Northwell Health rationalise ses processus de dotation en personnel pendant la pandémie de COVID-19 grâce à Oracle

En février et mars 2020, le nombre de cas de COVID-19 à New York a augmenté à un rythme alarmant. En l'absence de traitement antiviral ou de vaccin efficace pour traiter ou prévenir la maladie, les 27 hôpitaux new-yorkais de Northwell risquaient d'être submergés par un afflux de patients.

L'entreprise avait besoin d'un moyen de suivre son personnel soignant, de prévoir les besoins en effectifs à venir et de s'adapter à l'évolution constante du nombre de patients pendant la pandémie.

Les analystes de données de Northwell sont parvenus à extraire à la hâte les données de planification des salariés de leur système de présence et de temps Kronos et les combiner avec les données de recensement des patients de plusieurs hôpitaux afin de planifier les besoins en personnel. Les données étaient décentralisées et gérées par des hôpitaux individuels. Les analystes ont utilisé des feuilles de calcul Excel pour analyser les chiffres et aider les administrateurs à comprendre les pénuries de personnel dans chaque hôpital et unité.

L'intégration de données à partir de plusieurs fichiers plats s'est révélée difficile et chronophage. Les professionnels des RH de l'entreprise étaient également chargés de recueillir des informations sur les ressources en personnel provenant de diverses sources externes. En raison de la pandémie, Northwell a dû accélérer les processus d'intégration et de validation pour environ 700 nouveaux salariés temporaires.

Avant la pandémie de COVID-19, Northwell a choisi la technologie Oracle Cloud comme base pour l'évolution de ses pratiques RH.

Après avoir évalué les différentes solutions d'entreprise, les responsables de Northwell ont conclu qu'Oracle Cloud constituait le bon choix pour créer une culture de l'analyse dans l'entreprise. Ils ont constaté la valeur de tableaux de bord permettant aux responsables hospitaliers de consulter des données en temps réel et de disposer d'une source fiable d'informations pour prendre des décisions commerciales.

Northwell a utilisé Oracle Analytics pour rationaliser, synthétiser et afficher les données de planification du personnel et les informations de recensement des patients provenant de dizaines d'hôpitaux. Grâce à un tableau de bord RH dans Oracle Fusion Cloud Human Capital Management, les chefs de service et les responsables RH ont pu plus facilement rester au courant des flux de patients, du recrutement du personnel et des besoins en ressources, en particulier les infirmiers et les pneumologues nécessaires pour chaque service.

Les anciennes feuilles de calcul ont été converties dans un format directement utilisable par Oracle Analytics Cloud, ainsi que par une intégration personnalisée avec Kronos, et diffusable via des graphiques et cartes numériques. Désormais, tous les flux de fichiers sont automatisés. Les feuilles de calcul et la saisie des données manuelle ne sont plus nécessaires.

Le tableau de bord aide les responsables hospitaliers de Northwell à interpréter les données afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées sur les services ayant besoin de renforts pour optimiser les soins aux patients. L'accès avec connexion unique permet aux utilisateurs de se connecter en toute transparence à partir de plusieurs applications.

Cette solution fournit non seulement une source unique d'informations fiables pour visualiser la dotation en personnel en temps réel, mais l'automatisation décharge également plusieurs salariés à temps plein de la maintenance manuelle de feuilles de calcul, afin qu'ils puissent être réaffectés à des activités plus productives et plus utiles.

Adventist Health et Deloitte ont collaboré pour fournir une solution visant à aider l'entreprise à évoluer et à se préparer aux changements. Baker Tilly a également travaillé avec Northwell sur sa transformation.