ما المقصود بنظام تتبّع المتقدّمين للوظائف؟

ما المقصود بنظام تتبّع المتقدّمين للوظائف (ATS)؟

نظام تتبع المتقدّمين للوظائف هو برنامج لأصحاب وكالات التوظيف وأرباب العمل لتتبع المرشحين خلال عملية التوظيف والتعيين. يمكن أن يأتي هذا البرنامج مزودًا بإمكانيات تتراوح من وظائف قاعدة البيانات البسيطة إلى مجموعة كاملة الخدمة من الأدوات التي تسهل على الشركات من أي حجم ترشيح المرشحين وإدارتهم وتحليلهم.

لماذا تستخدم نظام تتبع المتقدّمين للوظائف؟

كل مؤسسة فريدة من نوعها، ولكن جميع المؤسسات تسعى إلى جذب أفضل المواهب وتوظيفها وتعزيزها. تواجه العديد من الشركات تحديات كبيرة في مرحلة ما من عملية التوظيف أو التأهيل. يمكن أن يوفر نظام ATS مجموعة متنوعة من الإمكانات التي يمكن أن تساعد المؤسسة في العثور على أفضل المرشحين وتوظيفهم والاحتفاظ بهم. تتضمن بعض مزايا نظام ATS ما يلي:

توريد المرشحين المؤهلين وجذبهم.

تفتقر بعض المؤسسات إلى إمكانية التواصل مع الباحثين عن مناصب عليا أو مع مجموعة واسعة بما فيه الكفاية في السوق. ويفقد البعض الآخر بيانات مهمة على القنوات المناسبة للعثور على مرشحين محددين؛ وقد تفتقر مؤسسات أخرى إلى شهرة علامتها التجارية والوسائل الكفيلة بتطويرها. يمكن أن يساعد نظام ATS على مواجهة هذه التحديات المهمة المتعلقة بالمرشحين. يمكن إثراء بعض الأنظمة بالذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي لإنشاء ملف تعريف لمرشح مثالي، وتقييم المهارات وتحديدها، والتنبؤ بعوامل النجاح لتحقيق أقصى استفادة من كل عملية تعيين. وهذا يساعد المؤسسات على فهم سلوك المرشحين بشكل أفضل، وزيادة شهرة العلامة التجارية، واستهداف باحثين عن عمل محددين على المنصات والقنوات التي يستخدمونها أكثر من غيرها.

زيادة مشاركة المرشحين

يمكن أن يكون نقل المرشح خلال الرحلة بدءًا من التواصل الأول إلى تاريخ البدء عملية دقيقة للغاية. قد يكون من السهل جدًا فقدان أحد المرشحين المهمين بسبب بطء أوقات الاستجابة أو ضعف المشاركة بشأن مواعيد المقابلات. يُنشئ نظام ATS رؤية أكبر خلال مراحل التقدّم بالطلب، وبذلك لا تضيع نقاط الاتصال.

تحسين الكفاءة وخفض التكاليف

يعني الاعتماد على العمليات اليدوية غير الفعالة، وسوء التعاون بين فريق التوظيف، وسوء التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في التوظيف أن مقدّمي الطلبات يتحركون ببطء خلال عملية التوظيف. ويؤدي ذلك إلى ارتفاع التكلفة والوقت فيما يتعلق بالتوظيف. ينشئ نظام ATS فرصًا لأتمتة العمليات اليدوية، وزيادة الرؤية في دورة التعيين لفريق التوظيف بأكمله، وزيادة فرص التواصل خلال رحلة المرشح.

الحفاظ على القدرة التنافسية

بدءًامن عام 2019، استخدمت 99% من شركات Fortune 500 نظام ATS في عملية التوظيف الخاصة بها.¹ هذه الشركات علامتها التجارية مشهورة بالفعل ولديها الموارد اللازمة للمنافسة على أفضل المواهب؛ ويمكن لنظام ATS تحسين فرص الوصول السريع إلى المرشحين.

تحسين عملية تأهيل الموظفين

يمكن لنظامـ ATS المناسب أيضًا المساعدة في التأهيل، ما يضمن حصول المرشحين الذين يقبلون الوظيفة على كل المعلومات التي يحتاجون إليها لبدء التأثير من اليوم الأول، ما يزيد من الإنتاجية الإجمالية ومعدّل الاحتفاظ بهم.

مزايا نظام تتبع المتقدّمين للوظائف بالنسبة إلى المرشحين

في سوق العمل التنافسي، يتطلع متخصصي التوظيف ومديري التوظيف إلى الاستفادة من كل ميزة محتملة في السباق للحصول على أفضل المواهب. ونظرًا لأن العديد من المؤسسات ترتكز على العمل عن بُعد، وهذه الحاجة أكثر أهمية لهم. وقد اتسع المجال التنافسي: حيث أُزيلت الحواجز الجغرافية، ما أعطى أفضل المتقدّمين خيارات أكثر. يمكن أن يكون نظام ATS عامل تمييز رئيسي للمرشحين المميزين. فيما يلي بعض المزايا:

تجربة محسَّنة للمرشحين

يتوقع الباحثون عن عمل الحصول على تجربة رقمية سلسة أثناء بحثهم. يعمل نظام ATS الأفضل على أتمتة العديد من أكثر الجوانب صعوبة في البحث عن الوظائف من خلال توفير تطبيقات الملء الآلي عبر الإنترنت وجدولة مقابلات ذاتيًا والتواصل السلس والمتسق عبر فرق التوظيف.

زيادة الكفاءة في عملية التوظيف

غالبًا ما يكون انخفاض مشاركة المرشحين ناتجًا عن فرق توظيف غير متصلة لا يمكنها التعاون بفاعلية، أو تفتقر إلى رؤية أماكن وجود المرشح في عملية التوظيف، أو لا يمكنها تقديم معلومات مهمة للمرشح. وهذا هو سبب الإحباط الرئيسي لللمتقدّمين المهمين، إذ يتخذون قراراتهم بشأن ما إذا كانوا سيقبلون وظيفة أم لا على أساس كل جانب من جوانب التجربة. يمكن أن يساعد نظام ATS على تجنب أي مشكلات سلبية، وتوظيف المتقدمين بشكل أسرع، وزيادة شهرة العلامة التجارية.

التأثير الفوري بعد التوظيف

أفضل الأشخاص يريدون بدء العمل سريعًا. لا يساعد نظام ATS في التوظيف والتعيين فحسب، بل يوفر أيضًا عشرات الأدوات لتبسيط عملية تهيئة الموظفين الجدد. وهذا يجعل الانتقال من مرحلة المرشح إلى الموظف بدوام كامل أمرًا سلسًا.

أفضل نظام لتتبع المتقدّمين للوظائف: المزايا بالنسبة إلى متخصصي التوظيف وأصحاب العمل

يمكن أن يكون لنظام ATS المناسب تأثير هائل على فعالية متخصصي التوظيف، إذ يساعدهم على:

إنشاء أوصاف أقوى للوظائف

تنشئ المؤسسات طلب تعيين وظيفي لأنها حددت حاجة عمل بالغة الأهمية لا تلبيها مستويات التوظيف الحالية. يجب أن يترجم الوصف الوظيفي هذه الحاجة إلى مسؤوليات أساسية. ولكن يجب أن يلفت انتباه المرشح الأكثر تأهيلًا. يتضمن نظام ATS قوالب غنية بالكلمات الرئيسية لتوصيف الوظائف والتي تجذب انتباه الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب وفي الأماكن التي يبحث فيها أفضل المرشحين.

توسيع نطاق وصول متخصصي التوظيف وتقليل الاحتكاك

يتيح نظام ATS لمتخصصي التوظيف مطابقة طلبات التوظيف مع مواقع نشر الوظائف وقنوات الوسائط الاجتماعية الأكثر ملاءمة لمرشحين محددين. يعمل نظام ATS أيضًا على زيادة الرؤية إلى أقصى حدّ فيما يتعلق بمواقع التوظيف الداخلية، مع الحاجة إلى نقرات أقل وإزالة الحواجز أمام الموظفين المحتملين.

الأتمتة وزيادة الكفاءة

يمكن لنظام ATS تحويل العمليات اليدوية وأتمتتها عبر رحلة التوظيف باستخدام أدوات مثل الإعلان التلقائي عن الوظائف وإجراء الاتصالات وإعداد جدول المقابلات المرن الرقمي. يمكن لأصحاب العمل تقليل اعتمادهم على العمليات اللامركزية والورقية والبريد الإلكتروني. والقيام بذلك يمنع تفويت المرشحين المؤهلين. كما يعمل على التخلص من الأخطاء والتباطؤ مع انتقال المتقدمين بسرعة أكبر معبر مسار التوظيف لتحسين مقاييس تكلفة التوظيف. كما تؤدي رقمنة البيانات الحساسة وإضفاء الطابع المركزي عليها إلى تحسين أمان تلك البيانات.

تحسين الرؤية والتعاون بين فرق التوظيف

كما أصبح المرشحون أكثر تشتتًا، الحال هو نفسه بالنسبة إلى فرق التوظيف. تواجه العديد من المؤسسات صعوبة في تحقيق الكفاءة بسبب ضعف التعاون الناتج عن العمليات غير المتسقة والأدوات غير الفعالة. يتيح نظام ATS لفرق التوظيف بأكملها معرفة موقع المرشح في العملية، ونقاط الاتصال التي حدثت، والخطوات التالية المتبقية. يمكن وضع تنبيهات بحيث لا يتم تجاهل أي مسؤوليات مهمة وبذلك لا يتم فقد المرشحين الجيدين.

ما الذي يجب معرفته عند اختيار نظام تتبع المتقدّمين للوظائف؟

مع توفر مجموعة واسعة من خيارات أنظمة ATS، يجب على المؤسسات تقييم عدة عوامل قبل اتخاذ القرار بشأن أفضل أداة لزيادة استثماراتها إلى أقصى حد.

فهم المشكلة التي تحتاج إلى حل

مع وجود الكثير من خيارات أنظمة ATS، من الضروري عزل المشكلات الحقيقية التي يجب أن يستهدفها الحل. فعلى سبيل المثال:

• إذا كانت المؤسسة تواجه مشكلات بشأن تحديد المواهب المتطورة وتوظيفها، يجب عليها البحث عن حل ATS الذي ينشئ أوصافًا وظيفية ديناميكية، وأتمتة التقييمات المسبقة للمهارات خلال المقابلات، واستخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملف تعريف قوي بشأن المهارات.
• وإذا كانت المؤسسة تواجه مشكلات في التواصل ومشاركة المرشحين خلال عملية التوظيف، يجب عليها تحديد نظام ATS الذي يوفر المزيد من نقاط الاتصال البشرية ومقاييس التقدم على مدار رحلة المرشح.
• يمكن أن يوفر نظام ATS خدمات أكثر تخصصًا مثل دعم اللغات المتعددة للمؤسسات التي توظِّق من جميع أنحاء العالم.

ربط الاستثمار بالقدرات التنظيمية

كما هو الحال مع أي استثمار في البرامج أو التكنولوجيا، ابدأ بفهم واضح لقدرات المؤسسة. يجب على أصحاب العمل معرفة قابلية أعمالهم للتغيير ومدى الاستعداد لاستخدام أدوات جديدة. كما يجب أن يكونوا حازمين بشأن قيود الميزانية وأن يكونوا حذرين فيما يتعلق بالعائد المتوقع على الاستثمار بالدولار والوقت.

فهم البنية الأساسية لتقنية المعلومات لديك

يمكن أن تختلف خيارات أنظمة ATS في النطاق. يمكن أن تكون عروض الخدمة الكاملة الأكثر شمولًا معقدة بعض الشيء. معظم أنظمة ATS المتقدمة ليست حلولًا جاهزة، ومن ثم فمن المهم التأكد من أن الشركة لديها الوقت الكافي وموارد تكنولوجيا المعلومات الكافية لتخصيصها لعملية قد تستغرق شهورًا أو حتى سنوات. كما يمكن أن يفوق تنفيذ العمليات وتكاملها البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات. قد تحتاج أنظمة ATS إلى التفاعل مع البرامج الخارجية التي غالبًا ما تكون مهمة لعملية التوظيف ولكنها غير مضمنة في أنظمة التتبع. ويشمل ذلك أشياء مثل فحص المخدرات قبل التوظيف وفحوصات التحقق من الخلفية. يجب على أصحاب العمل معرفة بيئتهم لتحديد الحل المناسب.

مستقبل أنظمة تتبع المتقدّمين للوظائف

أنظمة تتبع المتقدّمين للوظائف هي أدوات قوية تستمر في الابتكار لتتناسب مع وتيرة التغيير والطلب في القوى العاملة. تتصدى أفضل الأنظمة لهذا التحدي في الوقت الحالي، ولكنها ستشارك الميزات المشتركة التالية في المستقبل:

التنقّل في المقام الأول، غنية بالمعلومات، قابلية تكيف سريعة

تتغير احتياجات القوى العاملة متعددة الأجيال باستمرار، ويجب أن تكون أنظمة ATS مرنة وقابلة للتكيف لتلبية تلك التوقعات. يطلب أفضل المرشحين تفاعلًا متنقلًا وسلسًا وكاملًا، ويجتمع معهم القادة في سوق أنظمة ATS في مكان وكيفية البحث والتقديم عبر هاتفهم وفي أثناء التنقل. ويتوقع الباحثون عن عمل أيضًا الحصول على إجابات مفصلة عن مجموعة كبيرة من أسئلة ما قبل التوظيف، ما يدفع أنظمة ATS إلى أن تصبح أكثر قابلية للبحث، مع تقديم الدعم المباشر أو استخدام الروبوتات للإجابة عن الأسئلة الشائعة، وأن تكون قابلة للتخصيص لتلبية الاحتياجات الجديدة في الوقت الفعلي.

تجربة ثرية للمستخدمين

ستستمر أنظمة ATS في تحسين رحلة المرشح وتعزيزها. الواجهات الأكثر سهولة وبساطة؛ والقدرة على سحب المعلومات تلقائيًا من السير الذاتية؛ والخدمة الذاتية لتحديد مواعيد المقابلات؛ ستظل جميعها ميزات فارقة بالنسبة إلى الموظفين المحتملين. سيستفيد متخصصو التوظيف أيضًا من تجربة أكثر سلاسة في كل شيء بدءًا من النشر إلى إدارة المهام.

تحسين القدرة على الاستفادة من المنصات الاجتماعية.

تعتبر الشبكات الاجتماعية ضرورية لعملية التوظيف، وستكون أنظمة ATS أكثر تكاملًا مع وسائل التواصل الاجتماعي لتحديد أفضل المرشحين النشطين وغير النشطين مع مساعدة المؤسسات في بناء علامة تجارية قوية على المستوى الاجتماعي.

زيادة الفعالية باستخدام الذكاء الاصطناعي

يُعدّ الذكاء الاصطناعي ضروريًا لتحقيق المزيد من الكفاءة. يمكن لأنظمة ATS التي تدمج الذكاء الاصطناعي معالجة مجموعات البيانات المعقدة، ما يساعد في تحديد المهارات التي تميز أفضل المؤدين داخل المؤسسة. ومن خلال عزل العوامل التي تحدِّد النجاح، يمكن لأصحاب العمل ومتخصصي التوظيف إنشاء إعلانات وظيفية أكثر استهدافًا، وفحص المهارات وتقييمها على مستوى أكثر دقة، والمساعدة في معالجة نقاط الضعف في عملية التوظيف. ستوفر الخوارزميات المحسَّنة صورة أكثر دقة وتفصيلًا لمرشح مثالي، وتخلق تجربة أكثر تخصيصًا وسلسة للباحثين عن عمل.

نظام بيئي قائم على السحابة ومتكامل بالكامل

سيكون مستقبل أنظمة ATS في السحابة، ما سيلغي الحاجة إلى الصيانة والإدارة المحلية مع الاستفادة من البنية التحتية للجهات الخارجية وقابلية التوسع والقدرة الأمنية. كما ستتكامل أنظمة ATS الرائدة مع مجموعة التكنولوجيا الأوسع، ما يتيح لأصحاب العمل فهم الطرق التي تؤثر بها عمليات التوظيف على الأعمال على نحو أفضل.

تنوع وشمولية أقوى

لا تقوم القوى العاملة المتنوعة والثقافة الشاملة بتعزيز المؤسسة فحسب، بل إنها أيضًا توقع لدى أصحاب العمل والمرشحين. ستستخدم أنظمة ATS البيانات وأنماط التوظيف لتحديد التحيُّز المتأصل في عملية التوظيف والقضاء عليه، ما يتيح للشركات مجموعة أكثر تنوعًا من المتقدمين المهرة.

¹ ليندا كو، "تستخدم 99% من شركات Fortune 500 أنظمة تتبع المتقدّمين للوظائف (ATS)‏‏"،‏ Jobscan، ‏7 نوفمبر 2019

² كارين ماك كاندليس، "تقرير استراتيجيات التوظيف: استثمر في إحالات الموظفين وعزّز علامتك التجارية بشكل أفضل"، GetApp، ‏3 أكتوبر 2017.

³ ماك كاندليس، "تقرير استراتيجيات التوظيف"