Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité gère et enregistre les transactions financières courantes d'une entreprise, notamment la gestion des immobilisations, la gestion des dépenses, la gestion des revenus, les comptes clients, les comptes fournisseurs, la comptabilité auxiliaire, ainsi que le reporting et les analyses. Un système de comptabilité complet assure le suivi des actifs, des passifs, des revenus et des dépenses d'une entreprise. Ces transactions alimentent ensuite le grand livre en temps réel, fournissant aux directeurs financiers, aux trésoriers et aux contrôleurs un accès immédiat à des données financières précises en temps réel. Il permet également aux responsables des pertes et profits de voir leurs performances au niveau opérationnel.
L'enregistrement systématique de ces transactions financières permet de produire des états financiers trimestriels et annuels, notamment des bilans, des comptes de résultat, des états des flux de trésorerie et des états des capitaux propres des actionnaires. Un logiciel de comptabilité est un composant clé d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP).
Les systèmes ERP unifient les fonctions métier essentielles, telles que la comptabilité, la planification et l'analyse financières (FP&A), la chaîne d'approvisionnement, la gestion des stocks et l'approvisionnement. Ces applications sont intégrées de façon native à une interface utilisateur et à un modèle de données communs, éliminant ainsi la nécessité de passer d'un système à l'autre ou d'intégrer des données cloisonnées pour gérer différents aspects de votre activité.
Avantages d'un logiciel de comptabilité
Le logiciel de comptabilité est essentiel pour aider les entreprises à exécuter leurs processus métier quotidiens. Il permet aux dirigeants de garder un œil sur la santé financière de leur entreprise.
Grand livre et livres auxiliaires
Un logiciel de comptabilité moderne est conçu pour que les écritures comptables et écritures auxiliaires automatisées viennent remplir automatiquement le grand livre, permettant ainsi aux directeurs financiers et aux contrôleurs d'avoir un aperçu en temps réel de leurs données financières.
Comptes fournisseurs et comptes clients
Une solution logicielle de comptabilité complète apporte davantage qu'une simple comptabilité de base. Elle aide les entreprises à réduire la redondance des enregistrements, à améliorer la budgétisation et les prévisions, et à mettre en place une gestion des dépenses complète et correctement classée. En outre, elle fournit une intégration fluide aux systèmes bancaires, permet des audits plus précis et conserve des enregistrements de suivi détaillés de tous les actifs et passifs.
Gestion de la trésorerie
Les fonctions de gestion de la trésorerie du logiciel de comptabilité permettent de fournir des positions de trésorerie précises en rapprochant automatiquement les transactions de trésorerie avec les relevés bancaires. Ces fonctionnalités permettent également aux entreprises de prendre des décisions de trésorerie pertinentes en matière d'investissement, d'emprunt et autres avec des prévisions de trésorerie automatisées basées sur les comptes fournisseurs, les comptes clients, les livres auxiliaires de paie et les transactions externes.
Gestion des ressources
Une solution de comptabilité moderne vous aide à gérer l'ensemble du cycle financier des actifs, y compris l'acquisition, la capitalisation, l'amortissement et le retrait. Cette visibilité complète permet aux entreprises de fournir des états financiers précis liés à l'appréciation et à l'amortissement.
Gestion des risques et conformité
La meilleure défense d'une entreprise contre les fraudes et les accès non autorisés passe par un logiciel de comptabilité offrant une sécurité intégrée, une fonction de gestion des risques et des contrôles d'audit. Ces contrôles internes et la séparation des tâches (SoD) vous aident à rester en conformité avec les réglementations Sarbanes-Oxley (SOX) et à fournir à votre entreprise une source unique et sécurisée de données fiables.
Gestion des recouvrements
La gestion des recouvrements client est une fonctionnalité importante des logiciels de comptabilité. Avec une gestion complète des collectes des paiements, il est plus facile de classer les clients, d’établir des stratégies de collecte, de gérer les paiements et de lancer des procédures de recouvrement pour les clients en faillite.
Gestion des recettes
Les fonctions intégrées de gestion des revenus dans les logiciels de comptabilité automatisent le processus d'utilisation des analyses pour maximiser les revenus et la rentabilité.
Reporting et analytique
Un système comptable complet enregistre non seulement les transactions financières, mais inclut également des fonctionnalités de création de rapports et d'analyse. Ces tableaux de bord prédéfinis aident les responsables financiers à se faire une idée de la santé financière de leur entreprise et à obtenir des informations plus détaillées. Ces tableaux de bord mesurent les KPI financiers critiques en temps réel, y compris le ratio actuel, le ratio rapide, le ratio dette/fonds propres, le fonds de roulement net et la rotation des stocks, pour n'en citer que quelques-uns.
Logiciel de comptabilité : sur site ou dans le cloud
Depuis leur introduction il y a près de 45 ans, les logiciels de comptabilité ont considérablement évolué, passant d'un modèle de déploiement sur site à un modèle basé sur le cloud. La première génération de logiciels de comptabilité a été déployée sur site, ce qui signifie que le matériel et les serveurs du logiciel se trouvaient dans le data center d'une entreprise.
Aujourd'hui, la demande en logiciels de comptabilité basés sur le cloud augmente. Lorsqu’un logiciel de comptabilité est « dans le cloud », cela signifie simplement que l’application s'exécute sur un réseau de serveurs distants, plutôt que sur le site d’une entreprise.
Le cloud offre une alternative plus abordable pour le logiciel de comptabilité et réduit à la fois les dépenses d'exploitation (Opex) et les dépenses d'investissement (CapEx), car il épargne aux entreprises l’acquisition de matériel ou le recrutement de personnel informatique supplémentaire. En l’absence d’infrastructure coûteuse à soutenir, les entreprises peuvent investir des ressources dans des opportunités d'innovation, pendant que les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités stratégiques au lieu de gérer l’aspect informatique.
Quatre concepts opérationnels de base favorisent le passage d'un logiciel de comptabilité sur site au cloud. Celles-ci comprennent :
| Élimination de la maintenance | Les anciens systèmes logiciels nécessitent beaucoup de maintenance de la part du personnel et des consultants. Ces systèmes nécessitent constamment des corrections de bogues, des correctifs, des mises à niveau et des frais de maintenance. Avec les logiciels de comptabilité cloud, le gros du travail de suivi, de diagnostic, d’installation et de test des correctifs passe du client au fournisseur. Ce n’est plus vous qui travaillez en permanence pour corriger le système, c’est le système qui travaille en permanence à votre place. |
| Éviter une maintenance coûteuse | Les logiciels sur site nécessitent beaucoup de temps, d'efforts et d'argent uniquement pour les maintenir opérationnels. Avec les logiciels de comptabilité cloud, les mises à jour, les reprises après sinistres, les actualisations de matériel et les sauvegardes sont toutes effectuées dans le cadre du service client. |
| Précision des données financières en temps réel | Les solutions logicielles comptables du passé étaient souvent conçues pour transférer par lots les transactions des livres auxiliaires vers le grand livre. Un logiciel de comptabilité cloud publie automatiquement toutes les transactions dans le grand livre, garantissant ainsi qu'il contient toujours des données en temps réel. |
| Finis les logiciels inutilisés | Les logiciels innovants de comptabilité rendent obsolètes les achats de licences supplémentaires pour les futurs utilisateurs et les projets potentiels. Grâce au modèle d’abonnement SaaS du cloud, les entreprises utilisent les licences dont elles ont besoin et ajoutent des utilisateurs ou des produits à mesure qu’elles se développent. |
L'avenir des logiciels de comptabilité
Le logiciel de comptabilité a évolué pour répondre aux exigences d'un monde numérique. Le cloud est la clé de cette transformation. Le cloud fait passer les logiciels de comptabilité de back-office à des solutions intégrées, stratégiques et complètes conçues pour l’innovation. Alors que les entreprises sont confrontées à de nouveaux facteurs de perturbation et à des pressions concurrentielles, ces systèmes de comptabilité cloud agiles et adaptables peuvent leur permettre d'atteindre la solidité financière dont elles ont besoin pour s'assurer le meilleur avenir possible.
Avec un logiciel de comptabilité moderne cloud, les entreprises peuvent plus facilement rester compétitives dans une économie numérique. Ces solutions complètes offrent les avantages suivants :
| Création de rapports et analyses avancés | Obtenez une vue complète des performances financières de votre entreprise et d'une meilleure compréhension de sa rentabilité, de ses coûts et de ses revenus en réalisant des analyses des tendances passées et des écarts à l'aide d'indicateurs prédéfinis. |
| Technologies de nouvelle génération | Les applications de comptabilité modernes cloud sont souvent intégrées à une technologie de nouvelle génération, telle que l'intelligence artificielle (IA), la blockchain, le machine learning (ML) et les assistants numériques. |
| Automatisation | Le rapprochement de comptes et la mise en correspondance des transactions intégrés permettent d'accélérer considérablement le processus de clôture financière. Découvrez comment Oracle a réalisé la clôture la plus rapide du S&P 500, en seulement neuf jours calendaires. |
| Coût total de possession réduit | Grâce au cloud, les entreprises n'ont plus besoin d'investir dans du matériel, de la maintenance, des solutions de stockage et des mises à niveau. Grâce à la vitesse et à l'évolutivité offertes par SaaS, les entreprises qui utilisent des logiciels de comptabilité cloud subissent un coût total de possession jusqu'à 52 % de moins (PDF) que les clients sur site. |
| Évolutivité exceptionnelle | Au fur et à mesure de la croissance des entreprises, les logiciels de gestion financière doivent être en mesure d'évoluer rapidement et facilement, pour l'ensemble des marchés, des régions et des produits. Les data centers des fournisseurs de logiciels de comptabilité cloud sont conçus de manière à offrir une vitesse, des performances, une sécurité et une évolutivité inégalées. |
| Travailler depuis n'importe où | Le logiciel de comptabilité cloud permet aux comptables, contrôleurs, trésoriers et directeurs financiers d'accéder à l'application sur n'importe quel appareil mobile via une connexion Internet, d'ordinateurs portables aux smartphones, ce qui permet aux services financiers de fonctionner en toute sécurité, depuis n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. |
| Cycle de mise à jour trimestrielle | Les logiciels d'Oracle sont fournis avec des mises à jour trimestrielles automatiques, permettant aux clients de tirer parti d'une automatisation accrue et de plus de fonctionnalités, tous les 90 jours. |
| Une suite complète de gestion financière | Nous proposons les solutions de gestion financière les plus complètes du marché, avec des applications couvrant les principales tâches comptables et financières, la gestion des risques, les achats directs et indirects et la gestion du portefeuille des projets. |
| Reprise après sinistre | Les protocoles de sécurité intégrés dans les logiciels de comptabilité cloud sont bien plus étendus et modernes que les systèmes sur site. Les fournisseurs cloud sauvegardent régulièrement vos données sur des serveurs situés à plusieurs emplacements, ce qui réduit le risque qu'un incendie ou un sinistre naturel compromette votre instance du système et vos informations. |
| Normes de conformité | Les entreprises actuelles ont besoin d’un système plus élaboré que la version numérique d’une comptabilité stratégique effectuée à l’aide de feuilles de calcul. Au-delà du simple enregistrement des transactions, les logiciels de comptabilité aident les services financiers à gérer leurs obligations fiduciaires, à réduire les erreurs de comptabilité, à raccourcir les cycles de facturation, à respecter les exigences réglementaires et fiscales et à optimiser les flux de trésorerie. |
| Gestion des risques | L’argent faisant l’objet d’un suivi et d’une gestion dans l’ensemble de l’entreprise, les systèmes de comptabilité doivent aider à protéger les données stratégiques contre le vol, la fraude et tout autre délit. Les solutions de gestion financière intègrent la gestion des risques et de la conformité. Cela signifie qu'en plus des pistes d’audit et des recherches d’erreurs, les entreprises peuvent exploiter ces fonctionnalités pour effectuer une séparation des tâches (SoD) et mettre en correspondance les postes et les responsabilités dans l’ensemble de l’entreprise. |
La comptabilité cloud n'est plus seulement l'avenir, c'est un élément que les entreprises doivent adopter maintenant pour éviter un désavantage concurrentiel. Les avantages des logiciels de comptabilité cloud sont similaires à d'autres applications cloud, mais sont encore plus cruciaux car les données financières constituent la base de tout ce que fait une entreprise. Faire fonctionner une entreprise sans informations financières précises et en temps réel, c'est comme conduire une voiture sans compteur de vitesse ni jauge de carburant. Un système de comptabilité cloud est un investissement si essentiel pour les entreprises d'aujourd'hui.