Jim Hearson | Estratega de contenido | 6 de junio de 2024
La existencias retienen parte del efectivo de las empresas e incurren en costes de mantenimiento, por lo que todas tratan de lograr un equilibrio entre los niveles de inventario y la demanda. Sea cual sea el tipo de organización, las empresas deben mantener un estricto control sobre las existencias para conservar el efectivo mientras mantienen suficiente stock para cumplir con los programas de producción o los pedidos reales y la demanda prevista de los clientes. Aquí es donde entra en juego la gestión de existencias.
La gestión de existencias es el proceso por el cual se organiza el flujo de mercancías en una empresa en un ciclo continuo de pedidos, almacenamiento, producción, venta y reposición. Generalmente se realiza en dos niveles: gestión de existencias agregada y ubicación de stock y gestión de existencias por artículo.
Conclusiones clave:
El departamento de compras o aprovisionamiento debe obtener los bienes requeridos de proveedores fiables y comprar nuevas existencias con la documentación adecuada para reducir los retrasos, al tiempo que se esfuerza por no dedicar demasiado efectivo a las existencias no vendidas o incurrir en costes de mantenimiento.
Los gerentes de existencias se encargan de garantizar que el stock se encuentre en un nivel que satisfaga la demanda del cliente y cumpla con las políticas de la organización, que determinan cuántas existencias se han de almacenar y dónde. Estas políticas también cubren cómo la empresa asignará costes a las existencias, a través de métodos de cálculo de costes como el primero en entrar, primero en salir (FIFO) y primero en entrar, último en salir (FILO), y valorará el inventario, utilizando métodos como la clasificación ABC para poder centrarse en los artículos más rentables.
La gestión de existencias es importante porque ayuda a garantizar que la empresa tenga suficiente stock físico para satisfacer la demanda de los clientes sin mantener un volumen tan alto que incurra en costes innecesarios o reste eficiencia operativa. Por ejemplo, el exceso de existencias puede generar demasiados costes de mantenimiento o de otro tipo asociados con el almacenamiento, el transporte y la manipulación del inventario. Al emplear las mejores prácticas de gestión de existencias para optimizar los niveles de stock, las empresas pueden reducir estos y otros costes extraños al tiempo que protegen la satisfacción del cliente.
Estas son las áreas donde la gestión de existencias puede ser un factor importante para las empresas:
A continuación, en el apartado de ventajas analizaremos cómo cada uno de estos factores se puede optimizar poniendo en práctica los procesos adecuados de gestión de existencias.
En rasgos generales, las existencias se pueden clasificar en tres categorías: materias primas/componentes, trabajos en curso y productos terminados.
Puede haber un traspaso entre trabajos en curso a WIP y productos terminados, según el objetivo previsto de las existencias. Por ejemplo, si bien los paneles de automóviles externos se consideran trabajos en curso dentro de una fábrica que tiene la intención de instalarlos en un vehículo, también se puede ver como un bien acabado si está destinado a venderse tal cual a talleres de reparación de automóviles.
Una vez que una organización ha establecido sus políticas de gestión de existencias, el inventario pasa por cinco etapas.
La gestión eficaz de existencias ayuda a las empresas a satisfacer los pedidos de forma precisa y rápida, manteniendo así la satisfacción del cliente. También las ayuda a reducir costes y aumentar el flujo de efectivo. Todos estos beneficios contribuyen a impulsar la rentabilidad.
La gestión de existencias implica llegar a equilibrios entre ingresos, costes y riesgos. Esto puede presentar una serie de desafíos financieros y logísticos para las empresas que traten de control sus niveles de existencias.
Si bien la gestión de existencias es común en la mayoría de los sectores, algunos presentan necesidades específicas que exigen sistemas especializados. Ejemplos notables son el comercio minorista y el servicio de alimentos (es decir, restaurantes).
Hoy en día, los minoristas deben ofrecer a los clientes opciones de compra flexibles para los productos que se venden a través de diferentes canales. La intensa competencia de los grandes proveedores de comercio electrónico y la creciente exigencia entre los clientes han obligado a los minoristas a operar un modelo comercial mixto que combina tiendas físicas con experiencias de compra en línea. Esto se conoce como venta minorista omnicanal.
La venta minorista omnicanal proporciona a los compradores opciones flexibles, como pedidos en tienda; envíos a domicilio; compras en línea, devolución en tienda; y envíos desde un distribuidor a una tienda para su recogida. El objetivo es ofrecer al cliente una experiencia inmejorable de principio a fin de que pueda significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Para proporcionar la mejor experiencia al cliente a través de un enfoque omnicanal, los minoristas necesitan visibilidad en tiempo real de su stock disponible para garantizar que la experiencia de compra del cliente se traduzca en pedidos. Los desabastecimientos evitan que se completen pedidos específicos y pueden llevar a los clientes frustrados a buscar artículos similares en la tienda o el sitio web de un competidor. En los tiempos que corren, la lealtad es fugaz y el cambio de marca es habitual. Es posible que esos clientes perdidos nunca vuelvan, lo cual afectará a las potenciales ventas futuras.
A la luz de esto, los minoristas deben almacenar suficientes existencias para cubrir el mayor porcentaje posible de pedidos de sus clientes, pero no tanto como para tensar su flujo de efectivo y generar inventario imposible de vender y excedente al final de una temporada de compras. El software de gestión de existencias para minoristas, combinado con sistemas de gestión de pedidos, permite a los minoristas reaccionar rápidamente a los cambios en el comportamiento de compra y ajustar sus estrategias de canal de venta y los niveles de inventario.
La gestión de existencias de los restaurantes requiere un seguimiento de los ingredientes en tiempo real, ya que muchos ingredientes son frescos, presentan una vida útil corta y deben rastrearse cuidadosamente hasta su consumo. El sistema también debe supervisar cuidadosamente los niveles de existencias, activar pedidos de reabastecimiento, registrar nuevos recibos de inventario y ayudar a administrar los costes del menú.
La gestión de ingredientes frescos tiene sus propios desafíos. En el mejor de los casos, el deterioro resulta en dinero desperdiciado. En el peor de los casos, puede causar intoxicación alimentaria, lo que desencadena acciones de las autoridades sanitarias y potencialmente graves daños a la reputación.
El software de gestión de existencias de restaurantes puede ayudar a las empresas de restauración a gestionar sus desafíos. Al conectar automáticamente las ventas con los niveles de existencias, los restaurantes pueden disfrutar de una vista completa de los pedidos, el consumo y obtener insights sobre los niveles de stock de ingredientes, lo que ayuda a evitar el deterioro y gestionar sus márgenes. El software de gestión de existencias también puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas mediante el envío de alertas a los gerentes sobre posibles vencimientos de la vida útil y la automatización de los nuevos pedidos cuando los artículos caducan o caen por debajo de los niveles de reaprovisionamiento establecidos.
Las empresas emplean una variedad de sistemas de gestión de existencias según sus operaciones, complejidades o necesidades. Los tres principales sistemas de gestión de existencias son manual, periódico y perpetuo. Los sistemas perpetuos son los sistemas de gestión de existencias más avanzados y precisos, mientras que el método manual es la forma menos sofisticada de supervisar las operaciones de inventario.
Este método de gestión de existencias depende de realizar el recuento físico de los artículos a medida que entran y salen de la empresa y registrar los detalles en papel o en una hoja de cálculo. Este proceso es muy utilizado por las pequeñas empresas que no se han pasado a las soluciones de software de gestión de existencias.
Este sistema de gestión de existencias implica realizar el recuento físico del inventario en intervalos de tiempo específicos, como semanal, mensual o anual. Por lo general, incluye tecnologías sencillas, como escáneres de códigos de barras portátiles, y los datos se introducen en el software de seguimiento de existencias. Las empresas más pequeñas con menos bienes suelen utilizar el seguimiento periódico de existencias, pero este sistema también es frecuente en entidades no comerciales, como las del sector salud o las administraciones públicas.
Este es el sistema más sofisticado y utiliza soluciones de software automatizadas para ofrecer insights en tiempo real. Cuando una partida de existencias entra en una instalación o se traslada, vende, utiliza o desecha, la empresa realiza un seguimiento y actualiza el recuento de inventario mediante números de seguimiento de envíos, códigos de barras, etiquetas RFID y otros métodos automatizados. Este proceso puede incluir máquinas como escáneres y cintas transportadoras. Los datos se introducen automáticamente en un sistema de gestión de existencias, de modo que los gerentes al cargo puedan ver fácilmente indicadores clave como los artículos disponibles, los retrasos en los envíos, las advertencias de poco stock, productos vueltos a encargar y los bienes en tránsito.
La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología de seguimiento que respalda la gestión de las existencias. Estos utilizan etiquetas especializadas que se fijan a cada artículo, o grupo de artículos, para recopilar y rastrear datos de ubicación. La RFID simplifica la gestión de existencias al controlar los envíos recién llegados o salientes con escáneres fijos o móviles. Las etiquetas RFID pueden ser activas, que transmiten continuamente una señal, o pasivas, que requieren lectores físicos para rastrear artículos. Las etiquetas RFID son ideales para proporcionar información en tiempo real sobre el punto exacto en el que se encuentra el inventario en todo momento.
El desarrollo de la gestión de existencias no se limita a las etiquetas de RFID. La digitalización y la automatización serán elementos cada vez más importantes sobre el terreno: algo de lo que podrán sacar provecho las empresas que inviertan en ello.
A continuación presentamos otros avances que están dando forma al futuro de la gestión de existencias:
Como un moderno sistema de gestión de existencias basado en la nube, Oracle Fusion Cloud Inventory Management proporciona funciones completas de seguimiento y organización de stock para gestionar de forma eficaz el flujo de bienes entre empresas y redes de suministro globales.
Junto con los sistemas de gestión de almacenes, Oracle Inventory Management proporciona visibilidad precisa y oportuna de los niveles de existencias, los planes de reposición y las tasas de cumplimiento de pedidos, todo lo cual afecta a la experiencia del cliente. En combinación con los sistemas de planificación de la cadena de suministro, Oracle Inventory Management elimina las conjeturas en la gestión de existencias ajustando la oferta y la demanda. El sistema ayuda a optimizar los niveles de almacenamiento, aumentar las tasas de cumplimiento de pedidos, facilitar las ejecuciones de producción programadas y mejorar el flujo de caja operativo. Sus exhaustivos paneles de control, informes y la IA integrada fomentan una toma de decisiones proactiva para que las organizaciones puedan anticiparse a las disrupciones y formular planes detallados de compras y ventas para los próximos meses y años. El sistema puede escalarse al ritmo de las empresas, ya que es capaz de mantener ventas saludables y la satisfacción del cliente en cualquier nivel de crecimiento.
¿Cuál es el significado de la gestión de existencias?
La gestión de existencias es la práctica de realizar el seguimiento de la cantidad, la ubicación, la calidad y otros atributos del stock de una empresa, desde la compra inicial hasta la venta de los productos terminados. Las empresas utilizan la gestión de existencias para reforzar los procesos de producción y garantizar que funcionan de manera eficiente, mantener suficiente inventario para satisfacer los pedidos de los clientes y minimizar los costes.
¿Cuáles son los tres tipos de sistemas de gestión de existencias?
Los tres tipos de sistemas de gestión de existencias son manual, periódico y perpetuo. En un sistema manual, los equipos cuentan las existencias manualmente y actualizan los registros en papel o en hojas de cálculo. En un sistema periódico, los miembros del personal registran las existencias en un único punto en el tiempo, por ejemplo, con periodicidad mensual o trimestral, normalmente utilizando escáneres de códigos de barras y software de gestión de existencias. En un sistema perpetuo, las máquinas escanean continuamente los números de seguimiento de envíos, los códigos de barras o las etiquetas RFID para rastrear el movimiento del inventario, y el sistema de gestión de existencias se actualiza automáticamente a medida que se reciben, solicitan, retiran y envían los productos.
¿Cuáles son los cinco pasos principales en la gestión de existencias?
Los cinco pasos principales de la gestión de existencias se pueden resumir como inventario de pedidos, inventario de tienda, inicio de la producción, venta de los productos terminados y reordenación del inventario. La forma exacta en que se lleva a cabo cada etapa depende de los requisitos y las políticas de la industria o de la organización.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de existencias?
El objetivo principal de la gestión de existencias es garantizar que los volúmenes ideales de materias primas, trabajos en curso y productos terminados estén en las ubicaciones correctas en el momento oportuno para maximizar las ganancias y mantener a los clientes satisfechos cumpliendo de forma estricta los pedidos.
La mejora de la gestión de existencias supone solo una de las formas que eligen las empresas para aumentar la rentabilidad y financiar nuevas iniciativas. Consulta cinco medidas más que debes tomar ya mismo.