Le COAM automatise ses opérations financières avec Oracle Cloud

Le COAM (Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid), le Collège des architectes de Madrid, représente les intérêts professionnels de plus de 10 000 architectes affiliés dans la capitale espagnole et protège les valeurs culturelles et environnementales de l'architecture espagnole. Elle forme les architectes dans tous les aspects de leur discipline, y compris technique et juridique, et applique les normes de la profession.

Les revenus du COAM proviennent des frais d'adhésion, des approbations de documents, des formations et des activités culturelles organisées en interne ou par des organismes publics.

Le Collège exécutait ses opérations financières à l'aide d'une combinaison de processus manuels et d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) sur site obsolète avec de très nombreuses personnalisations. Le COAM avait absolument besoin d'une plus grande agilité dans son service financier et voulait rénover les processus financiers et d'approvisionnement du Collège.

Le COAM a choisi Oracle pour créer une architecture basée sur le cloud en raison de la réputation d'innovateur d'Oracle. En tant que client d'Oracle Database depuis des décennies, le COAM a décidé de rester avec le fournisseur qu'il connaissait le mieux et, par la même occasion, de faire des économies sur son matériel et ses mises à jour.

« Oracle Cloud est toujours à jour. Avoir accès aux processus ERP les plus innovants nous permet clairement de nous démarquer », explique Hugo Gómez-Carrillo Ruiz, Directeur financier du COAM.

Le COAM a implémenté Oracle Fusion Cloud ERP. Le passage d'un système manuel sur site au cloud a permis au service financier du COAM de gagner en efficacité grâce à l'automatisation de ses processus. Pour une organisation qui traite des milliers de transactions de faible montant tout au long du mois, les étapes de modernisation, telles que le chargement en masse de factures mensuelles récurrentes, ont considérablement réduit la charge de travail.

Par exemple, la clôture mensuelle de l'entreprise a été accélérée de sept jours, ce qui a permis au personnel de se concentrer sur la planification stratégique. Le COAM réalise aussi des économies de temps et d'efforts en générant automatiquement des lettres d'avis de paiement envoyées lors du paiement des factures entrantes.

Grâce à Oracle Fusion Cloud Procurement, le COAM bénéficie d'une traçabilité jusqu'alors impossible à mettre en place, en suivant la durée de vie d'une commande dans une application. « Cela nous donne un contrôle total sur les coûts. Notre prochain objectif est d'automatiser le traitement des factures pour améliorer l'efficacité des comptes fournisseurs », explique M. Gómez-Carrillo.

En outre, le COAM peut désormais prendre des décisions financières plus rapidement. En accédant aux tableaux de bord et aux rapports standard d'Oracle Cloud ERP, le Collège peut analyser l'échéance des factures, les dettes contractées et les paiements de TVA en un clic. « Nous ne pouvions pas créer des rapports correctement avant. Tout était ad hoc et dans un Excel, mais maintenant, nous pouvons fournir aux gens qui n'ont pas la finance comme domaine d'expertise des rapports analytiques qui facilitent leur prise de décision », explique M. Gómez-Carrillo.

En outre, Oracle Cloud Infrastructure permet au COAM de configurer une passerelle de communication avec l'Administration fiscale espagnole afin d'envoyer électroniquement des déclarations de TVA et de recevoir des réponses.

Pour renforcer les pratiques commerciales courantes, l'équipe financière du COAM a établi un tableau de bord permettant d'en mesurer l'efficacité et de l'ajuster si nécessaire, ainsi que de créer de la transparence. Le projet consiste à développer Oracle Cloud ERP dans l'ensemble de l'entreprise et à mettre en place des processus de travail unifiés.

Le COAM intègre les applications basées sur Oracle utilisées pour les approbations officielles d'architecture, les frais d'adhésion, la gestion des événements et les formations via Oracle Fusion Cloud Applications afin que les modifications apportées soient répliquées dans Oracle Cloud ERP. « Disposer d'une source de données pouvant faire l'objet d'un contrôle croisé dans l'organisation est essentiel pour prendre des décisions et stimuler l'innovation », explique M. Gómez-Carrillo. « Cela apporte une grande valeur en termes de vitesse et d'efficacité. »

Le COAM compte plusieurs projets reposant sur Oracle Cloud Infrastructure. Par exemple, une initiative de big data consiste à intégrer plus de 100 ans de plans de construction et de descriptifs de logement à Madrid dans Oracle Cloud.