¿Qué es el software de nómina?

¿Cómo funciona el software de nómina?

El software de nóminas se integra con otros sistemas comerciales centrales para garantizar que los empleados reciban una remuneración precisa y puntual de la manera adecuada (depósito directo, cheque o tarjeta de pago). Normalmente, los empleados pueden acceder al software para editar su información personal, sus preferencias de pago y otros datos.

Para los empresarios, los sistemas de nómina deben ser fiables, fáciles de configurar y lo suficientemente flexibles como para administrar y automatizar los pagos a cualquier trabajador (lo que incluye a los empleados asalariados, los trabajadores por horas, los contratistas independientes, etc.) en diferentes ubicaciones alrededor del mundo. Los sistemas para el pago de nómina deben simplificar las tareas y contribuir a que el personal administre las reglas complejas, flujos de nóminas y listas de verificación, así como a que se cumplan las normativas fiscales o financieras.

¿Por qué las empresas utilizan el software de nómina?

Hay millones de organizaciones por todo el mundo que trabajan con un software de nóminas para optimizar y administrar la remuneración de los empleados y garantizar lo siguiente:

• Puntualidad y precisión. Los pagos a los empleados pueden ser complicados y tomar mucho tiempo, especialmente cuando hay fusiones, adquisiciones, nuevas contrataciones o cambios en las normativas. Con el software de nóminas, las organizaciones pueden estar seguras de que a los empleados se les paga siempre la cantidad correcta y de manera puntual, lo que ayuda a generar un ambiente de confianza entre los empleados.
• Transparencia. Para la mayoría de las empresas, los costos de personal son el gasto más elevado. El software de nómina se integra con otras líneas de negocio, como finanzas y contabilidad, para ofrecer transparencia, lo que ayuda a las organizaciones a mantenerse dentro de los límites del presupuesto, crear informes cuando son necesarios y planificar el futuro.
• Flexibilidad para adaptarse y escalar. Cuando el negocio cambia, el software de nómina facilita la adaptación. Por ejemplo, cuando se abre una oficina en una nueva región con diferentes impuestos y regulaciones, el software incorpora automáticamente las nuevas reglas, por lo que no es necesario ingresar datos para cada empleado.
• Más tiempo para las tareas más importantes. En comparación con las alternativas manuales y obsoletas, el software de nómina puede suponer un ahorro de varias horas de trabajo al mes, un tiempo que se puede dedicar a otras iniciativas comerciales importantes.

¿Qué ventajas aporta el software de nómina para las empresas?

Los beneficios de implementar una solución de software de nómina configurable, eficiente y que cumpla con la normativa no se limitan a las tareas tácticas de pago a los empleados. También ayuda a las organizaciones de las siguientes maneras:

• Mejora la moral. Evita situaciones incómodas en las que los empleados reciben una cantidad incorrecta, no se les paga por horas extra u otros trabajos, reciben su nómina con retraso o no se les paga de la manera que ellos prefieren.
• Refuerza la seguridad. Los sistemas de nómina contribuyen a garantizar que los datos solo estén accesibles para las personas adecuadas, y que estas no reciban más información de la necesaria para cumplir con sus responsabilidades. Es fundamental que las organizaciones cuenten con un software que evite los pagos dobles, que confirme que cada pago sea correcto y que calcule automáticamente las prestaciones y los pagos de impuestos correspondientes para cada empleado, algo especialmente crítico cuando hay muchos empleados y contratistas que trabajan desde casa.
• Profundiza los conocimientos empresariales. Cuando los sistemas de nómina se integran con otros sistemas comerciales centrales, las organizaciones obtienen conocimientos profundos que pueden ser muy útiles a la hora de desarrollar presupuestos y pronósticos más precisos. Por ejemplo, en cuestión de minutos, las empresas pueden identificar los costos de personal en tiempo real para cada departamento y los ingresos obtenidos por ese costo durante diferentes periodos de tiempo.
• Mejora los informes. El software de nómina automatizado proporciona información en tiempo real que se puede traducir fácilmente en cuadros y gráficos para facilitar que los directivos tomen decisiones de negocio importantes.

¿Qué ventajas aporta el software de nómina para los empleados?

El software de nóminas no beneficia solo a la empresa, También es positivo para los empleados. Ayuda a garantizar que a los empleados se les pague la cantidad correcta, en el momento debido, con su método de pago preferido y con un nivel mínimo de tiempo y molestias.

Además, gracias a una interfaz sencilla, los empleados también pueden ver su historial de pagos y cambiar fácilmente sus datos personales y de pago. Si tienen preguntas, pueden obtener respuestas rápidamente, lo que minimiza las interrupciones en el trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de un software de nómina basado en la nube?

El software de nómina puede ser local o estar basado en la nube. Una de las grandes ventajas de los sistemas de nómina en la nube es que permiten acceder a la información desde cualquier lugar, ya sea a través de un ordenador o un dispositivo móvil.

Los sistemas de nómina de calidad aportan una experiencia sencilla y uniforme en todas las plataformas. Por ejemplo, cuando un empleado mira el cuadro de mando en su teléfono verá lo mismo que desde un ordenador, y dispondrá de interacciones intuitivas, lo que evita muchas de las llamadas a los servicios de asistencia.

La automatización es otro gran beneficio de los sistemas de nómina en la nube, que suelen tener inteligencia artificial (IA) incorporada para prever las necesidades y reducir los errores. Los procesos comunes, como la incorporación de nuevos empleados, pueden automatizarse para que cada nueva contratación para un puesto determinado se incorpore correctamente, siguiendo las mismas listas de comprobación y procesos y garantizando que no se pase nada por alto.

Las necesidades y los requisitos de nómina cambian constantemente, por lo que es útil tener una solución basada en la nube que se actualice continuamente para cumplir con las leyes locales, regionales y federales, así como con las normativas y regulaciones fiscales. Cuando se aprueba una nueva legislación, el personal no tiene que ingresar los cambios manualmente; en su lugar, el sistema incorpora automáticamente los cambios para garantizar el cumplimiento continuo.

Los sistemas de nómina basados en la nube suelen incluir opciones preconfiguradas, pero permiten personalizar y configurar fácilmente los flujos de trabajo y las listas de verificación a medida que cambian las necesidades comerciales. Con frecuencia, las soluciones locales se desordenan y se llenan de errores a medida que se añaden nuevos puestos, estructuras de pago y otras complejidades. Los sistemas basados en la nube, sin embargo, se escalan fácilmente, manteniendo la simplicidad sin importar cuántos plazos, aprobaciones, propietarios de tareas y dependencias estén involucrados en un proceso de nómina determinado.

¿Cómo nos ayuda el software de nómina en lo relacionado con impuestos y cumplimiento normativo?

El software de nómina nos ahorra muchos dolores de cabeza relacionados con los impuestos, el cumplimiento normativo y otras regulaciones. Garantiza pagos precisos y a tiempo, así como deducciones fiscales según la ubicación, ya que se ajusta automáticamente a las diferentes normativas cuando empleados se mudan o hay oficinas que abren o cierran. Durante las fusiones y adquisiciones, la información de los empleados se puede transferir fácilmente, y los factores más complejos, como los pagos únicos, se pueden generar automáticamente.

En los sistemas de nómina, la integración y la automatización son fundamentales para simplificar la preparación de auditorías y pagos fiscales. Las empresas suelen subcontratar la preparación del pago de impuestos, por lo que es esencial tener un software de nómina integrado que suministre una vista única y actualizada de la información interna y externa. Esto permite a los empleados, auditores y administradores de nóminas revisar y supervisar fácilmente cualquier posible discrepancia. La automatización también mejora la precisión de los datos utilizados en las auditorías, lo que simplifica el cumplimiento de las leyes fiscales y otras regulaciones.

Los sistemas de nómina basados en la nube brindan un alto nivel de seguridad, otro factor crítico para el cumplimiento normativo. Los procesos manuales pueden contener errores, por ejemplo, un empleado que permanece en nómina después de dejar la empresa, pero la automatización de los sistemas de nómina ayudan a prevenir e identificar errores. La validación basada en reglas y roles puede mejorar aún más la seguridad, ya que limita el acceso a información confidencial.

¿Qué características deben buscar las empresas al escoger un software de nómina?

El pago de nómina puede ser complejo, tanto para las organizaciones como para los empleados. Por lo tanto, es esencial que el software de nómina sea fácil de usar, con una interfaz simple, uniforme y segura a la que tanto los empleados como el personal encargado de las nóminas pueda acceder desde diferentes dispositivos.

Los administradores de nómina deben ser capaces de configurar el sistema sin necesidad de programar nada ni pedir ayuda a los equipos de informática. El software debe incorporar las mejores prácticas y las fórmulas recomendadas, guiando al personal no técnico a través de unos sencillos pasos para configurar el sistema según las necesidades específicas de la empresa.

Es importante buscar un software de nómina que incluya inteligencia empresarial y funciones de creación de informes que simplifiquen la gestión del talento y del lugar de trabajo, la elaboración de presupuestos y otros procesos estratégicos. Con la creciente complejidad relacionada con las fusiones y adquisiciones, así como con el número de empleados remotos, trabajadores autónomos y proyectos puntuales, es fundamental que los sistemas de nóminas proporcionen una profunda visibilidad y apoyo a la inteligencia empresarial.

Quizás lo más importante de todo es que las organizaciones necesitan seleccionar un sistema de nóminas que proteja los datos confidenciales frente a ataques accidentales y deliberados que pueden provenir de adentro o afuera de la organización. Los administradores de nómina y los empleados deben tener acceso solo a los datos que necesitan. La validación basada en reglas y funciones es esencial para proteger a la empresa y a los empleados.

¿Qué preguntas deberíamos hacernos al seleccionar un software de nómina?

Cuando desees invertir en un sistema de nómina, analiza la oferta de los diferentes proveedores con base en estas preguntas:

• ¿Se trata de un sistema compatible con todas las ubicaciones en las que la empresa tiene empleados? Busca proveedores que ofrezcan apoyo directo en todos los lugares que necesites o que tengan asociaciones para apoyar a esas regiones. Es necesario garantizar que no tendrás que ejecutar la nómina manualmente en algunas regiones, ahora o en el futuro.
• ¿Se puede integrar el software con los demás sistemas comerciales centrales? El software que elijas debe integrarse de forma nativa con sus sistemas de negocio de tiempo y mano de obra, remuneración, gestión financiera, gestión de ausencias, etc.
• ¿Es un software fácil de configurar? No es conveniente cambiar de proveedor de nómina con frecuencia, así que asegúrate de tener flexibilidad para escalar y adaptarte con el tiempo a medida que cambien las necesidades de tu empresa. Asegura que el software se pueda configurar fácilmente, sin necesidad de programar nada ni de pedir ayuda al equipo de informática.
• ¿Tienes experiencia trabajando con organizaciones como la mía? Busca proveedores que tengan una amplia experiencia en tu industria y con empresas de un tamaño similar al tuyo.
• ¿Es un software verdaderamente fácil de usar? Garantiza la existencia de procesos preconfigurados que los empleados encontrarán intuitivos para que puedan cambiar de banco, añadir personas a su cargo y realizar otros cambios en cuestión de segundos. Evalúa las funciones incorporadas, incluida la orientación para los nuevos empleados, para asegurarte de que no necesitarán pedir ayuda a RR. HH.

¿Cuál es el futuro del software de nómina?

En los próximos años, los sistemas de nóminas se adaptarán mejor a la creciente diversidad de puestos laborales y estructuras de pago. Cada vez va a ser más frecuente que no haya solo empleados asalariados y con el horario tradicional, sino también contratistas y trabajadores con otras modalidades de pago, y muchos de ellos trabajarán a distancia.

En este contexto, será imprescindible disponer de sistemas de nómina flexibles para proporcionar la remuneración en diferentes formatos; por ejemplo, por proyecto, duración del contrato y varios períodos de pago (semanal, quincenal, mensual). La IA y la inteligencia empresarial se utilizarán para mejorar la automatización y simplificar los flujos de trabajo.

La seguridad será un desafío continuo para las organizaciones de todos los tamaños. La validación basada en reglas y el acceso a datos basado en roles será esencial, sobre todo a medida que aumenta el número de personas que trabaja a distancia.