Oracle optimiert das cloudbasierte System für die Kreditorenbuchhaltung und reduziert die Zeit bis zum Abschluss um 30 %

Das Team von Oracle Source-to-Settle (S2S) verwaltet weltweit alle Einkaufs-, Kunden- und Spesenabrechnungsprozesse über Oracle. Jedes Jahr verarbeiten die über 500 Mitarbeiter des Teams Rechnungen und Zahlungen im Wert von Milliarden an Dollar über fünf internationale Zentren.

Oracle S2S überwacht eine große Bandbreite verschiedener komplexer Workflows, einschließlich von Vertragsverhandlungen, dem Bezug und den Lieferantenbeziehungen, der Due Diligence in Bezug auf Lieferanten und der Zahlungen innerhalb des Unternehmens. Das Team hatte sich zuvor auf unverbundene Systeme und Abläufe verlassen, um Aufgaben bei der Kreditorenbuchhaltung zu überwachen.

Um die allgemeinen Abläufe bei der Kreditorenbuchhaltung schneller, transparenter und effizienter zu gestalten, entschied sich Oracle S2S dafür, eine für Unternehmen geeignete Cloud-Infrastruktur zu nutzen, um eine vollständige Suite von Geschäftsanwendungen auszuführen.

Oracle S2S entschied sich dafür, Oracle Cloud Infrastructure und Oracle Cloud Applications in vollem Unfang zu nutzen, einschließlich von Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) und Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). Das Team benötigte die bewährte Funktionalität, Sicherheit und Skalierbarkeit auf Unternehmensebene, die Oracle bietet. Ein ganz auf Oracle basierender Stack und Workflow konnte die manuelle Arbeit von Lieferanten und Teammitgliedern reduzieren, ohne dass dabei die finanziellen Kontrollen, die Genauigkeit oder die Sicherheit beeinträchtigt wurden – zugleich wurden auch die Wartung und die Verwaltung vereinfacht.

Mithilfe von Oracle Cloud Infrastructure und Oracle Cloud Applications automatisierte, vernetzte und beschleunigte Oracle S2S die End-to-End-Abläufe bei der Kreditorenbuchhaltung – von der optimierten Erstellung von Rechnungen bis hin zur Ausführung von Workflows zur Unterstützung von Bankvalidierungen und Liererantenzahlungen.

Die zentrale globale Zahlungsplattform bot zahlreiche nachweisbare Verbesserungen sowohl für die externen wie auch die zwischenbetrieblichen Zahlungsvorgänge. Nach der Migration waren 96 % der Zahlungsvolumen „berührungslos“ (No Touch). Bei 51 % aller Transaktionen waren überhaupt keine manuellen Interventionen mehr erforderlich – vom Rechnungsempfang bis zur endgültigen Zahlung.

Zudem nutzt Oracle S2S die globalen Berichterstellungsfunktionen der Plattform, um die Zeit für den monatlichen Abschluss der Kreditorenbuchhaltung um 30 % zu reduzieren. Dadurch werden jährlich 240 Stunden eingespart. Die Teammitglieder führen auch provisorische Abschlüsse durch, was ihnen ermöglicht, bereits im Voraus Probleme bei der Kreditorenbuchhaltung zu entdecken.

Der neue integrierte und effiziente Stack von Oracle ermöglicht größere Volumen an monatlichen und jährlichen Transaktionen, als dies zuvor möglich war. Jedes Jahr macht das System 11.000 Verarbeitungsstunden unnötig und sorgt für eine Steigerung der Geschwindigkeit bei der Zahlungsdateneingabe von 15 %. Das ermöglicht es der globalen Plattform für die Kreditorenbuchhaltung, 174.000 Lieferantenzahlungen im Wert von 16 Milliarden US-Dollar zu verarbeiten.

Seit dem Go-Live stieg das Niveau der elektronisch erstellten Rechnungen um 7 %, wodurch 6.160 Arbeitsstunden jährlich bei manuellen Rechnungsstellungsprozessen eingespart wurden. Derzeit werden 68 % aller Rechnungen digital empfangen, wodurch 5.000 Stunden weniger für die zwischenbetrieblichen Rechnungsprozesse erforderlich sind. Das Team gleicht nun 1.600 zwischenbetriebliche Zahlungen in Höhe von 3 Milliarden US-Dollar aus.

Außerdem zahlt Oracle S2S jährlich Erstattungen in Höhe von 103 Millionen US-Dollar für 462.000 Spesenabrechnungen aus. Dabei werden nun 2.080 Arbeitsstunden gespart. Da das System elastisch ist, kann es auch benutzerdefinierte Rechnungen und individuelle Zahlungsanforderungen erkennen und verarbeiten.

Die vollständig integrierten Finanz- und Transaktionskontrollen gewährleisten präzise Abläufe bei der Kontenabstimmung. Das System kennzeichnet außerdem alle Abweichungen zwischen Bestellungen und genehmigten Zahlungen und zahlt nur Rechnungen aus, deren Auszahlung auch autorisiert ist. Der Stack von Oracle unterstützt außerdem auch die Trennung von Aufgaben unter den Rechnungs- und Zahlungsanalysten. Dabei sorgen vierteljährliche Audits dafür, dass die Einhaltung von Best Practices in Bezug auf die Sicherheit gestärkt wird.