¿Qué es la gestión de inventario?

Retos en la gestión del inventario

La gestión de inventario implica hacer concesiones entre ingresos, costos y riesgos. Puede presentar una serie de desafíos financieros y logísticos para las empresas que tratan de buscan mantener bajo control sus niveles de existencias.

• Dado que se clasifica en el balance como un activo corriente, el inventario consume efectivo de la empresa. Como tal, las empresas tienen que prestar especial atención a la duración del ciclo de conversión de efectivo, es decir, el tiempo entre la compra de materias primas (para un fabricante) o mercancías (para un mayorista o minorista) y la venta final de productos terminados.
• La gestión de inventario también requiere un costeo riguroso para respaldar tanto los informes de gestión internos como los informes financieros reglamentarios. Los costos de inventario utilizados en la producción deben cumplir con los métodos de costos de absorción para asignar la mano de obra directa e indirecta y los gastos generales a los productos a medida que toman forma en la línea de producción. Y los productos terminados, también denominados inventario de mercaderías, requieren la asignación de los costos acumulados para su venta.
• Junto con la mano de obra, debe considerarse el transporte y otros gastos de manipulación, ya que la suma de todo el inventario de la empresa se utilizará para determinar la línea de artículo de inventario en el balance y el costo de los bienes vendidos en la cuenta de resultados.
• El seguimiento manual del inventario hace que sea prácticamente imposible ver los niveles de stock en tiempo real, lo cual es crucial para la ejecución, la producción y los planes de ventas. Sin una visión coherente de los niveles de existencias, también es difícil tomar decisiones estratégicas con perspectiva de futuro, como dónde almacenar inventario entre varios almacenes para minimizar los costos de transporte y servir mejor a los clientes.
• La demanda variable de los consumidores también puede ser una pesadilla para los gerentes de inventario, ya que un repentino aumento o caída podría desbaratar un proceso de gestión de inventario previamente fluido. El daño puede agravarse si los sistemas tecnológicos no están integrados, por ejemplo, si la producción no está en el bucle del inventario que se ha vendido, es posible que no puedan reponerlo de manera proactiva y evitar el agotamiento de las existencias. Las empresas combaten esto determinando la cantidad económica del pedido, o el tamaño del pedido ideal requerido para satisfacer la demanda sin gastar en exceso. También calculan el nivel necesario de stock de seguridad, establecen el plazo de entrega para el pedido y determinan en qué punto deben volver a ordenarse.
• El stock perecedero agrega otra capa de complejidad a la gestión del inventario, ya que introduce un marco de tiempo limitado para el almacenamiento. Además de un etiquetado y seguimiento precisos, el inventario perecedero también puede requerir movimientos físicos frecuentes para garantizar que se encuentre en el lugar más adecuado para su uso cuando sea necesario.
• Por último, la gestión del inventario requiere minimizar los residuos en forma de existencias que caducan o se vuelven obsoletas antes de que se vendan. La producción también puede generar desechos, por ejemplo, cortes generados al fabricar muebles, al igual que la sobreproducción y el mal manejo del inventario durante el tránsito.

Ejemplos de la gestión del inventario

Si bien la gestión del inventario es común en la mayoría de las industrias, existen algunas que presentan requisitos únicos que justifican sistemas especializados. Ejemplos notables son el comercio minorista y el servicio de alimentos (es decir, restaurantes).

Gestión del inventario en el sector retail

Hoy en día, las empresas del sector retail deben ofrecer a los clientes opciones de compra muy flexibles para los productos que venden a través de diferentes canales. La intensa competencia de los grandes proveedores de comercio electrónico y la creciente exigencia de los clientes han obligado a las empresas del sector retail a operar un modelo comercial mixto, que combina tiendas físicas y experiencias de compra en línea. Esto se conoce como venta retail omnicanal.

El omnicanal brinda a los compradores opciones flexibles, como ordenar en la tienda, enviar a casa, comprar en línea, devolver en la tienda o enviar desde un distribuidor a una tienda para que lo recojan. El objetivo es brindar una excelente experiencia al cliente de principio a fin, lo que podría significar la diferencia entre el éxito y la quiebra.

Para proporcionar la mejor experiencia al cliente a través de un enfoque omnicanal, las empresas de retail necesitan visibilidad en tiempo real de su stock disponible para garantizar que la experiencia de compra del cliente se traduzca en pedidos. El agotamiento de existencias evita que se completen órdenes específicas y puede provocar que los clientes, frustrados por la situación, busquen artículos similares en la tienda o el sitio web de la competencia. En la actualidad, la lealtad es fugaz y el cambio de marca es muy habitual. Es posible que los clientes perdidos nunca regresen, lo cual puede afectar a las potenciales ventas futuras.

En vista de esto, las empresas del sector retail deben almacenar suficiente inventario para dar respuesta al mayor porcentaje posible de pedidos de sus clientes, pero no tanto como para contraer su flujo de caja y provocar que queden existencias sin vender y sobrantes al final de una temporada. El software de gestión de inventario para minoristas, combinado con sistemas de gestión de pedidos, permite a los minoristas reaccionar rápidamente a los cambios en el comportamiento de compra y ajustar sus estrategias de canales y niveles de inventario.

Gestión de inventario de restaurantes

La gestión del inventario de los restaurantes requiere un monitoreo de los ingredientes en tiempo real, ya que muchos son frescos con una vida útil corta y deben ser rastreados cuidadosamente hasta su consumo. El sistema también debe monitorear cuidadosamente los niveles de existencias, activar pedidos de reabastecimiento, registrar nuevos recibos de inventario y ayudar a administrar los costos del menú.

Por su naturaleza, la gestión de ingredientes frescos plantea desafíos. En el mejor de los casos, su deterioro provocará la pérdida de dinero. En el peor, puede causar intoxicación alimentaria, lo que desencadena acciones de las autoridades sanitarias y potencialmente graves daños a la reputación.

El software de gestión del inventario puede ayudar a los restaurantes a gestionar sus desafíos. Al conectar automáticamente las ventas con los niveles de inventario, los restaurantes pueden disfrutar de una vista completa de los pedidos, el consumo, conocer las existencias de ingredientes, evitar el deterioro y administrar sus márgenes. El software de gestión de inventario también ayuda a reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas mediante el envío de alertas a los gerentes sobre posibles vencimientos de la vida útil de los productos de las estanterías, automatizando el acopio de artículos cuando estos superan las fechas de caducidad o caen por debajo de los niveles establecidos para el reabastecimiento .

Tipos de sistemas de gestión del inventario

Las empresas emplean una variedad de sistemas de gestión del inventario, según sus operaciones, complejidades o necesidades. Ejemplos de los tres principales sistemas de gestión de inventario son manual, periódico y perpetuo. Los sistemas perpetuos son los sistemas de gestión de inventario más avanzados y precisos, mientras que el método manual es la forma menos sofisticada de supervisar las operaciones de inventario.

El futuro de la gestión del inventario

El desarrollo de la gestión del inventario no termina con las etiquetas de radiofrecuencia. La digitalización y la automatización no harán más que ganar peso en este ámbito, de modo que las empresas que inviertan en ellas resultarán beneficiadas.

Estos son otros avances que están dando forma al futuro de la gestión del inventario:

• Inteligencia artificial. Los sistemas de gestión de inventario basados en inteligencia artificial (IA) pueden analizar grandes cantidades de datos en tiempo real para ayudar a determinar niveles óptimos de existencia, ayudar a garantizar que las cifras de inventario sean precisas y asignar recursos de manera eficiente en función de las órdenes actuales y las previsiones de demanda. También pueden formular recomendaciones para ayudar a los gerentes a tomar decisiones más informadas y más rápidas.
• Internet de las cosas (IoT). La tecnología del Internet de las cosas (IoT) aporta redes de sensores, software y otras tecnologías para mejorar la gestión del inventario. Por ejemplo, el inventario puede estar equipado con sensores que monitoreen la ubicación y controlen la temperatura en tiempo real, registren los resultados en un sistema de gestión del inventario y alerten a los equipos si las temperaturas amenazan con deteriorar los productos.
• Cadena de bloques. Los directores de inventario pueden utilizar soluciones de blockchain para realizar el seguimiento de los bienes a cada paso del proceso de producción, desde las materias primas hasta los productos terminados, mediante la creación de un libro mayor inalterable de transacciones entre empresas del mismo grupo. Esta trazabilidad ayuda a los socios comerciales a verificar la autenticidad, la calidad y el cumplimiento para evitar problemas como la contaminación de las materias primas contaminadas o casos de fraude en relación con los componentes. La tecnología de blockchain también puede contribuir a que las empresas eviten proveedores que infrinjan los requisitos normativos, éticos o de sostenibilidad, como empresas que recurran a mano de obra infantil o no cumplan las normativas de comercio global.
• Gestión de órdenes inteligente. Estas soluciones tecnológicas utilizan la IA para ayudar a organizar pedidos en varios sistemas, simplificar la configuración del producto y mejorar los precios dinámicos y el compromiso de órdenes global. Los directores de inventario también pueden aprovechar la IA para analizar las tendencias actuales y previstas, y tratar así de automatizar los pedidos de material y asignar recursos para seguir el ritmo de la demanda de manera proactiva.

Gestionar todos los tipos de inventario en un solo lugar con Oracle

Como sistema de gestión de inventario moderno y basado en la nube, Oracle Fusion Cloud Inventory Management proporciona capacidades completas de organización y seguimiento de las existencias con el objetivo de gestionar de forma eficaz el flujo de bienes entre empresas y redes de suministro globales.

Junto con los sistemas de gestión de almacenes, Oracle Inventory Management proporciona una visibilidad precisa y oportuna de los niveles de inventario, los planes de reaprovisionamiento y las tasas de cumplimiento de pedidos, todo lo cual afecta la experiencia del cliente. En combinación con los sistemas de planificación de la cadena de suministro, Oracle Inventory Management aporta certezas a la gestión del inventario, ajustando la oferta y la demanda. El sistema contribuye a optimizar los niveles de productos almacenados, aumentar las tasas de cumplimiento de órdenes, facilitar los ciclos de producción programados y mejorar el flujo de caja de actividades de explotación. Los completos paneles de control, los informes y la IA integrada respaldan una toma de decisiones basada en la proactividad para que las organizaciones puedan anticiparse a las disrupciones y formular planes detallados de compras y ventas para los próximos meses y años. El sistema puede escalarse al ritmo que marque la empresa, ya que es capaz de mantener buenas cifras de ventas y una sólida satisfacción del cliente en cualquier nivel de crecimiento.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del inventario

¿Qué significa la gestión del inventario?
La gestión del inventario es una práctica que consiste en realizar el seguimiento de la cantidad, la ubicación, la calidad y otros atributos de las existencias de una empresa, desde la compra inicial hasta la venta de los productos terminados. Las empresas utilizan la gestión de inventario para garantizar que los procesos de producción funcionen de manera eficiente, mantener suficiente stock para satisfacer los pedidos de los clientes y minimizar los costos.

¿Cuáles son los tres tipos de sistemas de gestión del inventario?
Los tres principales sistemas de gestión del inventario son manual, periódico y perpetuo. En un sistema manual, los equipos se encargan de contabilizar las existencias disponibles y actualizan los registros en papel o en hojas de cálculo. En un sistema periódico, los miembros del personal registran el stock en un periodo de tiempo específico, como, mensual o trimestral, normalmente utilizando escáneres de códigos de barras y software de inventario. En un sistema permanente, las máquinas escanean continuamente números de seguimiento de envíos, códigos de barras o etiquetas de radiofrecuencia (RFID) para controlar la variación del inventario, y el sistema de gestión del inventario se actualiza automáticamente a medida que se reciben, solicitan, retiran y envían los bienes.

¿Cuáles son los cinco pasos principales de la gestión del inventario?
Los cinco pasos principales de la gestión de inventario se pueden resumir como inventario de órdenes, inventario de tiendas, inicio de la producción, venta de productos terminados y reabastecimiento de existencias. La forma exacta en que se lleva a cabo cada etapa depende de los requisitos y políticas de la industria o la organización pertinente.

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión del inventario?
El objetivo principal de la gestión de inventario es garantizar que los volúmenes ideales de materias primas, productos en curso y productos terminados estén en las ubicaciones correctas en el momento oportuno para maximizar los beneficios y mantener a los clientes satisfechos a base de satisfacer sus pedidos en los términos acordados.