أدريان ألين | خبير استراتيجي للمحتوى | 31 مايو 2024
كانت الوحدة المالية مكونًا أساسًا في تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من أول تكرارات منصة البرامج. في حين تتضمن أنظمة ERP اليوم ميزات ووحدات أخرى كجزء من الحزمة القياسية، يظل الدور الأساس لـ ERP كما هو نفسه: مساعدة المؤسسات على إدارة إنتاج السلع والخدمات وتسليمها—وربما الأهم من ذلك—الأموال المستلمة والمُنفقة في العملية. تكتسي الوحدة النمطية للإدارة المالية أهمية حيوية بالنسبة لتلك الجهود. تشمل المكونات الأساسية الأخرى لـ ERP إدارة سلسلة التوريد والتصنيع وإدارة رأس المال البشري وإمكانات إدارة أداء المؤسسة.
تُعد الوحدة النمطية للإدارة المالية من مكونًا أساسًا لنظام ERP الذي يدير الوظائف المالية للشركة وأدائها ويؤتمتهما. إنها بمثابة المركز المالي، إذ تتقارب تدفقات البيانات المالية المُختلفة، وقد تم تصميمه لتنظيم المهام المتعلقة بالمحاسبة والإدارة المالية وأتمتها، بما في ذلك حسابات المدفوعات والمقبوضات والنفقات والفواتير والإقرار بالإيرادات وإدارة دورة حياة الأصول. كما يوفر رؤى مالية من خلال إعداد التقارير القياسية والبيانات المالية ويسهل الامتثال التنظيمي. تدعم الوحدات النمطية للإدارة المالية من ERP أيضًا المزيد من التحليلات الاستراتيجية لأداء المؤسسة مقابل مؤشرات الأداء الرئيسة (KPI)، والاتجاهات الأوسع التي تؤثر على الأعمال، والدوافع الأساسية للربحية. من الناحية العملية، يستخدم كل موظف في قسم الإدارة المالية نظام ERP المالي كل يوم، بدءًا من كبار المديرين الماليين مثل المدير المالي ووحدة التحكم وصولاً إلى المحللين المبتدئين في الموازنة والمدققين الماليين.
النقاط الرئيسة
تُستخدم الوحدات النمطية للإدارة المالية من ERP على نطاق واسع من فِرق الإدارة المالية والمحاسبة والتدقيق الداخلي وحتى إدارة الأصول للمؤسسات، وتدعم الإدارة المالية من خلال تسجيل المعاملات والبيانات المالية من جميع أنحاء المؤسسة. يمنح هذا فِرق الإدارة المالية المعلومات التي يحتاجون إليها لتحليل العمليات المتعلقة بحركة الأموال داخل الشركة وخارجها واتخاذ القرارات وأتمتتها. يتمثل الغرض الأساس الآخر في تقديم تقارير عن الأداء المالي للمؤسسة، بما في ذلك المتطلبات التنظيمية مثل ملفات هيئة الأوراق المالية والتداولات الأميركية للشركات العامة.
تخيل أنك شركة تصنيع عالمية للأجهزة الصغيرة وتتطلب أفران الميكروويف محولات عالية الجهد. مع الأخذ في الاعتبار أنك تبيع الأجهزة في العديد من البلدان ذات العملات المُختلفة والقواعد المحاسبية، كم تبلغ الإيرادات التي تحققها لكل جهاز تم بيعه؟ متى تدفع لمورِّدي المحولات عالية الجهد وكم يكون ذلك؟ ما القيمة الحالية لكل مصنع من المصانع الأربعة التي تصنع فيها أجهزتك؟ ما مدى ربحية أجهزة الميكروويف الخاصة بك بالمقارنة مع آلات التحميص أو المقالي الهوائية؟
عند التعامل مع العديد من المناطق الجغرافية وخطوط المنتجات ومرافق التصنيع وشبكات المورِّدين، قد تكون الإجابة على هذه الأسئلة صعبة للغاية بدون وحدة نمطية للإدارة المالية من ERP التي تتبع هذه البيانات المالية الواسعة والمُعقدة. كما يمكن أن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ للإجابة على هذه الأنواع من الأسئلة، خاصةً إذا تم نشر البيانات المالية لمؤسستك عبر أنظمة مالية متعددة. يمكن للوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP أن تجمع تلقائيًا هذه الأنظمة ومصادر البيانات المُختلفة، مما يسهل إدارة جميع جوانب مالياتك، بما في ذلك إعداد التقارير، ومعالجة المعايير المحاسبية، والتخطيط المالي.
يمكن أن تساعد الوحدات النمطية للإدارة المالية من ERP أيضًا في أتمتة العديد من المهام المالية الروتينية، مثل محاسبة الضريبة الداخلية وتتبع تسعير التحويل ومعالجة الفواتير ومطابقتها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن توفر الوحدات النمطية إمكانات مُتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتنبؤات التنبؤية للمساعدة في تحسين التدفق النقدي، حتى تتمكن من استخدام النقد بأكبر قدر ممكن من الكفاءة مع الحد من مخاطر العجز. يمكن للوحدات المالية استخدام التعرف على المستندات والتعرف البصري على الأحرف للمساعدة في أتمتة إدخال الفواتير وزيادة الدقة. يمكنها دمج التعلم الآلي في عملية إدخال الفواتير هذه للحصول على أفضل بشكل تدريجي في قراءة الفواتير، والتعلم، إذ تظهر عناصر مُختلفة من الفاتورة في الفواتير من مورِّد أو عميل محدد. على الرغم من وجود الوحدات النمطية للإدارة المالية من ERP منذ فترة طويلة، إلا أن الابتكار مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والتحليلات التنبؤية والتعرف على الأحرف قد غير بشكل كبير قيمة هذه الوحدات وتأثيرها. وبما أن وحدات الإدارة المالية يتم غالبًا تقديمها بصفتها خدمات سحابية، فيمكن تحديثها بشكل متكرر لإضافة ميزات جديدة عند تطويرها، مما يشير إلى أنه من المرجح أن تستمر وتيرة الابتكار السريعة في الوقت الحالي.
تؤثر الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP في الكثير من الأجزاء المُختلفة من مسؤوليات قسم الإدارة المالية. للحصول على فهم أفضل لما تتعامل معه وحدة الإدارة المالية، دعنا نتصفح بعض ميزاتها الرئيسة بمزيد من التفصيل.
يسجل دفتر الأستاذ العام المعاملات المالية لمؤسستك، مع تتبع المبيعات والنفقات والمشتريات والمخزون والتدفق النقدي والأصول والخصوم وحقوق الملكية. تبدأ أي وحدة نمطية للإدارة المالية من ERP بدفتر الأستاذ العام، لأنه حجر الزاوية في إعداد التقارير المالية لمؤسستك ويُستخدم لإنشاء كشوف الحساب المالي.
تمثل حسابات المدفوعات (AP) أحد الأنواع الرئيسة للحسابات في دفتر الأستاذ العام. إنه سجل للديون قصيرة الأجل لمؤسستك المستحقة للمورِّدين والدائنين، والتي تظهر بصفتها خصوم حالية في الميزانية العمومية لديك. كجزء من الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP، تتضمن ميزات مثل إدارة المورِّدين والفواتير ومعالجة الدفع لمساعدتك على الدفع إلى الموردين بدقة وكفاءة وفي الوقت المحدد.
حساب المقبوضات (AR) هو نوع أساس آخر للحساب داخل دفتر الأستاذ العام وهو عكس حسابات المدفوعات. إنه سجل لما هو مستحق لمؤسستك من عملائك. في سياق الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP، تنظِّم ميزة حسابات المقبوضات عمليات الفوترة والدفع وتؤتمتها. يمكن أن يساعدك هذا في تحسين إدارة النقدية مع زيادة إنتاجية فريقك المالي.
تمثل إدارة الأصول، كما يوحي الاسم عملية إدارة دورة حياة كامل أصول مؤسستك مثل المباني والمصانع والمركبات وغيرها من نفقات رأس المال، وكذلك الأصول غير الملموسة مثل الملكية الفكرية والبيانات. تم تصميم الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP مع وظائف إدارة الأصول لأتمتة العديد من الخطوات في الاستحواذ على الأصول والرسملة والإهلاك والاستبعاد.
تتيح إدارة النقدية داخل وحدة نمطية للإدارة المالية من ERP لمؤسستك إدارة السيولة والتحكم بشكل أفضل في نقودك. تبحث إدارة النقدية في جميع تدفقاتك الداخلة والخارجية لإظهار أن فريقك المالي يتوقع تدفقات نقدية لتكون الخطط المالية المستقبلية على علم. تتيح للمديرين تحليل الوضع النقدي على مستوى المؤسسة والمتطلبات النقدية وتعرضات العملة للمخاطر، مما يضمن السيولة والاستخدام الأمثل للموارد النقدية.
تندرج العمليات والأدوات التي تساعد مؤسستك على التخطيط والتنبؤ والموازنة المالية بدقة لدعم قرارات الأعمال الرئيسة والسلامة المالية المستقبلية ضمن التخطيط والتحليل المالي (FP&A). تحتوي الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP على البيانات والتقارير التي تحتاج إليها وظيفة التخطيط والتحليل المالي للقيام بمهمتها بفعالية.
تساعد إدارة المخاطر مؤسستك على مراقبة وصول المستخدم ونشاطه والتحكم فيهما. كما أنه تساعد مؤسستك على إدارة عناصر التحكم الداخلية من أجل توثيق التفويضات واختبارها واعتمادها بما في ذلك Sarbanes–Oxley and Internal Control Over Financial Reporting (ICFR). تساعد الوحدة النمطية للإدارة المالية في إدارة المخاطر من خلال أتمتة عمليات سير العمل، مما يتيح لك تحديد القواعد والعمليات وتكوينها لمنح وصول المستخدم ومراقبته استنادًا إلى ما يتطلبه كل دور. كما توفر مسارات التدقيق للمعاملات وتساعد على تحسين عناصر التحكم المالية الأوسع.
يمكن أن تساعد إدارة الموردين باعتبارها وظيفة لوحدة نمطية للإدارة المالية من ERP مؤسستك على إدارة العلاقات الشاملة مع المورِّدين. يتضمن هذا تحديد الشروط والأحكام وإعدادها مع المورِّدين ومراقبة أدائها وامتثالها لمعاييرك ومعالجة تجديد العقد أو إنهائه.
من خلال التكامل مع الحسابات المصرفية المُختلفة لشركتك، تتيح لك الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP عرض أرصدة الحسابات والمعاملات وتحويل الأموال وتسوية المعاملات لإنشاء بيانات مالية دقيقة.
إذا كان دفتر الأستاذ العام بمثابة سجل لما تقدمه ماليًا، فإن تتبع الأرباح في الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP يعلمك بمدى نجاحك. يلقي الضوء على السلاة المالية العامة لمؤسستك، وعلى مستوى أدق، كيف تساهم المنتجات والخدمات المُختلفة في أرباحك من خلال مبيعاتها وتكاليفها.
تقوم العديد من المؤسسات بأعمال تجارية في مناطق متعددة في جميع أنحاء العالم. تحقق إمكانات العملات المتعددة تجانس للمعاملات بعملات مُختلفة، مما يوفر لك نظرة عامة سهلة الفهم على أدائك بعملتك المفضلة. يستخدم مثل هذا النظام أحدث أسعار الصرف للحفاظ على هذه البيانات حديثة. يمكن للعديد من الأنظمة أيضًا تقسيم أداء شركتك حسب البلد أو المنطقة.
إن البقاء على اطلاع بالقوانين الضريبية أمر ضروري لإدارة النقد والأرباح—ولتجنب الغرامات والعقوبات الضخمة. بطبيعة الحال، لا ينمو التعقيد سوى عندما تقوم بأعمال تجارية في جميع أنحاء العالم. يمكن أن تساعدك ميزات إدارة الضرائب في الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP على جمع المعلومات الضريبية وتتبعها للتدقيق والإيداع وإعداد التقارير. تتلقى العديد من هذه الأنظمة تحديثات مُنتظمة لتعكس أحدث اللوائح.
على الرغم من أن بعض حلول ERP تحتوي أيضًا على مكونات مُنفصلة لإعداد التقارير والتحليلات للتعمق في بياناتك، إلا أن معظم الوحدات النمطية للإدارة المالية من ERP لديها إمكانات مُدمجة لإعداد التقارير والتحليلات تقدم تقارير ولوحات معلومات وبطاقات تسجيل نقاط وأدوات أخرى تساعدك على فهم أموالك وتصورها.
كما ذكر أعلاه، تعد الإدارة المالية واحدة من الوحدات النمطية الأساسية لأي نظام ERP، مما يساعد قادة الإدارة المالية على زيادة دقة التنبؤ وتقصير دورات إعداد التقارير وتبسيط عملية اتخاذ القرار وإدارة المخاطر والامتثال بشكل أفضل. فيما يلي بعض المزايا الرئيسة للمؤسسات والقادة.
تلعب العديد من الميزات المذكورة أعلاه دورًا مركزيًا في العمليات المالية المُشتركة. على سبيل المثال، تمثل إمكانات الحسابات المدينة جزءًا أساسًا من العملية من الطلب حتى تحصيل النقد. مع استمرار أنظمة ERP الرائدة في الابتكار والتطور، يمكن للمؤسسات استخدامها لإدارة—العمليات الأكثر تطورًا—وأتمتتها في كثير من الحالات. تكون غالبًا هذه العمليات مُترابطة وتتطلب التكامل مع الأنظمة الأساسية الأخرى. توضح القائمة التالية 13 عملية يمكن إدارتها ويجب إدارتها عبر الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP:
تمتلك الشركات التي تبحث عن الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP العديد من الأنظمة للاختيار من بينها. نظرًا إلى أن اختيار النظام المالي المناسب هو قرار ضخم، يجب على قادة الإدارات المالية والإدارات الأخرى ذات الصلة تقييم كل عرض بدقة لفهم طريقة تلبية احتياجاتهم.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على خيارين.
يجب على المؤسسات عبر كل صناعة تبحث عن وحدة نمطية للإدارة المالية من ERP البحث عن نظام سحابي مزود بإمكانات عميقة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتلبية الاحتياجات المتنوعة لأقسامها المالية. تستوفي Oracle Fusion Cloud Financials هذه المتطلبات باعتبارها منصة مالية سحابية يمكنها أتمتة العديد من عمليات الإدارة المالية الأساسية، مما يمنح الشركات رؤية واضحة حول سلامتها المالية العامة. تعد الوحدة النمطية جزءًا من Oracle Fusion Cloud ERP، وتعمل بغرض ربط البيانات المالية بالمعلومات المهمة الأخرى للمهام من خلال سلسلة التوريد والمشروعات والعملاء والموظفين والمزيد.
تساعد Oracle Fusion Cloud Financials على زيادة إنتاجية الأقسام المالية وتوفر الرؤى التطلعية التي تحتاجها لاتخاذ قرارات أعمال أكثر استنارة. تمثل هذه الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP حل كامل وجاهز لتلبية احتياجات الشركات العالمية—بما في ذلك المحاسبة الأساسية والإمكانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تحفز المزيد من الأتمتة—عبر مجموعة متنوعة من الصناعات. باستخدام هذا الحل السحابي، يستفيد العملاء أيضًا من التحديثات المتكررة التي توفر الابتكار المستمر، والاستفادة من التقنيات مثل التعلم الآلي، والأتمتة الذكية، والتحليلات لمساعدتهم على تحقيق المزيد من السرعة وبموارد أقل.
تطورت أنظمة ERP بشكل كبير على مر السنين مع استمرار مقدمي الخدمات في الاستفادة من أحدث التطورات التكنولوجية وتوسيع نطاق ما يمكن أن تقدمه هذه التكنولوجيا. مع ذلك، في حين تغير الكثير، كانت توجد قيمة ثابتة واحدة: للحفاظ على القدرة التنافسية، تحتاج المؤسسات إلى وحدة نمطية من ERP يمكنها مراقبة جميع معاملاتها المالية وإدارتها وإعداد تقارير عن أدائها. على هذا النحو، تظل الوحدة النمطية للإدارة المالية من ERP المكون الأساس لأي حل ERP حديث.
كيف يتم استخدام ERP في الإدارة المالية؟
تعد وظيفة الإدارة المالية واحدة من المستخدمين والمستفيدين الرئيسين من نظام ERP. يمكن لنظام ERP تتبع جميع المعاملات المالية للمؤسسة وإدارتها ودمجها وإعداد تقارير عنها وأتمتة العديد من العمليات الأساسية. إنه أساس الكثير من الأعمال المحاسبية للشركة وعناصر التحكم المالية لديها.
هل ERP نظام معاملات؟
نعم، تعد منصة ERP واحدة من أنظمة المعاملات الأساسية للشركات، وتسجيل المعاملات المالية للمؤسسة بالإضافة إلى البيانات الرئيسة الأخرى عبر سلسلة التوريد والموظفين والعملاء والمشروعات والمزيد. ببساطة، إنه بمثابة نظام تسجيل للشركات بأكملها.
ما هي وحدة ERP الأكثر شيوعًا؟
تمثل الوحدة المالية الوحدة النمطية من ERP الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا لأن كل شركة يجب أن تراقب عن كثب وضعها المالي وتوقعاتها. تبدأ العديد من الشركات رحلة ERP الخاصة بها بالشؤون المالية قبل إضافة وحدات تكميلية تساعد في جوانب أخرى من الأعمال.
اطلع على أمثلة من العالم الحقيقي لاستراتيجيات تخطيط الشركات حول الإدارة المالية والتسويق والقوى العاملة والمزيد.