Oracle spart durch ein weltweites Cloud-Upgrade für die Entgeltabrechnung Zeit, Geld und Aufwand
Oracle Cloud ermöglicht es Oracle Global Payroll Operations, die Kosten um 22 % zu reduzieren und die Ausführungszeiten bei der Entgeltabrechnung von 12 Stunden auf nur 10 Minuten zu verkürzen.
“Der Wechsel zu Oracle Lohn und Gehalt in der Cloud bringt uns unserem Ziel einer vollständig automatisierten Entgeltabrechnung näher. Die Verwendung von Oracle Cloud Infrastructure und Fusion Cloud Applications ermöglicht es uns außerdem, unsere Abläufe bei der Entgeltabrechnung so zu transformieren, dass aus einer Reihe von Transaktionen eine geschäftliche Ressource wird, die zum Erfolg von Oracle beiträgt.”
Geschäftliche Herausforderungen
Oracle Global Payroll Operations verarbeitet für die 133.000 Mitarbeiter von Oracle jährlich 10 Milliarden US-Dollar an Gehältern und 5 Milliarden US-Dollar an Steuern. Die Abteilung umfasst 155 Fachkräfte, die in fünf regionalen Zentren arbeiten. Von diesen aus verwalten sie die Gehälter und zusätzlichen Leistungen der Mitarbeiter in 17 Sprachen und über 163 juristische Personen hinweg.
Zur Durchführung der weltweiten Gehaltsabrechnung und der damit verbundenen Workflows verwendete das Team zuvor eine Reihe unterschiedlicher Lösungen. Nur etwa 40 % der Datenuploads und Sharingworkflows waren automatisiert. Die verbleibenden 60 % erforderten fehleranfällige und arbeitsintensive manuelle Datenextraktionen aus einem Abrechnungssystem eines Drittanbieters. Das Team lud außerdem Daten aus vielen nicht verbundenen Formularen hoch – einschließlich von E-Mails, Dokumenten, Kalkulationstabellen und PDF-Dateien.
Das bedeuete, dass das Team Zeit und Aufwand für isolierte Aufgaben und Routineprozesse aufbringen musste. Dadurch verpassten manche Geschäftseinheiten ihre Fristen bei der Entgeltabrechnung. Der Mangel an Integration und die beschränkten Funktionen der einzlenen Altsysteme sorgten im Team oft für Verzögerungen und drohten sogar die Pünktlichkeit und Genauigkeit der gesamten Entgeltabrechnung zu beeinträchtigen.
Das Team für die Entgeltabrechnung entschied sich daher zu den Cloud-Technologien und dem Anwendungs-Stack von Oracle zu wechseln, um sich ein standardisiertes und effizientes System für die Personalabrechnung zu sichern. Dadurch, dass mehrere leistungsstarke cloudbasierte Funktionen in einer einheitlichen Produktsuite zur Verfügung stehen, konnte der gesamte Entgeltabrechungsprozess integriert, beschleunigt und verbessert werden.
Nach dem Wechsel zu einem vollständigen Oracle Cloud-Stack, können wir Gehaltsabrechnungen in 10 Minuten anstatt in 10 bis 12 Stunden durchführen.
Warum sich Oracle für Oracle Lohn und Gehalt entschieden hat
Oracle Global Payroll Operations benötigte eine konfigurierbare, sichere und verlässliche Plattform zur Gehaltsabrechnung, die über einen einzigen, vernetzten Satz von Prozessen und Lösungen verfügt, und migrierte daher zuOracle Cloud Infrastructure (OCI) und zu den Oracle Fusion Cloud-Anwendungen.
Das Rückgrat dieses Systems ist Oracle Lohn und Gehalt ein Teil von Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Lohn und Gehalt teilt mit anderen Oracle Cloud HCM-Anwendungen wie Oracle Time & Labor und Oracle Rechnungswesen ein einheitliches Datenmodell. Das ermöglicht ein sofortiges, nahtloses und unternehmensweites Teilen von Daten sowie eine standardisierte und intuitive Benutzeroberfläche über mehrere Endbenutzerrollen hinweg. Außerdem steht ein einheitlicher Satz regelmäßger Erweiterungen zur Verfügung, einschließlich von Aktualisierungen rechtlicher Vorschriften und vierteljährlicher Bugfixes.
Zudem stellt Oracle Lohn und Gehalt eine integrierte Fehlerkorrektur, Anleitung zu Best Practices und eine globale Standardisierung und Compliance bereit. Als einheitliche, umfassende und funktionsreiche Plattform unterstützt der Stack von Oracle auch die Funktionen zur Lokalisierung von Gehaltsabrechung und Steuern über ein Dutzend Staaten hinweg. Dazu kommen noch weitere Funktionen.
Durch die Standardisierung auf einen Stack von Oracle und eine Automatisierung von 95 % der Prozesse reduzierte Oracle Global Payroll Operations seine Gesamtkosten in nur drei Monaten um 22 %.
Ergebnisse
Die Migration von Oracle Global Payroll Operations zu Oracle Lohn und Gehalt in OCI sorgte für eine einheitliche, hochautomatisierte und effiziente Plattform für die Personalabrechnung. Das vernetzte System verwaltet neben anderen wesentlichen Aufgaben die Datenextraktion und -verarbeitung, die Steuereinbehaltung, die Berichterstellung und den Empfang sowie die Beantwortung von Abfragen.
Durch die Standardisierung auf Oracle Lohn und Gehalt konnte das Team mehrere manuelle Problemumgehungen vermeiden. Nach dem Go-Live in der Cloud automatisierte das Team 95 % der Entgeltabrechnungsabläufe. Dadurch konnten die Gesamtkosten in nur drei Monaten um 22 % reduziert werden.
Die automatisierten und sofortigen Daten- und Dateitransfers von Oracle Cloud HCM zu Oracle Lohn und Gehalt sorgten dafür, dass die Ausführungszeiten bei der Entgeltabrechung von 10 bis 12 Stunden auf nur 10 Minuten reduziert wurden. Außerdem steht nun die Flexibilität für jede Art von Anpassungen bei den Prozessen zur Verfügung. Oracle Global Payroll Operations kann nun auch Fehler bei der Entgeltabrechnung erkennen und besser proaktiv auf Mitarbeiterfragen eingehen.
Um die Antwortzeiten bei Anfragen von Mitarbeitern zu verbessern, verlinkte das Team Oracle Lohn und Gehalt mit Oracle Service. Auf diese Weise verbleiben alle Mitarbeiteranfragen zur Entgeltabrechnung auf einer einheitlichen Plattform. Dadurch kann das Team nun jährlich auf 58.000 Fragen und Anfragen eingehen. Die Mitarbeiter können dem Team nun problemlos Feedback zu den erhaltenen Services liefern, ihm dabei helfen, die Qualität und Pünktlichkeit der Antworten zu messen, oder auf mögliche Weiterbildungsbedürfnisse hinweisen. Das Team teilt nun außerdem proaktiv Daten zur Entgeltabrechnung über eine dedizierte Webseite, auf welche die Mitarbeiter zugreifen können.
Dank der automatisierten Funktionen zur Berichterstattung konnte das Team Stunden bei Rückrechnungen einsparen. Dadurch wurde die Frist für die Berichterstattung bei der Entgeltabrechnung um einen Tag verkürzt. Mit einer umfassenden Plattform und einem umfassenden Datenmodell ist auch die Erstellung von Buchhaltungsberichten nun einfacher und effizienter. Die Daten sind in Echtzeit verfügbar und die Berichte sind alle standardisiert. Auf diese Weise kann das Team disparate Aktivitäten bei der Entgeltabrechnung zentral abgleichen. Dies war zuvor bei den Altsystemen für die Personalabrechnung nicht möglich.
Teammitglieder können die Benutzeroberfläche von Oracle Lohn und Gehalt mühelos entsprechend ihrer Rolle konfigurieren. Dadurch sind weniger häufig komplizierte und zeitaufwändige Bildschirmanpassungen erforderlich. Analysten können sich sofort Daten und Abfrageergebnisse auf unterschiedliche Weisen anzeigen lassen. Dazu stehen optimierte Optionen zur Aufschlüsselung zur Verfügung, um bestimmten Aspekten genauer nachzugehen, wie etwa juristischen Personen oder den individuellen Zuständen in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region.