¿Qué es la planificación de surtidos en el sector de retail? 9 formas de optimizarla

El éxito en el sector minorista de la moda depende de ofrecer los estilos estacionales adecuados a través de los canales de venta adecuados. Para lograr este objetivo, los comerciantes dependen de la planificación de surtido, un proceso complejo que resulta más sencillo a la hora de seguir algunas mejores prácticas. Con presupuestos y datos relevantes para orientar las decisiones de planificación, cualquier minorista puede crear surtidos de moda que los compradores anhelan.

¿Qué es la planificación de surtido?

Es cómo los comerciantes de moda planifican su surtido de estilos de temporada y los asignan a cada tienda y a otros canales de ventas. La idea es ofrecer los estilos adecuados, en las tallas y colores adecuados, a través de los canales adecuados. Aunque está vinculada a la planificación del comercio minorista a un nivel superior, la planificación del surtido es táctica y responde a las condiciones del mercado local y a los cambios repentinos de la demanda.

Conclusiones clave

• A través de la planificación de surtido, los comerciantes mantienen stock de los estilos de temporada que sus clientes desean: en todas las tiendas, sitios de comercio electrónico y otros canales de ventas.
• La clave para planificar el surtido es disponer de datos completos y precisos, principalmente datos de ventas de varios años atrás, junto con datos sobre los atributos de los productos.
• Los comerciantes utilizan la planificación del surtido para aumentar las ventas, el flujo de caja y la rentabilidad.

Planificación de surtido en detalle

La planificación de surtido es complicada. Pero es más fácil de entender cuando se mira el panorama general, especialmente en el contexto de otra actividad de planificación y planificación de mercancías.

Los comerciantes crean un plan de mercancías para fijar un presupuesto para las mercancías de temporada, la selección total para todos los canales. Dicho plan funciona a nivel de categorías de productos, por ejemplo, tops femeninos, sin aumentar el detalle de los propios productos.

Pero los comerciantes de moda no venden categorías; venden productos y estilos. Y aquí es donde los más inteligentes pueden obtener una ventaja competitiva. Teniendo en cuenta el presupuesto y el análisis de datos (sobre todo información actual e histórica sobre ventas), planifican los surtidos de moda para cada tienda y canal.

Una cadena de moda atraerá al mercado mayorista para encontrar los mejores estilos de productos para categorías como tops femeninos. Las blusas de manga larga no faltarán en la colección y se ofrecerán en estilos con cuello abotonado, cuello redondo y jersey. Poco antes de que empiece la temporada, el comerciante envía a cada tienda su lote de blusas y otros productos en una gama de tallas y colores. Naturalmente, las tiendas de mayor rendimiento obtienen más del surtido.

No todas siguen el mismo proceso, pero las que tienen más éxito empiezan con un plan de mercancías que guía el plan de surtido. En los surtidos es donde el plan de alto nivel cobra vida en los camiones de reparto, las estanterías de las tiendas y las abultadas bolsas de la compra.

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¿Cómo funciona la planificación de surtido?

A menudo, la planificación de surtido se produce al menos seis meses antes de que comience una temporada. A partir de una gran cantidad de datos, sobre todo de transacciones de ventas anteriores, los planificadores crean surtidos de estilos para todos los canales: cada tienda, sitio web y catálogo. Cuando empieza la temporada, los estilos se asignan a los distintos canales, teniendo en cuenta factores como el rendimiento del canal o la tienda a lo largo del tiempo, las limitaciones de espacio y la ubicación geográfica.

Por ejemplo, un planificador podría incluir chaquetas de tres temporadas en el surtido de otoño. Pero el otoño empieza antes en Minnesota que en Carolina del Norte, por lo que las tiendas del norte recibirán antes las entregas de chaquetas, y probablemente en mayor volumen. Si los datos muestran que una tienda de St. Paul (Minnesota) tiene problemas para vender chaquetas de forro polar, el planificador podría asignarle solo uno o dos modelos, en colores y tallas limitados. Incluso si las tendencias del mercado muestran un fuerte potencial para las chaquetas de lana, la demanda a nivel terrestre dicta la decisión. Si un vellón determinado no se vende, el planificador puede cancelar los pedidos de reposición.

Estos factores muestran por qué la planificación de surtido tiende a ser tan táctica. La planificación de pretemporada es el equivalente de un equipo de fútbol que se prepara para tener una temporada exitosa. Cuando llega la temporada, los minoristas controlan la demanda actual, los resultados de ventas diarias y los inventarios fluctuantes para realizar los ajustes necesarios. Aunque el plan general no cambiará con la temporada, la mayoría de los minoristas tienen flexibilidad para modificarlo, por ejemplo, encargando cantidades extra de vaqueros negros si vuelan de las estanterías.

¿Por qué es importante la planificación de surtido?

Es importante porque determina la combinación precisa de productos que recibe cada tienda: surtidos que encajan en su espacio, se adaptan a sus puntos fuertes, responden a los gustos y hábitos de compra de sus clientes e impulsan las ventas. Un enfoque único no funciona para la mayoría de los minoristas. Las tiendas varían en tamaño, potencial de ventas y datos demográficos del cliente. Cuando cada tienda ofrece los estilos adecuados en las cantidades correctas, vende más y es más capaz de planificar, controlar sus inventarios y evitar estanterías vacías o saturadas en la tienda. En última instancia, la planificación de surtido es importante porque cuando se ejecuta bien, aumenta las ventas, el flujo de caja y la rentabilidad.

¿Qué incluye la planificación de surtido?

Esta pregunta merece una respuesta en dos partes: incluye el propio plan y qué herramientas y métodos se utilizan en el proceso de planificación.

Empecemos con las partes clave de cualquier plan final.

• Variedad de productos
  La variedad de productos hace referencia a la gama de productos y estilos de un surtido. Un plan de surtido de otoño podría presentar 10 tipos de vestidos; por ejemplo, sueltos, maxi vestidos, camiseros, etc. La variedad importa cuando las tiendas venden a diferentes tipos de clientes: cazadores de ofertas, personas que buscan marcas premium o compradores que valoran un conjunto más amplio de opciones.
• Variación de productos
  Hace referencia a la profundidad de un surtido. El minorista anterior podría incluir en su plan cuatro marcas de camiseros en siete colores y cinco tamaños. La variación sobre la variedad hace que un surtido sea más rico. Muchos compradores aprecian esta integralidad, aunque algunos podrían sentirse abrumados, demasiado paralizados para tomar decisiones. Para lograr el equilibrio adecuado entre la variedad y la variación, deben conocer a sus clientes en cada mercado, tienda y canal.
• Balance de surtido
  La mayoría de los comerciantes equilibran los surtidos en las tendencias de categoría, tipo, color, tamaño y estación. Por ejemplo, una combinación de camisas de verano podría incluir botones tradicionales junto con impresiones de playa. Incluso si los estilos tradicionales no siempre son los mejor vendidos cuando la temperatura aumenta, son tradicionales por una razón -alguien siempre quiere comprarlos - y generalmente tienen un lugar en un surtido de temporada junto con estilos de tendencia.

Ahora veamos herramientas y métodos de planificación útiles.

• Segmentos de consumidor
  Para crear los mejores surtidos, los planificadores deben analizar los segmentos de clientes (grupos de compradores con necesidades similares basadas en factores personales, fisiológicos o económicos). Las personas que compran blusas pequeñas y económicas tienen diferentes prioridades de las personas de tamaño medio a quienes no les importa gastar más. Los comerciantes deben asegurarse de que los planes de surtido reflejen las necesidades de los clientes reales.
• Almacenar clusters
  Almacenar clusters es una forma de simplificar la planificación de surtido. En lugar de personalizar planes para cada tienda, los minoristas agrupan o unen, determinadas tiendas juntas, normalmente por tamaño y volumen de ventas, y producen un plan similar para cada cluster. Si un comerciante de moda tiene 20 tiendas y cinco de ellas venden mucho más que las otras, esas cinco formarían un clúster y compartirían un plan básico.
• Árboles de decisiones del consumidor
  Aunque la mayoría de los compradores no lo saben, generalmente trabajan a través de jerarquías de productos, que son la forma en que los productos se agrupan o organizan. Los planificadores de surtido utilizan gráficos que se ramifican hacia abajo (de ahí árboles) para visualizar las rutas que toman los compradores al decidir. Por ejemplo, un árbol de decisión podría comenzar con vestidos, bajo los cuales un cliente vería tipos de vestido como formal y casual, y bajo estos, vestidos de cóctel y vestidos de playa, respectivamente.
• Objetivos financieros estacionales
  Dado que los minoristas realizan una planificación de surtido para cada temporada de moda, también suelen establecer objetivos financieros estacionales. Estos objetivos a corto plazo pueden cambiar en función de factores como la economía, el clima, los feriados o eventos especiales. Dado que las tiendas de playas venden menos en invierno, la planificación financiera estacional lo tiene en cuenta. Por otro lado, las tiendas que venden aparcamientos caros y los últimos pantalones de esquí pueden tener objetivos más agresivos en el cuarto trimestre.

Modelos de planificación de surtidos

Los modelos de planificación de surtido no son complicados. Pero incluso los comerciantes que personalizan sus planes tienden a iniciar el proceso con uno de los siguientes modelos.

• Amplio
  Un plan de surtido de modelo amplio presenta una amplia variedad de productos y estilos, algo para cada comprador. Las grandes tiendas y cadenas nacionales tienen más probabilidades de utilizar este modelo.
• Profundo
  Un plan de surtido de modelo profundo suele dar como resultado menos productos, pero más variaciones de cada uno. Por ejemplo, una tienda para hombres puede ofrecer tres estilos de pantalones informales, chinos, pantalones de vestir y vaqueros oscuros, cada uno en una gama de marcas, colores y tallas. Boutiques y tiendas especializadas encuentran este modelo útil.
• Scrambled
  Los minoristas que buscan formas de generar ventas adicionales utilizan surtidos para ofrecer productos ajenos a su línea de negocio. Un comerciante de ropa deportiva podría planificar un surtido que incluya barritas energéticas, suplementos nutricionales y descuentos en inscripciones a gimnasios.
• Localizada
  La planificación de surtido a menudo incluye productos de proveedores locales. Un comerciante de moda podría ofrecer joyas o camisetas de seda de artesanos locales que hacen todo a mano. Es una manera creativa de completar surtidos y estimular ventas adicionales.
• Surtido de gran consumo
  La planificación del surtido de gran consumo es a la vez amplia y profunda, y ofrece muchos productos y muchas variaciones dentro de cada uno de ellos. Una enorme cadena nacional de tiendas para hombre y un sofisticado sitio de comercio electrónico podría vender 15 marcas diferentes de corbatas, cada una con un amplio surtido de rayas, lisos, estampados, materiales y anchos.

¿Cuándo utilizar la planificación de surtido?

Estratégicamente, los minoristas utilizan la planificación de surtido para cumplir los objetivos financieros al ofrecer los mejores surtidos de estilos de moda estacionales.

Tácticamente, planifican el surtido para abordar desafíos comunes, como aumentar las ventas en una tienda más pequeña con una variedad de estilos adaptados a su potencial de ventas y restricciones de espacio.

De manera ideal, la planificación de surtido debe ser un esfuerzo continuo, pero es especialmente crítica en ciertos escenarios:

• Estacionalidad: Los minoristas suelen empezar a planificar el surtido con al menos seis meses de antelación, lo que les da tiempo suficiente para elaborar un plan eficaz para las próximas temporadas y las condiciones climáticas de determinadas zonas. La estacionalidad también incluye la planificación de vacaciones.
• Nueva apertura de tienda: muchos factores influyen en los surtidos disponibles en los nuevos locales. La planificación del surtido debe tener en cuenta la ubicación de la tienda, la demografía de la población local y la presencia de competencia en la zona.
• Cambios en las tendencias del mercado: al igual que las estaciones cambian, también las tendencias. La planificación de surtido mantiene las tiendas minoristas "en tendencia" con los últimos cambios tecnológicos, de preferencias y económicos.
• Volatilidad de la cadena de suministro: las interrupciones de la cadena de suministro, como los desastres naturales o los cambios económicos, hacen que los vendedores tengan que ajustar sus opciones de planificación del surtido para incluir lo que pueden recibir y almacenar de forma fiable.
• Evaluar la eficacia de los proveedores: si los productos de un determinado proveedor no se venden bien o se devuelven en mayor proporción, puede que haya llegado el momento de que el comerciante reevalúe su plan de surtido para encontrar otro proveedor con mejor reputación.
• Pasar a las ventas en línea: El comportamiento del comprador puede ser diferente en línea que en persona. Los minoristas pueden necesitar un surtido diferente o más amplio para el comercio electrónico que para las tiendas físicas.

Empieza a utilizar la planificación de surtido

La planificación de surtido comienza con la revisión del plan de mercancía, el plan de nivel superior que define presupuestos para cada categoría de producto. El plan de mercancía guía las decisiones sobre los estilos de productos estacionales para incluir en el surtido de moda para cada tienda y canal.

Al ejecutar el plan de mercancía, los planificadores de surtido comienzan con datos. Los datos completos y precisos en detalle son el ingrediente clave en un plan exitoso. ¿Qué productos se han vendido bien en los últimos años? No es suficiente saber si un vestido se agotó en las estanterías. ¿Se trataba de un vestido camisero? ¿Una falda? ¿Qué tamaños y colores eran populares? ¿Y cuáles tiendas vendieron más? Los datos de ventas estacionales que se remontan a unos años ofrecen a los planificadores información sobre las modas que es probable que vendan esta temporada.

Planificación de surtido en detalle

En el mundo real, los comerciantes utilizan la planificación de surtido para obtener resultados.

Mr. Price, un minorista sudafricano de moda para mujeres, hombres y niños, utilizó la planificación del surtido para hacer ajustes a mitad de temporada durante la pandemia. Cuando las tiendas volvieron a abrir tras varios meses cerradas, los compradores precavidos prefirieron las tiendas locales a las de los abarrotados centros comerciales. Como la demanda era mayor en las tiendas más pequeñas, Mr. Price cambió de táctica, asignándoles más productos que antes y reduciendo las cantidades a los centros comerciales más grandes. Al hacerlo, Mr. Price reactivará las ventas, reducirá el inventario no vendido y protegerá el resultado final.

Ulta Beauty, una cadena nacional de venta de cosméticos, fragancias, productos para el cuidado del cabello y la piel, entre otros, utiliza la planificación del surtido para abastecer a sus más de 1.300 tiendas. Un surtido más cuidadosamente planificado ha mejorado la exposición de la mercancía al almacenar las cantidades adecuadas de productos. También ha ayudado a coordinar los pedidos de cientos de proveedores.

Forever 21, el minorista de moda rápida para mujeres, utiliza la planificación de surtido para centrarse en los estilos que se venderán. Analiza datos de cientos de tiendas para tomar decisiones de planificación, como el nivel de color, talla, tejido e incluso escote.

9 Consejos de optimización de planificación de surtido

Cuando los minoristas aplican los siguientes consejos, comienzan la temporada de moda con surtidos sólidos que les diferencian de la competencia.

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Los comerciantes de moda confían en las aplicaciones de planificación de Oracle Retail para planificar surtidos, perfeccionar estrategias de surtido y anticipar tendencias de temporada con facilidad. Un flujo de trabajo muy visual ayuda a definir y ejecutar surtidos de mercados locales y micrositios, mejorar la conversión del tráfico en mayores ventas/márgenes y aumentar la satisfacción del cliente. El conjunto de aplicaciones facilita la inclusión de datos como el historial de ventas, las compras puntuales y las preferencias de estilo y color en todos los puntos de venta. La lógica sofisticada permite a los comerciantes completar sus surtidos de forma rápida y eficaz, liberando a los planificadores comerciales para innovar e impulsar el tráfico en las tiendas y en línea. Con un proceso estandarizado de planificación del surtido y datos centralizados, pueden mejorar la gestión del inventario y maximizar sus inversiones.

Preguntas frecuentes sobre planificación de surtidos

¿Por qué es importante la planificación del surtido?

La planificación del surtido es importante porque ayuda a los comerciantes de moda a ofrecer los productos adecuados en los canales adecuados y en el momento adecuado.

¿Cuáles son los dos factores clave en la planificación del surtido?

La variedad dentro de una categoría de productos y las variaciones de cada producto (estilo, tamaño y color) son claves para la planificación del surtido. Algunos expertos opinan que es igual de importante disponer de un surtido equilibrado de estilos clásicos y de moda.

¿Cómo se elabora un plan de surtido en el comercio de retail?

Al elaborar planes de surtido, los comerciantes revisan su plan de mercancías, sus objetivos financieros y su presupuesto, además de analizar grandes cantidades de datos para orientar la toma de decisiones.