¿Qué es la gestión financiera? Una guía experta
Lynne Sampson | Estratega de contenidos ERP | 30 de enero de 2023
La mayoría de las personas concibe la gestión financiera como la administración de su propias cuentas bancarias, el pago del alquiler o la hipoteca, o de las facturas de servicios básicos, la compra de alimentos o, incluso, la planificación del presupuesto del mes. Sin embargo, en el ámbito de la empresa la gestión financiera supone una tarea mucho más compleja. Implica controlar y supervisar todo el dinero que entra y sale de la empresa, así como tomar las medidas necesarias para garantizarle la mayor rentabilidad y estabilidad financiera posibles.
Para tener una idea más clara, veamos algunos de sus principales objetivos y cometidos.
¿Qué es la gestión financiera?
La gestión financiera trata de controlar el flujo de dinero que entra y sale de la organización. Todas las empresas necesitan vender productos o prestar servicios, sufragar gastos, cuadrar los registros contables y presentar impuestos. La gestión financiera se encarga de todo ello, pero también realiza procesos que revisten mayor complejidad, como el pago de nóminas, la compra de suministros y la presentación de informes ante organismos gubernamentales para demostrar que la empresa da debido cumplimiento a las leyes y regulaciones vigentes. Cuando hablamos de la gestión financiera de una empresa, nos referimos a la labor de supervisar todas estas transacciones. En general, cuanto más grande es la empresa, más complicada es la gestión financiera.
Los empleados que se especializan en la gestión financiera son responsables de todo el dinero que entra y sale de la empresa. Las organizaciones más pequeñas tendrán al menos un contable que se encargará de las relaciones con el banco para ejecutar estas transacciones y supervisar el flujo de efectivo. Por su parte, las grandes empresas dispondrán de equipos financieros completos liderados por un director financiero (CFO), un controller, jefe de finanzas o alguien que ostente un cargo similar.
La tarea principal del equipo financiero consiste en asegurarse de que la empresa mantenga su solvencia y nunca se quede sin efectivo. Pero su cometido va más allá. También es responsable de administrar préstamos y deudas, cuadrar los registros contables, supervisar las inversiones, obtener capital riesgo y gestionar ofertas públicas, esto es, vender acciones de la empresa en el mercado abierto. Básicamente, el equipo financiero protege los recursos financieros de la empresa, supervisa y controla todas las transacciones y toma las medidas necesarias para garantizar la máxima rentabilidad.
Conclusiones clave
- La gestión financiera se encarga de supervisar, controlar y proteger los recursos financieros de la empresa, y de presentar toda la información pertinente.
- Las empresas cuentan con contables o equipos financieros responsables de gestionar sus finanzas, incluidas todas las transacciones bancarias, préstamos, deudas, inversiones y otras fuentes de financiación.
- Los equipos financieros también velan por que la empresa cumpla todas las regulaciones, mantenga la solvencia y sea lo más rentable posible.
Domina la gestión financiera
La gestión financiera realiza procesos de negocio que afectan a todos los equipos y departamentos de la empresa. Las responsabilidades de un equipo financiero incluyen:
- Facturación y cuentas a cobrar: dinero que los clientes pagan o que han prometido pagar al negocio. Los equipos financieros son responsables de enviar facturas y procesar los pagos a medida que se cobran. Los equipos de cobros son responsables de realizar el seguimiento de las cuentas vencidas (este proceso a veces se subcontrata a terceros).
- Cuentas a pagar: dinero que la empresa debe a sus proveedores. Los equipos financieros son responsables de hacer efectivo el pago de estas facturas y registrar los desembolsos.
- Transacciones y conciliaciones bancarias Los equipos financieros trabajan en estrecha colaboración con sus bancos para garantizar que todas las transacciones bancarias se procesen correctamente. También deben asegurarse de que los extractos bancarios coincidan con sus propios registros, que se mantienen en el libro mayor y los libros auxiliares de la empresa. El equipo financiero debe supervisar y corregir los descuadres entre los extractos bancarios y los libros mayores, en un proceso conocido como conciliación de cuentas.
- Cierre contable: en una fecha concreta, la empresa contabilizará las transacciones de un período determinado para conciliar sus cuentas e informar sobre su posición financiera. El cierre, como se conoce este proceso, suele ocurrir al final de un mes, trimestre o ejercicio.
- Presentación de información: las empresas deben informar regularmente sobre su rendimiento financiero, ya sea al CEO, al consejo de administración, a los inversores, a los accionistas o a los organismos reguladores. El equipo financiero es responsable de garantizar que estos informes se elaboren de forma clara y precisa.
- Creación de escenarios, planificación y elaboración de presupuestos: la creación de escenarios parte de la presentación de una serie de hipótesis sobre el siguiente período: por ejemplo, "El próximo trimestre, esperamos registrar ingresos por valor de entre 10 y 15 millones de dólares". El equipo financiero desarrollará diversos escenarios hipotéticos, del más optimista al más pesimista, a fin de estimar cuánto dinero generará la empresa si se cumplen esas condiciones. En función de estos escenarios, el equipo financiero evaluará cuál será la mejor respuesta y desarrollará los planes, las previsiones y los presupuestos más adecuados. A menudo, el equipo financiero trabajará en colaboración con otros departamentos (como los equipos de ventas, RR. HH., gestión de proyectos o compras) para elaborar modelos que incluyan datos de previsiones de ventas, gastos de personal y costes de existencias. A esta tarea se la conoce como planificación conectada.
- Nóminas y gastos: la gestión del pago de nóminas a empleados es generalmente responsabilidad del departamento de RR. HH. Sin embargo, los gastos generales de personal se remiten al equipo financiero para que puedan reflejarlos en sus presupuestos y planes. El departamento financiero también se encarga de reembolsar otros gastos asumidos por los empleados, como viajes de trabajo y dietas.
- Gestión y previsión de efectivo: dado que la entrada y salida de fondos de la empresa es constante, resulta importante que los equipos financieros adopten una perspectiva con visión de futuro. Deben asegurarse de que la empresa tiene suficiente efectivo para mantenerse solvente durante el próximo trimestre, el próximo año e, incluso, los próximos tres a cinco años. En la mayoría de las empresas, la previsión de efectivo suele realizarse con una periodicidad mensual.
- Estrategias fiscales: todas las empresas deben presentar impuestos y, al igual que el común de las personas, tratan de beneficiarse de todas las deducciones de que disponen para evitar pagar en exceso. Algunos equipos financieros cuentan con especialistas fiscales en plantilla para gestionar este aspecto. Los que no, suelen subcontratar esta tarea a una asesoría.
- Riesgos y cumplimiento Todas las empresas se enfrentan a riesgos financieros, desde el aumento de los tipos de interés hasta pandemias globales. El equipo de finanzas debe controlarlos y reducir la exposición de la empresa tanto como le sea posible. Además, deben asegurarse de que la empresa siga las normativas y las regulaciones de los gobiernos, los reguladores y otras jurisdicciones para garantizar su debido cumplimiento y evitar multas elevadas.
Tu guía completa sobre ERP moderna
Descubre cómo es una solución de ERP moderna y cómo la ERP en la nube impulsa la agilidad e innovación empresariales.
¿Por qué es importante la gestión financiera?
Las cinco mejores prácticas para automatizar tu cierre financiero
Un cierre financiero automatizado y conectado resulta fundamental para brindar informes precisos y oportunos a los responsables de la toma de decisiones. Aquí se muestra cómo empezar y cómo hacerlo bien.
La gestión financiera es importante porque mantiene la solvencia de la empresa. Su objetivo más básico es garantizar que el negocio no se declare en quiebra. La gestión financiera aborda los problemas más importantes a los que se enfrenta una empresa, como la pérdida de ingresos (como ocurrió durante la pandemia de la covid), desastres naturales, huelgas, guerras, etc.
Más allá de la mera supervivencia, contar con una buena gestión financiera, y el software de gestión financiera, puede ayudar a una empresa a crecer y prosperar. Los equipos financieros disponen de múltiples herramientas que pueden utilizar dentro del negocio para impulsar el crecimiento. En buenas condiciones de mercado, con una economía en crecimiento y tipos de interés bajos, los equipos financieros pueden pedir prestado dinero a los bancos, recaudar fondos de capital riesgo o salir a bolsa (es decir, vender acciones en el mercado de valores). Posteriormente, la empresa podrá invertir estos fondos para crecer abriendo nuevas sedes, expandiéndose a otros territorios, actualizando sus equipos, etc. Cuando las condiciones de mercado son menos favorables, por ejemplo, durante una recesión, las tácticas de gestión financiera pueden reducir los costes mediante técnicas de reestructuración o clausurando sedes que no resulten rentables.
Mejorar la rentabilidad es un elemento clave de la gestión financiera. Los equipos financieros a menudo trabajan con equipos de ventas y marketing para fijar los precios de los productos o servicios de la empresa. Deben lograr un punto de equilibrio para fijar los precios adecuados. Si los precios son demasiado altos, los clientes podrían optar por competidores más baratos. En cambio, si son demasiado bajos, la empresa podría correr el riesgo de no generar suficientes ingresos para cubrir los gastos. Igualmente, el control de costes supone asimismo una de las responsabilidades clave del equipo financiero, ya sean los relativos a personal, alquileres, electricidad, materias primas o gastos de envío.
La presentación de información resulta fundamental para garantizar una gestión financiera eficaz. El CFO y otros directivos quieren conocer el rendimiento de la empresa para tomar las mejores decisiones en cuanto a la salud del negocio. Quieren ver que el negocio está funcionando de acuerdo con lo planificado y que brinda una rentabilidad adecuada a sus inversores. De esta manera, resulta importante contar con una buena gestión financiera porque ayuda a la empresa a cumplir los objetivos, o incluso a superarlos.
Objetivos de la gestión financiera en el ámbito empresarial
Los equipos financieros tienen múltiples objetivos de gestión financiera. Entre los principales se incluyen:
1. Mantener la solvencia de la empresa evitando la quiebra y garantizando que se disponga del dinero suficiente para seguir operando.
2. Maximizar la rentabilidad fijando el precio adecuado para los productos y servicios existentes, interrumpiendo la comercialización de los que no resulten rentables y evaluando el beneficio potencial que podrían generar otros nuevos.
3. Minimizar los costes supervisando los desembolsos y buscando fórmulas para reducir los gastos generales.
4. Garantizar el adecuado rendimiento de la inversión (ROI) para los inversores de riesgo, los accionistas y otros inversores.
5. Obtener capital atrayendo más inversión por medio de un ROI positivo.
6. Elaborar previsiones de efectivo para garantizar que la organización disponga de suficiente efectivo, no solo para funcionar, sino para invertir en su propio crecimiento.
7. Reducir los riesgos y evitar las multas garantizando que la empresa cumple con las normativas pertinentes. Cada vez más, esta tarea incluye la planificación y la elaboración de informes en relación con iniciativas ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG).
Funciones de la gestión financiera
En las empresas más pequeñas, una sola persona o un pequeño grupo de personas puede realizar todas las funciones de gestión financiera del negocio. En cambio, en empresas más grandes suele haber equipos encargados de funciones específicas. Entre ellos se incluyen:
1. Contabilidad
Incluye el seguimiento, el registro y la conciliación de todas las transacciones monetarias de la empresa. El equipo de contabilidad suele estar dirigido por un controller o director de contabilidad que se ayuda de un software específico de contabilidad. A menudo utilizan sistemas de ERP en la nube (en concreto, sistemas financieros) para administrar, registrar e informar sobre las finanzas de la empresa. El área de contabilidad también es responsable de la conciliación de cuentas y el cierre de libros (véase más arriba).
2. Gestión de proyectos
Los proyectos son una fuente principal de ingresos y gastos, especialmente en servicios profesionales, como ingeniería, abogacía y consultoría. Los equipos financieros son responsables de asignar los presupuestos a los respectivos proyectos y de supervisar los ingresos que genera cada uno de ellos.
3. Compras
Esta actividad se suele dividir en dos categorías:
- Las compras directas incluyen las piezas y materias primas utilizadas para fabricar los productos de la empresa. Los equipos de operaciones o de cadena de suministro que gestionan y trabajan con proveedores a través de un sistema de compras suelen ser los encargados de supervisar esta actividad. Por su parte, para realizar el seguimiento de las piezas, las materias primas y los productos terminados se recurre a un sistema de gestión de existencias. Si se garantiza que ambos sistemas estén interconectados, la empresa logrará facilitar en gran medida las operaciones, el control y la supervisión de los proveedores y las existencias.
- Las compras indirectas se refieren a los suministros que no se utilizan para fabricar los productos y prestar los servicios de una empresa, sino que se utilizan para el funcionamiento diario de la propia empresa. Estos pueden incluir artículos como muebles, portátiles y material de oficina. Para autorizar y realizar el seguimiento de la adquisición de estos suministros, el departamento financiero utiliza un sistema de gestión de compras.
4. Planificación y análisis financieros (FPA)
En las grandes empresas, es común que un equipo independiente adscrito al departamento financiero se encargue de esta función. Los especialistas en análisis y planificación financiera son responsables de crear escenarios potenciales y de prever los posibles resultados en las situaciones más problemáticas y desfavorables. Y utilizan estas previsiones para elaborar planes y presupuestos financieros para el siguiente trimestre o ejercicio. Estos profesionales a menudo colaboran estrechamente con otras esferas del negocio con el objetivo de crear previsiones y presupuestos, incluidos planes de ventas, personal y operaciones. A esta tarea se la conoce como planificación conectada.
5. Impuestos
Toda empresa está obligada presentar declaraciones de impuestos, pero esta tarea es especialmente complicada en grandes empresas que tributan en diferentes países. Estas suelen contar con equipos especializados en tributación que utilizan software específico para presentar declaraciones en cada uno de los países, además de otros informes.
6. Tesorería
El departamento de tesorería es responsable del seguimiento y la gestión de activos de capital, deudas, préstamos y efectivo disponible. Aconseja al director financiero sobre la cantidad de fondos disponible para funciones como inversiones de capital (por ejemplo, compra de grandes equipos) o fusiones y adquisiciones (M&A). También son responsables de velar por la estructura de capital de la empresa (véase a continuación).
7. Riesgo y cumplimiento normativo
Esta función gestiona el control del riesgo financiero, desde auditorías hasta desastres naturales, y reduce la exposición de la empresa en la medida de lo posible. Además, deben asegurarse de que la empresa siga las normativas y las regulaciones de los gobiernos, los reguladores y otras jurisdicciones para garantizar su debido cumplimiento y evitar multas elevadas.
Tipos de gestión financiera
En general, la gestión financiera se divide en los siguientes tipos:
Gestión del capital circulante
Este tipo se centra principalmente en operaciones cotidianas, como garantizar que se disponga de fondos suficientes para pagar a los empleados o adquirir materias primas. El capital circulante incluye el efectivo disponible, las existencias u otros activos que se pueden enajenar rápidamente para recaudar fondos en el caso de que surjan cuestiones graves.
Gestión del ciclo de ingresos
Esta tarea se encarga de contabilizar los ingresos que genera la empresa en el tiempo por medio de la ventas de productos y la prestación de servicios. Cada vez más, a medida que se incrementa el número de empresas que optan por la venta "como servicio", los ingresos deben reconocerse durante el mes o el trimestre en el que se generan, y no de forma conjunta en el momento de la venta. Este ciclo de ingresos constante se reconoce como ingresos mensuales recurrentes (o MRR por sus siglas en inglés).
Elaboración de presupuestos de capital
Esta área de gestión financiera consiste en identificar las necesidades financieras de la empresa de cara a alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo. Los gerentes financieros utilizan la elaboración de presupuestos de capital para evaluar la rentabilidad de las inversiones y los proyectos para comprobar si aportan valor al negocio.
Estructura de capital
La estructura de capital es una combinación de la deuda y los fondos propios que utiliza una empresa para financiar sus operaciones, adquisiciones, inversiones y crecimiento. La estructura de capital de una empresa se evalúa mediante la ratio de apalancamiento.
Gestiona tus datos financieros con Oracle
Si la empresa carece de algún tipo de software de gestión financiera, tendrá difícil su supervivencia. A medida que tu empresa crece, la gestión financiera se complica y deberá contar con un software de gestión financiera que vaya más allá de la contabilidad básica. Los sistemas avanzados de gestión financiera pueden ayudarte no solo a gestionar el flujo de efectivo, sino también a mejorar la rentabilidad, determinar las obligaciones fiscales, reducir los riesgos, cumplir las normativas, racionalizar la gestión de ingresos y mucho más. Con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado, estarás listo para cualquier cosa que te depare el futuro.
Preguntas frecuentes sobre la gestión financiera
¿Qué se entiende por gestión financiera?
La gestión financiera se refiere a la gestión de las finanzas de la empresa, todas las entradas y salidas de fondos, y el efectivo o los activos que se mantengan.
¿Qué función desempeña la gestión financiera?
La función principal de la gestión financiera consiste en mantener la solvencia de la empresa. Además, una buena gestión financiera puede impulsar el crecimiento de la empresa y hacerla más próspera.
¿Podría obtener un ejemplo de gestión financiera?
Un ejemplo de gestión financiera podría ser cuando el departamento de finanzas determina el importe del préstamo que necesita la empresa para invertir en una nueva fábrica, línea de productos u oferta de servicios.