Cómo realizar un seguimiento de los gastos empresariales en seis pasos sencillos

Presupuestos

Cada empresa debe tener muy en cuenta su presupuesto. Para ello, un control férreo de los gastos de trabajo será de gran ayuda tanto en el establecimiento de presupuestos como en su posterior cumplimiento. En el aquí y ahora, la mayoría de los líderes de equipos y departamentos son responsables del cumplimiento de los presupuestos que se les asignen, y con un seguimiento regular de los gastos pueden cortar de raíz cualquier exceso de gasto. Con cada ciclo de aprobación de presupuestos, los equipos de planificación y análisis financieros (FP&A) pueden obtener insights sobre los patrones de gasto y ajustar los presupuestos futuros para reflejarlos de manera más precisa. Si, mediante el seguimiento de los gastos, se hace evidente que una partida se está convirtiendo en un coste demasiado grande, una empresa puede investigar las opciones de proveedores de menor coste o los cambios en la política. Por ejemplo, si los costes de desplazamientos de los empleados se disparan, la empresa establecería una política para requerir la aprobación previa del gerente, o incluso del responsable de este, para que se permita reservar un viaje.

Deducciones fiscales

Otra razón clave por la que las empresas necesitan vigilar de cerca sus gastos de trabajo necesarios y ordinarios es porque la mayoría son fiscalmente deducibles, es decir, las empresas pueden restar esos gastos de sus ingresos brutos, reduciendo la cantidad de impuestos locales, regionales y federales que pagan por esos ingresos. Por lo general, las deducciones fiscales incluyen nóminas y salarios, beneficios genéricos para empleados, materias primas y otros insumos de productos, alquiler de propiedades comerciales, amortización de activos comerciales, publicidad, costes de transporte, gastos de desplazamiento, formación, suministros de oficina, software, primas de seguros, gastos por intereses, deudas incobrables e incluso diversos de impuestos en sí.

Flujo de efectivo

Debido a que el flujo de efectivo resulta esencial para la salud financiera de una empresa, los equipos financieros a encargados de su gestión necesitan realizar un seguimiento preciso y oportuno de los gastos de trabajo. Su trabajo consiste en supervisar de cerca qué dinero viene de los bienes y servicios que sus empresas venden y, más en línea con lo que aquí se aborde, qué dinero está saliendo. Diversos gastos, como los relativos a desplazamientos y entretenimiento (T&E por sus siglas en inglés), que se utilizan para que los empleados interactúen con los clientes y se reúnan con sus compañeros de trabajo, pueden incrementar el gasto de efectivo de manera significativa y muy variable si no se aplican las políticas adecuadas o no se cumplen las expectativas. Mientras estos gastos se rastreen con precisión y se resten de otras entradas de flujos similares, el CFO puede estar seguro de que la empresa no se quedará sin el efectivo necesario para pagar sus facturas y que sus previsiones de flujo de efectivo reflejen verdaderamente su situación financiera actual. Al realizar un seguimiento de los gastos de trabajo cuando se producen, las organizaciones financieras pueden tomar medidas inmediatas, ya sea a través de la reducción de costes, el aumento de los préstamos u otros pasos, para mejorar el flujo de efectivo, si es necesario, en lugar de esperar a consolidar las cifras semanas o meses después, cuando sea demasiado tarde.

Ahorro de costos

En relación con lo anterior, si una empresa sabe exactamente lo que está gastando en tiempo real, puede adoptar más prácticas financieras ágiles, aprovechar las oportunidades para buscar opciones de menor coste, renegociar contratos para obtener descuentos por volumen o retrasar las compras cuando ciertos precios estén aumentando. El seguimiento preciso de los gastos de trabajo a medida que se incurre en ellos también facilita la reducción de la duplicación, tanto involuntaria como fraudulenta. Por ejemplo, los gerentes de diferentes unidades de marketing pueden haberse suscrito a diferentes servicios de repositorios de imágenes. Sin embargo, obtendrían mejores condiciones concentrando su uso con un único proveedor.

1. Establecer cuentas de negocio y relaciones bancarias

Las relaciones bancarias, incluso con los proveedores de tarjetas de crédito de negocios, proporcionan una base para los esfuerzos de seguimiento de gastos de trabajo. La integración de tarjetas de crédito de negocios con sistemas de gestión de gastos significa que los gastos de los empleados cargados en esas tarjetas pueden poblar automáticamente el sistema, lo que reduce los errores y ahorra tiempo a los empleados y equipos financieros. Algunos sistemas de ERP incluso incorporan servicios bancarios en la aplicación, por lo que los equipos de compras pueden acceder a la financiación y los pagos directamente en la aplicación para las transacciones de B2B. Estas empresas bancarias también proporcionan los fondos de capital circulante necesarios para gestionar las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar. Dado que el efectivo y los datos necesarios para gestionar los gastos de trabajo fluyen a través de estos proveedores de servicios financieros, una colaboración sólida y bien integrada resulta tremendamente beneficiosa. Al establecer tales relaciones bancarias, las empresas también pueden encontrar más fácil obtener préstamos para realizar compras más grandes y expandir su negocio, adquirir equipos especializados o financiar una campaña de marketing.

2. Realizar el seguimiento de los recibos y las facturas

Las empresas deben realizar el seguimiento de los recibos y las facturas comerciales a medida que se generan. Al supervisar los recibos y las facturas, pueden prever las necesidades de efectivo y ajustar sus gastos según sea necesario, supervisar el cumplimiento de la política de gastos, responder a auditorías, cumplir con las regulaciones en materia de información financiera y, de lo contrario, facilitar las cosas en épocas de declaraciones fiscales.

Las empresas deben realizar el seguimiento de los recibos y las facturas comerciales a medida que se generan. Al supervisar los recibos y las facturas, pueden prever las necesidades de efectivo y ajustar sus gastos según sea necesario, supervisar el cumplimiento de la política de gastos, responder a auditorías, cumplir con las regulaciones en materia de información financiera y, de lo contrario, facilitar las cosas en épocas de declaraciones fiscales.

3. Elegir un sistema contable

Los sistemas de software de contabilidad varían de tamaño y alcance, desde hojas de cálculo y software rudimentario de contabilidad e impuestos hasta sofisticadas suites de aplicaciones empresariales. En general, las empresas grandes, multinacionales y de rápido crecimiento necesitarán aplicaciones financieras integradas con funciones avanzadas de análisis y generación de informes de datos que cubran uno o más de los siguientes aspectos: gestionar las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar; integrar la planificación financiera y la presupuestación; controlar los gastos de efectivo; automatizar las tareas financieras rutinarias y respaldar la previsión de efectivo —todo ello al tiempo que se opera con diversas monedas, se eliminan la duplicación y el fraude y se ayuda a las empresas a gestionar los riesgos financieros. Cada vez más, estos sistemas de gestión de gastos incorporarán inteligencia artificial en la aplicación, lo que permitirá realizar tareas como introducir y conciliar facturas y pagos para mejorar la precisión. Un sistema financiero en la nube suele ser más escalable que un sistema local, lo que significa que puede responder a picos de la demanda, como al proceso de cierre trimestral o a las declaraciones de impuestos. Por lo general, también es más fácil de implementar, actualizar con nuevas funciones e integrar con las existencias, la cadena de suministro, las compras y otras aplicaciones (especialmente cuando forma parte de una suite).

4. Integrar el software con cuentas

El uso de software de contabilidad sin conectarlo a las cuentas bancarias de la empresa es como tener un deportivo pero nunca sacarlo a la calle. Claro, la vida cotidiana será mejor que antes, pero no obtendrás todo el potencial de la inversión. Cuantos más sistemas e instituciones estén vinculados, más poderoso será el software. La mayoría de las aplicaciones financieras incluyen garantías para evitar usos maliciosos. ¿Por qué introducir datos manualmente cuando se pueden cargar automáticamente en intervalos definidos? ¿Por qué iniciar sesión por separado en una cuenta bancaria empresarial cuando el sistema puede realizar transacciones?

5. Decidir entre principio de caja o de devengo

Esto no es realmente una gran opción, ya que las empresas más grandes, incluidas todas las empresas que cotizan en bolsa, tienen que utilizar la contabilidad basada en el principio de devengos para los gastos (y los ingresos). Pero es importante comprender con claridad los dos principios contables, ya que afectan a los gastos. Se pueden registrar cuando se generan (principio de devengo) o cuando se pagan (principio de caja). Estos métodos de registro pueden ocurrir al mismo tiempo, por ejemplo cuando una empresa paga en efectivo por el material de producción de un mayorista. Pero cuando se trata de tarjetas de crédito, facturas y órdenes de compra, se produce un desfase entre la fecha de entrega y pago de los bienes y servicios.

El principio de caja es el más sencillo, ya que los gastos de trabajo se registran en los libros solo cuando el dinero se ha pagado al proveedor. Este tipo de sistema de contabilidad es fácil de mantener e indica con claridad cuánto dinero hay disponible en el banco en un momento dado, por lo que las startups y las empresas más pequeñas a veces dependen de él. Sin embargo, es posible que no ofrezca una imagen real de la situación financiera de la empresa, ya que puede acumular muchos gastos a crédito mientras recibe el pago en efectivo por las ventas, por lo que parece exagerada cuando no lo es. Es por eso que los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) utilizan la contabilidad basada en el principio de devengo.

El principio de devengo registra las transacciones cuando se producen pero antes del intercambio monetario. Por lo tanto, un restaurante registraría el coste de comprar ingredientes (cuentas a pagar) de inmediato, incluso si se compran a crédito. Este método de contabilidad ayuda a evitar picos y valles financieros repentinos, lo que propicia una visión más precisa de la salud financiera de la empresa.

6. Revisar con frecuencia los gastos de trabajo

El software de contabilidad puede generar informes mensuales y trimestrales que proporcionen insights sobre lo que se está gastando y dónde, pero también puede ofrecer más información sobre los gastos en tiempo real. Cada uno de estos conjuntos de análisis ofrece la oportunidad de supervisar los gastos a medida que se producen y comenzar a crear el plan presupuestario para el siguiente ejercicio contable. Por ejemplo, un CFO de una empresa farmacéutica percibe que lleva incrementándose varios meses la cantidad que dedica a gastos de desplazamiento y entretenimiento para su personal. La empresa puede responder renegociando sus relaciones preferidas con aerolíneas y hoteles, realizando más reuniones de ventas mediante videoconferencia o creando nuevos procesos de aprobación previa para los gastos de entretenimiento importantes.