¿Qué es la gestión de inventarios?

Jim Hearson | Estratega de contenido | 6 de junio de 2024

La existencias retienen parte del efectivo de las empresas e incurren en costes de mantenimiento, por lo que todas tratan de lograr un equilibrio entre los niveles de inventario y la demanda. Sea cual sea el tipo de organización, las empresas deben mantener un estricto control sobre las existencias para conservar el efectivo mientras mantienen suficiente stock para cumplir con los programas de producción o los pedidos reales y la demanda prevista de los clientes. Aquí es donde entra en juego la gestión de existencias.

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de existencias es el proceso por el cual se organiza el flujo de mercancías en una empresa en un ciclo continuo de pedidos, almacenamiento, producción, venta y reposición. Generalmente se realiza en dos niveles: gestión de existencias agregada y ubicación de stock y gestión de existencias por artículo.

Conclusiones clave:

  • La gestión de existencias requiere lograr un equilibrio de cara a disponer de suficiente stock para satisfacer los programas de producción y la demanda, pero no tanto que los fondos se dediquen a sufragar los costes de mantenimiento.
  • Además de ahorrar dinero, una sólidas prácticas de gestión de existencias pueden ayudar a las empresas a aumentar la eficiencia, mejorar la presentación de informes financieros, mitigar el riesgo, reducir los desperdicios y mantener buenas relaciones con proveedores y clientes.
  • Cada sector tiene sus propios desafíos a la hora de gestionar las existencias. Por ejemplo, los restaurantes deben considerar los ingredientes perecederos de manera distinta a los fabricantes de automóviles.
  • Cuantos más datos de existencias se puedan recopilar, supervisar y analizar, más eficiente puede ser su gestión.
  • La automatización del proceso de gestión de existencias con un sistema basado en la nube permite a muchas organizaciones realizar un seguimiento más preciso del stock desde la compra hasta la producción y la venta.

La gestión de existencias explicada

El departamento de compras o aprovisionamiento debe obtener los bienes requeridos de proveedores fiables y comprar nuevas existencias con la documentación adecuada para reducir los retrasos, al tiempo que se esfuerza por no dedicar demasiado efectivo a las existencias no vendidas o incurrir en costes de mantenimiento.

Los gerentes de existencias se encargan de garantizar que el stock se encuentre en un nivel que satisfaga la demanda del cliente y cumpla con las políticas de la organización, que determinan cuántas existencias se han de almacenar y dónde. Estas políticas también cubren cómo la empresa asignará costes a las existencias, a través de métodos de cálculo de costes como el primero en entrar, primero en salir (FIFO) y primero en entrar, último en salir (FILO), y valorará el inventario, utilizando métodos como la clasificación ABC para poder centrarse en los artículos más rentables.

Importancia de la gestión de existencias gestión de existencias

La gestión de existencias es importante porque ayuda a garantizar que la empresa tenga suficiente stock físico para satisfacer la demanda de los clientes sin mantener un volumen tan alto que incurra en costes innecesarios o reste eficiencia operativa. Por ejemplo, el exceso de existencias puede generar demasiados costes de mantenimiento o de otro tipo asociados con el almacenamiento, el transporte y la manipulación del inventario. Al emplear las mejores prácticas de gestión de existencias para optimizar los niveles de stock, las empresas pueden reducir estos y otros costes extraños al tiempo que protegen la satisfacción del cliente.

Estas son las áreas donde la gestión de existencias puede ser un factor importante para las empresas:

  • Control de costes
  • Flujos de efectivo
  • Satisfacción del cliente
  • Eficiencia de la producción
  • Reducción de riesgos
  • Información financiera
  • Ventaja competitiva
  • Reducción de residuos
  • Relaciones con los proveedores
  • Toma de decisiones estratégica
  • Visibilidad de las existencias

A continuación, en el apartado de ventajas analizaremos cómo cada uno de estos factores se puede optimizar poniendo en práctica los procesos adecuados de gestión de existencias.

Tipos de existencias

En rasgos generales, las existencias se pueden clasificar en tres categorías: materias primas/componentes, trabajos en curso y productos terminados.

  • Materias primas/componentes
    Las empresas del sector industrial adquieren materias primas o componentes y los almacenan hasta que estén listos para la producción. Por ejemplo, un fabricante de automóviles podría comprar aluminio, acero y vidrio para construir la estructura de un automóvil, al tiempo que adquiere a proveedores componentes terminados, como chips informáticos y piezas del motor.
  • Trabajos en curso (WIP)
    Las empresas de fabricación transforman sus materias primas y componentes en productos terminados. El inventario de los trabajos en curso se encuentran en proceso de producción y no están listos para ser comprados por los clientes. Siguiendo con nuestro ejemplo de fabricante de automóviles, este podría ser un motor que se ha completado en una fábrica, pero debe transportarse a otro lugar para implantado en el vehículo.
  • Productos terminados
    En el proceso de un fabricante, esta es la etapa final del inventario en la que está listo para venderse. Por ejemplo, los automóviles que se sacan de la línea de producción y se envían directamente a los concesionarios para que los clientes compren. Las empresas no manufactureras, como los distribuidores mayoristas y minoristas, almacenan productos terminados para venderlos a los consumidores finales.

Puede haber un traspaso entre trabajos en curso a WIP y productos terminados, según el objetivo previsto de las existencias. Por ejemplo, si bien los paneles de automóviles externos se consideran trabajos en curso dentro de una fábrica que tiene la intención de instalarlos en un vehículo, también se puede ver como un bien acabado si está destinado a venderse tal cual a talleres de reparación de automóviles.

¿Cómo funciona la gestión de existencias?

Una vez que una organización ha establecido sus políticas de gestión de existencias, el inventario pasa por cinco etapas.

  1. Pedir las existencias necesarias a los proveedores, verificar la calidad y cantidad de lo que se recibe para garantizar que los niveles de stock sean los adecuados.
  2. Almacenar las existencias según sea necesario; ¿hay bienes perecederos que deban utilizarse antes o componentes populares que necesitan estar rápidamente disponibles?
  3. Controla el consumo. Para los fabricantes, la producción requiere materias primas y componentes, por lo que los equipos supervisan las tasas de uso de las existencias para fundamentar las decisiones de compra futuras.
  4. Vende productos terminados ajustando los niveles de existencias para que quede claro cuántas unidades quedan en stock.
  5. Reposición de los materiales necesarios para iniciar el proceso de nuevo, utilizando los datos recopilados en las etapas anteriores para evitar un exceso o un déficit de unidades.

Ventajas de una gestión de existencias eficaz

La gestión eficaz de existencias ayuda a las empresas a satisfacer los pedidos de forma precisa y rápida, manteniendo así la satisfacción del cliente. También las ayuda a reducir costes y aumentar el flujo de efectivo. Todos estos beneficios contribuyen a impulsar la rentabilidad.

  • Ejecución de pedidos precisa y puntual. Una vista en tiempo real de los niveles y la ubicación de las existencias ayuda a las empresas a gestionar mejor los programas de producción y el procesamiento de los pedidos de los clientes. Por ejemplo, si una entrega se retrasa debido a problemas de transporte, los gerentes pueden cubrir el déficit temporal trasladando las existencias de un centro de distribución a otro donde los niveles de demanda más altos garanticen más inventario.
  • Control de costes. Mantener existencias disponibles genera costes relacionados con el almacenamiento, la mano de obra y el transporte, entre otros. Estos costes relacionados con las existencias, o los de mantenimiento, consumen efectivo que podría invertirse en otro lugar. La gestión de existencias ayuda a las empresas a mantenerse en el punto óptimo de almacenamiento: mantener la cantidad correcta de stock que se pueda convertir rápidamente en ganancias, sin socavar y comprometer la producción o la entrega.
  • Flujos de efectivo. La gestión eficaz del inventario puede permitir una alta rotación de inventario, lo que indica la eficiencia con la que se vende el stock y devuelve efectivo a la empresa. Este flujo de efectivo constante es una prueba de buena salud de la liquidez, la flexibilidad y la financiación general de la empresa.
  • Satisfacción del cliente. La escasez de existencias o el retraso en la entrega de pedidos pueden dañar las relaciones con los clientes. La gestión de los niveles de inventario para evitar el agotamiento de stock y permitir que los pedidos se ejecuten rápidamente puede aumentar la retención de clientes, aumentar la satisfacción y, en última instancia, atraer a más compradores.
  • Eficiencia de producción. Mediante el seguimiento de las existencias inventario, los gerentes pueden anticiparse a los desabastecimientos de materias primas y componentes. Luego pueden fijar la producción en otros artículos o trasladar personal o equipos a otra planta de fabricación, según sea necesario para optimizar la producción.
  • Reducción de riesgos. Una sólida gestión de las existencias protege a la empresa de los efectos causados por los problemas de la cadena de suministro, como los desastres naturales o humanos y las interrupciones de los proveedores. Las empresas pueden mitigar estos riesgos manteniendo una cantidad adecuada de stock de seguridad y estableciendo estrategias alternativas, como el cambio de producción (como se mencionó anteriormente).
  • Información financiera. Una gestión eficaz del inventario puede impulsar el flujo de efectivo, que desempeña un papel crucial en la salud financiera de toda empresa. Una supervisión estrecha también ayuda a garantizar que el balance refleje con precisión el valor de las existencias de la empresa, mientras que la cuenta de resultados refleja con precisión los beneficios.
  • Ventaja competitiva. Todas las ventajas de la gestión de existencias se combina con las demás para brindar a las empresas una ventaja competitiva significativa. Al combinarse, las ganancias marginales en rentabilidad, eficiencia y calidad propician una posición de mercado general más sólida. Esto puede deberse a la reputación de ofrecer constantemente productos de calidad a tiempo, o a la capacidad de superar a la competencia manteniendo bajos los costes generales y, por lo tanto, los precios.
  • Reducción de residuos. En particular, cuando se trabaja con artículos perecederos, la gestión eficaz del inventario permite transformar la mayor cantidad de materia prima posible en productos terminados. Por ejemplo, los fabricantes de alimentos pueden asegurarse de que los ingredientes no caduquen antes de que puedan usarse. La gestión de existencias también ayuda a reducir la obsolescencia, esto es, cuando el inventario es demasiado antiguo para ser utilizado o vendido.
  • Relaciones con los proveedores. Las empresas con una sólida gestión de existencias pueden ofrecer a sus proveedores previsiones más precisas sobre cuándo necesitarán más stock, lo que ayuda a esos proveedores a planificar su propia producción de manera más eficaz. Los pedidos coherentes y predecibles también pueden ayudar a los proveedores a mantener la salud financiera, creando buena voluntad entre las dos partes.
  • Toma de decisiones estratégica. Una gestión eficaz de las existencias requiere analizar no solo los niveles de inventario, sino también las ineficiencias y las tendencias. Esto ayuda a las empresas a crear previsiones más precisas con respecto al mix de existencias para producir y almacenar en un momento determinado y, a continuación, planificar el uso de los recursos en consecuencia. Como resultado, las empresas pueden reducir el desperdicio, reducir los costes y seguir fomentando relaciones sólidas con los clientes.

    Desafíos en la gestión de existencias

    La gestión de existencias implica llegar a equilibrios entre ingresos, costes y riesgos. Esto puede presentar una serie de desafíos financieros y logísticos para las empresas que traten de control sus niveles de existencias.

    • Debido a que se clasifica en el balance como un activo corriente, las existencias consumen efectivo de la empresa. Como tal, las empresas tienen que prestar especial atención a la duración del ciclo de conversión de efectivo, es decir, el tiempo entre la compra de materias primas (para un fabricante) o mercancías (para mayoristas o minoristas) y la venta final de productos terminados.
    • La gestión de existencias también requiere una rigurosa asignación de costes para respaldar los informes de gestión internos y los informes financieros reglamentarios. Los costes de las existencias utilizadas en la producción deben cumplir los métodos de costes de absorción, asignando mano de obra directa e indirecta, así como los gastos generales, a los productos a medida que toman forma en la línea de producción. Y los productos terminados, también denominados mercaderías, requieren la asignación de los costes devengados derivados de su preparación para la venta.
    • Junto con la mano de obra, se debe considerar el transporte y otros gastos de gestión, ya que la suma de todo el inventario de la empresa se utilizará para determinar la partida de inventario en el balance y el coste de los bienes vendidos en el estado de resultados.
    • El seguimiento manual de las existencias hace que sea prácticamente imposible ver los niveles de stock en tiempo real, que es crucial para los planes de ejecución, producción y ventas. Sin una visión coherente de los niveles de stock, también es difícil tomar decisiones estratégicas para el futuro, como dónde distribuir el almacenamiento de existencias entre varios almacenes para minimizar los costes de transporte y servir mejor a los clientes.
    • La demanda variable de los consumidores también puede ser una pesadilla para los gerentes de inventario, ya que un aumento repentino o una caída podría dañar un proceso de gestión de existencias que antes era fluido. El daño puede agravarse si los sistemas tecnológicos no están integrados, por ejemplo, si la producción no está coordinada con las ventas de existencias, es posible que no puedan reponerlo de forma proactiva ni evitar el agotamiento de stock. Las empresas luchan contra esto determinando la cantidad económica de pedido, o el tamaño ideal del pedido que se requiere para satisfacer la demanda sin gastar en exceso. También calculan el nivel necesario de existencias de seguridad, establecen el plazo de entrega para el pedido y determinan en que punto en deben volver a encargarlo.
    • Las existencias perecederas añaden otra capa de complejidad a la gestión del inventario, ya que su almacenamiento depende de un plazo de tiempo limitado. Además de un etiquetado y seguimiento precisos, las existencias perecederas también pueden requerir un frecuente traslado físico para garantizar que se encuentren en el lugar más adecuado para su uso cuando sea necesario.
    • Por último, la gestión de existencias precisa minimizar los residuos que genera debido a aspectos como la caducidad o la obsolescencia. La producción también puede generar residuos (por ejemplo, recortes generados durante la fabricación de muebles), al igual que la sobreproducción y el mal manejo del inventario durante el tránsito.

    Ejemplos de gestión de existencias

    Si bien la gestión de existencias es común en la mayoría de los sectores, algunos presentan necesidades específicas que exigen sistemas especializados. Ejemplos notables son el comercio minorista y el servicio de alimentos (es decir, restaurantes).

    Gestión de existencias en el sector minorista

    Hoy en día, los minoristas deben ofrecer a los clientes opciones de compra flexibles para los productos que se venden a través de diferentes canales. La intensa competencia de los grandes proveedores de comercio electrónico y la creciente exigencia entre los clientes han obligado a los minoristas a operar un modelo comercial mixto que combina tiendas físicas con experiencias de compra en línea. Esto se conoce como venta minorista omnicanal.

    La venta minorista omnicanal proporciona a los compradores opciones flexibles, como pedidos en tienda; envíos a domicilio; compras en línea, devolución en tienda; y envíos desde un distribuidor a una tienda para su recogida. El objetivo es ofrecer al cliente una experiencia inmejorable de principio a fin de que pueda significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

    Para proporcionar la mejor experiencia al cliente a través de un enfoque omnicanal, los minoristas necesitan visibilidad en tiempo real de su stock disponible para garantizar que la experiencia de compra del cliente se traduzca en pedidos. Los desabastecimientos evitan que se completen pedidos específicos y pueden llevar a los clientes frustrados a buscar artículos similares en la tienda o el sitio web de un competidor. En los tiempos que corren, la lealtad es fugaz y el cambio de marca es habitual. Es posible que esos clientes perdidos nunca vuelvan, lo cual afectará a las potenciales ventas futuras.

    A la luz de esto, los minoristas deben almacenar suficientes existencias para cubrir el mayor porcentaje posible de pedidos de sus clientes, pero no tanto como para tensar su flujo de efectivo y generar inventario imposible de vender y excedente al final de una temporada de compras. El software de gestión de existencias para minoristas, combinado con sistemas de gestión de pedidos, permite a los minoristas reaccionar rápidamente a los cambios en el comportamiento de compra y ajustar sus estrategias de canal de venta y los niveles de inventario.

    Gestión de inventario para restaurantes

    La gestión de existencias de los restaurantes requiere un seguimiento de los ingredientes en tiempo real, ya que muchos ingredientes son frescos, presentan una vida útil corta y deben rastrearse cuidadosamente hasta su consumo. El sistema también debe supervisar cuidadosamente los niveles de existencias, activar pedidos de reabastecimiento, registrar nuevos recibos de inventario y ayudar a administrar los costes del menú.

    La gestión de ingredientes frescos tiene sus propios desafíos. En el mejor de los casos, el deterioro resulta en dinero desperdiciado. En el peor de los casos, puede causar intoxicación alimentaria, lo que desencadena acciones de las autoridades sanitarias y potencialmente graves daños a la reputación.

    El software de gestión de existencias de restaurantes puede ayudar a las empresas de restauración a gestionar sus desafíos. Al conectar automáticamente las ventas con los niveles de existencias, los restaurantes pueden disfrutar de una vista completa de los pedidos, el consumo y obtener insights sobre los niveles de stock de ingredientes, lo que ayuda a evitar el deterioro y gestionar sus márgenes. El software de gestión de existencias también puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas mediante el envío de alertas a los gerentes sobre posibles vencimientos de la vida útil y la automatización de los nuevos pedidos cuando los artículos caducan o caen por debajo de los niveles de reaprovisionamiento establecidos.

    Tipos de sistemas de gestión de existencias

    Las empresas emplean una variedad de sistemas de gestión de existencias según sus operaciones, complejidades o necesidades. Los tres principales sistemas de gestión de existencias son manual, periódico y perpetuo. Los sistemas perpetuos son los sistemas de gestión de existencias más avanzados y precisos, mientras que el método manual es la forma menos sofisticada de supervisar las operaciones de inventario.

    Sistema de control de existencias manual

    Este método de gestión de existencias depende de realizar el recuento físico de los artículos a medida que entran y salen de la empresa y registrar los detalles en papel o en una hoja de cálculo. Este proceso es muy utilizado por las pequeñas empresas que no se han pasado a las soluciones de software de gestión de existencias.

    Sistema de control de existencias periódico

    Este sistema de gestión de existencias implica realizar el recuento físico del inventario en intervalos de tiempo específicos, como semanal, mensual o anual. Por lo general, incluye tecnologías sencillas, como escáneres de códigos de barras portátiles, y los datos se introducen en el software de seguimiento de existencias. Las empresas más pequeñas con menos bienes suelen utilizar el seguimiento periódico de existencias, pero este sistema también es frecuente en entidades no comerciales, como las del sector salud o las administraciones públicas.

    Sistema de control de existencias perpetuo

    Este es el sistema más sofisticado y utiliza soluciones de software automatizadas para ofrecer insights en tiempo real. Cuando una partida de existencias entra en una instalación o se traslada, vende, utiliza o desecha, la empresa realiza un seguimiento y actualiza el recuento de inventario mediante números de seguimiento de envíos, códigos de barras, etiquetas RFID y otros métodos automatizados. Este proceso puede incluir máquinas como escáneres y cintas transportadoras. Los datos se introducen automáticamente en un sistema de gestión de existencias, de modo que los gerentes al cargo puedan ver fácilmente indicadores clave como los artículos disponibles, los retrasos en los envíos, las advertencias de poco stock, productos vueltos a encargar y los bienes en tránsito.

    La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología de seguimiento que respalda la gestión de las existencias. Estos utilizan etiquetas especializadas que se fijan a cada artículo, o grupo de artículos, para recopilar y rastrear datos de ubicación. La RFID simplifica la gestión de existencias al controlar los envíos recién llegados o salientes con escáneres fijos o móviles. Las etiquetas RFID pueden ser activas, que transmiten continuamente una señal, o pasivas, que requieren lectores físicos para rastrear artículos. Las etiquetas RFID son ideales para proporcionar información en tiempo real sobre el punto exacto en el que se encuentra el inventario en todo momento.

    El futuro de la gestión de existencias

    El desarrollo de la gestión de existencias no se limita a las etiquetas de RFID. La digitalización y la automatización serán elementos cada vez más importantes sobre el terreno: algo de lo que podrán sacar provecho las empresas que inviertan en ello.

    A continuación presentamos otros avances que están dando forma al futuro de la gestión de existencias:

    • Inteligencia artificial (IA). Los sistemas de gestión de existencias basados en IA pueden analizar montones de datos en tiempo real para ayudar a determinar los niveles óptimos de stock, ayudar a garantizar que los números de inventario sean precisos y asignar recursos de manera eficiente en función de los pedidos actuales y las previsiones de demanda. También pueden presentar recomendaciones para ayudar a los gerentes a tomar decisiones más informadas y más rápido.
    • Internet de las cosas (IoT). La tecnología del Internet de las cosas (IoT) aporta redes de sensores, software y otras tecnologías para mejorar la gestión de existencias. Por ejemplo, el inventario se puede equipar con sensores que supervisan la ubicación y rastrear la temperatura en tiempo real, registrando los resultados en un sistema de gestión de existencias y alertando a los equipos si las temperaturas amenazan con deteriorar los productos.
    • Cadena de bloques. Los gerentes de existencias pueden usar soluciones de blockchain para realizar el seguimiento de los bienes en cada paso del proceso de producción, desde las materias primas hasta los productos terminados, mediante la creación de un libro mayor inmutable de transacciones entre empresas. Esta trazabilidad ayuda a los socios comerciales a verificar la autenticidad, la calidad y el cumplimiento para evitar problemas como la contaminación de las materias primas o componentes fraudulentos. la tecnología de blockchain también puede ayudar a las empresas a evitar que sus proveedores violen los requisitos normativos, éticos o de sostenibilidad; por ejemplo, entidades que emplean trabajo infantil o no cumplen con las regulaciones del comercio global.
    • Gestión de pedidos inteligente. Estas soluciones tecnológicas utilizan la IA para ayudar a organizar pedidos en varios sistemas, simplificar la configuración de los productos y mejorar la aplicación de precios dinámicos y el compromiso de pedidos global. Los gerentes de existencias también pueden aprovechar la IA para analizar las tendencias actuales y previstas a fin de automatizar los pedidos de materiales y asignar recursos para mantenerse al día con la demanda de forma proactiva.

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    Preguntas frecuentes sobre la gestión de existencias

    ¿Cuál es el significado de la gestión de existencias?
    La gestión de existencias es la práctica de realizar el seguimiento de la cantidad, la ubicación, la calidad y otros atributos del stock de una empresa, desde la compra inicial hasta la venta de los productos terminados. Las empresas utilizan la gestión de existencias para reforzar los procesos de producción y garantizar que funcionan de manera eficiente, mantener suficiente inventario para satisfacer los pedidos de los clientes y minimizar los costes.

    ¿Cuáles son los tres tipos de sistemas de gestión de existencias?
    Los tres tipos de sistemas de gestión de existencias son manual, periódico y perpetuo. En un sistema manual, los equipos cuentan las existencias manualmente y actualizan los registros en papel o en hojas de cálculo. En un sistema periódico, los miembros del personal registran las existencias en un único punto en el tiempo, por ejemplo, con periodicidad mensual o trimestral, normalmente utilizando escáneres de códigos de barras y software de gestión de existencias. En un sistema perpetuo, las máquinas escanean continuamente los números de seguimiento de envíos, los códigos de barras o las etiquetas RFID para rastrear el movimiento del inventario, y el sistema de gestión de existencias se actualiza automáticamente a medida que se reciben, solicitan, retiran y envían los productos.

    ¿Cuáles son los cinco pasos principales en la gestión de existencias?
    Los cinco pasos principales de la gestión de existencias se pueden resumir como inventario de pedidos, inventario de tienda, inicio de la producción, venta de los productos terminados y reordenación del inventario. La forma exacta en que se lleva a cabo cada etapa depende de los requisitos y las políticas de la industria o de la organización.

    ¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de existencias?
    El objetivo principal de la gestión de existencias es garantizar que los volúmenes ideales de materias primas, trabajos en curso y productos terminados estén en las ubicaciones correctas en el momento oportuno para maximizar las ganancias y mantener a los clientes satisfechos cumpliendo de forma estricta los pedidos.

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