ERP para contabilidad y gestión financiera

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es un conjunto de aplicaciones que operan de forma conjunta para ayudar a las empresas a gestionar todas las facetas del negocio, no solo las funciones financieras. Sin embargo, la contabilidad y la gestión financiera son componentes básicos de todos los sistemas del ERP. Las empresas dependen de la gestión financiera en el sistema ERP para ejecutar de manera eficiente tareas rutinarias pero esenciales, como el envío de facturas, el cobro de pagos en efectivo y el cálculo de impuestos, así como para analizar y aplicar datos financieros de manera creativa a fin de ayudar a los gerentes a tomar decisiones de inversión estratégicas y planificar el éxito de la organización.

¿Qué son la contabilidad y las finanzas en el sistema ERP?

Los módulos de contabilidad y finanzas presentes en un sistema ERP proporcionan a los equipos financieros las capacidades que necesitan para gestionar de forma centralizada los aspectos financieros de una organización. Estas herramientas incluyen la funcionalidad de contabilidad estándar, como presentación de información, cuentas a pagar y gastos, cuentas a cobrar y gestión de efectivo, y reconocimiento de ingresos. El ERP también puede proporcionar capacidades avanzadas, como elaboración de presupuestos, previsiones y procesamiento de órdenes.

Conclusiones clave

• El software del ERP va más allá de los conceptos básicos de la contabilidad, y ayuda a las empresas a cubrir todos los aspectos de la gestión empresarial y financiera, conectando todas las áreas de la empresa.
• El software del ERP es uno de los principales impulsores de la automatización en los procesos financieros y contables, lo que ayuda a los equipos financieros a trabajar de manera eficiente y a dedicar más tiempo al análisis de trabajos creativos y elaboración de previsiones u presupuestos.
• Al reunir datos de toda la empresa, el software del ERP ayuda a los equipos de contabilidad y finanzas a proporcionar una supervisión y un análisis más profundos y relevantes del rendimiento financiero.

El ERP en finanzas y contabilidad explicado

Las funciones de finanzas y contabilidad dentro de un sistema ERP incluyen lo que está disponible en el software de contabilidad estándar, que ofrece capacidades para la gestión del libro mayor, el seguimiento del flujo de efectivo, la gestión de cuentas a cobrar y a pagar, y la administración de gastos y facturas. Una de las principales ventajas de utilizar un sistema ERP para contabilidad y finanzas es su capacidad para recopilar datos de diversas fuentes, consolidarlos y almacenarlos de forma centralizada para su uso en informes, análisis y otras operaciones financieras clave. Con esta vista consolidada, las capacidades de finanzas y contabilidad del ERP pueden proporcionar los fundamentos en materia de datos para impulsar la colaboración entre las diversas unidades de negocio para la planificación estratégica y la toma de decisiones sobre presupuestos e inversiones.

Importancia del ERP en finanzas y contabilidad

Al pensar en la importancia que tiene el ERP para la contabilidad financiera, debes considerar dos áreas generales: automatización y análisis. El sistema ERP aporta automatización a tareas rutinarias pero importantes, como el cotejo de facturas, los cálculos de reconocimiento de ingresos y las conciliaciones de cuentas. Cada vez más, los elementos de esta automatización son compatibles con la IA y el aprendizaje automático. Disfrutar de esta automatización brinda a los profesionales de finanzas y contabilidad el tiempo que necesitan para realizar el análisis, la planificación y la previsión que guían al negocio y ayudan a tomar decisiones fundamentales.

Además, el sistema ERP ofrece los datos y las capacidades necesarias para que los equipos de finanzas y contabilidad ejecuten esos análisis, lleven cabo la planificación y compartan los resultados de manera comprensible y práctica. Por ejemplo, un sistema ERP puede ayudar a categorizar a tus clientes, los importes que adeudan y la frecuencia con la que realizan compras. Se puede integrar con los sistemas de ventas y cadena de suministro para gestionar de forma inteligente tus operaciones. Puedes ayudar a los equipos de finanzas y de toda la empresa a realizar previsiones y presupuestos en función de la información más reciente. En general, los sistemas ERP ayudan a los equipos de contabilidad y finanzas a gestionar su organización de manera mucho más eficaz que con su simple registro de cifras en hojas de cálculo.

Ventajas del ERP en finanzas y contabilidad

Los equipos de finanzas y contabilidad desempeñan una función destacada en áreas clave, como la asignación de capital y la gestión del flujos de efectivo; la supervisión financiera, la presentación de informes y la auditoría; y la elaboración de presupuestos y previsiones. Los beneficios que estos equipos obtienen de un sistema ERP eficaz en última instancia les ayudan a trabajar con más agilidad, proporcionar mejores datos a los responsables de la toma de decisiones y permitirles tener mayor confianza en sus análisis e informes.

• Automatización: la automatización de procesos habilitada con sistemas ERP permite a las empresas operar de manera más eficiente, eliminando elementos de mano de obra de personas para tareas rutinarias y reduciendo el riesgo de errores humanos. Por ejemplo, en el proceso de revisión de gastos, cuando una cifra alcanza un umbral determinado, puede enviarse automáticamente al directivo encargado de su aprobación, en lugar de quedarse atascado esperando a que un gerente de menor rango lo evalúe y lo autorice. Tan pronto como se introduce la factura o el gasto, el sistema ERP puede detectar quién tiene la autoridad para aprobarlo, lo cual ayuda a que las cosas funcionen de manera más eficiente.
• Datos en tiempo real: contar con la información más actualizada disponible permite a las empresas tomar decisiones basándose en una imagen holística de la organización. Un sistema ERP puede reunir continuamente datos de todos los departamentos y facilitar el acceso a esos datos a través de paneles de control y otras herramientas de visualización de información para ayudar a la empresa a operar mejor como un todo, sobre todo si tenemos en cuenta que las condiciones de negocio están sometidas a rápidos cambios. Por ejemplo, un sistema ERP puede aprovechar datos unificados en tiempo real para realizar previsiones de caja continuas, analizando áreas como ventas, pagos de clientes, producción y costes de entrada para detectar problemas que podrían afectar a los flujos de efectivo.
• Velocidad y precisión de la información: gran parte de la responsabilidad de los equipos de finanzas y contabilidad está relacionadas con la presentación de información. Vamos a usar el ejemplo de los activos fijos, un componente clave del balance, que los contables deben supervisar a medida que la empresa adquiere nuevos activos y da de baja a otros. Con un sistema ERP, un gerente de departamento puede agregar información sobre un nuevo activo al sistema; las finanzas y la contabilidad ven ese cambio de inmediato y sus informes se actualizan automáticamente. Otro ejemplo es consolidar y realizar los cierres contables al final de un mes o trimestre. Valiéndose de la automatización y las capacidades del sistema ERP, los equipos de finanzas y contabilidad pueden acelerar el cierre contable, brindando a los ejecutivos y directores de las unidades de negocio información clave antes y proporcionando a los analistas de toda la empresa más tiempo para evaluar dónde se pueden realizar mejoras.
• Previsión y análisis: cuando un sistema ERP consolida áreas como nóminas, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar y ventas, permite que toda esa información se reúna para elaborar informes y crear las previsiones y análisis en los que las empresas confían para obtener respuestas rápidas y realizar planes a largo plazo. Esa imagen completa de los datos también propicia una planificación basada en diversos escenarios y un análisis de variaciones más detallado, y ayuda a los directivos a alinear los objetivos financieros con los estratégicos. Cuando los equipos se ven obligados a reunir los datos manualmente desde sistemas individuales, la tarea supone un enorme esfuerzo dada la gran cantidad de información necesaria, y los datos se vuelve rápidamente obsoletos, lo que dificulta la realización de predicciones precisas. Los sistemas ERP que aprovechan los datos en tiempo real y tienen acceso a información de diferentes partes de la organización pueden simplificar y mejorar las previsiones, lo cual brinda a las empresas más oportunidades de alcanzar sus objetivos.

Principales módulos del ERP para contabilidad y finanzas

El software del ERP es modular, lo que significa que las empresas pueden agregar capacidades por partes, específicas de las necesidades que presentan las distintas áreas de negocio. En cuanto a finanzas y contabilidad, estos módulos del ERP se centran en ayudar a los equipos a gestionar los procesos financieros, cumplir con los requisitos de cumplimiento, realizar previsiones y presupuestos, y entregar informes financieros precisos a directivos y partes interesadas.

• Contabilidad: un sistema ERP eficaz actúa como plataforma contable para toda la empresa que unifica los datos financieros de sistemas de transacciones dispares y sistemas de fuentes externas, para crear asientos contables detallados que se ajusten a las necesidades legales, de gestión, corporativas y normativas en materia de información. Los equipos financieros recurren a las herramientas de contabilidad de los sistemas ERP para administrar el libro mayor, que es un elemento fundamental del sistema contable, donde se registran y consolidan todas las transacciones financieras y proporciona la base a partir de la cual una empresa crea sus informes financieros, como la cuenta de resultados y el balance. Los datos de libros mayores y auxiliares se pueden utilizar para generar insights analíticos para el negocio, lo que proporciona a los responsables de la toma de decisiones una visión más profunda de los resultados operativos.
• Cuentas a pagar y gastos: los equipos financieros utilizan el módulo de cuentas a pagar (AP) del ERP para automatizar y gestionar los pagos a proveedores y contratistas. De hecho, lo usan en parte para eliminar tareas manuales, como el registro y el cotejo de facturas. Gracias al sistema ERP, los equipos financieros disfrutan de una gestión de efectivo más sofisticada en relación con las cuentas a pagar, que normalmente se mide en función del periodo medio de pago (DPO por sus siglas en inglés). En general, un DPO más amplio resulta más favorable, ya que mantienes el efectivo más tiempo, y los sistemas ERP pueden ayudar a los equipos a operar con el DPO óptimo sin perder pagos. Los equipos financieros también podrían utilizar el ERP para respaldar estrategias como el descuento dinámico, a través del cual un modelo de IA integrado en ERP recomienda cuándo la empresa debe pagar a un proveedor de forma lo suficientemente pronto como para tener derecho a un descuento por pago anticipado, sin correr el riesgo de entrar en déficit de efectivo.
• Cuentas a cobrar: el componente de cuentas a cobrar (AR) de un sistema ERP se ocupa de las facturas adeudadas y los pagos de los clientes. El sistema ayuda a los equipos financieros a registrar pagos, enviar facturas y consolidar datos de facturas, y a cotejar y realizar el seguimiento de los pagos de clientes y saldos pendientes. Los departamentos de finanzas prestan mucha atención a las cuentas a cobrar, ya que lo utilizan como un barómetro de la liquidez, asegurándose de que los pagos lleguen a tiempo, que estén ofreciendo a los clientes las condiciones de pago y crédito adecuados y que la empresa mantenga un flujo de efectivo saludable. Los sistemas ERP pueden ayudar a automatizar muchas de estas tareas de gestión de AR, como la creación de facturas de clientes, el envío de recordatorios de pago y realizando cobros, lo que reduce la necesidad de introducir datos manuales y procesar pagos al tiempo que aumenta la visibilidad financiera en tiempo real, incluidos los saldos y las previsiones de efectivo. El sistema puede proporcionar informes y paneles de control sobre los KPI de cuentas a cobrar, como el período medio de cobro (DSO por sus siglas en inglés).
• Gestión de activos fijos: los activos fijos hacen referencia a todas los elementos físicos que posee una empresa y que utiliza a largo plazo para administrar el negocio, como equipos de fábrica, edificios de oficinas, mobiliario, vehículos, ordenadores y otros equipos. Dentro de un sistema ERP, los módulos de gestión de activos fijos ayudan a descubrir oportunidades de ahorro de costes mediante el cálculo de la amortización, la enajenación y el mantenimiento de activos, lo que permite a las empresas gestionar los ciclos de vida de los activos desde la adquisición hasta su baja en cuentas. Asimismo, los sistemas ERP pueden gestionar la contabilidad de arrendamientos complejos, incluido el cumplimiento de las normas de contabilidad de arrendamientos previstas en la ASC 842 y la NIIF 16 a lo largo de la vida útil de los activos y arrendamientos con derecho de uso, asegurándose de que se capitalizan correctamente en el balance.
• Gestión de efectivo: la previsión y optimización de los flujos de efectivo y la liquidez es una de las funciones más importante de los equipos de finanzas y contabilidad. Los sistemas ERP optimizan el proceso de gestión de efectivo mediante la recopilación de datos de elementos como el libro mayor, las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar y las nóminas, a fin de ofrecer a las empresas visibilidad directa de las entradas y salidas de flujos de efectivo y ayudar a garantizar que siempre dispongan de suficiente efectivo para financiar las operaciones comerciales clave. Las capacidades de gestión de efectivo de un sistema ERP ayudan a que los equipos financieros supervisen y controlen el ciclo de efectivo, permitiéndoles realizar un seguimiento de las conciliaciones bancarias, gestionar los recibos y desembolsos de efectivo y crear previsiones de caja.
• Presentación de información financiera: las empresas utilizan los informes financieros para comunicar el estado y el rendimiento de una empresa a los responsables internos y las partes interesadas externas, lo que los convierte en un componente central de la gestión financiera y uno de los elementos que producen los sistemas ERP. Los equipos de contabilidad y finanzas suelen elaborar informes financieros, como cuentas de resultados, balances y estados de flujos de efectivo trimestralmente y, a menudo, mensualmente, así como informes personalizados para realizar análisis financieros detallados y ad hoc. Los sistemas ERP pueden mejorar drásticamente este proceso, automatizando la recopilación y el procesamiento de datos financieros para ayudar a reducir los errores y garantizar la precisión y la consistencia de la información financiera. El ERP también puede ayudar a los equipos financieros a supervisar los informes de forma continua, detectando problemas en las ventas o los costes mucho antes del cierre trimestral. Los sistemas ERP más avanzados, por ejemplo, pueden integrar la IA en el proceso de generación de informes para facilitar la detección de anomalías en los datos operativos y transaccionales.
• Elaboración de presupuestos y previsiones: el módulo de presupuestos y previsiones del sistema ERP ayuda a los equipos financieros a crear, gestionar y analizar los presupuestos, que son los cimientos del ciclo de planificación y análisis financiero de una empresa. Los presupuestos elaborados con módulos del ERP incluyen planes financieros detallados, como objetivos de ingresos y gastos para un periodo futuro, que los equipos financieros pueden seguir atentamente para observar cualquier desviación presupuestaria. Las previsiones también se crean utilizando herramientas del ERP, combinando datos históricos de ventas y gastos con nuevos planes de productos e inversiones y las perspectivas económicas. Gracias a sus herramientas de planificación de escenarios y el análisis de desviaciones, la capacidad de elaboración de presupuestos y previsiones dentro de un sistema ERP ayuda a las empresas a alinear los objetivos financieros con los estratégicos y supervisarlos para velar por que se encuentren en el rango apropiado para alcanzarlos. El módulo de presupuestos y previsiones también es el elemento al que acuden los equipos financieros para realizar análisis más profundos y comparar las cifras presupuestadas y previstas con los valores reales, y determinar las medidas correctivas que procedan.
• Gestión del cumplimiento normativo y auditoría: las funciones del ERP centradas en la gestión del cumplimiento normativo y auditoría ayudan a las empresas a ajustarse a las normas contables, las regulaciones y las políticas internas. Los equipos financieros realizan auditorías de cumplimiento internas y externas para identificar debilidades en el proceso de cumplimiento normativo de la organización e integrar las normas en las operaciones y flujos de trabajo diarios, con el objetivo de reducir el riesgo y evitar problemas legales o penalizaciones económicas por incumplimiento. Los sistemas ERP pueden contribuir positivamente a esta tarea mediante la comprobación automática de las solicitudes de acceso al sistema, de cara a evitar toda violación de los controles de separación de funciones. Los sistemas ERP también ofrecen los informes y las pistas de auditoría que son necesarios para las revisiones de cumplimiento.

Oracle ERP te ayuda a realizar la transición de unas finanzas reactivas a otras estratégicas

El uso del software del ERP dentro de las funciones de contabilidad y finanzas puede beneficiar a toda la empresa, conectando el ámbito financiero con las operaciones para fortalecer la toma de decisiones y la eficiencia. Los sistemas ERP pueden ayudar a mejorar la forma de operar de las empresas estableciendo una fuente de datos común en todas las partes del negocio, compartiendo datos actuales de departamentos con los equipos de finanzas y contabilidad, con el objetivo de incrementar la precisión y la eficiencia en torno a los presupuestos, las previsiones, la generación de informes, las compras, la gestión de proyectos, la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento normativo.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece numerosas capacidades integradas para ayudar a las organizaciones a automatizar los procesos financieros y contables y potenciar la eficiencia operativa, así como la analítica, para responder a los cambios del mercado e impulsar el crecimiento. Dado que Oracle Fusion Cloud ERP es una completa suite de aplicaciones integradas, facilita el flujo de datos y la colaboración entre departamentos, mejorando la visibilidad y la toma de decisiones. Las capacidades integradas de análisis e informes de Oracle Fusion Cloud ERP proporcionan visibilidad en tiempo real de los indicadores clave, lo cual brinda a las organizaciones la capacidad de supervisar el rendimiento financiero, identificar tendencias y tomar decisiones informadas de manera rápida. Los paneles de control interactivos, los informes personalizables y los análisis predictivos ayudan a impulsar la capacidad de respuesta, mientras que la funcionalidad de cumplimiento normativo integrada vela por que las empresas estén al tanto de los requisitos normativos, los estándares del sector y las mejores prácticas.

Preguntas frecuentes sobre ERP en finanzas y contabilidad

¿Qué efecto tiene el ERP en tu gestión financiera?
El software del ERP ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia, la precisión y la visibilidad de las funciones financieras y contables, respaldando así sus esfuerzos para alcanzar los objetivos financieros y fomentar un crecimiento duradero.

¿Qué actividades pueden realizar los componentes de contabilidad y finanzas del ERP?
Los componentes de contabilidad y finanzas de un sistema ERP realizan actividades relacionadas con la gestión del libro mayor, las cuentas a pagar y a cobrar, la gestión de efectivo, la elaboración de presupuestos y previsiones, la elaboración y presentación de informes y la contabilidad de costes, entre otras muchas capacidades.

¿Utilizan los contables sistemas ERP?
Contables de todos los sectores utilizan habitualmente sistemas ERP en su trabajo diario, ya que el software ofrece múltiples funcionalidades esenciales para la auditoría y la gestión financiera.