Alex Chan | Content Strategist | 5. August 2024
Personalleiter stehen vor der gleichen Frage, mit der sich die meisten Manager derzeit konfrontiert sehen: Wie kann KI uns dabei helfen, bessere und effizientere Arbeit zu leisten? In einer Umfrage der Society for Human Resources Management (SHRM) unter 2.366 Personalfachleuten in den USA im Januar 2024 gab nur etwa ein Viertel der Befragten an, KI bereits zu nutzen. Die meisten davon haben erst im vergangenen Jahr damit begonnen.
Doch generative KI erweist sich für die Personalabteilung bereits in vielerlei Hinsicht als nützlich – insbesondere beim Verfassen von Texten und beim Zusammenfassen von Informationen. Solche Anwendungen generativer KI können Personalfachleuten dabei helfen, Zeit zu sparen, indem sie ihnen die Möglichkeit bieten, sich weniger auf Verwaltungsaufgaben und mehr auf die Unterstützung der Mitarbeiter und strategische Aufgaben wie Einstellungsprognosen und Talentanalysen zu konzentrieren. Mit ihrer Fähigkeit, die Effizienz zu steigern, Inhalte zu generieren und neue Erkenntnisse zu liefern, kann generative KI eingesetzt werden, um Personalern bei der Führung ihrer Belegschaft zu helfen.
Generative KI, auch bekannt als GenAI, ist eine Art künstlicher Intelligenz, die zur Erstellung neuer Text-, Bild-, Video- und Audioinhalte eingesetzt werden kann. GenAI erstellt Inhalte als Antwort auf die von Menschen eingegebenen Aufforderungen (sogenannte „Prompts“). Im Gegensatz zu anderen Formen des maschinellen Lernens und der künstlichen Intelligenz, die sich auf die Analyse von Daten konzentrieren, produziert GenAI neue Medien. Im Personalwesen könnte GenAI beispielsweise dazu verwendet werden, einen ersten Entwurf einer Stellenbeschreibung zu verfassen oder eine Zusammenfassung des Feedbacks aus einer Mitarbeiterbefragung zu erstellen.
HR-Teams erkennen zunehmend, dass GenAI mit ihrer Fähigkeit, verschiedene Arten von Inhalten zu produzieren, den Personalabteilungen auf vielfältige Weise helfen kann, z. B. durch die Steigerung der Produktivität der Abteilungen und die Bereitstellung von Beschäftigungsinformationen für die Mitarbeiter. Wenn Produktivitätssteigerungen HR-Profis von eher routinemäßigen, konventionellen Aufgaben befreien, können diese Fachleute dem Unternehmen in strategischeren Bereichen wie der Talententwicklung und der Verbesserung des Recruiting-Prozesses helfen. Ebenso kann ein Mitarbeiter sich wieder seinen Hauptaufgaben widmen, wenn ein GenAI-gestützter Chatbot beispielsweise seine Frage zur Rückerstattung von Studiengebühren schnell beantworten kann. Hier sind einige Möglichkeiten, wie sich GenAI auf die Personalabteilung auswirken könnte:
Von der Erstellung von Entwürfen für Stellenbeschreibungen bis hin zur Unterstützung von Managern beim besseren Verständnis der Mitarbeiterleistung gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie GenAI zur Unterstützung bei HR-Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Einige Unternehmen, die diese Möglichkeiten bereits nutzen, konnten bei der Einstellung, Einarbeitung und Bindung von Talenten für ihre Belegschaft Erfolge verzeichnen.
Organisationen, die KI für HR-Prozesse einsetzen, wenden sie laut der SHRM-Umfrage von 2024 am häufigsten bei der Talentakquise an. Die Umfrage ergab, dass 65 % der Personalverantwortlichen KI zur Erstellung von Stellenbeschreibungen einsetzen. GenAI kann bei der Analyse von Branchentrends und den bevorzugten Fähigkeiten und Erfahrungen eines Unternehmens helfen, um bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen zu unterstützen und die Aufmerksamkeit qualifizierter Kandidaten zu erregen. Recruiting-Teams können GenAI sogar auf Unternehmenswebseiten hinweisen, die die Mission und die Werte einer Organisation hervorheben, um GenAI dann eine Zusammenfassung erstellen zu lassen, die in die Stellenbeschreibungen aufgenommen werden kann. Das Recruiting-Team ist zwar weiterhin für die Überprüfung und Verfeinerung der endgültigen Version einer Stellenbeschreibung verantwortlich, aber GenAI kann dabei helfen, Zeit bei der Erstellung der ersten Inhalte zu sparen.
Personalabteilungen können künstliche Intelligenz nutzen, um das Onboarding neuer Mitarbeiter zu verbessern, indem sie ihnen wichtige Informationen über die Anmeldung von Sonderleistungen, Richtlinien für die Beantragung von Urlaub und andere grundlegende Aspekte des Arbeitsplatzes zur Verfügung stellen. Chatbots können sofort Antworten auf die Fragen geben, die neue Mitarbeiter oft stellen. GenAI kann als eine Art persönlicher Assistent dienen, der neuen Mitarbeitern dabei hilft, die richtigen Informationen zu finden und häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Laut dem „Workplace Learning Report 2023“ von LinkedIn sind 93 % der Unternehmen um die Mitarbeiterbindung besorgt. Der effektivste Weg, um dieses Problem anzugehen, besteht laut dem Bericht darin, Lernmöglichkeiten anzubieten. Schließlich geben 94 % der Arbeitnehmer an, dass Entwicklungsmöglichkeiten ihnen dabei helfen würden, auch weiterhin in ihrer Position zu bleiben. GenAI kann eingesetzt werden, um die Schulungs- und Entwicklungsbemühungen der Personalabteilung zu unterstützen, indem sie maßgeschneiderte Entwicklungswege empfiehlt, die Personalabteilung bei der Erstellung von Schulungssimulationen unterstützt und die Lernpfade an den Fortschritt jedes Einzelnen anpasst.
Da KI in der Lage ist, kontinuierlich Informationen zu sammeln, können damit das ganze Jahr über Leistungsdaten von Mitarbeitern erfasst werden. GenAI kann dann zur Zusammenfassung dieser Informationen in Vorbereitung auf individuelle Leistungsbeurteilungen eingesetzt werden. Dieser Ansatz kann dazu beitragen, im Überprüfungsprozess eine Tendenz zur Überbewertung der jüngsten Ereignisse (Recency Bias) zu vermeiden. GenAI kann eingesetzt werden, um Notizen oder Aufzählungen von Managern zu erstellen, in denen die Leistung eines Mitarbeiters im Laufe des Jahres zusammen mit 360-Grad-Beurteilungen von Kollegen aufgeführt ist, und dabei helfen, diese Informationen in einen Entwurf für eine Leistungsbeurteilung umzuwandeln, den der Manager überprüfen und verfeinern kann. So können Manager weniger Zeit mit der Erstellung von Leistungsbeurteilungen verbringen und sich stattdessen auf ausführlichere Gespräche mit den Mitarbeitern über deren Arbeit, Ziele und Erfolge konzentrieren. Führungskräfte und Mitarbeiter können gemeinsam Leistungsziele und individuelle Entwicklungspläne erstellen, wobei GenAI bei der Formulierung der Pläne hilft.
GenAI kann eingesetzt werden, um das Engagement und die Bindung von Mitarbeitern zu fördern, indem es auf verschiedene Weise dazu beiträgt, die Employee Experience zu personalisieren. Sie kann eingesetzt werden, um maßgeschneiderte Schulungsprogramme zu empfehlen, die auf den Zielen der Mitarbeiter und den Bedürfnissen des Unternehmens basieren. Die Funktionen von GenAI zur Verarbeitung natürlicher Sprache können eingesetzt werden, um das Feedback und die Kommunikation der Mitarbeiter in den Unternehmenskanälen zu analysieren und die Stimmung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zusammenzufassen, ähnlich wie E-Commerce-Websites Tausende von Produktbewertungen zusammenfassen, um einen Überblick zu bieten. Dies kann Führungskräften dabei helfen, Probleme am Arbeitsplatz zu erkennen und anzugehen, um letztlich die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus kann KI eingesetzt werden, um Muster in Mitarbeiterdaten zu überwachen, wie z. B. eine hohe oder niedrige Beteiligung der Mitarbeiter an Leistungsbewertungen oder Unternehmensaktivitäten. Dies kann HR-Teams dabei helfen, potenzielle Unzufriedenheit vorherzusagen und proaktive Strategien umzusetzen, um das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen.
Eine effektive Personalplanung erfordert eine Analyse, Prognose und Budgetierung der Personalausstattung und -einstellung, um einem Unternehmen dabei zu helfen, die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zu finden, um seine Ziele zu erreichen. GenAI kann eingesetzt werden, um Organisationen bei der Deckung ihres Personalbedarfs zu unterstützen, indem es bei der Erfassung und Zusammenfassung historischer Daten und Markttrends hilft. Zum Beispiel führen HR-Teams in der Regel in regelmäßigen Abständen Kompetenzaudits durch, etwa als großes jährliches Projekt oder auch seltener. Mit GenAI kann ein Personalmanagementsystem eingesetzt werden, um die vorhandenen Fähigkeiten eines Unternehmens auf der Grundlage von Mitarbeiterprofilen mit den benötigten Fähigkeiten auf der Grundlage von Stellenanforderungen und -beschreibungen zu vergleichen. Durch diesen Prozess können mögliche Qualifikationsdefizite identifiziert und Anpassungen der Belegschaft empfohlen werden. HR-Teams können dann GenAI-Tools anweisen, diese erste Analyse zu verfeinern und anzuwenden, um sie für die Geschäftsziele ihres Unternehmens möglichst relevant zu machen. Wenn ein Unternehmen also sein Verkaufspersonal aufstocken möchte, um das Wachstum in einem bestimmten Produktbereich zu unterstützen, kann es um eine Zusammenfassung der Anzahl und des Erfahrungsniveaus des Verkaufsteams dieser Produktgruppe, der Trends bei der Mitarbeiterbindung und der Fluktuationsrate in dieser Gruppe sowie um eine Übersicht über die Leistung des Teams im Vergleich zu den Verkaufsquoten bitten.
Das Richtlinienmanagement betrifft die umfassenderen Bemühungen eines Unternehmens in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Arbeitszeit und Anwesenheit sowie regulatorische Compliance. GenAI kann eingesetzt werden, um bei der Überprüfung neuer mitarbeiterbezogener Vorschriften zu helfen und diese für das HR-Team zu kennzeichnen. Darüber hinaus kann GenAI zur Unterstützung des Richtlinienmanagements eingesetzt werden, indem relevante Inhalte aufbereitet und zusammengefasst werden, die dann von den HR-Teams geprüft und berücksichtigt werden können.
GenAI kann eingesetzt werden, um bei der Verfolgung von Mitarbeiterkennzahlen zu helfen. Sie kann datengestützte Einblicke und Zusammenfassungen zu liefern, die HR-Teams dabei unterstützen, ihre Recruiting-Strategien so anzupassen, dass sie sich positiv auf Diversität und Inklusion auswirken. Wenn die Personalabteilung GenAI beispielsweise zur Bereitstellung personalisierter Schulungsprogramme für alle Mitarbeiter nutzt, kann GenAI dazu beitragen, den gleichberechtigten Zugang zu Lernmöglichkeiten zu erleichtern und die Inklusion in der Aus- und Weiterbildung zu fördern. Durch das Angebot von Schulungen, die sich auf das konzentrieren, was das Unternehmen am meisten schätzt und was einer bestimmten Person am meisten hilft, kann dieser Zugang dazu beitragen, mehr Mitarbeitern Chancen zu eröffnen.
Die Fähigkeit von GenAI, bestimmte manuelle und repetitive Aufgaben zur Erstellung und Zusammenfassung von Inhalten zu automatisieren, kann zu Zeit- und Kosteneinsparungen für Ihre Organisation führen. Um die potenzielle Rendite der Integration von GenAI in Ihre HR-Prozesse zu bewerten, ist es wichtig, sich auf bestimmte Bereiche zu konzentrieren, in denen GenAI einen Prozess für Ihre Organisation verbessern kann.
Überlegen Sie, welche Probleme GenAI lösen soll. Laut HR-Produktexperten verfügt die Technologie über umfangreiche Funktionen, die bei allgemeinen Aufgaben, insbesondere beim Recruiting, helfen können. Die Fähigkeit von GenAI, bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Mitteilungen an Bewerber zu helfen und schnell auf Anfragen von Mitarbeitern zu reagieren, kann Ihrer Personalabteilung zu erheblichen Zeiteinsparungen verhelfen. Diese Zeit- und Effizienzgewinne können dazu führen, dass Sie einen wachsenden Mitarbeiterstamm ohne zusätzliches Personal in der Personalabteilung unterstützen oder neue HR-Initiativen ohne zusätzliches Personal durchführen können. Der Einsatz von Technologie zur langfristigen Eindämmung der Personalkosten im Personalwesen kann einen greifbaren, messbaren Nutzen bringen.
GenAI kann im Personalwesen dazu beitragen, einen Einfluss auf Ihre Organisation zu erzielen, der über die harte Rendite hinausgeht – Vorteile wie die Gewinnung von mehr Mitarbeitern für die Teilnahme an Personalprogrammen. Beispielsweise können Mitarbeiter, die nicht an Peer-to-Peer-Feedback teilnehmen, von GenAI profitieren, indem der Prozess durch die Unterstützung bei der Erstellung von Peer-Reviews vereinfacht wird. Dies kann sich positiv auf das Mitarbeiterwachstum auswirken, was wiederum dem Unternehmen durch Leistung und Mitarbeiterbindung zugutekommt.
Wenn Sie wissen, welche Prozesse Sie verbessern möchten, kann Ihre Organisation die richtige Technologie auswählen, um die erforderlichen Verbesserungen umzusetzen. Überlegen Sie, welche Art von Verbesserungen die Produktivität Ihrer Personalabteilung steigern würden, z. B. durch die Erstellung von Inhalten oder den Einsatz von Chatbots zur Unterstützung der Mitarbeiter, und wie Sie diese Verbesserung messen können.
GenAI kann eingesetzt werden, um die Arbeitsweisen von Personalabteilungen auf wichtige Weise neu zu gestalten. Im Rahmen des Recruiting-Prozesses kann generative KI eingesetzt werden, um Personalverantwortlichen bei Aufgaben wie dem Verfassen von Stellenbeschreibungen und der Kommunikation mit Bewerbern Zeit zu sparen. Auch nachdem eine Organisation Talente angeworben hat, kann GenAI weiterhin helfen, indem es Tools anbietet, die die Einarbeitung und die berufliche Weiterentwicklung unterstützen. Dazu gehören von GenAI verfasste Antworten auf häufig gestellte Fragen von neuen Mitarbeitern, das Sammeln von Informationen für die Erstellung von Leistungsbeurteilungen und die Empfehlung maßgeschneiderter Lernpläne für einzelne Mitarbeiter. Diese Funktionen können für HR-Fachkräfte zu einer erheblichen Zeitersparnis führen und gleichzeitig positive Erfahrungen für die Mitarbeiter schaffen.
HR-Fachleute, die im Zeitalter von GenAI relevant und effektiv bleiben wollen, können auf dieses Ziel hinarbeiten, indem sie sicherstellen, dass sie den Großteil ihrer Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die nicht von der Technologie übernommen werden können. Das könnte bedeuten, Gespräche mit Führungskräften über potenzielle Qualifikationslücken innerhalb ihrer Belegschaft zu initiieren und Programme zur Weiterbildung und Umschulung aufzusetzen, um den organisatorischen Bedarf zu decken. Oder vielleicht könnte es bedeuten, sich auf kreative Strategien zu konzentrieren, um neue Talente anzusprechen und für eine Organisation zu gewinnen, z. B. durch die Identifizierung neuer Pools potenzieller Arbeitskräfte und die Erstellung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen für diese. Außerdem könnten sie eine beratende Rolle für Manager übernehmen und ihnen dabei helfen, wertvollere Leistungsgespräche mit ihren direkten Mitarbeitern zu führen.
HR-Führungskräfte sollten überlegen, wie sie sich an der Steuerung und Bereitstellung von GenAI in ihrer Organisation beteiligen können. HR-Fachleute können einen sinnvollen Beitrag zur Einführung dieser neuen Technologie leisten und dazu, wie sie die Entwicklung von Qualifikationen und die Karriereentwicklung der Belegschaft fördern kann.
Der Prozess der Einführung generativer KI in Ihrer Personalabteilung kann zunächst abschreckend wirken, da sich Ihre Personalteams an die Art und Weise gewöhnen müssen, wie sich ihre Arbeit dadurch verändert, und Ihre Mitarbeiter im Allgemeinen erst lernen müssen, welche Vorteile sie daraus ziehen können. Mit den richtigen GenAI-Funktionen, die in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden, kann Ihr Team von HR-Fachleuten effizienter Talente für Ihr Unternehmen gewinnen, diese Mitarbeiter am Arbeitsplatz weiterentwickeln und einbinden und schnell auf ihre Bedürfnisse und Fragen eingehen.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) ist eine umfassende Cloud-Lösung, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Belegschaft effektiv zu verwalten. Mit den Tools können Sie die Erfahrungen der Mitarbeiter über Reisen personalisieren, die Stimmung der Mitarbeiter erfassen, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten und Analysen nutzen, um wichtige Erkenntnisse über die Belegschaft zu gewinnen. Oracle Fusion Cloud HCM umfasst zudem generative KI-Funktionen, mit denen Sie HR-Prozesse automatisieren und die Employee Experience verbessern können. Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Benutzererfahrung und eines einheitlichen Datenmodells im gesamten Unternehmen sowie eingebetteter KI-Funktionen kann Oracle Fusion Cloud HCM Sie bei der Planung, Verwaltung und Optimierung globaler Personalprozesse unterstützen. Zu den KI-gestützten Vorteilen gehört, dass Sie Stellenausschreibungen, Karriereseiten und Unternehmenszusammenfassungen in kürzerer Zeit erstellen können und dass Mitarbeiter durch Gespräche in natürlicher Sprache kontextbezogene Unterstützung erhalten.
Wie kann generative KI im Personalwesen eingesetzt werden?
Generative KI kann eingesetzt werden, um Aufgaben im Personalwesen zu automatisieren, wie z. B. das Verfassen von Stellenausschreibungen für das Recruiting, die Beantwortung von Fragen während des Onboardings, die Zusammenstellung von Inhalten für das Leistungsmanagement und die Gewinnung von Erkenntnissen für die Personalplanung.
Wie kann KI im Personalwesen eingesetzt werden?
Die Talentakquise ist der häufigste Einsatzbereich für KI im Personalwesen, da die Technologie die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Kommunikation mit Bewerbern und die Identifizierung idealer Kandidaten erleichtert.
Was sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle für generative KI?
Zu den wichtigsten Anwendungsfällen für generative KI im Personalwesen gehören die Unterstützung bei Stellenbeschreibungen und der Kommunikation mit Bewerbern im Recruiting, die Unterstützung von Selfservice-Anwendungen für eine individuellere Employee Experience und die Zusammenfassung von Inhalten für das Leistungsmanagement.
Was ist generative KI für HCM?
Generative KI für HCM kann Mitarbeitern der Personalabteilung helfen, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen, indem sie KI-Inhaltserstellungstools in HR-Anwendungen einbettet. Diese Tools können HR-Teams bei der Erstellung von Zusammenfassungen von Leistungsbeurteilungen, der Formulierung von Feedback-Kommentaren zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung und der Bereitstellung von kontextbezogenen Inhalten zur Unterstützung der Mitarbeiter bei Arbeitsabläufen unterstützen.
Erfahren Sie, wie KI Personalabteilungen bei der Bewältigung alltäglicher Herausforderungen unterstützen kann.