TEPSA führt mit Oracle Cloud HCM eine Automatisierung durch und reduziert manuelle Aktualisierungen im Personalbereich um 95 Prozent

TEPSA transformiert mit Oracle Fusion Cloud HCM sein Personalmanagement und fördert seine Mitarbeiter mithilfe von individuellen Schulungen, Karriereplänen und einer konsistenten Mitarbeitererfahrung.

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Etwas, wofür ich immer besonders dankbar sein werde, ist, dass die Lösung unsere Mitarbeiter unterstützt. Jeder kann auf seine eigenen Daten zugreifen, einschließlich der Leistungsbewertungen und den Karriereentwicklungsplänen. Mit Oracle Cloud HCM konnten wir alle unsere HR-Prozesse neu gestalten und nun fast papierlos arbeiten.

Maria Edwigis MurilloLeiterin Personalmanagement, TEPSA Group

Geschäftliche Herausforderungen

TEPSA vertreibt und wartet spezielle elektrische Materialien und Ausrüstung für die Bergbauindustrie und andere Industriezweige. Dabei legt es einen besonderen Stellenwert auf den Kundenservice.

Das Unternehmen verwendete zuvor die Anwendung eines Drittanbieters zur Entgeltabrechnung bei seinen 470 Mitarbeitern. Diese unterstützte nur eingeschränkte Mitarbeiterdaten wie Name, Abteilung und Einstellungsdatum. Das Unternehmen benötigte daher ein robusteres System, das es ihm ermöglichen würde, detailliertere Mitarbeiterdatensätze, die auch Privatadressen, das Geburtsdatum und Notfallkontakte einschließen, zu verwenden.

Die Organisationsstruktur und die Funktionen bei TEPSA waren nicht gut definiert und es waren bisher keine Regeln für die Berichterstattung festgelegt worden. Einstellungen, Änderungen bei den Stellen und Gehaltserhöhungen, die jeweils mehrere Formulare erforderten, wurden direkt vom Vorgesetzten des Mitarbeiters bearbeitet, ohne irgendwelche weiteren Kontrollen durch die Personalabteilung.

Außerdem wollte TEPSA individuelle Ziele für Mitarbeiter festlegen und diese an die Unternehmensziele anpassen, Leistungsbewertungen für die gesamte Belegschaft durchführen und auf allen Geräten eine einheitliche Mitarbeitererfahrung bereitstellen.

Oracle Cloud HCM hat es uns ermöglicht, eine HR-Strategie festzulegen und nach diesem Plan dann zu arbeiten. Jetzt können alle Mitarbeiter von TEPSA in Ruhe ihrer Arbeit nachgehen, da sie klare Zielvorgaben haben und es einen festen Zyklus für die Leistungsbewertungen gibt.

Maria Edwigis MurilloLeiterin Personalmanagement, TEPSA Group

Warum TEPSA sich für Oracle entschieden hat

TEPSA bewertete Oracle und SAP. Das Unternehmen entschied sich für Oracle Fusion Cloud HCM, da es sehr benutzerfreundlich ist und die Flexibilität bietet, um die Anwendung an die spezifischen Anforderungen der Personalabteilung von TEPSA anzupassen.

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Entscheidung war Oracle Learning, das Teil der Oracle Cloud HCM-Anwendungssuite ist und das es TEPSA ermöglichen würde, über rollenbasierte Lernpfade die Nutzerproduktivität umgehend zu steigern, während zugleich die Schulungskosten gesenkt werden könnten.

Ergebnisse

Mithilfe von Oracle Cloud HCM richtete TEPSA eine Mitarbeiterdatenbank ein, die von allen Geräten eingesehen werden kann und auch Notfallkontaktdaten enthält. Das Team erfasste in Oracle Cloud HCM die Organisationsstruktur von TEPSA und legte Berichtshierarchien fest.

Oracle Cloud HCM ermöglicht es dem HR-Team von TEPSA mithilfe von standardisierten Prozessen, interaktiven Organigrammen, einer erweiterten Berichterstattung und umfassenden Analysen, informiertere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Die Anforderung neuer Mitarbeiter erfolgt nun nach einem sorgfältig orchestrierten Einstellungsprozess, einschließlich eines genehmigten Budgets für die jeweilige Position.

TEPSA konnte seine betriebliche Effizienz erheblich steigern, da alle Anfragen von Mitarbeitern nun an die richtigen Vorgesetzten weitergeleitet und Genehmigungen direkt in Oracle Cloud HCM erteilt werden können. Dadurch hat sich der Einsatz von Papierformularen um 90 % reduziert. TEPSA kann seine Einstellungs- und Kündigungsprozesse nun um 85 % schneller als zuvor abschließen.

Damit die Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen können, hat TEPSA außerdem Oracle Learning bereitgestellt. Das Unternehmen hat für jeden Mitarbeiter eine personalisierte Lernerfahrung definiert, die über Mobilgeräte mittels eines digitalen Assistenten abgerufen werden kann. Heute können 100 % aller Mitarbeiter ihren Karriereentwicklungsplan erstellen, der dann überall und jederzeit verfügbar ist.

Mit Oracle Cloud HCM haben die Mitarbeiter rund um die Uhr Zugriff auf ihre elektronischen Datensätze und können Änderungen direkt im System anfragen. TEPSA spart 95 % des Zeitaufwands ein, der zuvor für die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten erforderlich war. So kann sich das HR-Team stärker Aufgaben widmen, die zur Wertschöpfung beitragen.

Zum ersten Mal in der Geschichte des Unternehmens konnte man Leistungsbewertungen für alle Mitarbeiter erstellen, die seit mindestens sechs Monaten angestellt sind. Alle Mitarbeiter erhielten Feedback von ihren Vorgesetzten zusätzlich zu einem individuellen Schulungsplan mit Entwicklungszielen, um sie auf künftige Ziel vorzubereiten.

Partner

TEPSA arbeitete bei der Bereitstellung von Oracle Cloud HCM mit NextG Consulting zusammen.  „Wir waren mit NextG wirklich sehr zufrieden. Sie waren sehr offen und fachkundig. Sie boten uns eine starke Unterstützung und leisteten hervorragende Arbeit“, erzählt Maria Edwigis Murillo von TEPSA.

Veröffentlicht:16. Mai 2022
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