15 de los principales beneficios y motivos para migrar a un ERP en la nube
Michael Hickins | Estratega de contenido | 21 de marzo de 2024
A medida que el rol de director financiero se vuelve más estratégico e influyente, las aplicaciones ERP en la nube brindan a los CFO una herramienta vital para centralizar y analizar datos de varios sistemas financieros y operativos. Estas aplicaciones pueden, por ejemplo, responder de forma automatizada a eventos predefinidos (como el reaprovisionamiento del inventario cuando el stock alcanza un nivel predeterminado) y generar informes con datos oportunos para ayudar a los líderes empresariales a tomar decisiones.
Dada la aceleración del ritmo de los cambios y la increíble rapidez con que los acontecimientos en una parte del mundo afectan a otra, los líderes financieros y de todo tipo confían en aplicaciones ERP en la nube para ayudarles a identificar y tomar medidas sobre problemas críticos que afectan a su negocio.
¿Qué es un ERP en la nube?
Un ERP en la nube es un software como servicio que ayuda a los líderes empresariales a gestionar su organización mediante la centralización de datos de sistemas operativos y financieros interconectados. Los sistemas ERP en la nube suelen incluir funcionalidades relacionadas con las finanzas y la contabilidad, la elaboración de presupuestos y la planificación, las compras, el inventario, la fabricación, la cadena de suministro, etc. También pueden incorporar aplicaciones en la nube de recursos humanos, ventas y marketing y servicio y soporte al cliente, lo que permite que se pueda acceder a los datos a través de un único panel de control. Estos datos son procesables a través de una combinación de disparadores automatizados y reacciones a los datos generados por las personas en sus diferentes roles.
Como las aplicaciones ERP en la nube se ofrecen a través de Internet, son accesibles para los usuarios dondequiera que se encuentren, en la mayoría de los dispositivos de su elección. Asimismo, el proveedor de aplicaciones es responsable de ofrecer actualizaciones de funciones y parches de seguridad regulares, también por Internet, sin interrupciones del servicio.
Conclusiones clave
- Las aplicaciones ERP en la nube son los sistemas financieros y operativos que las empresas utilizan para ejecutar sus operaciones diarias.
- Los sistemas ERP en la nube proporcionan una mayor flexibilidad que los ERP locales porque permiten a las empresas aumentar y reducir su uso durante los picos estacionales sin preocuparse por que ello pueda ralentizar el rendimiento. Además, al entregarse como servicio de suscripción, liberan dinero en efectivo que de otro modo estaría vinculado a los gastos de capital.
- Con un ERP en la nube, la responsabilidad de la aplicación de parches, el mantenimiento y las actualizaciones de seguridad recae en el proveedor de la nube en lugar del cliente.
- La mayoría de las aplicaciones ERP en la nube son más fáciles de integrar con otros sistemas de back-office que las aplicaciones locales, especialmente cuando forman parte de una suite unificada. Esa integración hace que resulte más fácil para las empresas informar, analizar y actuar en función de los datos que reflejan las condiciones y operaciones actuales del negocio.
ERP en la nube frente a ERP tradicional
Por lo general, el acceso, el mantenimiento, la protección y la actualización con nuevas funcioneslos de los ERP en la nube son más fáciles, con soluciones basadas en la nube que ofrecen un enfoque más ágil y un uso más sencillo en comparación con sus equivalentes locales. Por ejemplo, un ERP en la nube se puede implementar en cuestión de meses en lugar de años, mientras que el mantenimiento, las actualizaciones de funcionalidades, la aplicación de parches de seguridad y la infraestructura son responsabilidad del proveedor de nube. Con un ERP local, todo ello corre a cargo de la empresa. Los sistemas de ERP en la nube son accesibles desde fuera del lugar de trabajo a través de un navegador o dispositivo móvil, mientras que es poco probable (o directamente imposible) que los sistemas locales ofrezcan esta funcionalidad.
En general, los sistemas ERP en la nube proporcionan mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad en comparación con las soluciones locales tradicionales. Reducen la demanda de recursos de TI internos, ofrecen ahorros de costes en infraestructura y proporcionan datos y funciones actualizados compatibles con entornos de trabajo modernos y móviles.
| ERP local | Sistemas ERP en la nube | |
|---|---|---|
| Velocidad de implementación | Un año o más | Unos meses |
| Acceso desde fuera de la oficina | Difícil o imposible | Accesible mediante conexión a Internet, navegador y contraseña |
| Mantenimiento | Responsabilidad de los equipos internos | Responsabilidad del proveedor de nube |
| Aplicación de parches de seguridad | Responsabilidad de los equipos internos | Responsabilidad del proveedor de nube |
| Actualizaciones de funciones/funcionalidades | Deben ser priorizadas por el equipo de TI | Automáticas y regulares |
| Requisitos de infraestructura | Necesidad de apoyo interno | Gestionada por un proveedor de nube |
| Adaptación a formatos móviles | Poco probable | Por defecto |
| Pertinencia/oportunidad de los datos | Depende del tiempo de procesamiento por lotes | Los datos se actualizan con frecuencia, a menudo en tiempo real |
15 beneficios de los sistemas ERP en la nube
El término "planificación de recursos empresariales" se originó en la década de 1990, pero esta categoría de software se remonta a los sistemas de planificación de necesidades de materiales de la década de 1960. Las aplicaciones ERP basadas en la nube mejoran las generaciones anteriores de sistemas ERP locales de varias maneras. Son más fáciles de implementar para las empresas, se actualizan con más frecuencia, son accesibles fuera de la oficina y cuentan con interfaces de usuario que se parecen más a las aplicaciones para el gran público.
1. Implementación más rápida
Las implementaciones de ERP en la nube suelen llevar entre varias semanas y unos pocos meses, mientras que las implementaciones locales tradicionales generalmente tardan al menos un año y, en el caso de las empresas grandes, pueden agregar gastos de millones de dólares en consultoría. Dado que los sistemas ERP en la nube son más modulares y fáciles de implementar que los sistemas locales, las empresas pueden empezar a utilizar las aplicaciones más rápidamente.
2. Más seguridad
Los principales proveedores de nube tienen equipos de seguridad mayores que los equipos de TI de sus clientes, y estos se centran únicamente en proteger sus sistemas y los datos de sus clientes. A menudo, las empresas que gestionan sus sistemas ERP internamente retrasan la aplicación de parches de seguridad críticos para vulnerabilidades recién descubiertas porque carecen de los recursos de TI para probar y luego implementar esas actualizaciones de manera oportuna. Los proveedores de servicios en la nube también suelen facilitar a los clientes la implementación de controles de acceso basados en roles.
3. Más flexibilidad
Con los ERP en la nube, resulta más fácil para las empresas adoptar un enfoque gradual para implementar nuevas funcionalidades de TI. Por ejemplo, una organización podría comenzar por llevar sus finanzas a la nube, y a continuación, su gestión de riesgos, compras, análisis, cadena de suministro y otras funcionalidades.
4. Datos en tiempo real
Las aplicaciones ERP en la nube están diseñadas para integrarse con distintas fuentes de datos, lo que permite que los datos se reflejen en los paneles de control de los usuarios tan pronto como están disponibles en lugar de mediante actualizaciones por lotes diarias, como sucede con los sistemas locales antiguos. Por ejemplo, si un equipo de compras puede obtener actualizaciones más frecuentes sobre la necesidad de la empresa de aumentar la producción debido al aumento de la demanda de los clientes, podrá solicitar los suministros necesarios antes.
5. Ampliación más sencilla
Si el uso de un sistema ERP en la nube varía a lo largo del trimestre o el año —por ejemplo, alrededor del cierre trimestral—, el proveedor de nube es responsable de gestionar esos altibajos. La organización de TI del cliente no necesita preocuparse por asignar capacidad de servidor o almacenamiento adicionales para manejar los picos. Los clientes también pueden agregar o reducir suscripciones si el número de usuarios cambia con el tiempo. Por el contrario, los despliegues de ERP locales requieren recursos de TI dedicados para ampliar o reducir la capacidad de software y hardware, incluso al abrir nuevas oficinas o adquirir empresas.
6. Mejor soporte
La relativa facilidad con la que los clientes pueden pasar de un proveedor de aplicaciones en la nube a otro alienta a estos últimos a proporcionar un soporte sólido las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y un tiempo de actividad del 99,999 %. Y como los proveedores conocen sus aplicaciones mejor que nadie, están mejor preparados para proporcionar asistencia que el personal de TI interno de sus clientes, que debe gestionar una variedad de aplicaciones y tipos de infraestructura.
7. Costes de explotación menores
La computación en la nube permite a las empresas pagar solo por el número de empleados que utilizan realmente las aplicaciones ERP, y les permiten incrementar o reducir ese número según sea necesario. Además, los servicios en la nube transfieren la carga de instalar y mantener las aplicaciones y el hardware subyacente a los proveedores. Como se mencionó anteriormente, los servicios ERP en la nube reducen la necesidad de recurrir a consultores e integradores, así como de disponer de centros de datos internos y personal de TI para gestionar el mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones del sistema.
8. Visibilidad mejorada
A diferencia de los sistemas locales, que tienden a almacenar los datos de forma aislada, inaccesibles para muchos usuarios y analistas, las aplicaciones ERP en la nube facilitan a los clientes agregar, generar informes y analizar datos de diferentes sistemas, como los de marketing, gestión del capital humano, gestión de la cadena de suministro y gestión de inventarios. Por ejemplo, la incorporación de datos de aplicaciones de inventario, gestión de campañas de marketing y planificación de ventas puede ayudar a los equipos financieros a mejorar la precisión de las previsiones de ingresos y a gestionar el efectivo de forma más eficaz. Los sistemas ERP en la nube también mejoran la visibilidad al ofrecer a los usuarios acceso, a través de cualquier dispositivo móvil, cuando están fuera de la oficina.
9. Colaboración más sencilla
En relación con lo anterior, los sistemas ERP en la nube permiten a las partes interesadas iniciar sesión en el sistema desde cualquier ubicación, así como crear informes y analizar datos a partir de un solo conjunto de datos. Esto no solo permite a las personas de diferentes departamentos ver los mismos datos en los mismos formatos, sino que también facilita introducir actualizaciones que se pueden compartir y reflejar en los paneles de control operativos en tiempo real. Por ejemplo, los datos de un sistema o módulo de gestión de almacenes se pueden reflejar en el mismo panel de control que los datos de un sistema de gestión de pedidos, lo que ayuda a ver si hay suficiente stock en el inventario para satisfacer nuevos pedidos. Asimismo, las aplicaciones en la nube se desarrollan con interfaces "point-and-click" fáciles de usar, más adecuadas para los millennials y otros trabajadores en el comienzo de su carrera que las aplicaciones basadas en comandos de los sistemas locales antiguos.
10. Actualizaciones más rápidas
A diferencia de las aplicaciones locales antiguas, que suelen ser objeto de una actualización importante una vez cada tres años, las aplicaciones ERP en la nube se actualizan con las últimas funciones con frecuencia, generalmente de forma trimestral, sin necesidad de desactivar sistemas. Por ejemplo, los sistemas ERP en la nube se actualizan regularmente para alinearse con los principios contables generalmente aceptados, la Ley Sarbanes-Oxley y otros estándares financieros, lo que ayuda al cumplimiento normativo.
11. Acceso móvil
Los sistemas ERP y otras aplicaciones en la nube no solo están disponibles en cualquier navegador web y dispositivo móvil, sino que cada vez más cuentan con aplicaciones móviles asociadas que facilitan la realización de tareas básicas y la generación de informes. Por ejemplo, los responsables pueden aprobar rápidamente los gastos de los empleados desde la aplicación de gastos de un sistema ERP en la nube en un dispositivo móvil. La funcionalidad móvil es fundamental para las empresas cuyos empleados viajan con frecuencia, trabajan sobre el terreno o necesitan información actualizada de la planta de fabricación.
12. Menor huella de carbono
Los centros de datos que utilizan los proveedores de servicios en la nube para ofrecer servicios ERP consumen menos potencia para la refrigeración, los recursos informáticos y el almacenamiento que la suma de los miles de empresas individuales que realizan las mismas acciones en sus centros de datos independientes. Para los proveedores de servicios en la nube representa un incentivo financiero reducir sus costes de energía mediante el uso de equilibrado de carga de última generación y otras técnicas de ahorro de energía que reducen la huella de carbono de estas aplicaciones. También limitan la potencia global utilizada para ejecutar estas aplicaciones al compartirse entre todos sus usuarios.
13. Independientes del sector
Muchos sistemas ERP en la nube se desarrollan para industrias específicas, como la construcción o el comercio minorista. Pero en lo que respecta a los procesos de negocio, la mayoría de las industrias tienen más similitudes que diferencias. Las aplicaciones ERP en la nube más útiles son aquellas que aprovechan las buenas prácticas de todos los sectores, ofreciendo módulos o extensiones para satisfacer necesidades específicas de cada industria, como módulos de gestión de habitaciones en el sector de la hostelería. Esto ofrece a los usuarios lo mejor de ambos mundos: funcionalidad que refleja las mejores prácticas de todos los sectores y una base de código fiable que no está plagada de personalizaciones para las cuales el mantenimiento y la aplicación de parches son costosos. Algunas suites ERP en la nube incluyen módulos que gestionan los requisitos y prácticas de generación de informes específicos del sector.
14. Mayor eficiencia
La migración de las aplicaciones ERP a la nube permite a las empresas desplegar recursos de TI en otras áreas de mayor valor de la empresa. También mejora la eficiencia al proporcionar una única fuente de datos para todos los informes internos y externos, y permite a todas las partes interesadas acceder a datos e informes desde cualquier lugar en el que trabajen. El aumento de la automatización y el acceso compartido a los datos minimizan el tiempo dedicado a procesos manuales, al tiempo que conectan y permiten cuantifican los procesos.
15. Integración sencilla
Las aplicaciones ERP en la nube modernas están diseñadas para integrar datos de diferentes fuentes, manteniendo al mismo tiempo los niveles adecuados de seguridad y restricciones de acceso. La integración de una aplicación ERP con una de RR. HH., por ejemplo, podría permitir al departamento de finanzas ver la proporción de empleados con respecto a las ventas esperadas.
Por qué optar por un ERP en la nube
Como hemos explicado anteriormente en este artículo, los sistemas ERP en la nube ayudan a las empresas de distintas maneras, por ejemplo, facilitando la implementación, el acceso, el mantenimiento, la seguridad, la ampliación y la actualización de estas aplicaciones críticas, al tiempo que reducen los gastos de capital y la huella de carbono. Los equipos y las personas encargadas de crear casos de negocio para adquirir sistemas ERP en la nube aún tendrán que proporcionar a los responsables de la toma de decisiones de la empresa un contexto detallado sobre esos beneficios y por qué la inversión en tiempo y recursos dará sus frutos. Eso debería incluir vincular el sistema de ERP en la nube a la estrategia empresarial de la empresa; establecer costes y plazos de implementación; y cuantificar el valor de nuevas funcionalidades como la IA (mostrando cómo puede mejorar la previsión de ingresos y otras funciones comerciales).
Pasa a la nube con Oracle Fusion Cloud ERP
Las empresas que utilizan Oracle Fusion Cloud ERP obtienen el beneficio de funcionalidades de última generación para finanzas, fabricación, compras, etc., en aplicaciones que se ejecutan en la infraestructura en la nube de alto rendimiento de Oracle. Oracle Cloud ERP es un conjunto integrado de aplicaciones que pone los datos de finanzas, cadena de suministro, gestión de riesgos, gestión del rendimiento y otros datos empresariales en un modelo común. Se ha desarrollado para facilitar la integración con otras aplicaciones, tanto de Oracle como de proveedores externos.
Preguntas frecuentes sobre los beneficios de los ERP en la nube
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un ERP en la nube?
En función de las integraciones necesarias, el alcance de su patrimonio ERP heredado y la cantidad de datos que se deban migrar, las empresas pueden tardar entre varias semanas y varios meses en implementar un sistema ERP en la nube.
¿Por qué es más seguro un ERP en la nube?
Los proveedores de servicios en la nube disponen de equipos amplios y expertos dedicados a proteger las aplicaciones y los datos de sus clientes, y aplican las últimas tecnologías y prácticas, al contrario que las empresas que ejecutan aplicaciones desde sus propios centros de datos.
¿Cómo ahorran tiempo los ERP en la nube?
Los sistemas ERP ofrecen rentabilidad antes porque se entregan como servicio, lo que permite a los clientes comenzar a obtener beneficios más rápidamente que si desplegaran los sistemas de ERP por sí mismos (con la ayuda de consultores) en sus propios centros de datos.