Crea un caso de negocio ERP en cinco pasos con nuestra plantilla

"Nuestro ERP actual funciona bien. ¿Por qué arreglar lo que no está roto?"

Es una pregunta común de líderes empresariales y empleados, que dudan de la utilidad de una revisión importante de los sistemas de TI o simplemente desconocen los beneficios que se están perdiendo. Sin embargo, en la industria sigue ganando fuerza la tendencia de migrar las operaciones financieras de software local antiguo a aplicaciones más nuevas que puedan satisfacer mejor los requisitos empresariales actuales. Organizaciones e instituciones están repensando o ampliando sus modelos y estrategias de negocio e implementando nuevas tecnologías con funcionalidades que apoyen estos nuevos enfoques. Hoy en día, cuando las empresas deciden sustituir una aplicación clave, como su ERP, suelen optar por una aplicación basada en la nube. El ERP es vital para las operaciones diarias. Sin embargo, muchos ejecutivos solo ven riesgos en cualquier novedad. Con un caso de negocio bien definido para cambiar de solución ERP, puedes abrir los ojos y la mente de los líderes empresariales clave que deberán aprobar esta transformación y ganarte al personal que utilizará los sistemas a diario.

¿Qué es un caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un software que las organizaciones utilizan para supervisar sus operaciones comerciales diarias y que abarca funciones como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento, así como las operaciones de cadena de suministro. Un caso de negocio para la implementación de un nuevo sistema ERP es un documento similar a una presentación que describe a fondo la lógica, los motivos y los beneficios esperados de la implementación de un nuevo sistema ERP en una organización. La mayoría de las empresas disponen de un sistema o de múltiples aplicaciones ERP para ejecutar estas funciones, por lo que el caso de negocio se centrará en las razones para migrar de los sistemas locales existentes a la nube. Los motivos para realizar este cambio deben vincularse estrechamente a la estrategia de la empresa y a las funcionalidades necesarias para ejecutarla. El caso de negocio sirve como hoja de ruta para que las partes interesadas y los responsables de tomar la decisión evalúen y aprueben invertir en una nueva solución ERP.

Por qué es importante crear un caso de negocio para modernizar tu ERP

El caso de negocio es crucial para obtener la aprobación y la financiación necesarias para cualquier proyecto de modernización de un sistema ERP, ya que proporciona a los responsables clave una comprensión clara de los beneficios, costes y riesgos anticipados, así como estrategias para la implementación del nuevo sistema ERP. Disponer de un caso de negocio ayuda al equipo a centrarse en lo que es importante y en las razones por las que se está realizando la transformación. Contar con esta orientación incrementa el nivel de compromiso para que el cambio funcione. También es una herramienta valiosa para fomentar el entusiasmo de los empleados por un sistema de software mejor, o al menos para lograr que estén dispuestos a darle una oportunidad.

Cuando una organización comienza a considerar seriamente la implementación de una nueva solución ERP, el liderazgo reúne generalmente un equipo de proyecto, cuya primera tarea consiste en elaborar un caso de negocio. Cuando las empresas deciden sustituir una aplicación clave, como un ERP, la opción más habitual es pasar a una aplicación basada en la nube. El caso de negocio ofrece la oportunidad de profundizar en cómo el nuevo software ERP proporcionará las funcionalidades empresariales necesarias para ejecutar la estrategia de la organización y cuantificar el valor de esas funcionalidades. El caso de negocio podría poner de relieve la relación de las nuevas funcionalidades del software (como inteligencia artificial) con previsiones mejoradas que ayudarán a impulsar el rendimiento empresarial. Podría demostrar cómo un ERP basado en la nube reduce los costes generados por actualizaciones frecuentes, además de facilitar y reducir el coste de acceder a nuevas funcionalidades de TI. Al explicar y cotejar el valor y los costes, resulta más sencillo para el equipo decidir si llevar a cabo el proyecto, desde la búsqueda de la solución ERP adecuada a la obtención de la aprobación del liderazgo.

Conclusiones clave

• El caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP es el primer paso para proporcionar a los ejecutivos y las partes interesadas corporativas el contexto que justifica la adquisición de un sistema ERP.
• El caso de negocio brinda una evaluación pormenorizada de los costes y beneficios, así como del ROI potencial de la implementación de un nuevo sistema.
• El caso de negocio debe ofrecer una visión general del proyecto, además de detallar cómo se implementará el nuevo sistema, indicando los plazos, las fases y los recursos necesarios.

Cinco pasos para crear un caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP

La creación de un caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP requiere una colaboración multifuncional para identificar todo lo que se necesita de la solución y los beneficios que aportaría, así como para justificar la inversión. Estos son los pasos principales para crear un caso de negocio de este tipo.

1. Analiza si tu software actual responde a tus necesidades futuras

Al crear un caso de negocio para adquirir una solución ERP en la nube, comienza por fundamentar el esfuerzo en la estrategia de la empresa y las funcionalidades necesarias para ejecutarla. Evalúa tus necesidades futuras. A continuación, identifica las brechas entre esas funcionalidades y el estado actual de los sistemas ERP de tu organización y los procesos de negocio relacionados. A ser posible, compárate con algunos competidores para identificar áreas de oportunidad. Actualizar la tecnología presenta muchos beneficios potenciales, pero no obtendrás muchos de ellos si no entiendes dónde, cómo y por qué tienes carencias. No debes migrar procesos ineficaces a un nuevo sistema ERP. Explicar las razones por las que se necesita un nuevo ERP ayuda a las partes interesadas a comprender cómo será el esfuerzo de transformación en función del estado actual del sistema.

Evalúa tu sistema actual

En colaboración con distintas partes interesadas del negocio, analiza las fortalezas y debilidades de tu software y tus procesos actuales. Por ejemplo, ¿estás utilizando las últimas tecnologías y puedes agregar regularmente nuevas funcionalidades a medida que surgen y se ponen a disposición de los usuarios? Realiza esta evaluación para diferentes funciones, como finanzas, planificación y compras. La idea es detectar las carencias, determinar dónde existen ineficiencias y explicar cómo estas limitaciones afectan a la organización.

Audita tus procesos de negocio actuales

Realiza una revisión exhaustiva de los procesos de negocio y los flujos de trabajo para identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora, como actualizaciones del sistema y tareas manuales que consumen mucho tiempo.

Desglosa los costes de tus proceso actuales

Estima los costes operativos asociados al sistema ERP existente, desde las licencias de software, el hardware, la formación y la consultoría, hasta el personal, el mantenimiento continuo, las actualizaciones y otros gastos asociados.

Identifica ineficiencias en los procesos existentes

Identifica y documenta las dificultades, las ineficiencias y las limitaciones actuales de los sistemas y procesos existentes, como datos no disponibles o de difícil acceso, tareas excesivamente manuales o falta de datos en tiempo real.

Suma el coste de las ineficiencias generadas por tu sistema ERP local

Cuantifica el impacto financiero de las ineficiencias relacionadas con el sistema ERP local actual, como mantenimiento manual o tiempos de inactividad intempestivos, u otras limitaciones del sistema, como falta de flexibilidad y necesidad de personalizaciones.

2. Determina tus requisitos en términos de ERP y sus costes estimados

Este paso determinará si un nuevo sistema ERP te permitirá salvar las brechas de funcionalidades que identificaste en el primer paso. Es importante definir claramente las metas y los objetivos que tu organización pretende alcanzar con el ERP en la nube. En este paso se describe lo que el nuevo sistema ERP permitirá arreglar o mejorará dentro de la empresa en comparación con un sistema ERP local.

Determina tus requisitos funcionales

Realiza un análisis exhaustivo de tus sistemas existentes para determinar los requisitos funcionales y las características que el nuevo sistema ERP deberá tener para soportar los procesos de negocio y cumplir los objetivos de la organización.

Haz una lista de las funciones y los módulos necesarios

Identifica los beneficios que deseas lograr y especifica las funciones y módulos esenciales del sistema ERP para mejorar tus procesos de negocio y tus capacidades, como previsión avanzada mediante machine learning y funcionalidades de IA.

Analiza las deficiencias funcionales

Identifica cualquier brecha entre las funcionalidades del sistema actual y las del sistema ERP en la nube propuesto. Busca hojas de ruta de los productos en los sitios web de los proveedores para que respaldarte en este proceso.

Crear un plan de implementación y despliegue

Para que las partes interesadas actúen en función de un caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP propuesto, deben poder consultar un plan que detalle cómo se implementará el nuevo sistema ERP, incluidos los plazos, las fases, los recursos necesarios, así como los desafíos potenciales y las estrategias de mitigación.

Calcula los costes del sistema ERP a más de cinco años

Prevé los costes totales asociados a la implementación, la concesión de licencias y el mantenimiento del sistema ERP durante un periodo prolongado.

3. Calcula el rendimiento de la inversión

Para determinar si un nuevo ERP es la decisión correcta, deberás proporcionar un análisis detallado del retorno de inversión (ROI) potencial. Por lo general, este análisis se basa en una comparación de las ganancias (como ingresos más elevados, un flujo de efectivo mejor, mayor productividad del personal, menores costes de capital y costes de soporte más reducidos), con respecto a los costes de implementación y suscripción. Cotejará el coste total de propiedad del nuevo sistema con el coste de mantenimiento del sistema existente. Por lo general, se basa en gran medida en estudios de referencia del sector, informes de analistas y modelos de madurez de los procesos de negocio para evaluar una gama de escenarios conservadores y probables en cuanto a rendimientos y costes. El plan también debería proporcionar un plazo estimado para determinar con qué rapidez se implementará el nuevo sistema y cuándo se lograrán los beneficios previstos. Necesitas que las partes interesadas entiendan qué aspecto tendrá el éxito y cómo lo medirás en el futuro.

Aborda primero las necesidades empresariales críticas

Destaca cómo el sistema ERP ayudará a salvar las brechas de funcionalidades críticas enumeradas en la fase de evaluación, como automatización de procesos, análisis integrado, machine learning y funcionalidades de colaboración para mejorar la precisión y la velocidad de la toma de decisiones.

Pon de relieve la mejora de las operaciones de negocio

Muestra cómo el nuevo sistema ERP puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y la productividad. La mejora de la eficiencia tal vez provenga de la estandarización, simplificación y automatización de procesos de negocio inconexos. Enumera las métricas que estos cambios podrían mejorar, como la entrega a tiempo a los clientes o la reducción del periodo medio de cobro.

Demuestra la bajada de costes generales

Un menor coste total de propiedad (TCO) es un valor potencial para migrar a un ERP basado en la nube, ya que reduce los costes de mantenimiento y elimina las actualizaciones, lo que libera al personal de TI para que se centre en iniciativas de mayor valor añadido. También elimina el gasto de capital generado por las actualizaciones de hardware y las operaciones en centros de datos. Es posible que se produzcan ahorros adicionales al simplificar y automatizar los procesos de negocio.

Crea una estrategia para lograr y medir el ahorro

Define estrategias y planes para lograr el ahorro de costes previsto mediante la implementación del sistema ERP. Crea indicadores clave de rendimiento (KPI) y referencias con los que realizar un seguimiento una vez que tu organización empiece a utilizar la solución, con el fin de poder cuantificar el ROI.

Crea un plan de financiación del sistema ERP

Esboza un plan de financiación que detalle los recursos financieros necesarios para el proyecto de implementación de la solución ERP, incluido el coste del software, los requisitos de personal, el soporte del integrador de sistemas y otros gastos.

4. Crea un plan de implementación y despliegue

Una preocupación importante para los líderes de la organización y los empleados será si un cambio de ERP causará perturbaciones. Al pasar a un ERP basado en la nube, querrán saber cómo gestionarás la reducción de la escala de tus sistemas locales a la vez que incrementas tus aplicaciones en la nube. Los trabajadores estarán ansiosos por entender cómo cambiará su labor diaria, mientras que los ejecutivos querrán conocer los riesgos potenciales que podrían ralentizar las operaciones. Deberás abordar estas preocupaciones al tiempo que demuestras la viabilidad del proyecto y defines un marco temporal realista. La rendición de cuentas es clave: muestra cómo monitorizarás si se alcanzan los resultados y qué sucederá si estos no se logran.

Crea un plan de personal

Desarrolla un plan que describa las personas, competencias y roles necesarios para llevar a cabo el proyecto de implementación del sistema ERP. ¿Necesitarás recurrir a la experiencia y la capacidad de un integrador de sistemas? Piensa a quién acudirás para formar a las personas clave que trabajarán en los nuevos sistemas.

Encuentra formas de minimizar el tiempo de inactividad en la empresa

Presenta estrategias para minimizar las interrupciones durante la transición al nuevo sistema, asegurando la continuidad de las operaciones y reduciendo el riesgo de pérdida de datos, tiempos de inactividad y trabajo duplicado durante la migración. Por ejemplo, planifica en detalle el despliegue por regiones y funciones de las nuevas funcionalidades ERP. Indica claramente cuándo dejarán de funcionar los sistemas antiguos y cuándo y cómo (y en qué medida) se migrarán los datos. Asimismo, establece un plan de pruebas para las integraciones con aplicaciones, bases de datos y sistemas de terceros existentes, con el fin de evitar problemas que puedan interrumpir el flujo de datos.

Difunde el plan para reducir los riesgos de la implementación

Identifica y evalúa los riesgos potenciales asociados a la implementación del sistema ERP, junto con estrategias para mitigar estos riesgos, como pruebas exhaustivas o simulaciones de los lanzamientos. Garantiza que todo el hardware, el software y las redes sean compatibles y estén actualizados para admitir el nuevo sistema ERP.

Define plazos realistas

Establece plazos realistas para la implementación, teniendo en cuenta las complejidades y los posibles desafíos. Diseña las fases de lanzamiento, por ejemplo, por geografías, funciones de negocio u otros aspectos. El tiempo de implementación suele ser más corto en el caso de las aplicaciones en la nube que en el de los sistemas locales convencionales necesarios, pero ser realista sobre el momento y la gestión del cambio requerida es fundamental para garantizar tu credibilidad y acotar las expectativas.

Sé responsable

Define un enfoque para realizar un seguimiento los beneficios logrados, quién será responsable de ellos y qué acciones pueden realizar los equipos si no se alcanzan dichas metas.

5. Presenta tu caso de negocio

Una vez que hayas establecido el propósito de la implementación del sistema ERP, los beneficios y costes previstos y el plan para lograr esos beneficios, es hora de exponer tu caso de negocio a las partes interesadas. En esta etapa, no se trata de presentar una estrategia de implementación detallada paso a paso, aunque sí estará creada y lista para consultar si te preguntan. Más bien, deberás sintetizar esos datos, análisis y planes exhaustivos en una visión general que comunique claramente a los ejecutivos la necesidad, los beneficios, los costes, los riesgos y las estrategias para la migración a un nuevo sistema ERP.

Conoce a tu audiencia

Antes de presentar el caso de negocio para la migración a un nuevo sistema ERP a los responsables de la toma de decisiones, como los miembros de la dirección o una junta evaluadora, anticipa las preguntas o preocupaciones que puedan tener y trata de adaptar tu presentación para abordar sus prioridades e intereses.

Utiliza la visualización de datos

Aprovecha las herramientas de visualización de datos para ilustrar las ventajas, el ahorro de costes y el ROI de la implementación del nuevo sistema ERP.

No descuides las finanzas

Sí, estás dando una visión general del proyecto. Pero debes proporcionar proyecciones financieras detalladas, análisis coste-beneficio y un desglose del ROI esperado para respaldar tu caso. El director ejecutivo y otros tomadores de decisiones necesitan datos financieros sólidos para justificar este tipo de inversión.

Descarga la plantilla de caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP (DOC)

El ERP de Oracle te lo pone fácil

La elaboración de un caso de negocio realista y práctico para la implementación de un ERP en la nube requiere una comprensión profunda del estado actual y las necesidades futuras de tu empresa y capacidad para demostrar claramente los posibles beneficios que el ERP en la nube puede aportar a la organización.

Oracle Fusion Cloud ERP integra plenamente la gestión financiera, las compras, la gestión del rendimiento, la cadena de suministro y la fabricación en una sola plataforma para proporcionar información holística en toda la empresa con datos en tiempo real. Al automatizar procesos que antes eran manuales, Oracle Cloud ERP ayuda a los equipos financieros a reaccionar rápidamente en un entorno empresarial en constante cambio. También promueve la colaboración en su suite de aplicaciones para garantizar un intercambio de datos y una resolución de problemas instantáneos y ofrece buenas prácticas estandarizadas e integradas que impulsan la eficiencia de los procesos. Con Oracle Cloud ERP, tu equipo de TI ya no necesita dedicar su tiempo al soporte de hardware y a laboriosos ciclos de actualización, sino que puede centrarse en ayudar a la organización a aprovechar al máximo sus capacidades. Las actualizaciones trimestrales ofrecen las últimas innovaciones, para que nunca tengas que preocuparte por la obsolescencia del software o por otra penosa actualización. Oracle Business Value Services puede ayudar a definir y articular su caso de negocio a las empresas que trabajan en una estrategia de cambio de ERP. Oracle también ofrece opciones de financiación que ayudan a las empresas a gestionar los costes iniciales del proyecto.

Preguntas frecuentes sobre el caso de negocio para la implementación de un nuevo ERP

¿Qué es un caso de negocio para la modernización de un sistema ERP?
El caso de negocio para la modernización de un sistema ERP sirve de justificación estratégica y económica para la implementación de una nueva solución ERP, ofreciendo a las partes interesadas una visión de los beneficios, los costes y los riesgos del nuevo sistema.

¿Cómo se redacta un caso de negocio para la modernización de un sistema ERP?
Redactar un caso de negocio para la modernización de un sistema ERP implica una colaboración multifuncional para ofrecer una comprensión profunda de las necesidades y los beneficios de implementar un nuevo sistema ERP.

¿Qué son los casos de uso de un ERP?
Los casos de uso son documentos que detallan cómo los empleados u otras aplicaciones de software interactuarán con el nuevo sistema ERP, explicando cómo se debe utilizar el software para cumplir objetivos específicos y llevar a cabo tareas empresariales.