19 funciones clave de los sistemas ERP
Natalie Gagliordi | Estratega de contenidos | 13 de mayo de 2024
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es uno de los pilares de la pila de tecnología empresarial de una empresa, ya que lleva a cabo funciones críticas en las áreas de contabilidad, gestión del flujo de efectivo, generación de informes financieros, gestión de riesgos, compras, operaciones, análisis de datos y otros ámbitos esenciales para las actividades de una organización. Los sistemas ERP suelen diseñarse para gestionar los principales procesos de negocio de distintos departamentos, como los de finanzas, recursos humanos, cadena de suministro y fabricación. Las características exactas de una suite de software ERP variarán un poco de un proveedor a otro, pero existen elementos comunes y funcionalidades esenciales que suelen ofrecer la mayoría de las soluciones de software ERP.
¿Qué son las funciones de un sistema ERP?
Las funciones de un sistema ERP son las funcionalidades incluidas en una suite de software ERP que permiten gestionar las áreas de compras, finanzas y contabilidad, gestión de pedidos, gestión de la cadena de suministro y generación de análisis e informes. La gestión de las relaciones con el cliente y los recursos humanos a veces se incluyen como parte de las suites de software de ERP. Estas funciones están diseñadas para ayudar a las empresas a automatizar tareas, extraer información más valiosa, reducir los costes operativos, incrementar la eficiencia, reducir los riesgos y optimizar los flujos de trabajo, entre otras muchas ventajas.
Conclusiones clave
- El software ERP está diseñado para ejecutar y automatizar los procesos de negocio clave de distintos departamentos, lo que permite unas operaciones más eficientes, brinda a las personas información más oportuna y completa y ayuda a los líderes a tomar decisiones más fundamentadas.
- Los sistemas ERP incluyen funciones que abarcan un gran número de áreas de una empresa, incluidas las finanzas, la contabilidad, las compras, la gestión de proyectos y los recursos humanos.
- Los sistemas ERP cubren una amplia gama de funcionalidades, pero a menudo requieren integraciones con software especializado con funciones más avanzadas de análisis, marketing, ventas, gestión de relaciones con el cliente y otros procesos empresariales importantes.
19 funciones clave de los sistemas ERP
Las funciones varían de un sistema ERP a otro, pero generalmente incluyen una amplia gama de funcionalidades financieras y operativas que permiten realizar las tareas cotidianas necesarias para el buen funcionamiento de las empresas. Estas son algunas funciones ERP comunes que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema adecuado para tu negocio.
1. Gestión financiera
Gestión financiera es un término general para el conjunto de funciones que hacen que una plataforma de software se clasifique como sistema ERP. Esto incluye todas las funciones de contabilidad estándar, como gastos y cuentas a pagar, gestión de efectivo y cuentas a cobrar, reconocimiento de ingresos y, a veces, funcionalidades más especializadas, como presupuestación y previsión o gestión de activos y arrendamientos. En combinación, estas funciones ayudan a las empresas a gestionar de forma centralizada todos sus procesos y actividades financieras.
2. Contabilidad
Las funciones de contabilidad de un sistema ERP son similares a las que se encuentran en el software exclusivamente de contabilidad, con herramientas de contabilidad general, flujos de efectivo, cuentas a cobrar y a pagar y gestión de gastos y facturas, por ejemplo. La ventaja de usar un sistema ERP para los procesos contables es que este extrae datos de diferentes sistemas de origen, los sintetiza y luego los almacena en un repositorio central donde se pueden usar para generar informes y análisis, así como para otras funciones financieras importantes. Facilita la vinculación de la información financiera a los procesos operativos para mejorar la toma de decisiones.
3. Procesamiento de pedidos
El procesamiento de pedidos es un flujo de trabajo que abarca desde la recepción de los pedidos de los clientes hasta su satisfacción, lo que permite a las empresas gestionar el ciclo de vida de los pedidos de compra, de su captura inicial a la facturación, la entrega y el pago. Las funciones de procesamiento de pedidos de los sistemas ERP facilitan la gestión de información de diferentes departamentos, ya que extraen información de múltiples sistemas según sea necesario para introducirla en un único flujo de datos. Esto impulsa la automatización y facilita y mejora la eficiencia del procesamiento de pedidos.
4. Gestión de proyectos
Los sistemas ERP a menudo incluyen sólidas funciones de gestión de proyectos que ayudan a las empresas a planificar, evaluar, ejecutar y supervisar proyectos desde su concepción hasta su finalización. Estas funciones pueden incluir la capacidad de crear planes de proyecto detallados, con tareas, puntos de referencia y dependencias. Entre los elementos clave de la gestión de proyectos también se incluyen las funcionalidades para la presupuestación y el control de costes, la colaboración y la gestión de riesgos, así como las herramientas de análisis para evaluar el grado de avance, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.
5. IA integrada
Los principales sistemas ERP incorporan cada vez más funcionalidades de inteligencia artificial en su software, por lo que se puede utilizar IA para automatizar o acelerar tareas específicas de finanzas y operaciones. Por ejemplo, un bot conversacional con tecnología de IA puede asistir a los empleados a lo largo del proceso de envío de un informe de gastos desde su smartphone, permitiéndoles tomar una foto del recibo o introducir detalles en un chat. Se pueden agregar funcionalidades de IA generativa a los sistemas ERP para llevar a cabo tareas como redactar descripciones que resuman los informes financieros.
6. Datos en tiempo real
En un sistema ERP, los datos en tiempo real son esenciales para detectar cambios en las condiciones del negocio, reevaluar estrategias y tomar decisiones más fundamentadas con el fin de satisfacer rápidamente las demandas del mercado. Cuando las empresas operan con sistemas dispares antiguos, es necesaria una gran cantidad de trabajo manual para extraer los datos de cada sistema y lograr que se puedan utilizar en toda la empresa. Esto plantea interrogantes sobre la integridad y la fiabilidad de los datos, ya que si estos se usan en un informe, los líderes empresariales podrían estar tomando decisiones realmente importantes en función de datos obsoletos o inexactos. Los sistemas ERP que utilizan y proporcionan datos en tiempo real brindan a las empresas acceso a información actualizada de toda la organización, desde los niveles de inventario, los déficits de efectivo y el rendimiento de ventas hasta el coste de los insumos y otros datos financieros.
7. Automatización
Los sistemas ERP automatizan gran cantidad de procesos de negocio rutinarios para que requieran menos o ningún esfuerzo manual por parte de los empleados, lo que permite a las personas centrar su tiempo en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido. La automatización puede lograrse mediante tecnologías de machine learning e inteligencia artificial incorporadas al software, con ayuda de las cuales las funciones principales del sistema se realizan con escasa intervención humana. Entre los procesos que suelen automatizar los sistemas ERP se incluyen la satisfacción de pedidos, la gestión de inventarios y procesos financieros como la generación de facturas, el seguimiento de los gastos y la creación de informes. Al aprovechar la automatización para llevar a cabo estos procesos, las empresas pueden reducir la cantidad de trabajo manual, limitar los errores humanos, mejorar la eficiencia de los procesos y aumentar su productividad general.
8. Análisis de datos
Muchos sistemas ERP incluyen funcionalidades básicas de generación de informes y análisis para recopilar y analizar datos sobre las operaciones de negocio. Entre las funciones de análisis de datos más frecuentemente asociadas a los sistemas ERP se incluyen la generación de informes, herramientas de consulta y paneles de control y visualizaciones que ayudan a que los datos sean más fáciles de examinar para respaldar la toma de decisiones. Habitualmente, los sistemas ERP requieren software adicional que permita análisis más exhaustivos y sofisticados.
9. Controles de los procesos de negocio
Los sistemas ERP incluyen controles de los procesos de negocio destinados a optimizar y automatizar tareas y procesos rutinarios para mejorar la eficiencia operativa, la precisión de los datos, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo de una organización. Estos controles pueden incluir herramientas para definir y gestionar flujos de trabajo, crear procesos de aprobación predefinidos y establecer controles de acceso de usuario basados en roles para mejorar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Si bien las características específicas varían de un proveedor de sistemas ERP a otro, la inclusión de controles de los procesos de negocio es un aspecto fundamental del software ERP.
10. Generación de informes
La generación de informes es un término amplio en el contexto de los sistemas ERP, ya que se puede aplicar a diferentes funciones, como la creación de informes financieros, informes operativos, informes para las partes interesadas externas e informes normativos y de cumplimiento. Los informes financieros son el tipo más comúnmente asociado a los sistemas ERP. Ofrecen a las empresas una visión global de su rendimiento a través de indicadores clave. En general, estas funcionalidades de generación de informes ayudan a las empresas a operar con más transparencia y eficiencia e impulsan una toma de decisiones mejorada en áreas críticas como las ventas, el inventario, las finanzas y la producción. Cualquier software que se etiquete como sistema ERP debe incluir algún tipo de funcionalidad de generación de informes.
11. Integraciones
Las integraciones se utilizan para conectar aplicaciones de software o fuentes de datos. Permiten el uso compartido de datos empresariales entre sistemas para extraer información valiosa más rápidamente, mejorar la toma de decisiones, agilizar la colaboración y lograr una coherencia mayor de los datos sin necesidad de transferirlos manualmente. Un sistema ERP utiliza integraciones para facilitar procesos de negocio de extremo a extremo en todos los departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, en la función clásica de los sistemas ERP de compras a pagar, las integraciones permiten que acciones como la solicitud, la compra, la facturación y el pago a proveedores se conviertan en un proceso integral que se lleva a cabo sistemáticamente.
12. Base de datos única
Los sistemas ERP con una única base de datos permiten que los datos de negocio residan en una ubicación centralizada con un modelo de datos común. Al ejecutarse todos los sistemas y procesos con el mismo modelo de datos, los departamentos y las unidades de negocio de la organización pueden trabajar en un mismo sistema unificado. Los datos están disponibles y son accesibles para los empleados de toda la organización sin necesidad de pasar por múltiples sistemas o esperar a que los datos se transfieran manualmente entre aplicaciones, lo que es fuente de errores humanos y pérdidas de información. Otra ventaja de un ERP con una base de datos única es que simplifica la gestión de la infraestructura de TI, reduce la complejidad de la gestión de datos, las copias de seguridad y el mantenimiento del sistema.
13. Fabricación
La historia de los sistemas ERP está ligada a la de la industria de la fabricación desde los sistemas de planificación de necesidades de materiales de la década de 1960. Esas raíces todavía siguen patentes en el software ERP, que incluye funciones de producción, planificación y gestión de recursos que hoy en día se consideran estándar. El software ERP está diseñado para integrar ese tipo de procesos, con el fin de que las empresas de fabricación comprendan cómo alinear la producción con la oferta y la demanda para gestionar los costes y optimizar los niveles de inventario. La planificación de materiales, cuyo objetivo es agilizar el proceso de compra, sigue siendo una pieza clave de las funcionalidades de fabricación de los sistemas ERP, ya que permite a las empresas simular escenarios hipotéticos para asegurarse de que cuentan con la cantidad adecuada de materiales para fabricar sus productos.
14. CRM
La gestión de relaciones con el cliente (CRM) es el término de la industria para el software que almacena los datos de los clientes, realiza un seguimiento de las interacciones con estos y de las oportunidades potenciales de ventas y gestiona las campañas de marketing. No es una función habitual o estándar de los sistema ERP, y a menudo las empresas utilizan sistemas ERP y CRM de diferentes proveedores y los vinculan mediante integraciones. Aprovechar las funcionalidades de CRM del software ERP puede ayudar a identificar mejor a los clientes potenciales, lograr unas ventas más sencillas y efectivas y minimizar los gastos asociados a la gestión de los datos de los clientes. La clave para conseguir que un módulo CRM sea útil dentro de un sistema ERP es permitir que ambos sistemas almacenen y extraigan datos de un solo repositorio, esto es, operen con una sola base de datos.
15. Gestión de ventas
Al igual que las funcionalidades de CRM, las funciones de gestión de ventas se centran en ayudar a las empresas a gestionar las relaciones con sus clientes, optimizar los flujos de trabajo de ventas y mejorar el rendimiento general de las ventas. Estas funciones pueden incluir funcionalidades específicas de operaciones de ingresos, previsión de ventas, generación de presupuestos y propuestas, análisis e informes de ventas y segmentación de cuentas y territorios de ventas. Aunque la gestión básica de ventas puede recaer más en un sistema CRM que en un sistema ERP, todas estas funciones están diseñadas para mejorar los flujos de trabajo de ventas y, en última instancia, impulsar el crecimiento de los ingresos.
16. Marketing
Cada vez resulta más común ver algún cruce entre la funcionalidad de los sistemas ERP y el software específico de marketing. Algunos sistemas ERP ofrecerán herramientas básicas de marketing por correo electrónico para realizar un seguimiento de las campañas, con métricas como el alcance, la fidelización y las tasas de conversión. También se pueden incluir herramientas de segmentación para categorizar a los clientes en función de ciertos criterios, lo que facilita iniciativas de marketing más específicas. Dependiendo del negocio, el software especializado de marketing puede combinarse con un sistema ERP, lo que tal vez resulte necesario para satisfacer requisitos de marketing más completos y sofisticados.
17. Gestión de RR. HH.
La gestión de recursos humanos es una función que normalmente recae en una solución específica de RR. HH. o gestión del capital humano (HCM), pero también se puede incluir como módulo en un sistema ERP. Las funciones de RR. HH. más comunes incluyen herramientas para la gestión de la información de los empleados, la administración de beneficios, la nómina y la planificación de personal. También se pueden incluir programas de formación y desarrollo, así como de selección de personal, seguimiento de las candidaturas e incorporación de los nuevos empleados. La ventaja de contar con funcionalidades de RR. HH. estrechamente vinculadas al sistema ERP es que permite impulsar la eficiencia de los procesos de RR. HH. y ligar fuertemente la planificación de RR. HH. a la presupuestación financiera. En muchas empresas, el personal representa el principal coste, por lo que los datos de RR. HH. son un factor clave para la planificación financiera.
18. Cadena de suministro y compras
Las funcionalidades de planificación de la cadena de suministro y compras ayudan a las empresas a optimizar y alinear sus compras, optimizando tareas como la gestión de pedidos de compra y proveedores, la planificación y previsión de la demanda y la gestión del inventario y la logística. Contar con funciones de cadena de suministro integradas en un sistema ERP permite a los responsables de la toma de decisiones detectar, establecer y abordar prioridades estratégicas y utilizar información en tiempo real para tomar las decisiones óptimas en el momento adecuado.
19. Inteligencia de negocio
La inteligencia de negocio es un término muy utilizado en el mundo de la tecnología de la información. Generalmente se refiere a las herramientas de un software (o de una suite de software) que facilitan el análisis y la visualización de datos, la generación de informes, la planificación estratégica y la toma de decisiones. En esencia, la inteligencia de negocio es un medio para extraer información de los datos. Cuando se integran con un sistema ERP, las herramientas de inteligencia de negocio pueden servir para crear informes, paneles de control y visualizaciones personalizados que ayuden a las empresas a tomar decisiones más fundamentadas en función de los datos más fiables y recientes.
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Con un conjunto de funciones tan amplio, los sistemas ERP son de hecho una de las estrellas del software empresarial. La implementación de un sistema ERP mejora significativamente la eficiencia de las organizaciones y proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos y la optimización de procesos, lo que aporta grandes beneficios a empresas de cualquier industria. Sin embargo, la selección e implementación de un sistema ERP requiere una atención especial, ya que, en última instancia, son las necesidades específicas de la organización las que determinan qué software se ajusta a sus necesidades.
Con herramientas de gestión financiera y de proyectos, compras, gestión de riesgos, gestión del rendimiento empresarial, cumplimiento normativo y análisis, Oracle Fusion Cloud ERP ofrece una amplia gama de funciones diseñadas específicamente para abordar los desafíos a los que se enfrentan las empresas actuales. Oracle Cloud ERP es una suite de ERP completa que integra plenamente la gestión del capital humano, la cadena de suministro, las ventas y el marketing en un modelo de datos común, lo que permite obtener información en tiempo real para ayudar a las empresas con las tareas y las decisiones más complejas. Las funcionalidades de IA incluidas en el sistema están diseñadas para automatizar los procesos manuales y simplificar y optimizar el trabajo diario. Asimismo, las empresas pueden optar por utilizar Oracle Fusion ERP Analytics para reforzar las funciones de análisis de las que ya dispone el sistema.
Al ser un servicio basado en la nube, Oracle Fusion Cloud ERP también ayuda a las empresas a disfrutar siempre de las últimas innovaciones tecnológicas, con nuevas versiones trimestrales que ofrecen las últimas funciones, funcionalidades y buenas prácticas. Oracle Fusion Cloud ERP forma parte de una suite de Fusion Applications que incluye gestión del capital humano, gestión de la cadena de suministro, marketing, ventas y servicios. Todas las aplicaciones de Oracle Fusion Cloud se ejecutan en Oracle Cloud Infrastructure (OCI), que proporciona rendimiento, fiabilidad, escalabilidad, seguridad e innovación de IA.
Preguntas frecuentes sobre las funciones de los sistemas ERP
¿Cuál es la función más importante de un sistema ERP?
Determinar la característica más significativa de un sistema ERP es subjetivo, pero la capacidad de ejecutarse en un modelo de datos unificado e integrar procesos de negocio es uno de los aspectos fundamentales, ya que aporta coherencia y precisión a los datos y permite el uso compartido de estos en diferentes procesos de negocio.
¿Qué debe incluir una solución ERP?
Las funciones incluidas en una solución ERP varían según el proveedor, pero las funcionalidades principales que deben formar parte de cualquier sistema ERP incluyen herramientas de finanzas y contabilidad, gestión de proyectos, compras y gestión de proveedores, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, gestión del rendimiento y análisis.
¿Cuál es la principal ventaja de los sistemas ERP?
Una de las principales ventajas de la planificación de recursos empresariales es la optimización de los procesos de negocio, que ayuda a mejorar la eficiencia operativa, impulsar la productividad, incrementar la precisión e integridad de los datos y respaldar una toma de decisiones basada en datos.
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