COAM automatisiert seine Finanzabläufe mit Oracle Cloud

COAM (Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid), das College of Architects of Madrid, vertritt die beruflichen Interessen von mehr als 10.000 Architekten in der spanischen Hauptstadt und schützt die kulturellen und ökologischen Werte der spanischen Architektur. Es bildet Architekten in allen Fachbereichen aus, einschließlich technischer und rechtlicher Aspekte, und setzt die Standards des Berufs durch.

Der Umsatz von COAM ergibt sich aus Mitgliedsbeiträgen, architektonischen Gütesiegeln, Fortbildungskursen und kulturellen Aktivitäten, die auf dem Gelände der Hochschule stattfinden oder von öffentlichen Organisationen veranstaltet werden.

Die Hochschule wickelte ihre Finanzoperationen vorher mit einer Kombination aus manuellen Prozessen und einem stark angepassten und veralteten On-Premises-ERP-System (Enterprise Resource Planning) ab. COAM brauchte dringend mehr Flexibilität in seiner Finanzabteilung und wollte die Finanz- und Beschaffungsprozesse der Hochschule neu gestalten.

COAM entschied sich für Oracle, um eine cloudbasierte Architektur aufzubauen. Die Entscheidung ist auf den Erfolg von Oracle als Innovator zurückzuführen. Als jahrzehntelanger Oracle Database-Kunde entschied sich COAM außerdem, bei dem Anbieter zu bleiben, den es am besten kannte, und zusätzlich Geld für Hardware und Updates zu sparen.

„Oracle Cloud ist immer auf dem neuesten Stand. Der Zugang zu den modernsten ERP-Prozessen ist ein echtes Unterscheidungsmerkmal“, so Hugo Gómez-Carrillo Ruiz, CFO von COAM.

Also implementierte COAM Oracle Fusion Cloud ERP. Seit dem Wechsel von einem manuellen On-Premises-System und der Automatisierung ihrer Prozesse erzielt die Finanzabteilung von COAM erhebliche Effizienzgewinne. Für ein Unternehmen, das im Laufe eines Monats Tausende von Transaktionen mit niedrigem Nennwert abwickelt, haben Modernisierungsschritte wie das Massenladen von wiederkehrenden monatlichen Rechnungen die Arbeitsbelastung erheblich verringert.

Der Monatsabschluss des Unternehmens wurde beispielsweise um sieben Tage beschleunigt, sodass Mitarbeiter sich auf die Geschäftsplanung konzentrieren können. COAM spart zudem Zeit und Mühe durch die automatische Erstellung von Überweisungsavisen, die versandt werden, sobald Eingangsrechnungen bezahlt wurden.

Mit Oracle Fusion Cloud Procurement profitiert COAM nun von einer zuvor unerreichbaren Rückverfolgbarkeit und verfolgt die gesamte Lebensdauer einer Bestellung über eine einzige Anwendung. „Es gibt uns eine enorme Kontrolle über die Kosten. Unser nächstes Ziel ist es, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, um die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern“, so Gómez-Carrillo.

Außerdem kann COAM jetzt schneller Finanzentscheidungen treffen. Durch den Zugriff auf die Standard-Dashboards und -Reports in Oracle Cloud ERP können Rechnungsfälligkeiten, angefallene Verbindlichkeiten und Umsatzsteuerzahlungen per Mausklick analysiert werden. „Wir konnten vorher nicht gut berichten. Es war alles Ad-hoc und in Excel, aber jetzt können wir Menschen außerhalb der Finanzabteilung mit Analyseberichten versorgen, die ihre Entscheidungsfindung unterstützen“, so Gómez-Carrillo.

Darüber hinaus ermöglicht Oracle Cloud Infrastructure es COAM, ein Kommunikationsgateway mit der spanischen Steuerbehörde AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) zu konfigurieren, um Umsatzsteuererklärungen elektronisch zu versenden und Antworten ebenfalls elektronisch zu erhalten.

Um gängige Geschäftspraktiken zu fördern, hat das Finanzteam von COAM eine Scorecard erstellt, mit der die Effizienz gemessen und angepasst sowie Transparenz geschaffen wird. Der Plan besteht nun darin, Oracle Cloud ERP im gesamten Unternehmen zu etablieren und gemeinsame Arbeitsprozesse einzurichten.

COAM integriert Oracle-basierte Anwendungen für behördliche Baugenehmigungen, Mitgliedsbeiträge, Eventmanagement und Schulungen über Oracle Fusion Cloud Applications, sodass alle vorgenommenen Änderungen in Oracle Cloud ERP repliziert werden. „Eine einzige Datenquelle zu haben, die im gesamten Unternehmen abgeglichen werden kann, ist entscheidend für die Entscheidungsfindung und die Förderung von Innovationen“, so Gómez-Carrillo. „Sie bringt einen großen Mehrwert in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz.“

COAM hat mehrere Projekte, die auf Oracle Cloud Infrastructure basieren. Zum Beispiel: Eine Big Data-Initiative umfasst die Integration von mehr als 100 Jahren an Bauplänen und Wohnungsspezifikationen aus Madrid in Oracle Cloud.