Créer un plan de projet d'implémentation d'ERP
Alex Chan | Stratégiste de contenu | 8 juillet 2024
Souvent, les projets les plus ambitieux sont les plus gratifiants. La mise en œuvre d'un nouveau système de planification des ressources d'entreprise (ERP) en fait partie. Aujourd'hui, passer à un nouvel ERP signifie souvent passer d'un logiciel on-premises de longue date à un système cloud. L'ERP est au cœur de la finance et des opérations d'une entreprise. Par conséquent, le passage à un nouvel ERP nécessite une préparation ciblée et une attention particulière aux détails. Tout au long du processus, qu'il s'agisse de réunir une équipe pour lancer le système ou d'anticiper les coûts cachés, le fait d'avoir un plan de projet d'implémentation d'un ERP est un élément essentiel du démarrage de cette importante initiative logicielle.
Qu'est-ce qu'un plan de projet d'implémentation ERP ?
Un plan de projet d'implémentation d'un ERP implique la planification, la configuration et le déploiement de votre système ERP pour gérer toutes les opérations qui en dépendent dans votre entreprise. L'implémentation d'un ERP est un processus qui comprend la constitution d'une équipe de projet, la cartographie de vos processus, la migration des données financières et transactionnelles, l'intégration avec des systèmes tiers et la formation des collaborateurs à l'utilisation du logiciel.
Les systèmes ERP sont des plateformes intégrées qui s'exécutent dans un data center on-premises ou dans le cloud, le cloud étant de loin l'approche à la croissance la plus rapide. Les applications cloud peuvent impliquer un effort d'implémentation bien différent, généralement plus court et plus simple que les ERP traditionnels on-premises. En effet, la plupart des projets on-premises impliquent des équipes opérationnelles et commerciales qui fournissent leurs besoins aux équipes informatiques qui personnalisent fortement le logiciel pour s'adapter aux processus métier existants. D'autre part, les implémentations d'applications cloud ont tendance à être pilotées par les dirigeants d'entreprise et les résultats dont ils ont besoin, en utilisant des processus prêts à l'emploi sans personnalisations étendues.
La meilleure façon de démarrer un projet ERP est d'établir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre nouvel ERP et un calendrier pour l'implémentation du système. Cela impliquera de planifier les étapes et les dates spécifiques des tâches que vous souhaitez effectuer avant la date de mise en service. Pour déterminer ces étapes et tâches, vous devez d'abord vous demander quels processus particuliers vous souhaitez améliorer, quelles fonctionnalités vous avez besoin, quel système répondra à ces besoins et quelle stratégie d'implémentation fonctionnera le mieux pour votre projet.
Points clés à retenir:
- Un plan de projet d'implémentation d'un ERP est un guide approfondi que vous créez pour lancer un système ERP dans toute votre entreprise, y compris les objectifs, le calendrier, les étapes et les ressources dont vous avez besoin pour réussir.
- La communication et la gestion du changement sont des éléments essentiels d'un plan d'implémentation ERP pour définir des attentes et aligner les objectifs avec les dirigeants et préparer les collaborateurs aux changements à venir avec un nouveau système ERP.
- L'implémentation d'un ERP est un processus d'un mois qui comprend l'installation de logiciels, la migration de données, la réorganisation des processus métier et la formation des collaborateurs à l'apprentissage de nouveaux processus.
- Une équipe d'implémentation ERP sera responsable du déploiement réussi de votre nouveau système et aura idéalement des membres de différents services et niveaux d'ancienneté au sein de votre entreprise.
Explications des plans de projet d'implémentation d'un ERP
Les plans de projet d'implémentation d'un ERP donnent aux entreprises le cadre et les conseils dont elles ont besoin pour passer à un nouveau système : une vision claire et des objectifs mesurables, un modèle de gouvernance robuste, une carte pour les processus métier repensés, des plans pour la migration et l'intégration des données, une stratégie pour préparer les utilisateurs au changement, et bien plus encore.
Pour les entreprises qui passent à l'ERP cloud, une dimension de planification est ajoutée. Tout comme votre smartphone reçoit des mises à jour logicielles régulières, il en va de même pour votre solution cloud ERP. Ainsi, outre la préparation de la mise en service, le plan doit prévoir les mises à jour logicielles qui interviennent plusieurs fois par an.
Avant la mise en œuvre d'un ERP, l'équipe responsable doit consulter les principales parties prenantes sur ce processus pour s'assurer que l'entreprise dans son ensemble est prête à ce changement et que les attentes sont claires quant au calendrier et au périmètre. Un plan d'implémentation ERP implique l'évaluation des systèmes, la définition du périmètre et des objectifs du projet, la création d'une chronologie, la création d'une équipe d'implémentation, le nettoyage et la migration de vos données actuelles dans un nouveau système, le test du système, la formation des collaborateurs et la mise en place d'une maintenance et de mises à jour continues.
Phase 1 : Constituer une équipe d'implémentation ERP
Les personnes que vous sélectionnez dans votre entreprise pour votre équipe d'implémentation peuvent déterminer la réussite du lancement de l'ERP ou l'échec du projet. Pour mettre toutes les chances de votre côté, veillez à choisir des personnes possédant les compétences adéquates, telles que la gestion de projet, la budgétisation et l'affectation des ressources, la communication avec la direction, la migration des données et l'intégration des systèmes, ainsi que la communication avec les collaborateurs et la gestion du changement. Cela signifie que vous devez sélectionner votre équipe A dans différents services et à différents niveaux de responsabilité, que la direction générale doit s'impliquer en permanence et que vous devez choisir un responsable d'équipe très engagé, de préférence avec de l'expérience dans le domaine des ventes et des opérations de votre entreprise. Par exemple, si vous implémentez un nouveau système comptable dans le cadre de votre initiative ERP, assurez-vous d'avoir un membre respecté de l'équipe finance en tant que membre clé de l'équipe d'implémentation, et idéalement en tant que leader.
Avec votre partenaire de déploiement d'implémentation, votre équipe d'implémentation ERP sera chargée de suivre les bonnes pratiques pour s'assurer que le nouveau système est lancé et fonctionne comme prévu. Ils cartographieront les exigences du système ERP, établiront des jalons clés, détermineront comment le système gérera des processus métier spécifiques et testeront le logiciel avant qu'il ne soit opérationnel. Les experts en implémentation recommandent l'implication continu des membres de votre équipe pendant plusieurs mois après la mise en service. Ils contribueront à renforcer l'adoption en formant et en évangélisant le nouveau système, ce qui est une autre raison de s'assurer qu'un expert de domaine qui utilisera le nouveau système est un acteur clé de votre équipe d'implémentation.
« Les projets axés sur les résultats ont plus de chances d'aboutir à des résultats positifs que les projets axés sur les exigences informatiques », conseille John Hallin, Vice-Président de l'excellence en matière de livraison pour Oracle Consulting, qui crée et exécute des plans de projets d'implémentation de l'ERP pour les entreprises. « Impliquez des personnes talentueuses, y compris des personnes dans différents services de l'entreprise. »
Les rôles clés de direction en matière de mise en œuvre ne peuvent pas non plus être considérés comme une activité annexe aux tâches à temps plein d'une personne. Affectez des personnes clés à temps plein, où les responsables participent à la création de la vision du projet, s'approprient leurs domaines fonctionnels pour la conception et l'exécution, et aident à se préparer à ce qui vient après, dit Hallin.
Phase 2 : Comment implémenter votre système ERP
Connaître les besoins, le budget de projet et le calendrier d'implémentation de votre entreprise vous aidera à choisir la bonne stratégie d'implémentation. Les deux stratégies de mise en œuvre les plus courantes sont l'approche progressive et l'approche « big bang » globale. Une approche progressive signifie que le système ERP est implémenté en plusieurs vagues, par exemple en commençant par un domaine d'activité ou une fonction métier, et en étendant le déploiement à partir de là. Cela permet d'obtenir plus de retours des utilisateurs et de réduire les enjeux en cas de problèmes inattendus. L'approche globale implique la mise en service simultanée de l'ensemble de votre système ERP. Bien que cela semble risqué, les entreprises adoptent cette approche car elles n'ont alors pas besoin d'intégrer le nouvel ERP aux anciens systèmes et modules qui seront bientôt retirés, et parce qu'elles peuvent obtenir un retour sur investissement plus rapide si c'est un succès.
Au-delà de la stratégie technologique, votre plan de réussite de la mise en œuvre doit également prendre en compte la bonne stratégie de communication et de coordination avec les parties prenantes de votre projet. Cela signifie se coordonner et collaborer avec les membres de différents domaines d'activité et la direction, comprendre leurs préoccupations et organiser des réunions pour discuter des solutions. Cela implique également une communication étroite et transparente avec les collaborateurs qui utiliseront le système, afin qu'ils comprennent les avantages qui découleront de ce changement majeur et qu'ils puissent obtenir une formation sur la façon de l'utiliser dans leur travail. Ce faisant, les collaborateurs de votre entreprise auront une compréhension unifiée des avantages attendus du nouveau système pour chacun de leurs rôles, de leur productivité et de l'entreprise dans son ensemble.
En général, votre plan d'implémentation ERP comprend les tâches suivantes :
1. Définir les résultats souhaités
En définissant clairement les résultats que vous espérez atteindre tout au long de votre projet, la création de votre plan d'implémentation sera un processus beaucoup plus simple. Pour commencer, demandez à votre équipe de détailler les résultats et les modifications de processus souhaitées par les principales parties prenantes à la fin de l'implémentation. Connectez-les aux fonctionnalités dont vous avez besoin à partir de votre nouveau système pour bénéficier de ces avantages. Obtenez un accord entre les parties prenantes sur le moment où différentes fonctionnalités devraient être mises en service. Cet effort aidera à définir clairement et à obtenir un accord sur les objectifs que vous souhaitez atteindre à la fin de votre projet. Rendez les objectifs aussi précis que possible. Elles pourraient concerner l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l'amélioration de la satisfaction client ou l'amélioration de la précision des données.
« Vous avez besoin d'une articulation claire de la concrétisation de la vision et des objectifs, de la charte de gouvernance globale et de la validation des personnes impliquées pour vous assurer qu'elles comprennent les objectifs du programme », explique Keith Williams, Vice-Président de la livraison des solutions ERP chez Oracle Consulting. Un « plan de réussite de l'implémentation » servira en quelque sorte d'étoile polaire pour vous aider à atteindre vos cibles, à prévenir les dérives et à éviter le coût d'une mise en œuvre longue et incertaine, explique Williams.
Par exemple, lors de l'adoption d'un nouveau système ERP cloud, une grande entreprise américaine de matériaux de construction s'est fixé le principe suivant : « Construisez un avenir, ne réinventez pas le passé ». Offrez une expérience utilisateur améliorée et impliquez les parties prenantes tout au long pour garantir l'adoption.
2. Standardiser ses processus métier : tirer parti d'une approche prête à l'emploi
La maintenance des personnalisations est coûteuse. La bonne pratique du SaaS est de tirer parti des fonctionnalités prêtes à l'emploi qui gère les processus ciblés dans le périmètre. Ensuite, il faut se poser la question : Pourquoi cela ne fonctionnera-t-il pas pour nous ? Il est important de garder à l'esprit que les personnalisations peuvent également compliquer le processus de mise à jour et empêcher l'adoption de nouvelles fonctionnalités. La règle d'or est de ne personnaliser les processus que lorsqu'il s'agit d'un élément clé de différenciation pour votre entreprise.
3. Déterminer le séquencement de votre projet, en fonction des objectifs de votre programme
Le séquencement de l'implémentation dépend souvent de vos priorités. Vous pouvez commencer avec votre plus grand problème ou vous concentrer sur les fonctions qui vous rapporteront le plus. Ou vous pouvez identifier l'un des éléments les plus simples et les moins risqués pour permettre à votre équipe d'obtenir des résultats rapidement et renforcer la confiance dans le système. En planifiant votre implémentation en fonction de vos priorités, vous serez en mesure d'identifier les étapes les plus cruciales à réaliser au début, au milieu et à la fin de votre projet.
Par exemple, une grande société américaine spécialisée dans les cartes de crédit exploitait auparavant sept systèmes ERP on-premises hautement personnalisés. L'entreprise a déterminé que la simplification de ses processus et systèmes comptables via une seule plateforme ERP cloud était sa priorité absolue. En s'attaquant d'abord et avant tout à ce problème au cours de son projet, l'entreprise a pu mettre en œuvre un système qui offre un accès plus rapide aux informations financières ainsi que des projections de planification et une analyse des coûts plus précises.
4. Cartographier les progrès : rendre compte de son implémentation
Suivez l'avancement de votre implémentation en évaluant régulièrement votre situation par rapport au calendrier et au budget. D'autres indicateurs à suivre peuvent inclure des jalons liés à l'informatique ou un pourcentage de données migrées.
Pour rester sur la bonne voie, votre équipe doit planifier des réunions de mise à jour de projet avec les principales parties prenantes afin de partager le statut du projet et de résoudre les problèmes clés. L'équipe d'implémentation peut fournir ces mises à jour à l'aide de tableaux de bord qui suivent le calendrier et les livrables du projet. Disposez d'un mécanisme de retours pour collecter et répondre aux questions des utilisateurs au fur et à mesure du déploiement du nouveau système.
Après le déploiement, vous devez planifier la surveillance et la gestion de votre implémentation ERP pour que les utilisateurs restent satisfaits et que votre entreprise obtienne les résultats souhaités. Cela impliquera d'écouter les retours des utilisateurs, de continuer à former de nouveaux collaborateurs (et partenaires et fournisseurs) sur le système, d'ajuster votre système en conséquence et d'effectuer tout développement et configuration supplémentaire nécessaire à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées au système. Un système ERP dans le cloud disposera de mises à jour logicielles plusieurs fois par an que vous pouvez choisir d'activer.
5. Prévenir les erreurs de manière proactive
Ne soyez pas pris au dépourvu parce que votre plan n'a pas été élaboré.
De nombreux projets d'implémentation échouent parce que leur plan n'était pas clair ou que le calendrier établi n'était pas réaliste. Les mises en œuvre peuvent également échouer en raison d'un manque de planification d'urgence, notamment en préparant votre entreprise à réagir efficacement à un retard ou à un problème. Votre équipe d'implémentation doit réfléchir aux obstacles susceptibles de se produire et anticiper les moyens de les résoudre. Cela peut signifier identifier les faiblesses actuelles du business model de votre entreprise qui doivent être corrigées avant l'implémentation de l'ERP.
Le bon partenaire d'implémentation ERP, le support de la direction et les bonnes pratiques provenant d'autres entreprises de votre secteur peuvent mener à une implémentation réussie pour votre entreprise.
6. Communiquer tôt et souvent
La communication est un aspect essentiel de toutes les phases de votre implémentation ERP. Votre équipe d'implémentation doit se rappeler de communiquer régulièrement l'objectif de l'implémentation de l'ERP, les résultats et les avantages souhaités, ainsi que les attentes de chaque phase à l'ensemble de votre entreprise. En outre, votre équipe doit également donner la priorité à l'écoute des problèmes des utilisateurs avant et après le déploiement.
Lorsque Taylor Corporation, une entreprise mondiale diversifiée qui exploite des activités d'impression, de données et de marketing, a mis en œuvre une solution ERP pour moderniser son back-office, le CEO Charlie Whitaker a rallié les 10 000 collaborateurs de l'entreprise pour qu'ils adhèrent à la façon dont le projet conduirait à la croissance de l'entreprise. Whitaker a accompli cela en dirigeant les réunions du comité directeur et les sessions de travail avec les membres de l'équipe de projet. Grâce à la communication et à l'adhésion de ses collaborateurs, Taylor Corporation a pu migrer ses applications financières, de supply chain et de fabrication vers le cloud et obtenir des bénéfices métier majeurs.
7. Comparer les objectifs aux valeurs réelles
Une partie importante du processus d'implémentation consiste à mesurer et à analyser la performance de votre système nouvellement implémenté par rapport aux objectifs initiaux définis par votre entreprise avant et pendant la phase d'implémentation.
L'évaluation de la performance de votre système implique la collecte de données et d'indicateurs clés de performance. Certains d'entre eux seront liés aux performances des applications, telles que la disponibilité, la vitesse et la sécurité. Certains concerneront l'utilisation, par exemple le nombre de collaborateurs qui utilisent le système et la fréquence à laquelle ils l'utilisent. Enfin, certains seront des indicateurs opérationnels, liés à l'efficacité des collaborateurs ou aux résultats financiers, tels que les revenus, le flux de trésorerie et les dépenses. Vous devez choisir des métriques qui peuvent être directement comparées aux objectifs que vous avez définis au début du projet. Lorsque vous comparez des objectifs aux valeurs réelles, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels votre nouveau système atteint, dépasse ou est en deçà de ces objectifs.
La comparaison des objectifs par rapport aux valeurs réelles vous aidera à voir si votre projet reste conforme aux objectifs de votre entreprise et à identifier les points à améliorer pour les performances de votre système et vos processus métier.
Phase 3 : Créer un plan de gestion des modifications de l'ERP
Un élément essentiel de toute implémentation d'un ERP est un plan de gestion du changement efficace qui préparera votre entreprise à planifier et à réaliser le projet, puis à fonctionner à l'aide de votre nouveau système ERP. Un plan de gestion du changement de l'ERP aidera votre entreprise à aligner le système sur vos processus métier, à améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, à accroître l'adoption par les utilisateurs et à réduire le risque de retards ou d'échecs du projet.
Il y a beaucoup de choses à considérer dans la création d'un plan de gestion du changement efficace qui aidera votre entreprise à adopter le changement. Selon Betsie Reynolds, Vice-Présidente de la transformation et des services stratégiques chez Oracle, plusieurs facteurs culturels clés conduisent à une gestion réussie du changement lors de l'implémentation d'un ERP. Il s'agit notamment d'encourager la collaboration au sein de votre organisation, d'inciter vos collaborateurs à adopter de nouvelles méthodes de travail et de favoriser le changement dès le premier jour.
« Il ne s'agit pas seulement d'un projet technologique, mais aussi d'un changement des processus que les personnes utiliseront dans leur travail quotidien », explique M. Reynolds, « Nous savons tous que le changement n'est pas facile, mais qu'il est inévitable. Lorsque les individus savent ce qui les attend, ils sont moins susceptibles d'avoir peur et peuvent faire de la transformation de l'entreprise une expérience inspirante et motivante. »
Pour maintenir l'enthousiasme suscité par cette transition vers un nouvel ERP, votre entreprise doit également considérer l'implémentation comme une opportunité de transformer et de simplifier les processus métier, au lieu de simplement reproduire ce qui a été fait dans le passé. « Vous voulez une équipe qui évitera ce que l'on appelle" le chemin des vaches ", ce qui signifie qu'elle marche là où elle a toujours marché », a déclaré Hallin. « Ce dont vous avez besoin, ce sont des membres de votre équipe qui sont ouverts à la création d'un nouveau chemin basé sur les bonnes pratiques. »
L'intégration d'un nouveau système ERP peut signifier que l'entreprise demande aux collaborateurs de faire leur travail différemment afin d'adopter les bonnes pratiques du secteur intégrées aux applications ERP dans le cloud. Cela s'écarte des plans d'implémentation du passé des logiciels on-premises, lorsque les sociétés de conseil procédaient à des personnalisations approfondies pour adapter le logiciel à la façon unique dont l'entreprise facturait ses clients, payait ses fournisseurs, rapprochait ses relevés bancaires, ou à toute autre activité courante de l'entreprise. Avec les systèmes ERP cloud d'aujourd'hui, les experts en implémentation conseillent aux entreprises de respecter les bonnes pratiques prêtes à l'emploi et d'éviter les personnalisations inutiles. La ville de Tampa, par exemple, a pu mettre en service en 10 mois l'ERP, la gestion du capital humain (HCM) et le cloud de gestion de la supply chain (SCM) en effectuant une implémentation prête à l'emploi, se débarrassant ainsi de 8 500 personnalisations intégrées à son précédent système ERP. Leur conseil : passez rapidement au cloud rapidement et itérez
Phase 4 : Migrer les données et gérer les intégrations
La migration de vos données de ses sources précédentes vers votre nouvelle plateforme ERP est un processus important qui consiste à déplacer des données de différents systèmes et formats vers un système unique. Selon votre secteur d'activité, ces données peuvent être des données sur le produit, le client, le partenaire, le stock, le fournisseur et les données financières. Pour réussir une migration des données, il faut inspecter, extraire, nettoyer et transformer les données avant de les transférer vers le nouveau système. Ce processus est crucial pour s'assurer que les données migrées sont exactes et complètes, ce qui aidera les collaborateurs de vos services qui dépendent de ces données historiques. Une migration des données bien planifiée permettra de maintenir votre projet d'implémentation sur la bonne voie avec son calendrier, ce qui, par conséquent, permettra de maintenir votre projet dans les limites du budget.
La mise en œuvre d'un nouveau système ERP est également l'occasion de parcourir les données de votre entreprise et de décider de ce qui vaut la peine d'être transféré vers le nouveau système. Certaines entreprises migrent toutes les données historiques, mais le transfert de chaque donnée rendra l'implémentation plus longue. Certaines informations de votre ancien système peuvent également ne pas être pertinentes, telles que les fournisseurs que vous n'utilisez plus, les clients qui n'ont pas commandé depuis des années ou les produits obsolètes. Vous pouvez même trouver des inexactitudes de données que vous devez nettoyer. Lorsque vous décidez des données à conserver, réfléchissez aux données dont vous avez besoin pour prendre des décisions dans l'ensemble de votre entreprise et incluez chaque service. En général, les entreprises migrent deux ans de données historiques, sauf s'il existe des règles de conformité pour plus de données historiques. Cela simplifie vos efforts d'implémentation et vous permet de vous concentrer sur l'avenir tout en gardant vos données propres et gérables.
Pour la migration des données, vous devez d'abord constituer un groupe de migration de données, composé de membres qui font déjà partie de l'équipe d'implémentation globale. Ce groupe examinera les données de chacun des systèmes source et éliminera les redondances et les incohérences de données mentionnées précédemment. Ils doivent également mettre en correspondance les données avec la structure de la base de données ERP avant de les importer. Ce processus, appelé cartographie de données, fait le lien entre votre ancien système et le nouveau pour s'assurer que les données déplacées à partir de leur source d'origine sont exactes et exploitables dans le système dans lequel elles sont transférées.
Une fois la mise en correspondance des données effectuée, ce groupe extrait les données de l'ancien système, les transforme en un format adapté au nouvel ERP et les charge dans votre dernier système. Ensuite, ils devront vérifier que les données sont complètes, exactes et correctement migrées en comparant les données qui ont été transférées avec les données source et en recherchant les incohérences ou les erreurs entre les deux. Enfin, le groupe effectuera des tests pour confirmer que les données migrées sont intégrées au nouvel ERP et fonctionnent correctement avec les modules du système. Veillez à tester tous les aspects du système, tels que la sécurité, les performances et les aspects fonctionnels.
Un autre point essentiel pour toute implémentation ERP est la gestion des intégrations à d'autres systèmes logiciels. Par exemple, vous pouvez intégrer des applications périphériques héritées situées sur une plateforme différente. Les intégrations peuvent entraîner des retards inattendus et interrompre les délais des projets si elles se révèlent plus compliquées que prévu. Dans l'idéal, vos nouveaux systèmes ERP disposent d'adaptateurs prédéfinis qui facilitent les intégrations. Un avantage considérable d'un nouveau système ERP devrait provenir du fait qu'il dispose de données fiables que l'entreprise peut utiliser pour prendre ses décisions opérationnelles. Le partage de ces données impliquera probablement des intégrations, de sorte qu'elles doivent faire partie du plan d'implémentation, votre nouveau système agissant en tant que hub d'entreprise à partir duquel gérer toutes les données et intégrations.
Phase 5 : Lancer l'ERP et anticiper
L'achèvement du lancement de votre nouveau système ERP comprendra de nombreux processus que vous devez planifier avec soin, tels que la conception, les tests de développement de plans de projet, le déploiement et l'évaluation des résultats. Pour garantir le succès de ces étapes, vous devez identifier les tâches et les livrables de chacune d'elles et affecter les rôles et les responsabilités associés aux membres de l'équipe de lancement.
Il serait également avantageux pour votre équipe de définir les attentes concernant le budget et le calendrier de votre processus de lancement et de surveiller ces deux aspects en cours de route et d'avoir des plans d'urgence pour tout changement ou problème qui pourrait traverser votre chemin. Pour parvenir à une solution ERP réussie à long terme, il serait également bénéfique de développer un plan pour continuer à examiner et à optimiser vos processus métier après la mise en service de votre ERP. Cela pourrait impliquer d'ajouter progressivement de nouvelles fonctionnalités et fonctionnalités en cours de route.
« Ne considérez pas le lancement comme une fin, mais plutôt comme un début », conseille M. Williams. « C'est comme déménager dans une nouvelle maison, vous devez bien planifier afin que vous puissiez prendre le temps de vous adapter à la vie dans votre nouvelle maison. »
Bonus : Éviter les coûts cachés d'implémentation d'un ERP
Une fois que votre équipe d'implémentation ERP a recherché, rencontré des fournisseurs et effectué sa sélection logicielle finale, votre partenaire d'implémentation ERP peut fournir non seulement un plan de réussite de l'implémentation ERP, mais également une estimation du coût de mise en œuvre de votre nouveau système. Cependant, il y a presque toujours des coûts imprévus tout au long du parcours d'implémentation de votre ERP. Pour éviter ce casse-tête, voici les coûts cachés que vous devriez essayer d'anticiper :
- Dépassements des coûts du personnel : un élément crucial de votre implémentation ERP consiste à vous assurer que vous disposez de suffisamment de collaborateurs et des compétences appropriées pour exécuter le projet. Le personnel représentera une grande partie du coût de votre projet, car vous devez payer votre équipe de projet et potentiellement embaucher du personnel temporaire pour remplir les tâches que les membres de votre équipe laissent de côté car ils donnent la priorité à l'implémentation. En outre, vous aurez peut-être besoin de consultants externes en gestion de projet ou en informatique pour apporter leur expertise et leur aide au cours de ce processus.
- Délais : le temps, c'est de l'argent, et plus votre implémentation est bloquée en raison de retards, plus vous encourrez inévitablement de coûts, y compris les avantages que vous ne tirez pas du nouveau système. Les retards sont souvent dus à des attentes irréalistes quant au périmètre et au calendrier au début du projet, à la charge de travail des membres de l'équipe qui jonglent entre la mise en œuvre et leur travail quotidien, au fait que votre équipe d'implémentation et la direction de l'entreprise ne sont pas alignées sur les objectifs du projet, à la lenteur du processus décisionnel et au manque d'intérêt de la part de la direction de l'entreprise. Vous pouvez atténuer ces retards et les coûts qu'ils entraînent en planifiant soigneusement et en sachant à quoi vous attendre de chaque phase d'implémentation, en partageant des informations avec votre équipe d'implémentation, ainsi qu'avec votre direction et l'ensemble de l'entreprise, et en prenant les dispositions nécessaires pour que les membres de votre équipe d'implémentation se concentrent sur le projet.
- Coûts de formation : un autre élément essentiel de votre implémentation est la préparation de vos collaborateurs à l'apprentissage de nouveaux processus. Par exemple, un collaborateur de votre société peut savoir comment créer une commande d'achat, mais avec le nouveau système, les étapes pour créer la même commande d'achat peuvent varier. Vos collaborateurs devront également apprendre de nouveaux processus qu'ils n'ont pas encore réalisés. Par exemple, supposons que vos collaborateurs ont déjà copié des données dans une feuille de calcul dans le cadre de leur planification financière et de leur reporting. Mais maintenant, votre nouvel ERP leur permettra de créer des tableaux de bord et des rapports au sein du système, et ils devront être formés pour apprendre ce nouveau processus. Pensez à programmer votre formation afin que les collaborateurs puissent commencer à utiliser le nouveau système dans leur vie quotidienne dès la fin de la formation. Gardez à l'esprit que la formation prend du temps et que les gens apprennent de différentes manières. Offrez donc une formation continue et plusieurs façons d'apprendre, telles que des cours en présentiel, en ligne, des vidéos et dans l'application à l'aide d'un outil d'adoption numérique, comme Oracle Guided Learning.
- Temps perdu : les mises à jour logicielles majeures nécessitent presque toujours une période de régularisation pour permettre aux entreprises d'apprendre et de naviguer dans le nouveau système. Cela pourrait signifier un ralentissement des opérations ou une perte de productivité après la mise en service du système ERP et que votre personnel effectue cette transition. Votre implémentation peut également nécessiter des temps d'arrêt planifiés pour vos anciens systèmes. Ces deux instances peuvent entraîner un retard dans les opérations de votre activité, ce qui peut entraîner une perte de revenus et des clients insatisfaits.
Passer à l'ERP cloud avec Oracle
Bien que la création d'un plan de réussite de l'implémentation d'un ERP puisse être un processus complet et détaillé, le gain pour votre entreprise pourrait être considérable. Ce que vous devez tirer de la sélection d'un nouveau système, de la migration des données existantes et du lancement de votre plateforme est un système unique qui peut générer de nombreux avantages pour votre entreprise. Cela inclut de donner à votre entreprise une source unique de données financières et opérationnelles connectées en temps réel, ce qui peut aider à améliorer la prise de décision. Un système ERP cloud peut avoir à la fois l'évolutivité et l'agilité nécessaires pour soutenir la croissance de votre entreprise et répondre aux priorités changeantes.
Oracle Fusion Cloud ERP est une plateforme cloud complète capable d'automatiser et d'exécuter des centaines de processus nécessaires à l'exécution de vos opérations et de générer des rapports sur les résultats. Oracle Cloud ERP inclut l'IA intégrée pour automatiser les processus manuels qui ralentissent vos opérations et les analyses pour vous permettre de réagir rapidement aux changements du marché. En tant que solution cloud ERP leader du marché, Oracle Cloud ERP fait partie d'une suite d'Oracle Fusion Applications qui fournit des données unifiées, des équipes connectées et des analyses précieuses qui peuvent permettre à votre entreprise de fonctionner plus efficacement et d'aider vos dirigeants à prendre de meilleures décisions.
Consultez des exemples concrets des stratégies de planification des entreprises en matière de finance, de marketing, de ressources humaines, etc.