Automatización de las finanzas en detalle

Los avances en el software que automatiza las tareas de gestión financiera están redefiniendo el papel que desempeñan los equipos financieros dentro de las empresas. Gracias a que la tecnología de automatización de la finanzas gestiona tareas que antes eran manuales, como la introducción de datos, el cotejo de facturas y la conciliación, los equipos financieros tienen margen para centrarse en tareas estratégicas de valor añadido.

Con estas herramientas de automatización, los equipos financieros tienen más tiempo para centrarse en analizar otros aspectos, como qué impulsó los ingresos y ganancias del trimestre pasado y pronosticar cómo será el próximo trimestre, ya que les toma menos tiempo y esfuerzo cerrar los libros y presentar los resultados. Y la IA muestra el potencial de automatizar muchas más tareas y procesos financieros. A medida que los CFO rediseñan el funcionamiento del departamento financiero, la automatización de las finanzas supone un paso crucial para crear una función más autónoma que pueda ofrecer resultados más precisos con mayor rapidez y proporcione mayor visibilidad y comprensión de los resultados, todo ello mientras se reducen los costes.

¿Qué es la automatización de las finanzas?

La automatización de las finanzas alude al uso de la tecnología para completar procesos que históricamente se han realizado manualmente. Permite automatizar áreas con tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como cuentas a pagar, cuentas a cobrar y gestión de nóminas, con poca o ninguna necesidad de intervención humana. Las empresas adoptan la automatización de la finanzas porque ayuda a reducir los costes de mano de obra y puede minimizar los errores que se producen al introducir manualmente datos y cálculos. También puede acelerar los procesos, como el cierre financiero, al automatizar fases como la conciliación de cuentas. El uso de la automatización financiera para acelerar el suministro de datos precisos a los líderes empresariales puede ayudarlos a tomar mejores decisiones en torno a presupuestos, inversiones, contratación, gestión de efectivo, etc.

Conclusiones clave:

• La automatización de las finanzas es el uso de la tecnología para asumir tareas que antes eran manuales y consumían mucho tiempo al departamento financiero.
• Las tecnologías que facilitan la automatización de las finanzas incluyen el software del ERP, la automatización robótica de procesos, la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la computación en la nube.
• Las principales áreas de automatización incluyen las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar, las nóminas y la gestión de gastos.
• Los beneficios de la automatización de las finanzas pueden incluir la reducción de errores, el ahorro de tiempo y costes, el aumento de la eficiencia y la minimización de los casos de fraude.
• Los avances en la inteligencia artificial están impulsando las capacidades de la automatización de las finanzas.

Automatización de las finanzas explicada

La automatización de las finanzas utiliza tecnología avanzada, como el software del ERP, la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), para automatizar procesos manuales que consumen mucho tiempo dentro del departamento financiero. La automatización de estos procesos financieros incluye la configuración de una serie de tareas en lo que se denomina flujo de trabajo, que especifica los pasos predefinidos necesarios para ejecutar una tarea, como pagar una factura o cotejar los niveles de ventas y existencias. El software de automatización de las finanzas activa cada paso de ese flujo de trabajo y lo ejecuta para que todo el proceso se pueda manejar con una intervención humana limitada o nula.

La función financiera es un área privilegiada para la automatización porque tiene muchos procesos repetitivos y de gran volumen, como la introducción de datos, la conciliación, la facturación y las aprobaciones. Un ejemplo de conciliación automatizada podría ser el software de una empresa que compara continuamente las ventas de productos con los niveles de existencias para detectar cualquier descuadre, de modo unos niveles de existencias por debajo de las ventas podría indicar robos. La tecnología de automatización de las finanzas puede abordar estas actividades manuales más rápido y con menos errores, para que el equipo financiero pueda centrarse en crear valor e impulsar la estrategia de la organización. En nuestro ejemplo de conciliación de ventas y existencias, los equipos financieros podrían trabajar con el de operaciones para erradicar la causa de cualquier desequilibrio.

¿Qué procesos financieros se deben automatizar?

Cuando pienses en qué procesos financieros automatizar, considera dos factores clave: cuál es el beneficio de la automatización y qué parte del proceso se puede automatizar. Busca procesos en los que la tecnología exista para ejecutar todo un proceso, o todo un elemento dentro de un proceso, con poca o ninguna participación humana. Ese nivel de automatización permitirá impulsar los principales criterios de beneficio: menores costes, producción más rápida y, posiblemente, mayor precisión. Teniendo en cuenta estos criterios, a continuación se incluyen seis flujos de trabajo del campo de las finanzas que reúnen las características para ser automatizados. Además, se brindan ejemplos de cómo se pueden automatizar los elementos de cada flujo de trabajo.

Cuentas a pagar (AP)

1. Recopilación de facturas: con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las facturas en papel se pueden escanear, leer y convertir automáticamente en datos digitales, lo que elimina la necesidad de introducir manualmente sus datos.
   
   
2. Coincidencia y verificación: después de capturar datos de facturas, la tecnología de automatización de las finanzas compara y coteja de manera automática las facturas con los pedidos de compra y los acuses de entrega correspondientes.
   
   
3. Flujo de trabajo de aprobación: en función de las reglas predefinidas por la organización, las facturas se envían al personal o departamento correspondiente para su aprobación. También se pueden configurar alertas y recordatorios automáticos para agilizar el proceso de aprobación.
   
   
4. Ejecución de pagos: una vez que se aprueba una factura, el pago se realiza al proveedor automáticamente o con una intervención humana mínima.
   
   
5. Conciliación e información: después del pago, se lleva a cabo un proceso de conciliación automatizado para confrontar las transacciones de pago con los extractos bancarios y verificar la alineación de los importes y los beneficiarios. La tecnología de automatización financiera en cuentas a pagar también puede generar informes detallados sobre métricas como patrones de gastos, rendimiento de proveedores y posibles oportunidades de ahorro de costes.
   
   
6. Optimización del efectivo: mediante el análisis predictivo y el aprendizaje automático, las empresas pueden compilar automáticamente datos de todas las fuentes relevantes para predecir continuamente los flujos de efectivo futuros. La inteligencia artificial puede sugerir programas de pago óptimos basados en esos hallazgos para garantizar que las facturas se paguen a tiempo y, al mismo tiempo, mantener reservas de efectivo saludables.
   
   

Accounts Receivable

1. Experiencia del cliente: con la automatización financiera, las comunicaciones personalizadas se pueden enviar automáticamente a los clientes para recordarles los pagos vencidos o a punto de vencer.
   
   
2. Facturación: las facturas se generan automáticamente y se entregan a los clientes en formato digital. Si se aplica el IVA o el impuesto sobre ventas, un sistema automatizado identificará la tasa de impuesto aplicable a cada transacción para garantizar que se cobra el importe correcto del impuesto.
   
   
3. Procesamiento de pagos digitales: con un proceso de pago digital, los clientes tienen acceso a una variedad de opciones de pago y pueden establecer pagos automáticos. Una vez que una empresa recibe los pagos, un sistema automatizado envía avisos de recibo a los clientes.
   
   
4. Análisis de cuentas a cobrar: la IA en el software de automatización de las finanzas puede ayudar a las empresas a utilizar los historiales de pagos de los clientes para adaptar los programas de descuentos de pago a cada proveedor, en un proceso conocido como descuento dinámico.
   
   

Payroll

1. Transferencia de datos: con los sistemas conectados en su lugar, los datos se pueden transferir automáticamente desde y hacia los sistemas de RR. HH., partes de tiempo y contabilidad.
   
   
2. Cálculo de impuestos: los cálculos y depósitos de impuestos federales, estatales y locales, así como todos los formularios de impuestos federales, estatales y locales trimestrales y anuales se calculan automáticamente.
   
   
3. Deducción de beneficios: se calculan y deducen los beneficios de los empleados, como el seguro médico y los planes de jubilación.
   
   
4. Cálculo de salarios: los salarios, incluidas situaciones como sueldos por hora variables, bonificaciones, horas extra, festivos, permisos retribuidos y pagos retroactivos, se calculan automáticamente.
   
   
5. Programación y emisión de pagos: la automatización de las finanzas gestiona la emisión de pagos de empleados a través de depósitos directos electrónicos de sueldos.
   
   
6. Reconocimiento de importes en el libro mayor: los registros en el libro mayor de nóminas se realizan automáticamente para mantener las cuentas actualizadas y equilibradas.
   
   

Gestión de gastos

1. Recopilación de cobros: la automatización de las finanzas elimina la necesidad de introducir datos manualmente, ya que utiliza un programa de OCR para extraer de manera automática los datos de cobro relevantes, como el nombre del proveedor, el importe, la fecha y la categoría.
   
   
2. Creación y categorización de partes de gastos: con los datos de los cobros, los informes de gastos se generan y clasifican automáticamente en función de reglas predefinidas.
   
   
3. Comprobaciones de cumplimiento de políticas: las comprobaciones de cumplimiento de políticas se automatizan con la tecnología que compara los gastos enviados con las políticas y directrices de gastos de la empresa. Los gastos que no cumplan las políticas se señalan automáticamente para su posterior revisión.
   
   
4. Flujos de trabajo de aprobación: la tecnología de automatización envía los informes de gastos a los aprobadores designados en función de reglas predefinidas, como el importe de gastos o la jerarquía de empleados, y notifica a los aprobadores cuando se requiere una acción.
   
   
5. Procesamiento de reembolsos: el proceso de reembolso se automatiza con herramientas que calculan los gastos aprobados y los importes reembolsables en función de las políticas de la empresa. El sistema genera informes de reembolso e inicia pagos a los empleados.
   
   
6. Gestión de excepciones: a medida que evolucionan las capacidades de aprendizaje automático, los sistemas de gestión de gastos pueden emitir juicios sobre qué gastos necesitan revisión humana y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Los gerentes solo tendrían que aprobar las excepciones de gastos que se hayan señalado.
   
   

Planificación financiera

1. Recopilación e integración de datos: la tecnología de automatización de las finanzas extrae información pertinente de diversas fuentes de datos de toda la empresa. A continuación, puede limpiar y procesar los datos identificando errores, incoherencias o valores que faltan y notificando al personal financiero las áreas que necesitan atención.
   
   
2. Análisis de datos: la tecnología de aprendizaje automático puede analizar los datos para ayudar a descubrir correlaciones, valores atípicos o excepciones, lo que ayuda a mejorar la precisión de la planificación y a reducir en gran medida el tiempo dedicado a los procesos de planificación y analítica de datos.
   
   
3. Informes y paneles de control: los informes financieros, como las cuentas de resultados, los balances y los estados de flujos de efectivo, se crean automáticamente. También puede generar paneles de control dinámicos y visualizaciones que proporcionan estadísticas en tiempo real sobre métricas financieras clave para las partes interesadas.
   
   
4. Presupuestos y previsiones: se automatizan los tediosos procesos de elaboración de presupuestos en toda la empresa. Las plantillas de presupuestos se pueden rellenar y actualizar dinámicamente desde el libro mayor de la empresa. Las tecnologías avanzadas de automatización de las finanzas permiten a las empresas actualizar las previsiones en tiempo real a medida que cambian los factores clave; realizar análisis de variaciones automatizados; incorporar rápidamente flujos continuos de datos financieros, operativos y de terceros; y utilizar capacidades de planificación predictiva para medir el impacto de los posibles resultados futuros.
   
   
5. Planificación de escenarios: se crean rápidamente escenarios y modelos detallados de simulación para medir el impacto de cada decisión y se actualizan automáticamente en función de los cambios en los factores.
   
   

Adquisiciones y contrataciones

1. Abastecimiento: los equipos pueden abastecer a los proveedores a través de un proceso estructurado y automatizado con una plataforma centralizada para comunicar, comparar ofertas, almacenar documentos relacionados con el abastecimiento y evaluar las negociaciones con respecto a los objetivos de ahorro.
   
   
2. Contratos de compra: la automatización de las finanzas acelera la elaboración de licitaciones utilizando técnicas de creación guiada mediante IA y plantillas preaprobadas y cláusulas legales. Los flujos de aprobación y colaboración incorporados aceleran la finalización de contratos. También puedes entregar automáticamente alertas sobre el vencimiento de contratos.
   
   
3. Compras: la creación de pedidos de compra y los flujos de trabajo para trasladarlos a los aprobadores están automatizados. Las reglas de aprobación se configuran para garantizar el cumplimiento de los gastos, y las excepciones o anomalías se identifican automáticamente.
   
   
4. Análisis de compras: la IA automatiza la clasificación de gastos y también ofrece información útil para ayudar a las empresas a incrementar el valor de negocio. Por ejemplo, la IA puede identificar patrones de gasto para ayudar a los equipos de compras a racionalizar la base de suministro de una empresa y negociar mejores precios; identificar cambios en las necesidades de suministro y compra para encontrar los mejores proveedores para la empresa; y obtener información sobre el rendimiento de los proveedores con respecto a las obligaciones contractuales, como el precio, el servicio y el rendimiento de la entrega.
   
   
5. Gestión de facturas: se automatizan las tareas relacionadas con la recepción de artículos solicitados, el procesamiento de facturas y el envío de pagos. Después de introducir una orden de compra, una recepción y una factura en el sistema, la automatización de las finanzas también puede realizar un cotejo entre esos tres elementos para correlacionar los datos indicados en estos documentos.
   
   
6. Gestión de proveedores: las solicitudes de cambio de proveedores se rastrean, dirigen y aprueban automáticamente para ayudar a mantener los controles.
   
   

¿Qué tecnologías se utilizan en la automatización de las finanzas?

La automatización de las finanzas depende del software, incluidas las aplicaciones del ERP que gestionan los principales datos financieros de las empresas y ayudan a automatizar los procesos manuales en áreas como facturación, compras, conciliación de cuentas e información financiera. A un nivel más básico, aquí están algunas de las amplias tecnologías utilizadas en la automatización financiera.

• Automatización robótica de procesos (RPA): RPA es una forma de automatización de procesos de negocio que utiliza bots de software para automatizar tareas de negocio repetitivas y de gran volumen. La RPA está basada en procesos, lo que significa que sigue las reglas y procesos definidos por un usuario final para imitar las acciones humanas. Entre los ejemplos de lo que puede hacer la RPA se incluyen la extracción y el procesamiento de datos estructurados de documentos, la copia y el pegado de datos, la apertura de correos electrónicos, la descarga de anexos y el procesamiento de transacciones en entornos digitales estructurados.
• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML): las tecnologías de IA y ML suponen un gran avance para la RPA, que pasa de la automatización basada en procesos a la automatización basada en datos. Mientras que las tecnologías basadas en procesos, como la RPA, imitan acciones humanas, las herramientas basadas en datos imitan el pensamiento humano. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático se guían por los datos y el contexto, lo que les permite utilizar entradas no estructuradas, aplicar su propia lógica y abordar procesos menos repetitivos, lo que amplía significativamente la gama de procesos que se pueden automatizar. El procesamiento del lenguaje natural (NLP), que permite a los ordenadores comprender, generar y manipular lenguaje humano, se encuentra bajo el paraguas de la IA. La IA también abarca la IA generativa (GenAI), que puede producir varios tipos de contenido, incluidos texto, imágenes, código, audio, música y vídeos. Entre los ejemplos de capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático se incluyen el reconocimiento de voz e imágenes, el modelado predictivo, la generación de recomendaciones personalizadas, la detección de anomalías, el reconocimiento de patrones y la extracción de datos estructurados y no estructurados de documentos.
• Computación en la nube: la computación en la nube desempeña un papel crucial en la automatización de las finanzas, ya que reducen algunas de las barreras de entrada al proporcionar infraestructura y servicios escalables, flexibles, rentables y excelentes para las organizaciones. Los sistemas del ERP en la nube permiten a las empresas acceder a capacidades financieras sofisticadas, con actualizaciones frecuentes de funciones y menos requisitos de mantenimiento. Las aplicaciones en la nube también facilitan la escalabilidad, adaptándose a los cambios en las necesidades y al crecimiento de las empresas. Las organizaciones pueden aprovechar las plataformas de infraestructura como servicio (IaaS), plataforma como servicio (PaaS) y software como servicio (SaaS), en función de sus necesidades, para desplegar rápidamente poder de procesamiento; desarrollar aplicaciones personalizadas; y aprovechar aplicaciones financieras sofisticadas y listas para ejecutar. Muchas aplicaciones de computación en la nube proporcionan potentes capacidades de analítica de datos para generar información en tiempo real, a las que se puede acceder en cualquier lugar, incluso a través de teléfonos inteligentes.

Beneficios de la automatización de las finanzas

Los CFO y sus equipos deben realizar una lista interminable de tareas, y sigue creciendo. Las empresas aún necesitan que sus equipos financieros completen tareas importantes, como procesar pagos y realizar cierres contables, al tiempo que desempeñan funciones más estratégicas, analíticas y de asesoramiento. La automatización de las finanzas puede ayudar a ofrecer la eficiencia, la visibilidad y la precisión necesarias para prosperar en esta nueva realidad. A continuación, incluimos algunos de los beneficios.

• Reducción de errores: la automatización de las finanzas ayuda a minimizar este riesgo, dado que automatiza áreas propensas a errores humanos, como la introducción de datos y los cálculos. También puede automatizar la validación de datos para velar por la precisión y la calidad de la información.
• Ahorro de tiempo y costes: cuando los equipos financieros se enfrentan a la presión de hacer más con menos, uno de los principales beneficios que brinda la automatización es el ahorro de costes y tiempo. En una encuesta realizada en 2024 por la Escuela de Negocios Fuqua de la Universidad de Duke y los Bancos de la Reserva Federal de Richmond y Atlanta, el 87 % de los CFO encuestados afirmaron que estar implementando la automatización por el beneficio que suponía en términos de ahorros de costes. Asimismo, en el informe Amex Trendex: B2B Edition de American Express 2023, se puso de relieve que en el 36 % de las empresas encuestadas, la automatización de pagos por sí sola estaba ahorrando a su equipo financiero más de 500 horas al año.
• Mayor visibilidad: las plataformas de automatización financiera pueden consolidar datos financieros de fuentes dispares en un repositorio central, lo que permite a todos los miembros de la organización tener acceso a la información adecuada, en función de sus privilegios de acceso. Pueden generar informes, paneles de control y análisis en tiempo real, para que los equipos financieros supervisen el rendimiento financiero, realicen el seguimiento de los KPI y observen las tendencias con información actualizada. Estas herramientas también mantienen exhaustivas pistas de auditoría que documentan las transacciones financieras, las actividades y los cambios realizados dentro del sistema, lo que ayuda a las organizaciones a demostrar que cumplen las normas de auditoría y los controles internos. Con acceso en tiempo real a datos financieros, información y análisis precisos de toda la organización, las partes interesadas pueden tomar decisiones mejor informadas.
• Mejora de la eficiencia: la automatización puede acelerar drásticamente el ritmo de las operaciones financieras, a menudo al tiempo que mejora la precisión. La automatización de las finanzas permite a las organizaciones aumentar la eficiencia y mejorar el rendimiento del negocio mediante la automatización de la entrada y el procesamiento de datos, la racionalización de los flujos de trabajo, la aceleración del procesamiento de transacciones, la provisión de informes y análisis en tiempo real, la reducción de las tasas de error, la optimización de la asignación de recursos, el cumplimiento normativo, etc.
• Mejora de la colaboración: la integración de la automatización en el departamento de finanzas puede mejorar la colaboración de múltiples formas. Dado que muchas organizaciones están adoptando la automatización de las finanzas a través de plataformas de computación en la nube, se refuerza el acceso remoto y distribuido, de modo que se facilita la interacción entre equipos que operan en múltiples ubicaciones en torno a una única fuente de datos compartida. La centralización de la información, los flujos de trabajo, los datos y las comunicaciones permite a los miembros del equipo colaborar con mayor eficacia. Y, al reducir el número de tareas manuales, la función financiera dispone del margen suficiente para colaborar en iniciativas estratégicas en diferentes áreas funcionales y departamentos dentro de la organización.
• Reducción del fraude: uno de los mayores beneficios de la automatización de las finanzas es la reducción del fraude y los CFO están tomando buena nota de ello. En un informe de octubre de 2023 de PYMNTS, el 63 % de los CFO encuestados afirmó haber utilizado algún grado de automatización especializada para la prevención del fraude en los seis meses anteriores. Los sistemas automatizados pueden analizar grandes cantidades de datos, detectar patrones e identificar transacciones o comportamientos sospechosos con mucha más rapidez que los humanos, lo cual los convierte en herramientas ideales para ayudar a las organizaciones a detectar y prevenir el fraude de forma proactiva. La IA muestra un gran potencial para la detección de fraudes, ya que puede analizar rápidamente grandes conjuntos de datos para detectar anomalías y desequilibrios que podrían ser indicativos de un problema subyacente.
• Información en tiempo real: los procesos manuales tradicionales provocaban que las funciones financieras necesitasen plazos amplios para generar informes. Estos informes se centraban en datos históricos, de modo que cuando llegaban a manos de las partes interesadas, es probable que la información contenida resultase obsoleta. La velocidad y la precisión de la automatización de las finanzas permite la supervisión y la presentación de datos financieros fundamentales. Así, la organización puede agilizar la toma de decisiones y emprender medidas correctivas proactivas sobre la marcha.
• Mejora de la reducción de riesgos: al automatizar las finanzas, las organizaciones pueden velar por el cumplimiento normativo mediante la automatización de las comprobaciones de cumplimiento, las reglas de validación y los flujos de trabajo de aprobación. La tecnología mantiene de manera exhaustiva pistas y documentos de auditoría, propiciando así un registro detallado y en orden cronológico de las actividades financieras. Los sistemas de automatización de las finanzas supervisan las transacciones, actividades y anomalías financieras en tiempo real, generando alertas sobre riesgos potenciales o actividades sospechosas.

Riesgos de la automatización de las finanzas

Los CFO deben abordar los riesgos potenciales del mismo modo que aprovechan los beneficios que conlleva la automatización financiera. No atajar de manera apropiada estos riesgos puede provocar que las empresas tomen decisiones basadas en datos inexactos o se enfrenten un mayor riesgo de cumplimiento. Estas son algunas de las áreas clave que se deben considerar a la hora de evaluar los riesgos potenciales.

• Cumplimiento: un sistema financiero automatizado sin los controles y garantías adecuados puede aumentar el riesgo de cumplimiento. Los procesos financieros automatizados se basan en datos financieros precisos y fiables para la toma de decisiones y la presentación de información. Toda inexactitud o error en los datos proporcionados podría provocar que la organización incumpla normativas o incluya inexactitudes en sus informes financieros. Los sistemas de automatización de las finanzas también deben cumplir con los requisitos normativos y los estándares del sector en materia de privacidad de la información, seguridad y transacciones financieras. Para reducir los riesgos de cumplimiento, las organizaciones deben implementar un marco sólido de gestión del cumplimiento que incluya políticas, procedimientos, controles, mecanismos de supervisión y auditorías frecuentes. Es de vital importancia que las empresas sepan exactamente dónde y cómo se utilizan estas tecnologías dentro de su organización.
• Competencias/talento: en una encuesta realizada en 2023 por Forrester a un grupo de directivos de empresa, la preocupación de los empleados por ser sustituidos por la automatización supuso uno de los tres principales obstáculos para su aplicación a tareas financieras y contables. Si no se gestiona adecuadamente, la automatización financiera podría asustar a algunos de tus mejores talentos. Es posible que las empresas también necesiten mejorar la capacitación de su personal a medida que se automatizan, para ayudar a las personas a dejar atrás las tareas rutinarias y a centrarse en un trabajo analítico más profundo. Eso sí, en términos de talento, el riesgo de no adoptar la automatización podría ser mayor. La misma encuesta revela que, a causa del elevado volumen de trabajos manuales de escaso valor, más de la mitad de los encuestados tiene problemas para retener a sus empleados. Para mitigar la preocupación de la plantilla en torno a la automatización, la dirección debe articular y transmitir una visión atractiva, en la que todas las personas puedan entender cómo sería su función con la automatización y cómo esta les permitirá hacer mejor sus trabajos. Los directivos deben asignar fondos y tiempo a los empleados para que los profesionales de finanzas adquieran las competencias necesarias y prosperen en un entorno marcado por un mayor grado de automatización.
• Tecnología: toda tecnología que se implemente presenta un riesgo inherente. La tecnología mal diseñada o implementada, la integración ineficaz con los sistemas existentes o la elección del software equivocado para la empresa pueden acabar con el ROI de un proyecto de automatización de las finanzas. Pueden surgir problemas de rendimiento si la infraestructura de TI de la empresa no tiene la capacidad o la escalabilidad necesarias para ejecutar nuevas herramientas de automatización financiera. Puede darse que los sistemas de automatización de las finanzas no sean compatibles con la infraestructura de TI de la empresa. Por ello, resulta fundamental que las organizaciones evalúen su infraestructura de TI actual, los problemas potenciales y la manera óptima de mitigarlos. Para incorporar con éxito la automatización financiera, es posible que un mero complemento tecnológico no sea suficiente y, en cambio, requiera una profunda reevaluación de los sistemas y procesos existentes.
• Seguridad: el sistema de automatización incorrecto, o uno que no se implemente o gestione de manera eficaz, puede generar riesgos de seguridad, como filtraciones de datos, amenazas internas y ataques de malware y ransomware. Dado que la automatización de los procesos financieros suele implicar el manejo de datos financieros confidenciales, como información de clientes, detalles de pago y registros de transacciones, las empresas deben tomar las medidas adecuadas para proteger los datos y cumplir todas las normas de privacidad aplicables. No todos los sistemas de automatización se crean de la misma manera, por lo que las empresas deben investigar cómo cada uno realiza el cifrado de datos, la autenticación, la autorización y las copias de seguridad, así como los estándares de seguridad y las certificaciones que sigue. Internamente, las empresas deben implementar controles de acceso, pistas de auditoría y cursos formativos para toda la plantilla en relación con los riesgos y las responsabilidades de seguridad que traen consigo los procesos financieros automatizados.
• Brechas de competencias y formación: el rápido avance de la automatización ha supuesto un cambio en las competencias que se necesitan en el ámbito de las finanzas. Por esa razón, los responsables de finanzas tratan de crear una fuerza de trabajo que conozca la tecnología y cómo trabajar de manera eficaz con ella. Las investigaciones apuntan a que un elevado número de organizaciones no están haciendo todo lo que está en su mano. En un informe de Pluralsight de 2024, el 95 % de los ejecutivos encuestados creía que las iniciativas de IA fracasarían sin personal que pudiera utilizar estas herramientas de forma eficaz. Sin embargo, una encuesta de 2023 realizada por Boston Consulting Group puso de relieve que, mientras que el 86 % de los trabajadores creían que necesitarían capacitación en IA y automatización, solo el 14 % admitió haber recibido formación. Si no se logra reducir la brecha de competencias, es poco probable que se obtenga todo el ROI de la automatización financiera.
• Sistemas heredados: la dificultad para integrar nuevas tecnologías con sistemas heredados fue citada como uno de los principales obstáculos para adoptar la automatización financiera, según la encuesta de Forrester. Los sistemas heredados plantean profundos desafíos para las iniciativas de automatización de las finanzas debido a que su tecnología resulta obsoleta y compleja y presenta innumerables limitaciones. Los sistemas obsoletos carecen de interfaces de programación de aplicaciones (API) y capacidades de integración modernas, lo que dificulta, o imposibilita, su conexión con programas de automatización más recientes. A causa de esta imposibilidad de los sistemas heredados para integrarse, se generan silos de datos e inconsistencias, dificultando la extracción, agregación y normalización de datos con fines de automatización. También es probable que carezcan de las capacidades de escalabilidad y rendimiento que requieren las herramientas de automatización y, posiblemente, la infraestructura de seguridad adecuada. Las organizaciones que intentan hacer que las iniciativas de automatización funcionen en sus sistemas heredados se exponen al riesgo de incurrir en costes elevados, una enorme personalización y otros inconvenientes que pueden obstaculizar o impedir el éxito de los esfuerzos de automatización.

Cómo configurar la automatización de las finanzas

La implementación de la automatización financiera puede ser una tarea considerable, especialmente para las empresas que aún utilizan sistemas heredados. Para aprovechar al máximo su inversión, las empresas deben seguir un proceso exhaustivo y sujeto a constante medición que evalúe la configuración ya existente, identifique los recursos necesarios para actualizarla y detalle una estrategia de implementación. Incluso después de la implementación, las empresas tendrán que supervisar, iterar y mejorar los procesos automatizados para garantizar que todo funcione según lo esperado. A continuación, incluimos una hoja de ruta resumida que puede servir como punto de partida.

1. Evalúa los procesos actuales: evalúa tus procesos financieros actuales para identificar oportunidades de automatización. No todos los procesos reúnen las condiciones para ser automatizados, especialmente en las etapas iniciales del despliegue de la automatización. Prioriza tareas que sean repetitivas, de alto volumen y que no requieran de un profundo análisis. Este paso debe servirte para que, al finalizarlo, hayas elaborado una lista completa y en orden de prioridad de lo que deseas automatizar dentro de tu organización.
   
   
2. Examina la configuración actual: analiza los sistemas que ya tiene la empresa. ¿Te causan problemas los silos de datos o unos procesos de negocio desconectados? ¿Están integrados tus sistemas? Debido a que la automatización de las finanzas depende de sistemas conectados con datos fiables, es posible que tu organización necesite realizar cambios para garantizar que la solución tenga una base sólida sobre la que operar.
   
   
3. Selecciona las herramientas de automatización: investiga y selecciona las herramientas de automatización que mejor se ajusten a las necesidades, los requisitos y el presupuesto de tu organización. Los aspectos importantes que se deben tener en cuenta al evaluar las soluciones son la funcionalidad, la escalabilidad, la seguridad, la facilidad de uso, las capacidades de integración y la reputación del proveedor. ¿Puede la solución integrarse con tu sistema actual? ¿Satisface las necesidades que has descrito en pasos anteriores? ¿Le dará a tu empresa espacio para crecer y cambiar, incluida la adición de nuevas capacidades de IA y GenAI, a medida que evoluciona y se expande?
   
   
4. Planifica la estrategia de implementación: desarrolla una estrategia de implementación detallada que describa el alcance, los plazos, los recursos y los hitos. Asegúrate de definir roles y responsabilidades de las principales partes interesadas. Designa una serie de KPI que midan el impacto y el éxito de tu iniciativa de automatización de las finanzas.
   
   
5. Configura los flujos de trabajo: configura los flujos de trabajo identificando antes las tareas que componen el trabajo. A continuación, crea las reglas y la lógica que rigen cómo se deben realizar esas tareas. Las reglas y la lógica son a menudo una serie de declaraciones hipotéticas que actúan como instrucciones que dictan al programa qué acciones tomar y cómo pasar de una tarea a la siguiente. Por ejemplo, un flujo de trabajo de gestión de gastos puede incluir lo siguiente:
   • Un empleado envía un parte de gastos.
   • Se envía automáticamente un correo electrónico al gerente del empleado para enviarle el parte de gastos.
   • El gerente aprueba el parte de gastos.
   • Se remite una notificación al equipo financiero sobre el parte de gastos aprobado.
   • El departamento de finanzas aprueba el parte de gastos.
   • Se realiza el reembolso.
   • Se almacenan los recibos, los gastos y el parte.
     
     
6. Comprueba los flujos de trabajo: comprueba los flujos de trabajo de automatización, la integración de datos y el rendimiento del sistema en un entorno controlado para garantizar que la automatización se comporte según lo esperado. Recopila comentarios de los usuarios para identificar cualquier problema o área de mejora.
   
   
7. Despliegue y supervisión: despliega los procesos automatizados en producción y supervisa de cerca su rendimiento, eficacia e impacto en las operaciones de negocio. Asegúrate de vigilar los KPI y los comentarios de los usuarios para evaluar el éxito de la iniciativa de automatización y realizar los ajustes necesarios.
   
   
8. Iteración y mejora: crea una cultura de mejora continua en torno a tu iniciativa de automatización de las finanzas. Itera y mejora tus procesos en función de los comentarios, las informaciones y las lecciones aprendidas. En concreto, si tenemos en cuenta el rápido avance de la IA en la automatización de las finanzas, siempre habrá margen de mejora, innovación y expansión.
   
   

Cómo saber si la automatización de las finanzas es adecuada para tu negocio

Determinar si tu organización está preparada para la automatización de las finanzas es una tarea con múltiples aristas e implica evaluar varias áreas. Básicamente, primero es importante determinar si tu infraestructura de TI actual puede admitir la automatización de las finanzas y qué recursos necesitarías para llevar a cabo la mejora y actualización.

La participación de partes interesadas clave, como la alta dirección, los equipos financieros y los departamentos de TI, en torno a la automatización financiera será un factor clave para lograr el éxito. Existe el temor nada infundado de que la automatización sustituya los empleos, lo que puede generar una cultura reticente al cambio. Los líderes deben invertir tiempo y recursos en una gestión eficaz del cambio. Deben mostrar al personal cómo la automatización hará que los trabajos financieros sean más interesantes y gratificantes y mejorará sus perspectivas profesionales.

Desde la perspectiva del talento, la dirección debe evaluar si cuenta con las competencias, la experiencia y los recursos necesarios para implementar y gestionar iniciativas de automatización. A medida que la automatización cambie radicalmente la naturaleza del trabajo, un programa de mejora de competencias será tremendamente valioso para ayudar a las personas a pasar de tareas más manuales a trabajos de mayor nivel, analíticos y colaborativos.

Finalmente, desde un punto de vista práctico, debemos formularnos preguntas críticas sobre el coste y el proveedor del software de automatización de las finanzas. Por ejemplo, ¿están los costes y los beneficios potenciales de la automatización en línea con el presupuesto y las prioridades de tu organización? ¿Puedes plantear un argumento de negocio claro que respalde la idea de invertir en sistemas ERP que faciliten la automatización de las finanzas? ¿Has encontrado al proveedor de tecnología adecuado para tu organización? Implementar la automatización de las finanzas no es una tarea puntual, sino una iniciativa de transformación a largo plazo. Debes garantizar que cuentas con el partner adecuado.

Adopta la automatización con Oracle

El futuro de las finanzas está aquí y ya está generando un cambio profundo en el entorno competitivo de las empresas. Las organizaciones que no se replanteen sus procesos financieros para incorporar tecnologías avanzadas se enfrentan a riesgos, como quedarse rezagadas respecto a la competencia, reducir la atracción y la retención del talento, perder información, generar informes inexactos y mermar la productividad de los empleados. Invertir en la automatización de las finanzas ejerce un impacto significativo en la capacidad de la organización para tomar decisiones basadas en datos y seguir el ritmo de los continuos cambios que afectan al sector y el mercado en los que opera.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) y Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) ayudan a las empresas a automatizar y conectar los procesos financieros, incluidas las cuentas a cobrar y a pagar, la gestión de efectivo, los activos fijos y la presentación de información. Entre las capacidades de IA de Oracle Fusion Cloud Applications se incluyen descuentos dinámicos para crear planes de pago a proveedores personalizados y elaborar previsiones de efectivo para generar automáticamente previsiones semanales. Oracle Cloud Applications se ejecuta en Oracle Cloud Infrastructure (OCI) y proporciona una completa suite de aplicaciones en la nube, además de una infraestructura en la nube de próxima generación específicamente diseñada para ejecutarlas. Esta combinación única permite a las organizaciones desplegar las excelentes funciones de IA tradicional y generativa integradas en Oracle Fusion Cloud Applications. ¿Cuál es el resultado final? Mejores datos con los que trabajar y más tiempo para que el equipo financiero se centre en utilizar esos datos.

Preguntas frecuentes sobre automatización de las finanzas

¿Se automatizarán completamente las finanzas?
El impacto de la automatización en el departamento financiero es significativo, como demuestra el hecho de que Accenture estima que hasta el 80 % del trabajo transaccional de la función podría automatizarse. Sin embargo, es poco probable que la automatización desplace por completo a los profesionales de finanzas. La profesión financiera todavía necesitará la participación humana para proporcionar creatividad, juicio, inteligencia emocional, construcción de relaciones y pensamiento crítico. La automatización se encargará de las tareas manuales y repetitivas que tradicionalmente ocupaban una gran parte de su tiempo, lo que permitirá al personal financiero centrarse en análisis más complejos y en la toma de decisiones estratégicas.

¿Qué es la RPA en finanzas?
La RPA, o automatización robótica de procesos, utiliza bots de software con poco código para manejar procesos recurrentes y que requieren mucho tiempo en el área de finanzas. La RPA es ideal para automatizar procesos basados en reglas con conjuntos de datos estructurados en finanzas que requieren poca o ninguna toma de decisiones humana. Algunos ejemplos incluyen la extracción de datos, la cumplimentación de formularios y el envío de aprobaciones.

¿Qué es la automatización inteligente en finanzas?
La automatización inteligente (IA), también conocida como automatización inteligente de procesos, combina varias tecnologías avanzadas, como RPA, aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural e IA para ofrecer capacidades más avanzadas que la RPA por sí sola. A diferencia de la RPA, que completa las tareas siguiendo las reglas definidas por los humanos en scripts de software, la IA puede adaptarse y aprender de la experiencia. La IA puede analizar datos estructurados y no estructurados, adaptarse a circunstancias cambiantes y mejorar el rendimiento a lo largo del tiempo mediante la identificación de patrones y la toma de decisiones basadas en experiencias pasadas. Esto permite a la IA manejar tareas cognitivas complejas que requieren habilidades de toma de decisiones y resolución de problemas similares a las humanas. Por ejemplo, con las facturas, la RPA puede procesar aquellas que siguen reglas y plantillas predefinidas que incluyen datos estructurados en forma de números y valores. Sin embargo, la IA puede interpretar y extraer datos de diversos formatos de facturas que incluyen datos no estructurados, formatos de aprendizaje específicos de proveedores y adaptación a las desviaciones.