¿Qué es la gestión de personal (WFM)?
Una solución de gestión del personal (WFM) es una solución de software que ayuda a las organizaciones a simplificar y automatizar sus procesos de gestión del tiempo de los trabajadores, a organizar y desplegar su fuerza de trabajo de manera eficiente, a ofrecer prestaciones de autoservicio a sus empleados y responsables, y a garantizar la seguridad de su plantilla.
Una gestión eficaz del personal abarca todas las actividades necesarias para lograr una plantilla productiva y rentable. Esto incluye todas las tareas y procesos que implica seleccionar el personal para cada proyecto de modo que se garantice la disponibilidad de la combinación adecuada de mano de obra, en el momento y al costo adecuados. También incluye la automatización del seguimiento del tiempo de trabajo de todos los empleados (incluidos los trabajadores subcontratados y aquellos que trabajan por turnos) y la gestión de las ausencias y permisos teniendo en cuenta las leyes laborales regionales y los requisitos de generación de informes.
Mediante herramientas integradas que van más allá de las actividades tradicionales de conformidad y automatización, los equipos de RR. HH. pueden aportar mayor valor estratégico al resto de la empresa. A medida que las empresas y los empleadores han empezado a automatizar su seguimiento del tiempo de trabajo, también ha aumentado su uso de la generación de modelos de mano de obra y del análisis en tiempo real. Los principales sistemas de RR. HH. actuales no consisten en una combinación de herramientas dispares y sistemas de información antiguos, sino que son sistemas estratégicos, conectados e integrados que satisfacen las necesidades de las empresas digitales modernas.
Componentes de la solución WFM
Una solución típica de gestión del personal incluirá funciones que ayudan a realizar un seguimiento del tiempo y la mano de obra, a programar la agenda de los trabajadores y a gestionar las ausencias. Además de estos procesos fundamentales, las soluciones de gestión del personal pueden ampliarse para incluir la salud y la seguridad de los trabajadores.
Time and Labor
Un sistema de gestión del tiempo te proporciona visibilidad y control sobre tu recurso más costoso y valioso: tus empleados. También garantiza la conformidad con las leyes laborales o los acuerdos sindicales.
Absence management
Esta aplicación permite gestionar el absentismo de tus empleados y cumplir con las normativas de permisos globales. Una aplicación de gestión de las ausencias te proporciona la capacidad de reducir los efectos asociados con el absentismo, como el aumento de costos y riesgos y la reducción de la productividad.
Workforce Health and Safety
Esta aplicación permite a las organizaciones gestionar de forma fácil y eficaz los incidentes de seguridad, salud y medioambiente. Mejora la seguridad general de tu compañía simplificando y automatizando todo el proceso, incluidas la generación de informes, la captura de información importante y la detección de las causas raíz de los incidentes.
¿Cuáles son los desafíos de las soluciones tradicionales de gestión de personal?
Cada negocio es único y tiene sus propios desafíos. Tu solución de gestión del personal debe abordar esas preocupaciones. Algunos de los desafíos más comunes de gestión del personal (WFM) son los siguientes:
Seguimiento del tiempo de trabajo
El seguimiento del tiempo de trabajo afecta a casi todos los empleados de una organización. Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los clientes con sus actuales sistemas especializados de seguimiento del tiempo y las tareas es la latencia o la falta de integridad de los datos procedentes de su sistema principal de RR. HH. Tradicionalmente, el seguimiento del tiempo de trabajo ha sido confuso, lento y altamente propenso a errores, lo que puede conllevar costos de nómina innecesarios y cargas administrativas adicionales. Aún peor es el impacto en la moral de los empleados cuando los cheques de nómina son inexactos. Ninguna compañía quiere terminar en los tribunales o granjearse mala publicidad porque pagó a sus empleados incorrectamente o no cumplió la ley.
Trabajadores sindicados
Por lo general, los trabajadores que están representados gozan de salarios significativamente más altos y mayores beneficios que los trabajadores que no lo están. Cumplir con estas regulaciones puede ser muy difícil para algunas organizaciones debido a la complejidad de las reglas de antigüedad, permanencia, elegibilidad, beneficios, ausencias y derechos de pago. La gestión de las reglas contractuales puede resultar difícil sin una completa solución de gestión del personal.
Trabajadores sindicados (4:11)
Sistema de gestión de las ausencias
La falta de un sistema fiable de gestión de las ausencias puede aumentar los costos y los riesgos y reducir la productividad. Las organizaciones deben abordar los diversos y complejos requisitos que se derivan de la gestión de las políticas de ausencias en todo el mundo. Con frecuencia, las reglas únicas y las distintas interfaces requeridas para cada país suponen un problema para los sistemas de gestión de las ausencias.
A muchas organizaciones les resulta muy difícil obtener notificaciones de incidentes de salud y seguridad (PDF) en el momento oportuno. Los trabajadores no están seguros de si deben notificar a su organización situaciones potencialmente peligrosas o condiciones inseguras. Muchas organizaciones carecen de herramientas sencillas e intuitivas que fomenten la generación de informes y minimicen los obstáculos para que los empleados puedan reportar incidentes pasados o potenciales. En última instancia, las organizaciones son responsables de las políticas de salud y seguridad, por lo que es en su propio interés implementar procesos modernos y eficientes de gestión de la salud y la seguridad.
Las diez principales ventajas de la gestión del personal
1. Seguimiento automático de la asistencia
El software de gestión del personal automatiza el seguimiento de la asistencia, mejora la precisión de los datos y reduce los errores en las nóminas. Si disponen de una completa solución de gestión del personal, las organizaciones pueden ofrecer a múltiples tipos de trabajadores una forma sencilla e intuitiva de registrar con precisión las horas trabajadas y las ausencias en tiempo real.
2. Mejora la productividad del personal
Los sistemas de gestión del personal reducen los procesos manuales y te permiten mejorar la administración de un completo abanico de políticas que rigen el control de asistencia. Al ver con mayor claridad las horas trabajadas, la disponibilidad de trabajadores y los incidentes de seguridad, la productividad general del personal mejora y los responsables pueden garantizar que se cubran las necesidades de los empleados y reaccionar rápidamente si se producen cambios.
3. Crea un lugar de trabajo más seguro
Un sistema de gestión del personal puede ayudarte a promover una cultura de seguridad y conformidad de la fuerza de trabajo, al tiempo que te ayuda a gestionar los incidentes de seguridad, salud y medioambiente de manera más eficaz. Al simplificar y automatizar los protocolos de seguridad y salud, desde la notificación de incidentes hasta la recopilación de información esencial, podrás garantizar que la información sea precisa y animar a tus empleados a que denuncien problemas de seguridad y salud.
4. Costos reducidos
A medida que aumenta la productividad de tu fuerza de trabajo, los costos de gestión del personal pueden disminuir a raíz de la optimización de los procesos, lo cual redunda en que se dedique menos tiempo a tareas administrativas. Una mayor visibilidad de la disponibilidad de los empleados y de las horas presupuestadas garantiza la precisión y autenticidad del tiempo trabajado y las ausencias, lo cual reduce los gastos de personal como las horas extra incrementales o los excedentes de mano de obra.
5. Compromiso del empleado
Las herramientas de gestión del personal fortalecen el compromiso de los empleados, ya que hace que se sientan más productivos en sus trabajos y puedan mejorar el equilibrio entre su vida personal y laboral con mayor flexibilidad de horarios. Al recopilar el sentir de los empleados en cada momento y utilizar sus comentatios y preferencias para ajustar las funciones de gestión del personal, como el establecimiento de horarios, las organizaciones también pueden dar voz a sus trabajadores y reforzar sus competencias.
6. Horarios flexibles
Muchas organizaciones se enfrentan a problemas a la hora de gestionar los horarios de los empleados, en concreto, en lo relativo a adaptar las competencias laborales a las demandas del negocio para maximizar la productividad y minimizar los costos. Las soluciones de gestión del personal ofrecen herramientas que permiten a los gerentes crear horarios para adaptar su fuerza de trabajo en función de la demanda prevista (anticipada). Así, los empleados disfrutan de libertad para gestionar sus horarios con herramientas de autoservicio.
7. Seguridad
Algunas soluciones de gestión del personal recurren a dispositivos biométricos de recopilación de datos (por ejemplo, escáneres de huellas dactilares) para fichar al inicio y a la finalización de la jornada laboral de los empleados, elimando así el "fichado fraudulento", esto es, la práctica según la cual, un trabajador ficha por otro. Además, el acceso basado en la ubicación a un reloj en línea garantiza que los trabajadores fichen únicamente desde el lugar en el que trabajan. Asimismo, los sistemas de gestión segura del personal incluyen aprendizaje automático integrado que controla la actividad sospechosa y las anomalías en los datos de gestión de la fuerza de trabajo. Así, las organizaciones pueden evitar errores o transacciones fraudulentas en las nóminas.
8. Insights de negocio
Las empresas pueden tomar decisiones empresariales mejor fundamentadas de cara al futuro si centralizan los datos tanto de la organización en su conjunto como de los distintos departamentos en un único sistema de gestión del personal. Las herramientas de gestión del personal permiten a las organizaciones monitorear el rendimiento general de la empresa con información en tiempo real.
9. Acceso desde cualquier lugar
Las soluciones de gestión del personal permiten que las organizaciones mantengan reuniones con los empleados para ayudarlos a trabajar de forma más eficiente. Con el acceso desde cualquier lugar, los empleados pueden realizar tareas de forma rápida y sencilla desde sus dispositivos móviles, como fichar al inicio y a la finalización de la jornada de trabajo, el intercambio de turnos, la solicitud de permisos y el acceso a información como recibos de nómina y formularios de impuestos.
10. Reducción del número de errores
Los sistemas de gestión del personal utilizan funcionalidades de control de asistencia para minimizar los errores humanos. La automatización garantiza la precisión y elimina los errores en los datos introducidos con herramientas de autoservicio para el registro de horas. Por ejemplo, con la automatización robótica de procesos, en un sistema inteligente se podrán registrar cambios retroactivos que podrían afectar a la forma en que se haya calculado el tiempo de un empleado y, luego automáticamente, recalcular el tiempo del empleado correspondiente y aplicar los ajustes pertinentes a la nómina. También pueden utilizarse alertas inteligentes de cumplimiento para garantizar que el tiempo de un empleado se registre de forma precisa y que este se ajuste a sus horarios de trabajo.
¿Cuáles son las funciones de una solución de gestión del personal?
Mejora la productividad del personal
Los sistemas de gestión del personal reducen los procesos manuales y te permiten proporcionar una mejor gestión de un completo abanico de políticas que rigen el tiempo de trabajo y la asistencia. Con una mejor visibilidad de las horas trabajadas, la disponibilidad de los trabajadores y los incidentes de seguridad, la productividad general del personal mejora y los responsables pueden garantizar que las necesidades de los empleados se cubran y reaccionar rápidamente si se producen cambios.
Reduce los costos y los riesgos
A medida que aumenta la productividad de tu personal, los costos de gestión de RR. HH. comienzan a disminuir de la mano de procesos más racionalizados que se repercuten en menos tiempo dedicado a las tareas administrativas. Una mayor visibilidad de la disponibilidad de los empleados y de las horas presupuestadas garantiza la precisión y la veracidad de los registros de tiempo trabajado, así como de las ausencias tomadas, lo que reduce los gastos de personal.
Garantiza datos precisos sobre los tiempos
Con una completa solución de gestión del personal, puedes ofrecer a todos los tipos de trabajadores una forma fácil e intuitiva de reportar con precisión las horas trabajadas y las ausencias. Un conjunto completo de herramientas de gestión del tiempo te permite automatizar las validaciones y alertar a los trabajadores en caso de violaciones de conformidad normativa.
Crea un lugar de trabajo más seguro
Un sistema de gestión del personal puede ayudarte a promover una cultura de seguridad y conformidad de la fuerza de trabajo, al tiempo que te ayuda a gestionar los incidentes de seguridad, salud y medioambiente de manera más eficaz. Al simplificar y automatizar todo el proceso, desde la notificación de incidentes hasta la captura de información esencial, se garantiza que la información sea precisa y se anima a los empleados a informar sobre problemas de seguridad y salud.
Consideraciones clave para elegir la mejor solución de gestión del personal
Para que las soluciones de gestión del personal reciban una buena acogida, las organizaciones deben poder aplicar las siguientes mejores prácticas:
Ponérselo fácil a los empleados
Ofrece funciones de autoservicio para el registro y la gestión de horas en todos los dispositivos que utilizan los empleados. Reduce los errores y libera a tu personal de RR. HH permitiendo a los empleados introducir sus propios datos de control de asistencia mediante fichas de horas u otros procesos de autoservicio. Una entrada de tiempo sencilla y adaptable a dispositivos móviles o un asistente digital para la entrada del tiempo y las ausencias hacen que sea fácil y rápido para los empleados registrar el tiempo que han trabajado. Una buena solución de gestión de las ausencias proporciona un control total a la hora de definir las reglas y políticas que rigen el absentismo en las organizaciones. Configura rápidamente los plazos de los períodos, la elegibilidad, la acumulación, las definiciones de derechos y las especificaciones de pago para crear planes de ausencia. Además, configura validaciones de ausencias, reglas de arrastre, tareas administrativas y elementos mostrados para crear tipos de ausencia.
Pónselo fácil a los responsables y profesionales de RR. HH.
Las soluciones modernas y flexibles de gestión del tiempo, la mano de obra y las ausencias de hoy en día se pueden configurar según las necesidades del negocio y el personal, de modo que los responsables puedan reducir el impacto de las ausencias no planificadas y gestionar el tiempo por excepciones. Las alertas de conformidad impiden las posibles infracciones antes de que se produzcan. Se pueden enviar a través de mensajes de texto para una notificación más rápida. Un motor de reglas configurable y plantillas permiten a los responsables diseñar fichas de horas para cada trabajador sin involucrar al departamento de TI.
Facilita la conexión de los datos de los empleados de la empresa
Aunque un sistema de tiempo y mano de obra ofrece muchas ventajas propias, cuando dicho sistema se integra a la programación, la nómina, el libro mayor, la gestión de proyectos y los sistemas principales de RR. HH., los beneficios se multiplican. De hecho, las organizaciones que vinculan el control de asistencia y la nómina registran una caída en los errores de procesamiento de la nómina y seguimiento del tiempo de trabajo. Ofrece una estrecha integración con los sistemas de nómina y de gestión del tiempo. Basándose en los datos de nómina, tiempo y mano de obra, así como de los sistemas básicos de HCM, una solución robusta de gestión de las ausencias relaciona las ausencias con los cálculos salariales. Los empleados pueden programar sus ausencias mediante un sistema de autoservicio o directamente desde una ficha de horas. De cualquier manera, el resultado es el mismo: visibilidad completa de la gestión del tiempo y las ausencias.
El futuro de la gestión de personal
Mercados cambiantes, un entorno normativo reforzado y una fuerza de trabajo cada vez más diversa y dispersa han hecho que la gestión del personal sea más compleja y esencial. Sin tecnología integrada de gestión de su personal, las organizaciones verán afectadas sus resultados porque carecerán de capacidad para acceder a indicadores estratégicos necesarios que les permitirían determinar dónde es necesario realizar cambios y alinear las actividades de RR. HH. con los objetivos de negocio.
Una gestión eficaz del personal abarca la gestión del tiempo y la mano de obra y de las ausencias, así como la seguridad y la salud, y está totalmente integrada con la nómina, otras funciones básicas de RR. HH. y los datos financieros para brindar precisión, sencillez e información útil a una tarea que solía ser costosa. El resultado es un personal comprometido, productivo y conectado que se siente ansioso por contribuir al éxito de la organización.