شرح 19 ميزة رئيسة لـ ERP
ناتالي جاليوردي | خبير استراتيجي للمحتوى | 13 مايو 2024
تعد برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) واحدة من الركائز الأساسية لمجموعة تقنيات المؤسسات في الشركة، إذ تدعم الوظائف الحيوية للمحاسبة، وإدارة التدفق النقدي، وإعداد التقارير المالية، وإدارة المخاطر، والمشتريات، والعمليات، وتحليل البيانات، وغيرها من العناصر الأساسية لممارسة الأعمال. تم تصميم أنظمة ERP عادةً لإدارة عمليات الأعمال الأساسية عبر مختلف الأقسام، مثل الإدارة المالية والموارد البشرية وسلسلة التوريد والتصنيع. تختلف الميزات الدقيقة المُضمنة في مجموعة برامج ERP إلى حد ما حسب الموفر، لكن توجد خصائص مشتركة عامة وقدرات رئيسة تميل إلى الوجود في معظم إصدارات برامج ERP.
ما هي ميزات نظام ERP؟
تمثل ميزات ERP الإمكانات والوظائف المُضمنة في مجموعة برامج ERP، مثل المشتريات والإدارة المالية والمحاسبة وإدارة الطلبات وإدارة سلسلة التوريد والتحليلات وإعداد التقارير. يتم أحيانًا تضمين إدارة علاقات العملاء والموارد البشرية بصفتها جزء من مجموعة برامج ERP. تهدف هذه الميزات إلى مساعدة الشركات على أتمتة المهام، وتحسين الرؤى، وخفض تكاليف التشغيل، وزيادة الكفاءة، وتقليل المخاطر، وتحسين سير العمل، وذلك من بين عدد لا يحصى من المزايا الأخرى.
النقاط الرئيسة
- تم تصميم برامج ERP لتشغيل عمليات الأعمال الأساسية وأتمتتها عبر أقسام متعددة، مما يتيح عمليات أكثر كفاءة، ومنح الأشخاص معلومات أدق وفي الوقت المناسب، ومساعدة القادة على اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.
- تتضمن أنظمة ERP ميزات تمتد عبر العديد من مجالات الأعمال، بما في ذلك الإدارة المالية والمحاسبة والمشتريات وإدارة المشروعات والموارد البشرية.
- في حين تغطي أنظمة ERP مجموعة واسعة من الإمكانات، تتطلب غالبًا التكامل مع البرامج المُتخصصة للحصول على وظائف أكثر تقدمًا حول التحليلات والتسويق والمبيعات وإدارة علاقات العملاء وعمليات الأعمال المهمة الأخرى.
19 ميزة رئيسة لأنظمة ERP
تختلف ميزات ERP من نظام إلى آخر، لكنها تتضمن بشكل عام مجموعة واسعة من الإمكانات المالية والتشغيلية التي تدعم المهام الشائعة التي تحتاجها الشركات للعمل. فيما يلي بعض ميزات ERP الشائعة التي يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد النظام المناسب لشركتك.
1. الإدارة المالية
تمثل الإدارة المالية مصطلح شامل لجميع الميزات التي تجعل منصة البرامج مؤهلة بصفتها نظام ERP. يتضمن ذلك جميع ميزات المحاسبة القياسية، مثل المدفوعات والمصروفات والمقبوضات وإدارة النقدية وإثبات الإيرادات وأحيانًا الوظائف الأكثر تخصصًا بما في ذلك إعداد الموازنة والتقدير أو إدارة الأصول والإيجارات. تساعد هذه الميزات مُجتمعة الشركات على إدارة جميع عملياتها وأنشطتها المالية مركزيًا.
2. المحاسبة
تتشابه ميزات المحاسبة في نظام ERP مع تلك الموجودة في برامج المحاسبة المستقلة مع أدوات دفتر الأستاذ العام والتدفقات النقدية وحسابات المقبوضات والمدفوعات وإدارة النفقات والفواتير، على سبيل المثال. يتمثل رسم استخدام نظام ERP للعمليات المحاسبية في أنه يمكنه سحب البيانات من أنظمة مصادر مُختلفة وتركيبها، ثم تخزينها في مستودع مركزي حتى يمكن استخدامها لإعداد التقارير والتحليلات والوظائف المالية المهمة الأخرى. يسهل ربط المعلومات المالية بالعمليات التشغيلية لتحسين عملية صنع القرار.
3. معالجة الطلبات
تمثل معالجة الطلبات سير عمل لاستلام الطلبات من العملاء وتنفيذها، مما يتيح للشركات إدارة دورة حياة أوامر الشراء، بدءًا من تسجيل الطلبات الأولي حتى الفوترة والتسليم والدفع. تسهل ميزات معالجة الطلبات في أنظمة ERP إدارة المعلومات من أقسام مُختلفة، وسحب المعلومات من أنظمة مُتعددة حسب الحاجة، للتدفق إلى دفق بيانات واحد. يتيح هذا الأتمتة ويساعد على تسهيل معالجة الطلبات وزيادة كفاءتها.
4. إدارة المشروعات
تشمل أنظمة ERP غالبًا ميزات إدارة مشروعات قوية تساعد الشركات على تخطيط المشروعات وتقييمها وتنفيذها ومراقبتها من البداية حتى النهاية. يمكن أن تتضمن هذه الميزات القدرة على تكوين خطط مشروع مُفصلة، بما في ذلك المهام والمراحل الرئيسة والتبعيات. تتضمن العناصر الرئيسة الأخرى لإدارة المشروعات وظائف إعداد الموازنة ومراقبة التكاليف والتعاون وإدارة المخاطر، بالإضافة إلى أدوات التحليل لتقييم التقدم وتحديد المشكلات واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.
5. الذكاء الاصطناعي المدمج
تبني أنظمة ERP الرائدة إمكانات الذكاء الاصطناعي بشكل متزايد في البرنامج، بحيث يمكن تطبيق الذكاء الاصطناعي لأتمتة مهام مُحددة للإدارة المالية والعمليات أو تسريعها. على سبيل المثال، يمكن لروبوت المحادثة الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي توجيه الموظفين خلال عملية تقديم تقرير النفقات عبر هاتف ذكي، مما يتيح لهم التقاط صورة للإيصال أو تفاصيل النص في محادثة. يمكن تطبيق إمكانات الذكاء الاصطناعي التوليدي داخل ERP، للقيام بأشياء مثل إنشاء أوصاف سردية للمساعدة في تلخيص التقارير المالية.
6. البيانات في الوقت الحقيقي
تعد البيانات في الوقت الفعلي في نظام ERP عامل تمكين رئيس لتحديد ظروف العمل المُتغيرة، وإعادة تقييم الاستراتيجيات، واتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل للاستجابة بسرعة إلى احتياجات السوق. عندما تعمل الشركات باستخدام أنظمة متباينة أقدم، يستغرق الأمر الكثير من العمل اليدوي لسحب البيانات من كل نظام وجعلها قابلة للاستخدام عبر الشركة. يثير هذا المخاوف بشأن سلامة البيانات والثقة بها، لأنه بحلول الوقت الذي تدخل فيه البيانات في تقرير، يمكن لقادة الأعمال اتخاذ قرارات مهمة حقًا استنادًا إلى بيانات قديمة أو غير دقيقة. تتيح أنظمة ERP التي تدعم البيانات في الوقت الفعلي وتسهلها للشركات إمكانية الوصول إلى المعلومات الحالية من جميع أنحاء الأعمال، مثل مستويات المخزون ونقص النقدية وأداء المبيعات وتكاليف المدخلات والمعلومات المالية الأخرى.
7. الأتمتة
تؤتمت أنظمة ERP العديد من عمليات الأعمال الروتينية بحيث تتطلب جهدًا يدويًا أقل—أو حتى صفرًا—من الموظفين، مما يتيح للأشخاص تركيز وقتهم على أنشطة أكثر استراتيجية وقيمة مضافة. قد يتم تمكين الأتمتة من خلال تقنيات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي، والتي يتم تضمينها في البرنامج للمساعدة في الميزات الأساسية داخل وظيفة النظام مع خفض التدخل البشري. تشمل العمليات المؤتمتة بشكل عام في نظام ERP تنفيذ الطلبات وإدارة المخزون والعمليات المالية، مثل إنشاء الفواتير وتتبع النفقات وإعداد التقارير. من خلال الاستفادة من الأتمتة في هذه العمليات، يمكن للشركات تقليل العمل اليدوي، وتقليل الأخطاء البشرية، وتحسين كفاءة العمليات، وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.
8. تحليلات البيانات
تتضمن العديد من أنظمة ERP إمكانات إعداد التقارير والتحليلات الأساسية لجمع البيانات وتحليلها حول عمليات الأعمال. تتضمن غالبًا ميزات تحليلات البيانات المرتبطة بأنظمة ERP إنشاء التقارير وأدوات الاستعلام ولوحات المعلومات والتمثيلات المرئية التي تساعد في تسهيل البيانات أكثر بغرض استيعابها لدعم اتخاذ القرار. من الشائع أن تتطلب أنظمة ERP برامج إضافية تتيح تحليلات أشمل وأكثر تطورًا.
9. عناصر التحكم في عمليات الأعمال
تضم أنظمة ERP ضوابط عمليات الأعمال التي تهدف إلى تحسين المهام والعمليات الروتينية وأتمتها لتحسين الكفاءة التشغيلية ودقة البيانات وإدارة المخاطر والامتثال داخل المؤسسة. يمكن أن تتضمن الضوابط هذه أدوات لتحديد عمليات سير العمل وإدارتها، وإنشاء عمليات اعتماد مُحددة مُسبقًا، وإنشاء ضوابط وصول المستخدم تستند إلى الأدوار لتحسين أمان البيانات والامتثال التنظيمي. على الرغم من اختلاف الميزات المحددة بين موردي ERP المُختلفين، لكن يُعد تضمين ضوابط عمليات الأعمال جانب أساس من جوانب برامج ERP.
10. إعداد التقارير
يعد إعداد التقارير مُصطلحًا واسعًا في سياق أنظمة ERP، إذ يمكن أن ينطبق على وظائف مُختلفة مثل إعداد التقارير المالية وإعداد التقارير التشغيلية وإعداد التقارير الخارجية لأصحاب المصلحة وإعداد التقارير التنظيمية والامتثال. يمثل إعداد التقارير المالية النوع الأكثر شيوعًا المرتبط بنظام ERP، إذ تقدم للشركات نظرة عامة على أدائها عبر المؤشرات الرئيسة. بشكل عام، تساعد إمكانات إعداد التقارير هذه الشركات على العمل بمزيد من الشفافية والكفاءة وتعزيز عملية صنع قرارات أفضل حول المجالات المهمة مثل المبيعات والمخزون والإدارة والإنتاج. يجب أن يتضمن أي برنامج يقوم بفوترة نفسه بصفته نظام ERP نوعًا من وظائف إعداد التقارير.
11. عمليات التكامل
تُستخدم عمليات التكامل لتوصيل تطبيق برنامج أو مصدر بيانات بآخر. تتيح عمليات التكامل هذه مشاركة بيانات الأعمال بين الأنظمة للحصول على رؤى أسرع واتخاذ قرارات أفضل وتعاون أكثر مرونة واتساق أكبر للبيانات دون الحاجة إلى عمليات نقل البيانات يدويًا. يستفيد نظام ERP من عمليات التكامل لتسهيل عمليات الأعمال الشاملة عبر الأقسام ووحدات الأعمال. على سبيل المثال، في وظيفة ERP العامة "من الشراء إلى الدفع"، تسمح عمليات التكامل بأن تصبح إجراءات مثل طلبات الشراء والشراء والفوترة والدفع للمورِّدين عملية شاملة تحدث بشكل منهجي.
12. قاعدة بيانات فردية
تسمح أنظمة ERP ذات قواعد البيانات الفردية بوجود بيانات الأعمال في موقع مركزي باستخدام نموذج بيانات مشترك واحد. مع تشغيل جميع الأنظمة والعمليات على نفس نموذج البيانات، يمكن لأقسام المؤسسة ووحدات الأعمال العمل داخل نفس النظام المتكامل. تتوفر البيانات ويمكن للموظفين الوصول إليها عبر المؤسسة دون الحاجة إلى النقر عبر أنظمة مُتعددة أو انتظار نقل البيانات يدويًا بين التطبيقات، مما يخاطر بالخطأ البشري وفقد المعلومات. تأتي ميزة أخرى لـ قاعدة بيانات فردية ERP في أنها تبسط إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، مما يقلل من تعقيد إدارة البيانات والنسخ الاحتياطية وصيانة النظام.
13. التصنيع
يمكن أن يرجع تاريخ أنظمة ERP مرة أخرى إلى صناعة التصنيع مع أنظمة تخطيط متطلبات المواد في الستينيات. لا تزال هذه الجذور واضحة في برامج ERP، مع اعتبار الميزات المتعلقة بالإنتاج والتخطيط وإدارة الموارد الآن قياسية. تم تصميم برنامج ERP لدمج تلك الأنواع من العمليات حتى تفهم شركات التصنيع طريقة مطابقة الإنتاج مع العرض والطلب لإدارة التكاليف مع تحسين مستويات المخزون. لا يزال تخطيط المواد، الذي يهدف إلى تبسيط عملية الشراء، عنصرًا أساسًا في إمكانات التصنيع لنظام ERP، مما يتيح للشركات تنفيذ سيناريوهات "ماذا لو" للمساعدة على التأكد من أن لديها الكمية المناسبة من المواد لتصنيع المنتجات.
14. برنامج إدارة علاقات العملاء
تمثل إدارة علاقات العملاء (CRM) مصطلح الصناعة المستخدم للبرامج التي تخزِّن بيانات العملاء وتتبع تفاعلات العملاء والفرص التسويقية للمبيعات وإدارة الحملات التسويقية. إنها ليست ميزة شائعة أو قياسية لنظام ERP، وتستخدم الشركات أنظمة ERP وCRM غالبًا من موفري خدمات مُختلفين وتربطهم عبر التكامل. يمكن أن تساعد الاستفادة من وظائف CRM داخل برامج ERP في تحسين تحديد الفرص التسويقية، وجعل البيع البديل أسهل وأكثر فعالية، وتقليل النفقات المرتبطة بإدارة بيانات العملاء. يكمن أساس جعل وحدة CRM مُفيدة داخل نظام ERP في تمكين كلا النظامين من تخزين البيانات وسحبها من مكان واحد، والذي يسمى أيضًا التشغيل على قاعدة بيانات واحدة.
15. إدارة المبيعات
على غرار إدارة علاقات العملاء، تركز ميزات إدارة المبيعات على مساعدة الشركات في إدارة علاقات العملاء وتحسين سير عمل المبيعات وتحسين الأداء العام للمبيعات. يمكن أن تتضمن هذه الميزات وظائف مُتخصصة لعمليات الإيرادات، وتقدير المبيعات، وتكوين عروض الأسعار والعروض، وتحليلات المبيعات وإعداد التقارير، وتقسيم مناطق المبيعات والحسابات. في حين أن إدارة المبيعات الأساسية قد تقع في نظام CRM أكثر من نظام ERP، إلا أنه تم تصميم جميع هذه الميزات لتحسين سير عمل المبيعات وتعزيز نمو الإيرادات في نهاية المطاف.
16. التسويق
أصبح من الأكثر شيوعًا رؤية بعض التداخل في وظائف أنظمة ERP وبرامج التسويق المستقلة. توفر بعض أنظمة ERP أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني الأساسية لتتبع الحملات، بما في ذلك مقاييس مثل معدلات الوصول والمشاركة والتحويل. يمكن أيضًا تضمين أدوات تقسيم العملاء لتصنيف العملاء استنادًا إلى معايير مُعينة، مما يسمح بجهود تسويقية أكثر استهدافًا. اعتمادًا على الأعمال، يمكن أن تعمل برامج التسويق المُتخصصة مع نظام ERP، الذي قد توجد حاجة إليه لدعم متطلبات تسويق أكثر شمولاً ومُتقدمة.
17. إدارة الموارد البشرية
تُعد إدارة الموارد البشرية وظيفة تتم معالجتها عادةً في حل موارد بشرية مُخصص أو إدارة رأس المال البشري (HCM)، لكن يمكن تضمينها أيضًا بصفتها وحدة لنظام ERP. تتضمن ميزات الموارد البشرية الأكثر شيوعًا أدوات لإدارة معلومات الموظفين وإدارة المزايا وكشوف الرواتب وتخطيط القوى العاملة. يمكن أيضًا إدراج برامج التدريب والتطوير هنا، فضلاً عن التوظيف وتتبع مقدمي الطلبات وتأهيل الموظفين. تتمثل الفائدة من ربط وظيفة الموارد البشرية ارتباطًا وثيقًا بنظام ERP في القدرة على تعزيز الكفاءة في عمليات الموارد البشرية وربط تخطيط الموارد البشرية وإعداد الميزانية المالية بإحكام. يمثل الموظفون أكبر تكلفة في العديد من الشركات، لذلك تعد بيانات الموارد البشرية محركًا رئيسًا للتخطيط المالي.
18. سلسلة التوريد والشراء
تساعد إمكانات تخطيط سلسلة التوريد والشراء الشركات في تحسين المشتريات ومواءمتها، وتبسيط المهام مثل إدارة أوامر الشراء والمورّدين، وتنفيذ تخطيط الطلبات والتنبؤ به، وإدارة المخزون والخدمات اللوجستية. بالنسبة إلى صناع القرار، يتيح دمج ميزات سلسلة التوريد في نظام ERP لهم اكتشاف الأولويات الاستراتيجية وتحديدها وتنفيذها واستخدام المعلومات في الوقت الفعلي لاتخاذ أفضل القرارات المستنيرة في الوقت المناسب.
19. التحليل الذكي للأعمال
يمثل التحليل الذكي للأعمال مصطلح طويل الاستخدام في عالم تكنولوجيا المعلومات، ويشير بشكل عام إلى الأدوات الموجودة داخل البرامج (أو مجموعة البرامج المستقلة) التي يمكن استخدامها لتحليل البيانات، والتمثيل المرئي للبيانات، وإعداد التقارير، والتخطيط الاستراتيجي، واتخاذ القرارات. يُعد التحليل الذكي للأعمال في جوهره وسيلة لاستخراج الرؤى من البيانات. عند التكامل مع نظام ERP، يمكن استخدام أدوات التحليل الذكي للأعمال في إنشاء تقارير ولوحات معلومات وتمثيلات مرئية مُخصصة تساعد الشركات على اتخاذ قرارات أكثر استنارة بناءً على البيانات الأكثر موثوقية وأحدث.
جميع الميزات التي تحتاج إليها. جميعها في مكان واحد. Oracle Cloud ERP.
مع مجموعة الميزات الواسعة هذه، تعد أنظمة ERP بالفعل واحدة من نجوم البرامج المؤسسية. يمكن أن يؤدي تنفيذ نظام ERP إلى تحسين الكفاءة التنظيمية بشكل كبير وتوفير منصة مركزية لإدارة البيانات وتحسين العمليات—والتي يمكن أن تحقق مزايا كبيرة للشركات في أي صناعة. مع ذلك، يتطلب اختيار نظام ERP وتنفيذه دراسة متأنية، مع تحديد الاحتياجات الفريدة للمؤسسة حو البرامج التي تناسب الميزانية في نهاية المطاف.
باستخدام أدوات الإدارة المالية وإدارة المشروعات، والمشتريات، وإدارة المخاطر، وإدارة أداء المؤسسة، والامتثال، والتحليلات، يتم تحزيم Oracle Fusion Cloud ERP بميزات مُصممة خصيصًا للمساعدة في مواجهة التحديات التي تواجه أعمال اليوم. تمثل Oracle Cloud ERP مجموعة لدى ERP شاملة تدمج HCM وسلسلة التوريد والمبيعات والتسويق بالكامل في نموذج بيانات مُشترك واحد، مما يتيح رؤى في الوقت الفعلي لمساعدة الشركات في إنجاز المهام واتخاذ القرارات الأكثر تعقيدًا. تم تصميم إمكانات الذكاء الاصطناعي المُضمنة في النظام لأتمتة العمليات اليدوية وتبسيط العمل اليومي وتحسينه—ويمكن للشركات أيضًا اختيار استخدام Oracle Fusion ERP Analytics لتعزيز ميزات التحليلات المُضمنة بالفعل في النظام.
باعتبارها خدمة مستندة إلى السحابة، تساعد Oracle Fusion Cloud ERP أيضًا الشركات في مواكبة أحدث الابتكارات التكنولوجية، مع الإصدارات ربع السنوية التي توفِّر ميزات ووظائف وأفضل ممارسات جديدة. تعد Oracle Fusion Cloud ERP جزءًا من مجموعة تطبيقات Fusion التي تتضمن HCM وإدارة سلسلة التوريد والتسويق والمبيعات والخدمة. تعمل جميع تطبيقات Oracle Fusion Cloud على منصة Oracle Cloud Infrastructure (OCI)، التي توفر الأداء والموثوقية وقابلية التوسع والأمان والابتكار في الذكاء الاصطناعي.
الأسئلة الشائعة حول ميزات ERP
ما أهم ميزة في ERP؟
يعد تحديد الميزة الفردية الأهم لنظام ERP أمرًا خاصًا، في حين تمثل القدرة على التشغيل على نموذج بيانات موحد واحد ودمج عمليات الأعمال واحدة من الميزات الأهم، إذ توفر اتساق البيانات ودقتها وتمكن مشاركة البيانات عبر عمليات الأعمال المختلفة.
ما الذي يجب أن يتضمنه حل ERP؟
تختلف الميزات المُضمنة في حل ERP حسب المورِّد، لكن الإمكانات الأساسية التي يجب أن تكون جزءًا من جميع أنظمة ERP تتضمن أدوات للإدارة المالية والمحاسبة وإدارة المشروعات والمشتريات وإدارة الموردين وإدارة المخاطر والامتثال وإدارة الأداء والتحليلات.
ما الميزة الرئيسة من ERP؟
تتمثل أهم ميزة لتخطيط موارد المؤسسة في تحسين عمليات الأعمال، والتي يمكن أن تساعد في تحسين الكفاءة التشغيلية، وزيادة الإنتاجية، وتعزيز دقة البيانات وسلامتها، ودعم اتخاذ القرارات القائمة على البيانات.
اطلع على أمثلة من العالم الحقيقي لاستراتيجيات تخطيط الشركات حول الإدارة المالية والتسويق والقوى العاملة والمزيد.