Erstellen Sie mit einer Vorlage in 5 Schritten einen ERP-Business Case

„Unser aktuelles ERP ist in Ordnung. Warum etwas reparieren, das nicht kaputt ist?“

Dies ist eine häufige Frage von Führungskräften und Mitarbeitern, die vor einer größeren IT-Systemüberholung zurückschrecken oder sich einfach nicht darüber im Klaren sind, welche Vorteile ihnen entgehen. In der Branche gibt es jedoch immer mehr Bestrebungen, den Finanzbetrieb von der alten On-Premises-Software auf neuere Anwendungen umzustellen, die die heutigen Geschäftsanforderungen besser erfüllen können. Unternehmen und Institutionen überdenken oder erweitern ihre Geschäftsmodelle bzw. -strategien und implementieren neue Technologien, die diese neuen Ansätze unterstützen können. Wenn Unternehmen beschließen, eine Kernanwendung, wie z. B. ERP, zu ersetzen, fällt die Wahl heutzutage meist auf eine cloudbasierte Anwendung. Da ERP für das Tagesgeschäft jedoch eine so zentrale Rolle spielt, sehen viele Führungskräfte in jeder Änderung nur das Risiko. Mit einem gut definierten ERP-Business Case können Sie die Augen und Ohren der wichtigsten Führungskräfte öffnen, die einer solchen Umstellung zustimmen müssen, und die Mitarbeiter, die die Systeme täglich nutzen werden, für sich gewinnen.

Was versteht man unter einem ERP-Business Case?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Software, die Unternehmen zur Überwachung ihrer täglichen Geschäftsabläufe einsetzen. Sie deckt Funktionen wie Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie die Lieferkette ab. Ein ERP-Business Case ist ein Dokument im Stil einer Präsentation, in dem die Gründe, Rechtfertigungen und erwarteten Vorteile der Implementierung eines neuen ERP-Systems in einem Unternehmen ausführlich dargelegt werden. Die meisten Unternehmen verfügen über ein ERP-System (oder mehrere Anwendungen), um diese Funktionen auszuführen. Daher konzentriert sich der Business Case auf die Gründe für die Migration von vorhandenen On-Premises-Systemen in die Cloud. Die Gründe für eine Veränderung sollten direkt mit der Unternehmensstrategie und den zur Umsetzung dieser Strategie erforderlichen Fähigkeiten zusammenhängen. Der Business Case dient als Roadmap für Stakeholder und Entscheidungsträger, um die Investition in eine neue ERP-Lösung zu bewerten und zu genehmigen.

Warum der Aufbau eines Business Case für die Modernisierung von ERP wichtig ist

Ein ERP-Business Case ist für die Genehmigung und Finanzierung eines ERP-Projekts von entscheidender Bedeutung, da er den wichtigsten Entscheidungsträgern ein klares Verständnis der erwarteten Vorteile, Kosten, Risiken und Strategien im Zusammenhang mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems vermittelt. Ein Business Case hilft dem Team, sich auf das Wesentliche und die Gründe für die Umgestaltung zu konzentrieren. Mit dieser Ausrichtung wird das Engagement für die Umsetzung erhöht. Außerdem ist es wertvoll, um die Mitarbeiter für ein besseres Softwaresystem zu begeistern – oder zumindest bereit zu sein, ihm eine faire Chance zu geben.

Wenn ein Unternehmen die Einführung eines neuen ERP-Systems ernsthaft in Erwägung zieht, bildet die Unternehmensleitung in der Regel ein Projektteam, dessen erste Aufgabe darin besteht, einen ERP-Business Case zu erstellen. Beschließen Unternehmen eine Kernanwendung, wie z. B. ERP, zu ersetzen, fällt die Wahl meist auf eine cloudbasierte Anwendung. Der Business Case bietet die Möglichkeit, tief in die Frage einzutauchen, wie neue ERP-Software Geschäftsfunktionen bereitstellt, die erforderlich sind, um die Unternehmensstrategie umzusetzen und den Wert dieser Funktionen zu quantifizieren. Der Business Case könnte neue Softwarefunktionen wie künstliche Intelligenz mit besseren Prognosen verbinden, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen. Es könnte zeigen, wie ein cloudbasiertes ERP die Kosten für häufige Upgrades reduziert und den Zugang zu neuen IT-Funktionen einfacher und kostengünstiger macht. Durch die Erläuterung und Darstellung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses kommt das Team der Entscheidung näher, ob das Projekt weiterverfolgt werden soll, einschließlich der Suche nach der richtigen ERP-Lösung und der Einholung der Zustimmung der Unternehmensleitung.

Wichtigste Erkenntnisse

• Der ERP-Business Case ist der erste Schritt, um Führungskräften und Stakeholdern des Unternehmens den Kontext zu vermitteln, warum ein neues ERP-System benötigt wird.
• In einem ERP-Business Case werden die Kosten-Nutzen-Bewertung und die potenzielle Kapitalrendite der Implementierung eines neuen Systems gründlich analysiert.
• Der ERP-Business Case sollte einen umfassenden Überblick über das ERP-Projekt bieten und dann auch detailliert aufzeigen, wie das neue System implementiert werden soll, einschließlich der Zeitpläne, Phasen und der erforderlichen Ressourcen.

5 Schritte zur Erstellung eines Business Case für ein neues ERP

Die Erstellung eines ERP-Business Case erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um alle Anforderungen an ein größeres neues Softwaresystem, die Vorteile, die es bringen würde, und die Rechtfertigung für die Investition zu ermitteln. Hier sind die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines ERP-Business Case.

1. Aktuelle Software auf bevorstehende Anforderungen prüfen

Bei der Erstellung eines Cloud-ERP-Business Case sollten Sie zunächst die Strategie des Unternehmens und die für die Umsetzung dieser Strategie erforderlichen Funktionen zugrunde legen. Denken Sie an Ihre zukünftigen Bedürfnisse. Ermitteln Sie dann die Lücken zwischen diesen Funktionen und dem aktuellen Stand der ERP-Systeme Ihres Unternehmens und der damit verbundenen Geschäftsprozesse. Wenn möglich, sollten Sie sich mit einigen anderen Peers vergleichen, um Chancen zu erkennen. Die Aufrüstung der Technologie bietet zahlreiche potenzielle Vorteile, jedoch werden Sie viele dieser Vorteile nicht erreichen, wenn Sie nicht verstehen, wo, wie und warum Sie hinterherhinken. Sie möchten auf keinen Fall einen ineffektiven Prozess auf ein neues ERP-System migrieren. Die Angabe der Gründe, warum ein neues ERP-System benötigt wird, hilft den Stakeholdern zu verstehen, wie die Transformationsbemühungen angesichts des aktuellen Zustands aussehen werden.

Eine Bewertung des bestehenden Systems durchführen

Bewerten Sie in Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern die Stärken und Schwächen Ihrer aktuellen Software und Prozesse. Verwenden Sie beispielsweise die neuesten Technologien und können Sie regelmäßig neue Funktionen hinzufügen, sobald diese auftauchen und verfügbar werden? Führen Sie diese Bewertung anhand verschiedener Funktionen durch, z. B. Finanzen, Planung und Beschaffung. Es geht darum, die Schwachpunkte herauszufinden, festzustellen, wo Ineffizienzen bestehen, und darzulegen, wie sich diese Einschränkungen auf das Unternehmen auswirken.

Audit der aktuellen Geschäftsprozesse

Führen Sie eine gründliche Überprüfung der Geschäftsprozesse und Workflows durch, um Engpässe, Redundanzen und Verbesserungsbereiche wie zeitaufwendige Systemaktualisierungen und manuelle Aufgaben zu identifizieren.

Aktuelle Prozesskosten auflisten

Schätzen Sie die Betriebskosten, die mit dem bestehenden ERP-System verbunden sind, einschließlich Softwarelizenzen, Hardware, Schulungen, Beratung, Personal, laufende Wartung, Upgrades und andere damit verbundene Ausgaben.

Bestehende Prozessineffizienzen aufzeigen

Identifizieren und dokumentieren Sie die aktuellen Schwachpunkte, Ineffizienzen und Einschränkungen in bestehenden Systemen und Prozessen, wie z. B. fehlende oder schwer zugängliche Daten, übermäßig manuelle Aufgaben oder ein Mangel an Echtzeitdaten.

Addieren Sie die Kosten für auf On-Premises-ERP bezogene Ineffizienzen

Quantifizieren Sie die finanziellen Auswirkungen von Ineffizienzen im Zusammenhang mit dem aktuellen On-Premises-ERP-System, wie manuelle Wartung und störende Ausfallzeiten oder andere Systembeschränkungen wie mangelnde Flexibilität und die Notwendigkeit von Anpassungen.

2. ERP-Anforderungen und geschätzte Kosten ermitteln

In diesem Schritt wird ermittelt, ob ein neues ERP-System die in Schritt 1 identifizierten Funktionslücken schließen kann. Es ist wichtig, klar definierte Ziele festzulegen, die Ihr Unternehmen mit Cloud ERP erreichen möchte. In diesem Schritt wird umrissen, was das neue ERP-System im Vergleich zum On-Premises-ERP-System im Unternehmen verbessern wird.

Funktionale Anforderungen ermitteln

Führen Sie eine umfassende Analyse vorhandener Systeme durch, um die funktionalen Anforderungen und Funktionen zu ermitteln, die das neue ERP-System zur Unterstützung von Geschäftsprozessen und zur Erfüllung der Organisationsziele haben muss.

Erforderliche Features und Module auflisten

Ermitteln Sie die Vorteile, an denen Sie interessiert sind, und legen Sie die wesentlichen Features und Module fest, die im ERP-System erforderlich sind, um Geschäftsprozesse zu verbessern und Funktionen hinzuzufügen – wie z. B. erweiterte Prognosen mit Machine Learning- und KI-Funktionen.

Analyse der funktionalen Lücken durchführen

Identifizieren Sie etwaige Lücken zwischen den Funktionen des aktuellen Systems und der Funktionalität des vorgeschlagenen Cloud-ERP-Systems. Suchen Sie auf Unternehmenswebsites nach Produkt-Roadmaps, die Sie bei diesem Prozess unterstützen.

Implementierungs- und Deployment-Plan erstellen

Damit die Stakeholder auf einen vorgeschlagenen ERP-Business Case reagieren können, müssen sie einen Plan sehen, der detailliert beschreibt, wie das neue ERP-System implementiert werden soll, einschließlich Zeitplänen, Phasen, erforderlichen Ressourcen sowie potenziellen Herausforderungen und Strategien zur Schadensbegrenzung.

ERP-Kosten für mehr als fünf Jahre schätzen

Prognostizieren Sie die Gesamtkosten, die mit der Implementierung, Lizenzierung und Wartung des ERP-Systems über einen längeren Zeitraum verbunden sind.

3. Kapitalrendite (ROI) berechnen

Um festzustellen, ob ein neues ERP die richtige Entscheidung ist, sollten Sie eine detaillierte Analyse der potenziellen Kapitalrendite (ROI) erstellen. In der Regel basiert diese Analyse auf dem Vergleich von Gewinnen – wie z. B. höheren Einnahmen, besserem Cashflow, höherer Mitarbeiterproduktivität, geringeren Kapitalkosten und geringeren Supportkosten – mit den Implementierungs- und laufenden Abonnementkosten. Dabei werden die Gesamtbetriebskosten des neuen Systems mit den Kosten für die Wartung und Instandhaltung des bestehenden Systems verglichen. Normalerweise stützt es sich stark auf Branchen-Benchmarks, Analystenstudien und Reifegradmodelle für Geschäftsprozesse, um eine Reihe konservativer und wahrscheinlicher Modelle für die Renditen und Kosten zu bewerten. Außerdem sollte der Plan einen geschätzten Zeitrahmen dafür enthalten, wie schnell das neue System eingeführt wird und wann die erwarteten Vorteile erreicht werden. Sie möchten, dass die Stakeholder verstehen, wie Erfolg aussieht und wie Sie diesen Erfolg in Zukunft messen werden.

Wichtige Geschäftsanforderungen zuerst angehen

Zeigen Sie auf, wie das ERP-System die in der Bewertungsphase aufgelisteten kritischen Funktionslücken schließt, z. B. den Bedarf an Prozessautomatisierung, eingebetteter Analytik, maschinellem Lernen und kollaborativen Funktionen zur Verbesserung der Genauigkeit und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung.

Bessere Geschäftsabläufe präsentieren

Zeigen Sie, wie das neue ERP-System zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und zur Steigerung der Produktivität beitragen kann. Effizienzsteigerungen können durch die Standardisierung, Vereinfachung und Automatisierung getrennter Geschäftsprozesse erzielt werden. Geben Sie Kennzahlen an, die sich durch diese Änderungen verbessern lassen, wie z. B. pünktliche Lieferung an Kunden oder verkürzte Forderungslaufzeiten (DSO).

Nachweis niedrigerer Gesamtkosten

Niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCO) sind ein potenzieller Vorteil bei der Umstellung auf ein cloudbasiertes ERP-System, das die Wartungskosten senkt und Upgrades überflüssig macht. Dadurch können sich die IT-Mitarbeiter auf mehr wertschöpfende Initiativen konzentrieren. Außerdem entfallen die Investitionskosten für die Erneuerung der Hardware und den Betrieb des Data Centers. Zusätzliche Einsparungen können sich aus der Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ergeben.

Strategie zur Realisierung und Messung von Einsparungen bereitstellen

Listen Sie Strategien und Pläne zur Realisierung der erwarteten Kosteneinsparungen durch die ERP-Implementierung auf. Sie möchten wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und Benchmarks erstellen, die Sie verfolgen können, sobald Ihr Unternehmen die Lösung in Betrieb genommen hat und nutzt, um die Kapitalrendite zu quantifizieren.

ERP-Finanzierungsplan erstellen

Entwerfen Sie einen Finanzierungsplan, in dem die für das ERP-Implementierungsprojekt erforderlichen finanziellen Ressourcen detailliert aufgeführt sind, einschließlich der Kosten für die Software, des Personalbedarfs, der Unterstützung durch Systemintegratoren und anderer Ausgaben.

4. Implementierungs- und Deployment-Plan erstellen

Die Hauptsorge von Führungskräften und Mitarbeitern wird sich darum drehen, ob eine ERP-Überholung den Geschäftsablauf stören wird. Wenn Sie auf ein cloudbasiertes ERP-System umsteigen, werden sie wissen wollen, wie Sie die Verkleinerung Ihrer On-Premises-Systeme bewältigen und gleichzeitig Ihre Cloud-Anwendungen hochfahren werden. Mitarbeiter wollen wissen, wie sich ihr Arbeitsalltag dadurch verändert, während Führungskräfte potenzielle Risiken kennen möchten, die den Betrieb verlangsamen könnten. In diesem Abschnitt sollten Sie auf diese Bedenken eingehen und gleichzeitig die Durchführbarkeit des Projekts aufzeigen und einen realistischen Zeitrahmen angeben. Verantwortlichkeit ist der Schlüssel: Zeigen Sie, wie Sie die Ergebnisse verfolgen und was passiert, wenn sie nicht erreicht werden.

Ressourceneinsatzplan erstellen

Entwickeln Sie einen Plan, in dem die für das ERP-Projekt erforderlichen Personen, Kompetenzen und Rollen aufgeführt sind. Müssen Sie das Fachwissen und die Kapazitäten eines Systemintegrators hinzuziehen? Überlegen Sie, wie Sie die Mitarbeiter, die mit den neuen Systemen arbeiten, schulen wollen.

Wege finden, um Ausfallzeiten zu minimieren

Präsentation von Strategien zur Minimierung von Störungen während der Umstellung auf das neue System, zur Gewährleistung der Kontinuität des Betriebs und zur Verringerung des Risikos von Datenverlust, Ausfallzeiten und Nacharbeiten während der Migration. Erstellen Sie zum Beispiel eine detaillierte Übersicht über die Einführung neuer ERP-Funktionen nach Regionen und Funktionen. Achten Sie darauf, wann die Legacy-Systeme heruntergefahren werden und wann und wie (und wie viel) Daten übertragen werden. Erstellen Sie außerdem einen Testplan für Integrationen mit vorhandenen Anwendungen, Datenbanken und Systemen von Drittanbietern, um Probleme zu vermeiden, die den Datenfluss stören könnten.

Präsentation des Plans zur Minimierung von Implementierungsrisiken

Identifizieren und bewerten Sie die potenziellen Risiken, die mit der ERP-Implementierung verbunden sind, sowie Strategien zur Minderung dieser Risiken, wie z. B. umfassende Tests, Probeläufe und Sicherstellung, dass die gesamte Hardware, Software und Netzwerke kompatibel und auf dem neuesten Stand sind, um das neue ERP-System zu unterstützen.

Seien Sie realistisch, was Fristen angeht

Legen Sie unter Berücksichtigung der Komplexität und der potenziellen Herausforderungen realistische Fristen für die Umsetzung fest. Legen Sie die Einführungsphasen fest, z. B. nach geografischen Gebieten, Geschäftsfunktionen oder anderen Faktoren. Im Falle von Cloud-Anwendungen ist die Implementierungszeit oft kürzer als bei herkömmlichen On-Premises-Systemen. Jedoch ist eine realistische Einschätzung des Zeitplans und des erforderlichen Änderungsmanagements für die Glaubwürdigkeit und die Steuerung der Erwartungen entscheidend.

Verantwortung zeigen

Legen Sie fest, wie Sie die Erreichung der Vorteile verfolgen, wer dafür verantwortlich ist und welche Maßnahmen die Teams ergreifen können, wenn die Vorteile nicht erreicht werden.

5. Ihren Business Case präsentieren

Sobald Sie den Zweck der ERP-Implementierung, die erwarteten Vorteile und Kosten sowie den Plan zur Erzielung dieser Vorteile festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Stakeholdern Ihren Business Case vorzulegen. Zu diesem Zeitpunkt schlagen Sie noch keine detaillierte Schritt-für-Schritt-Implementierungsstrategie vor, obwohl Sie diese bereits haben und bereit sind, bei Fragen darauf einzugehen. Vielmehr sollten Sie diese umfassenden Daten, Analysen und Pläne in eine Übersicht auf hoher Ebene destillieren, die den Führungskräften den Bedarf, den Nutzen, die Kosten, die Risiken und die Strategien für die ERP-Migration klar vor Augen führt.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Wenn Sie Entscheidungsträgern, z. B. Führungskräften oder einem Prüfungsausschuss, den ERP-Business Case präsentieren, sollten Sie deren Fragen bzw. Bedenken vorwegnehmen und versuchen, die Präsentation auf deren Prioritäten und Interessen abzustimmen.

Datenvisualisierung nutzen

Nutzen Sie Datenvisualisierungstools, um die Vorteile, Kosteneinsparungen und die Kapitalrendite der Implementierung des neuen ERP-Systems zu veranschaulichen.

Finanzdaten dürfen nicht übersprungen werden

Ja, Sie geben einen umfassenden Überblick über das Projekt. Sie müssen jedoch detaillierte Finanzprognosen, Kosten-Nutzen-Analysen und eine Aufschlüsselung der erwarteten Kapitalrendite vorlegen, um Ihre Argumente zu untermauern. Der Vorstandsvorsitzende und andere Entscheidungsträger auf C-Ebene benötigen konkrete Finanzdaten, um diese Art von Investition zu rechtfertigen.

Vorlage für den ERP-Business Case herunterladen (DOC)

ERP mit Oracle so einfach wie nie zuvor

Die Ausarbeitung eines realistischen und praktischen Cloud-ERP-Business Case erfordert ein gründliches Verständnis des aktuellen Zustands und der zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens sowie die Fähigkeit, die potenziellen Vorteile von Cloud-ERP für das Unternehmen klar darzustellen.

Oracle Fusion Cloud ERP integriert Finanzmanagement, Beschaffung, Leistungsmanagement sowie Lieferkette und Fertigung vollständig auf einer Plattform, um ganzheitliche Einblicke in das gesamte Unternehmen mit Echtzeitdaten zu ermöglichen. Durch die Automatisierung von Prozessen, die früher manuell durchgeführt wurden, hilft Oracle Cloud ERP den Finanzteams, schnell auf die dynamischen Geschäftsbedingungen zu reagieren. Außerdem unterstützt die Lösung für den sofortigen Datenaustausch und die Problemlösung die Zusammenarbeit innerhalb der Anwendungssuite und bietet integrierte, standardisierte Best Practices, die die Prozesseffizienz fördern. Mit Oracle Cloud ERP muss sich Ihr IT-Team nicht mehr um Hardware-Support und kostspielige Upgrade-Zyklen kümmern, sondern kann sich stattdessen darauf konzentrieren, dem Unternehmen zu helfen, das Beste aus seinen Funktionen herauszuholen. Durch vierteljährliche Updates werden die neuesten Innovationen bereitgestellt, sodass Sie sich nie Gedanken über veraltete Software oder ein weiteres störendes Upgrade machen müssen. Unternehmen, die an ihrer ERP-Ablösestrategie arbeiten, kann Oracle Business Value Services dabei helfen, den Business Case zu definieren und zu formulieren. Darüber hinaus bietet Oracle Finanzierungsoptionen an, mit denen Unternehmen die Projektvorlaufkosten verwalten können.

Häufig gestellte Fragen zum ERP Business Case

Was versteht man unter einem Business Case für ERP?
Der Business Case für ERP dient als strategische und wirtschaftliche Rechtfertigung einer ERP-Implementierung und vermittelt den Beteiligten die Vorteile, Kosten und Risiken des neuen Systems.

Wie schreibt man einen ERP-Business Case?
Das Erstellen eines ERP-Business Case erfordert die funktionsübergreifende Beteiligung, um ein tiefes Verständnis für die Notwendigkeit und die Vorteile der Implementierung eines neuen ERP-Systems zu vermitteln.

Was sind Anwendungsfälle von ERP?
Anwendungsfälle sind Dokumente, die detailliert beschreiben, wie Mitarbeiter oder andere Softwareanwendungen mit dem neuen ERP-System interagieren, und erklären, wie die Software verwendet werden sollte, um bestimmte Ziele zu erreichen und Geschäftsaufgaben auszuführen.