Qu'est-ce que l'implémentation d'un ERP ?
L'implémentation d'un système ERP est une opération essentielle pour toute entreprise qui a décidé de déployer un nouveau système d'entreprise, qu'elle remplace une solution sur site actuelle, ajoute des fonctionnalités à un environnement cloud existant ou qu'elle soit un déploiement greenfield qui supplante des feuilles de calcul disparates et des logiciels locaux. Quel que soit le type de nouveau système ERP sélectionné, le succès de la solution d'entreprise choisie (en termes d'adoption par les utilisateurs, d'alignement des processus, de qualité des données et d'adéquation à l'entreprise) dépend de la réussite de l'implémentation.
Ce succès, mesuré par la compréhension et la satisfaction des attentes des utilisateurs, des besoins de l'entreprise, des budgets et des calendriers de projets, nécessite une planification et une exécution réfléchies avec des ressources expérimentées et compétentes qui non seulement comprennent les aspects techniques de la nouvelle solution ERP mais peuvent naviguer dans les aspects commerciaux et culturels d'une entreprise tout au long de l'implémentation.
Ce qui suit décrit cinq étapes clés et les tâches qu'une entreprise doit effectuer pour progresser dans un projet d'implémentation d'un ERP.
Une implémentation d'un ERP définie
L'adoption réussie d'un ERP cloud est possible grâce à un projet d'implémentation bien défini
De plus en plus d'entreprises migrent leurs applications d'entreprise sur site vers des solutions cloud innovantes, elles prennent souvent en compte simultanément les tâches requises pour un projet d'implémentation d'un ERP. Les entreprises sont soumises à une implémentation de leur ERP pour de nombreuses raisons : changer la structure des coûts de leurs portefeuilles d'applications, réduire le risque d'obsolescence technologique, favoriser la croissance et stimuler l'innovation tout en augmentant l'agilité opérationnelle, la résilience et l'efficacité. Il est important de comprendre pourquoi les projets d'entreprise réussissent et comment ils peuvent échouer.
Bien qu'il existe de nombreuses façons de migrer vers des applications cloud, la formule pour une implémentation réussie d'un ERP est claire. Que vous suiviez un processus unique, comme la budgétisation, ou que vous transfériez tous vos processus financiers et applications vers le cloud, les implémentations de l'ERP nécessitent une planification approfondie avec des ressources expérimentées.
Cinq étapes pour réussir un projet d'implémentation de l'ERP dans le cloud
Étape 1 : Planifier l'implémentation de l'ERP dans le cloud
Définir et établir des catégories de projet couvrant le périmètre, la conception, les équipes et les messages.
Au début, la gestion d'une migration vers le cloud peut sembler exécuter n'importe quel autre projet métier et technologique, mais les différences sont immédiatement visibles lorsque les plans de projet et les ressources sont cartographiés. D'une part, par rapport à la plupart des implémentations sur site, les avantages d'un projet cloud sont évidents dès le début du processus.
Quand l'opportunité commerciale d'un projet cloud est reconnue par tous, les avantages en termes de coût et de calendrier ne font plus l'ombre d'un doute. C'est également là que les tâches des projets cloud divergent des projets sur site. Les petits projets cloud, en particulier les efforts hybrides, reçoivent une approbation encore plus rapidement et avec moins de justification, car ils coûtent moins cher et ne nécessitent aucune dépense d'investissement.
Les composants d'un projet cloud se répartissent en cinq catégories : définition de projet, équipes, conception, déploiement et communication. Pour réussir, un projet doit collecter les informations dans chaque catégorie avant le lancement.
Définition du projet
Cette tâche constitue la base d'un projet d'implémentation dans le cloud. Bien que cela puisse sembler trop méticuleux, l'absence de clarté et de détails à ce stade créera des problèmes en aval. Une bonne planification au début réduit le risque d'erreurs et aide l'équipe d'implémentation à se préparer à tout retard possible.
Commencez par l'intention du projet en rédigeant une déclaration de mission qui intègre vos objectifs globaux. Créez ensuite une feuille de route de projet qui définit sans ambiguïté les objectifs, le périmètre, le risque, un budget détaillé et les besoins en personnel (internes et externes), tous cartographiés sur un calendrier général et un planning de tâches. Ces tâches sont similaires pour les implémentations sur site et dans le cloud. Pourtant, cette étape est plus rapide avec le cloud, car il y a moins de tâches à effectuer. Les tâches associées au matériel, à l'installation de logiciels, aux tests de code personnalisé et à d'autres composants sur site sont terminées.
Équipe du projet
Avec un projet cloud, la création d'une équipe est plus facile. Pas besoin d'architectes matériels, de codeurs d'applications personnalisés, de générateurs de rapports ou d'installateurs de logiciels. Avec les projets cloud, les compétences et l'expertise dont vous aurez besoin se concentreront sur la configuration et l'application des bonnes pratiques, ainsi que les rôles et responsabilités des utilisateurs. Vous aurez donc besoin de consultants en processus métier et d'analystes de données. À ce stade, il est important de définir clairement chaque rôle du projet et les responsabilités qui lui sont associées.
Quelques conditions d'adhésion à prendre en compte : incluez toujours un chef de projet dédié et sélectionnez des partenaires commerciaux si nécessaire. Si vous êtes actuellement un client sur site Oracle, envisagez le programme Soar d'Oracle Consulting pour accélérer votre transition vers le cloud. Vous devriez également avoir un comité directeur ou exécutif. Trouvez un sponsor exécutif qui plaidera pour la réussite du projet en éliminant les obstacles et en engageant d'autres cadres supérieurs si nécessaire.
Conception du projet
Considérez-la comme votre modèle de réussite. Les principaux résultats compris dans le document de conception sont les applications à déployer, les applications tierces et les systèmes associés qui nécessitent une intégration. La conception doit également inclure des définitions de données détaillées, les exigences utilisateurs et tous les processus métier concernés. Certains de ces composants, tels que la conception du plan comptable, nécessiteront une planification importante. Il est essentiel que la conception soit en place dès le départ. Une fois le travail de conception effectué en amont, vous pouvez réaliser des tâches de configuration directement. De plus, avec les applications cloud modernes, ces tâches ont été simplifiées.
Déploiement du projet
Déterminez les unités opérationnelles et les emplacements qui seront couverts et dans quel ordre. Identifiez également les principales conditions requises pour la mise en production du nouveau système. L'établissement anticipé de ces jalons de validation/annulation sert de contrôle logique pour la planification du projet. Certaines fonctionnalités pourront être réservées à un déploiement ultérieur après la mise en service initiale. C'est également là que vous devez inclure des mesures clés qui seront utilisées pour surveiller et évaluer votre résultat final après la mise en service. Comme dans les étapes précédentes, il existe des similitudes entre les implémentations cloud et sur site. Mais, comme le cloud offre plus de simplicité, vous bénéficiez des avantages supplémentaires d'un calendrier plus court et d'un meilleur contrôle de la portée.
Communication sur le projet
La communication interne est essentielle au succès de votre projet. Envisagez de marquer le projet avec un nom et un logo spécifiques pour renforcer la reconnaissance et la sensibilisation internes au sein de l'ensemble de votre entreprise. Sensibilisez et préparez toutes vos équipes grâce à des mises à jour régulières sur les progrès de la mise en œuvre et sur la manière dont l'entreprise bénéficiera du projet. Le changement peut être difficile. Communiquer les mises à jour et les informations du projet tout au long du processus peut aider les équipes internes à s'adapter et à s'intégrer rapidement.
Grâce au cloud, vous bénéficiez d'une expérience éprouvée en matière d'implémentations et de technologies qui ont déjà été adoptées par les utilisateurs. La plupart d'entre nous utilisent déjà des smartphones et autres applications et plateformes compatibles avec le cloud. Le passage des systèmes sur site du siècle dernier aux applications cloud modernes est donc naturel, intuitif et stimulant.
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11 conseils pour une migration en douceur vers un cloud ERP : Étude de cas de Caesars
Caesars Entertainment passe entièrement au cloud. Récemment, le géant des jeux et de l'hôtellerie a transféré son système sur site âgé des opérations financières vieux de trente ans vers Oracle Fusion Cloud ERP et Oracle Fusion Cloud EPM. Michael Mann, Vice-Président de la transformation des finances chez Caesars, propose les 11 conseils suivants pour une migration réussie :
- Ne pas sous-estimer le processus de conversion des données
- Accorder toute son attention aux tests
- Impliquer ses partenaires et fournisseurs lors de ces tests
- Tester l'application dans des conditions extrêmes
- Obtenir l'appui de la direction
- Prendre en charge la gestion des changements
- Dédier des personnes à temps plein à des rôles de projet spécifiques
- Éviter autant que possible les intégrations
- Tout documenter pour réussir les audits
- Recruter des personnes chez votre fournisseur cloud pour votre équipe d'implémentation
- Impliquer l'équipe réseau
Étape 2 : Implémenter des solutions d'ERP dans le cloud
Configurer et intégrer. Examiner les données et les statuts. Évaluer les extensions.
Une fois le travail préparatoire terminé, il est temps d'implémenter la conception du projet. Il s'agit de la majeure partie de la charge globale en termes de budget, de temps et de tâches. L'implémentation du projet cloud nécessite bien moins de tâches qu'une solution sur site traditionnelle. Les tâches abandonnées incluent les activités matérielles, le codage personnalisé, le chargement de logiciels et l'application de correctifs, ainsi que la plupart (mais pas tous) des tests et des formations. L'implémentation d'un projet cloud couvre généralement quatre (et parfois cinq) activités principales, auxquelles l'acronyme CIDER fait référence.
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Configurer
Les applications cloud sont axées sur la configuration plutôt que sur la personnalisation. Cela signifie qu'il est important de configurer les structures et les hiérarchies de données, les organisations, ainsi que les rôles et responsabilités des utilisateurs au début d'un projet. Dans la plupart des migrations cloud, les activités principales peuvent être configurées rapidement, puis associées aux processus métier standard fournis et à leurs processus.
Intégration
Vous devez toutefois prévoir un peu de travail d'intégration. Peu de solutions adoptent toutes les fonctions métier, en particulier dans les grandes entreprises. L'intégration de solutions tierces ou de systèmes hérités dans des applications cloud préserve les investissements antérieurs et les capacités uniques. Il s'agit d'un domaine dans lequel vous devez collaborer avec vos collègues du service informatique de l'équipe de projet, car ils peuvent disposer de structures d'intégration existantes. De nombreuses entreprises tirent parti d'Oracle Integration Cloud pour rationaliser et simplifier toutes les intégrations nécessaires.
Données
Le passage de systèmes sur site implique le déplacement des données vers le cloud. Une fois la quantité de données et sa définition déterminées, cette tâche d'implémentation requiert des compétences d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) couvrant la qualité des données et les tâches de normalisation. Avec des scénarios de données complexes, au lieu de consacrer du temps et du budget à préparer tout à l'avance, envisagez d'utiliser Oracle Enterprise Data Management Cloud pour garantir la cohérence entre les données d'entreprise, même sur des systèmes disparates.
Extensions
L'un des avantages fondamentaux des applications cloud est qu'elles sont conçues pour être configurées plutôt que personnalisées. Toutefois, lorsque cela est nécessaire, les applications peuvent être étendues ou des fonctionnalités complémentaires peuvent être développées à l'aide d'Oracle Platform as a Service. La pré-intégration aux applications Oracle SaaS élimine la complexité des types d'intégration les plus courants et les extensions sont conservées lors de la mise à jour des applications.
Rapports
Les applications Oracle Cloud sont fournies avec de nombreuses fonctionnalités de reporting et des rapports prédéfinis. Au moment de l'implémentation, triez les exigences de création de rapports en deux catégories :
1) Identifiez les rapports qui peuvent être remplacés par des informations en temps réel à l'écran et les analyses intégrées incluses dans la nouvelle application cloud.
2) Déterminez les rapports qui doivent être générés et distribués. Pour commencer, prenez en compte l'inventaire de près de 600 rapports financiers cloud (XLS) d'Oracle.
Étape 3 : Vérification des tâches d'implémentation de l'ERP dans le cloud
Vérifier les configurations et les éléments d'implémentation associés par rapport aux définitions de projet.
Une fois les tâches d'implémentation terminées, il est important de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité du travail par rapport aux exigences du projet. Tout comme les tests de système sur site, il est essentiel de vérifier les points suivants :
- Qualité des données : les données constituent le carburant de tous les systèmes d'entreprise. Vérifiez les quatre éléments suivants liés aux données migrées : la propreté (y compris les coquilles), la conformité au dictionnaire de données, la compatibilité avec la période de récupération prédéterminée et, surtout, assurez-vous que les données sont correctes.
- Archive de données : les systèmes hérités ont généralement beaucoup d'anciennes données. Il est donc important de préserver les données de votre ancien système. Avec un nouveau système cloud, vous déplacez uniquement les données requises ; vous archivez le passé. Archivez les données non migrées et préservez leur intégrité avec un accès en lecture seule.
- Workflows : activités qui connectent et pilotent les processus métier. Les processus métier se connectent aux workflows, qui génèrent des activités d'entreprise de bout en bout. Vérifiez les chemins principaux et de branchement, y compris les variations de logique de décision de chaque workflow.
- Sécurité : testez minutieusement les quatre opérations de base du stockage persistant ou du CRUD : copier (télécharger), lire (afficher), mettre à jour (modifier et changer complètement) et supprimer (effacer) l'accès aux connexions système, aux données sensibles, aux configurations utilisateur, à la gestion des comptes et aux modifications de rapport. Déterminez et vérifiez les protocoles de sécurité avec Oracle.
- Rôles : vérifiez que tous les rôles fonctionnels, postes et titres applicables sont correctement identifiés et implémentés.
- Responsabilités : Définissez les activités et les tâches de travail. Les responsabilités sont différentes des rôles. La mise en correspondance correcte des responsabilités avec les rôles est essentielle pour la sécurité et les workflows.
Rompre l'habitude du code personnalisé
Avoir de grandes quantités de code personnalisé coûteux et non durable freine votre entreprise. Les applications Oracle Cloud éliminent la complexité informatique et optimisent les avantages des données. Contrairement aux anciens systèmes, Oracle Cloud offre une innovation continue avec des mises à jour régulières des dernières technologies, notamment l'IA, le machine learning et les assistants numériques.
Contrairement aux systèmes sur site, les déploiements dans le cloud sont plus faciles à vérifier. L'infrastructure physique, la sécurité, la devise du code, les applications et les fonctionnalités n'ont pas besoin des approches de test complexes utilisées avec les systèmes sur site. Tout est prêt.
Avec les projets cloud, la vérification est axée sur CIDER : configurations, intégrations, données, extensions, rapports. Avec une bonne documentation de conception et une migration efficace des données, il s'agit essentiellement d'un exercice de liste de contrôle.
Une fois que l'équipe du projet est satisfaite et que la solution mise en œuvre correspond à tous les aspects du projet défini, il est temps de l'accepter. Lorsque le projet a été défini, les principales parties prenantes des unités opérationnelles et des cadres ont été identifiées. Elles ont également aidé à préparer les définitions du projet. Il est maintenant temps d'obtenir leur approbation confirmant que le projet mis en œuvre répond à leur cahier des charges.
Il est également important d'impliquer les responsables des processus métier à ce stade. Ils peuvent être les champions des bonnes pratiques et empêcher l'entreprise de s'écarter des normes modernes. Les responsables des processus métier (BPO) sont également l'avant-garde des efforts de personnalisation et peuvent plaider en faveur de la promotion et de la communication des bonnes pratiques dans toute l'entreprise. Si vous n'avez pas de BPO à ce stade, c'est le moment idéal pour établir ce rôle crucial.
Il y a parfois un manque d'harmonisation. C'est l'occasion de revoir les exigences et de corriger le problème. Après la correction, assurez-vous d'impliquer à nouveau les parties prenantes appropriées.
Étape 4 : Préparer la production de l'ERP dans le cloud
Avec les approbations d'entreprise en place, le compte à rebours vers un système cloud de production commence. Exécutez ces trois tâches en parallèle :
Préparation du système : Complétez la liste des éléments finaux à corriger (appelée liste de pointage) et définissez les valeurs initiales dans le système. Par exemple, déterminez le premier numéro de bon de commande à émettre dans le cloud.
Préparation des utilisateurs : provisionnez les utilisateurs avec leur nom d'utilisateur, leur mot de passe et les informations associées. Indiquez-leur comment ils peuvent obtenir de l'aide lorsque la solution est mise en service.
Préparation organisationnelle : concentrez-vous sur la gestion du changement et la formation de base si nécessaire. Si le projet a fidèlement adopté la gestion des modifications dans les tâches de préparation initiales, les utilisateurs seront bien informés au sujet de leur nouveau système et prêts à l'exploiter.
En phase de préparation, les projets cloud présentent de nouveau des avantages par rapport aux projets sur site. Il y a moins à faire, ce qui réduit les délais et les budgets. Il est également plus facile d'avancer lorsque les membres de l'équipe du projet évaluent la décision de passer en production. Lorsque le niveau de confiance est élevé en ce qui concerne la préparation collective à la production, il y a une dernière étape avant la mise en production.
À l'étape 1, le projet a établi des critères de validation/annulation. Examinez ces critères avec le comité directeur et le sponsor exécutif. Sélectionnez une date appropriée et insistez pour qu'une décision unanime soit prise afin de confirmer la mise en service. S'il y a des doutes, étudiez-les et corrigez les problèmes. Il est important que la mise en service soit réussie pour que tout le monde soit présent et communique la décision dans son ensemble, en utilisant les informations complémentaires si nécessaire.
Témoignages clients sur l'implémentation
Nos Responsables de la réussite des clients (CSM) expérimentés vous aident à atteindre vos objectifs plus rapidement. Les CSM d'Oracle aident les nouveaux clients en matière d'implémentation, de mise en service, de consommation et d'adoption par les utilisateurs, et bien plus encore. Grâce à des informations approfondies sur les produits et les processus métier, les CSM vous aident à tirer le meilleur parti de votre investissement Oracle.
Étape 5 : Déploiement réussi de l'ERP dans le cloud
Mise en service et au-delà. Production, promotion et célébration.
Pour les projets qui ont suivi les étapes précédentes, la mise en service devrait se dérouler sans problème. Quelques problèmes isolés peuvent survenir, mais ils doivent être traités par l'équipe d'assistance identifiée dans le chapitre sur la préparation. L'équipe de projet, associée à l'infrastructure informatique et au personnel réseau, doit surveiller les performances du système avec diligence. En même temps, vérifiez avec les utilisateurs sur leurs tâches et l'expérience globale.
La plus grande différence entre une mise en service dans le cloud et sur site sera rapidement évidente. Il y a bien moins de problèmes. La réussite de votre mise en service réussie n'est pas une fin en soi, mais le début d'une nouvelle façon d'opérer dans le cloud. Cette transformation opérée à l'approche applicative du siècle dernier est une grande raison de célébrer le succès du projet.
Commencez par organiser une fête. Invitez le comité directeur, les partenaires commerciaux, les principales parties prenantes de l'entreprise et d'autres personnes qui ont contribué à la réussite du projet. Non seulement cette fête est l'occasion de s'amuser, mais c'est aussi un excellent moyen de discuter des hauts et des bas du projet comme point de référence pour les futurs projets.
Une fois la fête terminée, considérez les sept activités supplémentaires suivantes :
Surveiller et mesurer : Vérifiez les indicateurs identifiés lors de l'étape de préparation initiale. Mesurez régulièrement leurs performances et générez-en des rapports tout en tenant compte de leur valeur et de leur utilisation potentielle dans d'autres démarches.
Examiner le projet : Prenez le temps de travailler avec l'équipe de base du projet, notamment les partenaires, pour documenter les enseignements tirés de l'expérience et identifier les éléments qui ont bien fonctionné et les domaines à améliorer. Faites attention aux aspects culturels de l'entreprise, à l'acceptation par les utilisateurs et aux approches de gestion du changement. Envisagez de présenter un compte-rendu complet sur le projet au comité directeur et au sponsor exécutif.
Rester impliqué avec Oracle SaaS Support Services : Soyez proactif et restez connecté avec l'équipe Oracle SaaS Support Services. Elle représente une ressource précieuse, dévouée à votre succès et incluse gratuitement avec vos services cloud.
Établir une formation continue : La formation continue est importante pour optimiser la productivité du système et la connaissance des applications. Mettez en place des programmes de formation pour les nouveaux collaborateurs ainsi qu'une formation approfondie avec la formation guidée d'Oracle.
Participer à la conversation : Rejoignez la communauté Oracle Cloud pour vous faire entendre dans les échanges mondiaux sur les applications Oracle Cloud et apprendre des autres utilisateurs à travers les produits, les secteurs d'activité et les lieux. C'est le moyen le plus simple et le plus efficace de s'impliquer et d'être entendu.
Être une référence : Souvenez-vous de l'époque où votre processus de sélection des applications cloud était en cours et de ce moment où vous avez échangé avec vos pairs qui avaient fait le choix d'Oracle pour leur parcours cloud. Songez à parler à d'autres personnes qui envisagent la migration vers le cloud. Être une référence est également un excellent vecteur de mise en réseau et de visibilité.
Planifier le prochain projet cloud : après la réussite d'un projet cloud, l'intérêt pour de nouvelles démarches sera vif, en particulier pour la suppression d'autres systèmes sur site et l'extension de l'empreinte cloud. Tirez parti de votre expérience et planifiez votre prochain projet cloud.
Commencez votre parcours vers le SaaS cloud d'Oracle
Maintenant que vous connaissez les étapes à suivre pour réussir votre transition vers le cloud, n'attendez plus. Oracle est prêt à vous aider à chaque étape.