Comment suivre les notes de frais en 6 étapes faciles

Budgétisation

Chaque entreprise doit gérer son budget de manière raisonnée et le suivi étroit des frais professionnels aide à la fois à établir et à respecter les budgets. À l'heure actuelle, la plupart des chefs d'équipe et de département sont responsables du respect de leurs budgets. Grâce à un suivi régulier des dépenses, ils peuvent anticiper tout frais excessif dès le départ. À chaque cycle de budgétisation réussi, les équipes de planification et d'analyse financières (FP&A) peuvent obtenir des informations sur les modèles de dépenses et ajuster les budgets futurs pour les refléter plus précisément. S'il apparaît qu'une dépense représente un coût trop important, l'entreprise peut chercher des fournisseurs plus compétitifs ou adapter ses politiques. Par exemple, si les coûts de déplacements professionnels des salariés montent en flèche, l'entreprise peut mettre en place une politique exigeant l'approbation préalable du manager du collaborateur, voire de son N+2, avant qu'il ne puisse réserver un voyage.

Déductions fiscales

Une autre raison essentielle pour laquelle les entreprises doivent surveiller de près les frais professionnels est que la plupart sont déductibles d'impôt, c'est-à-dire que les entreprises peuvent soustraire ces dépenses de leur revenu brut, réduisant ainsi le montant des impôts locaux, nationaux ou régionaux. En règle générale, les déductions fiscales comprennent les salaires, les avantages sociaux standard des collaborateurs, les matières premières et d'autres intrants de produits, les loyers sur les biens commerciaux, l'amortissement des actifs commerciaux, la publicité, les coûts de transport, les frais de voyage, les formations, les fournitures de bureau, les logiciels, les primes d'assurance, les frais d'intérêt, les créances douteuses et même une variété d'impôts eux-mêmes.

Flux de trésorerie

Parce que le flux de trésorerie est essentiel à la santé financière d'une entreprise, les équipes financières en charge de la gestion de la trésorerie ont besoin d'un suivi précis et opportun des dépenses de l'entreprise. Leur travail consiste à surveiller la source des entrées d'argent résultant de la vente de biens et de services et, ce qui nous occupe dans cet article, la destination des sorties d'argent. Les dépenses telles que les voyages et les divertissements lors desquels les collaborateurs rencontrent les clients et se réunissent avec leurs collègues peuvent déboucher sur des dépenses importantes et très variables si les politiques et les attentes appropriées ne sont pas en place. Tant que ces dépenses sont suivies avec précision, soustraites de flux de trésorerie tout aussi précis, le DAF peut être sûr que l'entreprise ne sera pas à court de liquidités nécessaires pour payer ses factures et que ses prévisions de flux de trésorerie reflètent véritablement la situation financière actuelle de l'entreprise. En suivant leurs dépenses au fur et à mesure, les équipes Finance peuvent réagir immédiatement, notamment par une réduction des coûts ou une augmentation de l'endettement, pour améliorer le flux de trésorerie, si nécessaire, plutôt que d'attendre que les chiffres aient été consolidés des semaines ou des mois plus tard lorsqu'il est trop tard.

Des économies de coûts

En relation avec ce qui précède, si une entreprise sait exactement ce qu'elle dépense en temps quasi réel, elle peut adopter des pratiques financières plus agiles, saisir des opportunités pour rechercher des options à moindre coût, renégocier des contrats pour obtenir des remises sur volume ou retarder les achats lorsque certains prix augmentent. Le suivi continu des frais professionnels facilite également la réduction des doublons, à la fois involontaires et frauduleux. Par exemple, les managers de différentes équipes marketing peuvent avoir souscrit à différentes banques d'images, alors qu'ils pourraient obtenir une meilleure offre en choisissant un seul fournisseur.

1. Établir des comptes professionnels et des relations bancaires

Les relations bancaires, y compris avec les fournisseurs de cartes de crédit d'entreprise, fournissent une base pour le travail de suivi des frais professionnels. Grâce à l'intégration des cartes de crédit professionnelles aux systèmes de gestion des dépenses, les dépenses des collaborateurs imputées sur ces cartes peuvent alimenter automatiquement le système, réduisant ainsi les erreurs et faisant gagner du temps aux collaborateurs et aux équipes financières. Certains systèmes d'ERP intègrent même des services bancaires dans l'application, afin que les équipes d'achats puissent accéder directement au financement et aux paiements dans l'application pour les transactions B2B. Ces entreprises bancaires fournissent également les fonds de roulement renouvelables nécessaires à la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients. Étant donné que la trésorerie et les données nécessaires à la gestion des dépenses de l'entreprise passent toutes par ces fournisseurs de services financiers, une collaboration solide et bien intégrée rapporte de gros dividendes. En établissant de telles relations bancaires, les entreprises peuvent également trouver plus facile d'obtenir des prêts pour des achats plus importants pour développer l'entreprise, acheter de l'équipement spécialisé ou financer une campagne de marketing.

2. Assurer le suivi des réceptions et des factures

Les entreprises doivent suivre les reçus et les factures au fur et à mesure de leur apparition. En surveillant les reçus et les factures, ils peuvent prévoir les besoins de trésorerie et ajuster leurs dépenses selon les besoins, surveiller la conformité aux politiques en matière de dépenses, répondre aux audits, se conformer aux réglementations en matière de reporting financier et, autrement, simplifier la préparation des déclarations fiscales.

Les entreprises doivent suivre les reçus et les factures au fur et à mesure de leur apparition. En surveillant les reçus et les factures, ils peuvent prévoir les besoins de trésorerie et ajuster leurs dépenses selon les besoins, surveiller la conformité aux politiques en matière de dépenses, répondre aux audits, se conformer aux réglementations en matière de reporting financier et, autrement, simplifier la préparation des déclarations fiscales.

3. Choisir un système comptable

Les systèmes logiciels de comptabilité varient en taille et en portée, allant des feuilles de calcul et des logiciels de comptabilité et de fiscalité rudimentaires aux suites d'applications d'entreprise les plus sophistiquées. En général, les grandes entreprises multinationales et à croissance rapide auront besoin d'applications financières intégrées avec des fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse des données couvrant un ou plusieurs des domaines suivants : gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients, intégration de la planification et la budgétisation financières, contrôle des sorties de trésorerie, automatisation des tâches financières de routine et prévision de la trésorerie. Elles devront aussi prendre en charge plusieurs devises, éliminer les doublons et les fraudes, et les aider à gérer les risques financiers. De plus en plus, ces systèmes de gestion des dépenses intégreront l'intelligence artificielle dans l'application, prenant en charge des tâches telles que la saisie et le rapprochement des factures et des paiements pour améliorer la précision. Un système financier cloud est généralement plus évolutif qu'un système on-premises, ce qui signifie qu'il peut répondre à des pics de demande tels que la clôture trimestrielle ou les déclarations fiscales. Il est également généralement plus facile à implémenter, à mettre à jour avec de nouvelles fonctionnalités et à intégrer aux applications de gestion des stocks, de supply chain, d'achats et autres (en particulier lorsqu'elles font partie d'une suite).

4. Intégrer un logiciel à ses comptes bancaires

Utiliser un logiciel de comptabilité sans le connecter aux comptes bancaires de l'entreprise, c'est comme posséder une voiture de sport sans jamais la sortir de son garage. Bien sûr, votre vie sera meilleure qu'avant, mais vous ne profitez pas de tout le potentiel de l'investissement. Plus il y aura de systèmes et d'institutions liés, plus le logiciel sera puissant. La plupart des applications financières comprennent des mesures de protection pour prévenir une utilisation néfaste. Pourquoi entrer manuellement des données lorsqu'elles peuvent être chargées automatiquement à des intervalles définis ? Pourquoi se connecter séparément à un compte bancaire professionnel lorsque le système peut effectuer des transactions ?

5. Choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Ce n'est pas vraiment un choix pour toutes les grandes entreprises, y compris toutes les entreprises cotées en bourse, qui doivent utiliser la comptabilité d'exercice pour leurs dépenses (et leurs revenus). Toutefois, il vaut la peine d'avoir une compréhension claire des deux approches comptables en ce qui concerne les dépenses. Elles peuvent être enregistrées lorsqu'elles se produisent (méthode de comptabilité d'exercice) ou lorsqu'elles ont été payées (méthode de comptabilité de caisse). Ces enregistrements peuvent se produire en même temps, par exemple lorsqu'une entreprise paie du matériel de production à un grossiste. Cependant, avec les cartes de crédit, les factures et les bons de commande, il y a un écart entre la réception des biens ou la prestation du service et le paiement.

L'approche la plus simple est la comptabilité de caisse, où les dépenses ne sont comptabilisées que lorsque la facture a été payée au fournisseur. Ce type de système comptable est facile à maintenir et donne une indication très claire de la quantité d'argent dans la banque à un moment donné, de sorte que les startups et les petites entreprises la choisissent parfois. Cependant, il peut ne pas offrir une image fidèle de la situation financière de l'entreprise. En effet, une entreprise peut accumuler beaucoup de dépenses à crédit tout en se faisant payer en liquide, ce qui peut provoquer une distorsion de la réalité. C'est pourquoi les principes comptables généralement admis utilisent la comptabilité d'exercice.

La comptabilité d'exercice enregistre les transactions lorsqu'elles ont lieu, mais avant que l'argent ne change de mains. Ainsi, un restaurant enregistre immédiatement le coût d'achat des ingrédients (compte fournisseur), même s'il les a achetés à crédit. Cette méthode comptable permet d'éviter les pics financiers soudains, ce qui permet d'avoir une vue plus précise de la santé financière de l'entreprise.

6. Examiner régulièrement les dépenses

Les logiciels de comptabilité peuvent produire des rapports mensuels et trimestriels qui fournissent une analyse des dépenses et de leur destination, mais ils peuvent également offrir plus d'informations en temps réel sur ces dépenses. Chaque type d'analyses offre la possibilité de surveiller les dépenses au fur et à mesure qu'elles se produisent et de commencer à élaborer le plan budgétaire pour l'année suivante. Par exemple, un DAF d'une entreprise pharmaceutique remarque que les frais de voyage et de divertissement de sa force de vente augmentent depuis plusieurs mois. L'entreprise peut répondre en renégociant avec les compagnies aériennes et les hôtels, en organisant davantage de réunions commerciales en vidéoconférence ou en créant de nouveaux processus de préapprobation pour les dépenses de divertissement importantes.