es asegurarte de que tengas suficiente personal y las habilidades adecuadas para ejecutar el proyecto. El personal representará gran parte de tu costo de proyecto, ya que necesitas pagar a tu equipo del proyecto y potencialmente contratar personal temporal para cubrir los trabajos que tus miembros de equipo dejan desatendidos mientras priorizan la implementación. Además, es posible que necesites consultores externos de gestión de proyectos o TI para proporcionar experiencia y apoyo adicional durante este proceso.
- Retrasos: el tiempo es dinero, y cuanto más se retrase tu implementación debido a retrasos, en más costos inevitablemente incurrirás, incluidos los beneficios que no estás obteniendo del nuevo sistema. Los retrasos a menudo son causados por expectativas poco realistas sobre el alcance y el cronograma al inicio del proyecto, cargas de trabajo pesadas para los miembros del equipo que equilibran la implementación y sus trabajos cotidianos, la falta de alineación entre tu equipo de implementación y la dirección de la empresa sobre los objetivos del proyecto, la toma de decisiones lenta y la falta de interés por parte de la dirección de la empresa. Puedes mitigar estos retrasos y los costos que crean planificando cuidadosamente y sabiendo qué esperar de cada fase de implementación, compartiendo información con tu equipo de implementación, así como con tu liderazgo y la organización en general, y haciendo los arreglos necesarios para que los miembros de tu equipo de implementación se concentren en el proyecto.
- Costos de capacitación: otra parte vital de tu implementación a considerar es preparar a tus empleados para aprender nuevos procesos. Por ejemplo, un empleado en tu empresa puede saber cómo crear una orden de compra, pero con el nuevo sistema, los pasos para hacer la misma orden de compra pueden variar. Tu personal también tendrá que aprender nuevos procesos que no ha realizado antes. Por ejemplo, digamos que tus empleados anteriormente copiaban datos a una hoja de cálculo como parte de su planificación y elaboración de informes financieros. Pero ahora, tu nuevo ERP les permitirá crear paneles e informes dentro del sistema, y tendrán que ser capacitados para aprender este nuevo proceso. Considera programar tu capacitación para que las personas puedan comenzar a usar el nuevo sistema en su vida diaria tan pronto como termine la capacitación. Ten en cuenta que la capacitación lleva tiempo y que las personas aprenden de diferentes maneras, así que ofrece capacitación continua y múltiples formas de aprender, como clases presenciales, en línea, videos y dentro de la aplicación utilizando una herramienta de adopción digital, como Oracle Guided Learning.
- Tiempo perdido: las actualizaciones importantes de software casi siempre requieren un periodo de ajuste para que las organizaciones aprendan y experimenten el nuevo sistema. Esto podría significar una desaceleración de las operaciones o alguna pérdida de productividad después de que el sistema ERP entre en funcionamiento y tu fuerza laboral haga esta transición. Tu implementación también podría requerir un tiempo de inactividad planificado para tus antiguos sistemas. Ambos casos pueden hacer que las operaciones de tu empresa se retrasen, creando un potencial de pérdida de ingresos y clientes insatisfechos.
Pasar a un ERP en la nube con Oracle
Si bien crear un plan de éxito para la implementación de ERP puede ser un proceso extenso y detallado, el beneficio para tu empresa podría ser considerable. Lo que tienes que ganar al seleccionar un nuevo sistema, migrar datos existentes y lanzar tu plataforma es un único sistema que puede liberar numerosos beneficios para tu empresa. Esto incluye darle a tu empresa una fuente de datos financieros y operativos conectados y en tiempo real, lo que puede ayudar a mejorar la toma de decisiones. Un sistema de ERP en la nube puede tener tanto la escalabilidad como la agilidad para apoyar el crecimiento de tu empresa y abordar prioridades cambiantes.
Oracle Fusion Cloud ERP es una plataforma de nube completa que puede automatizar y ejecutar cientos de procesos necesarios para operar tus operaciones y reportar los resultados. Oracle Cloud ERP incluye IA integrada para automatizar los procesos manuales que ralentizan tus operaciones y analíticas para que puedas responder rápidamente a los cambios del mercado. Como solución de ERP en la nube líder en la industria, Oracle Cloud ERP es parte de un conjunto de aplicaciones de Oracle Fusion que proporcionan datos unificados, equipos conectados y valiosos conocimientos que pueden permitir que tu empresa opere de manera más eficiente y ayudar a tus líderes a tomar mejores decisiones empresariales.
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