Mire szolgál az ERP?

A vállalati erőforrás-tervezés (ERP) meghatározása

A vállalati erőforrás-tervezés (ERP) egy olyan szoftvertípus, amelyet a szervezetek például a következő mindennapi üzleti tevékenységek kezeléséhez használnak: könyvelés, beszerzés, projektmenedzsment, kockázatkezelés és megfelelőség és ellátásilánc-műveletek. A teljes ERP programcsomag vállalati teljesítménykezelést is tartalmaz: ez egy olyan szoftver, amelyik hozzájárul az adott szervezet pénzügyi eredményeinek megtervezéséhez, beütemezéséhez, előrejelzéséhez és ahhoz, hogy beszámoló készüljön róluk.

Az ERP-rendszerek több üzleti folyamatot is összekötnek, és lehetővé teszik közöttük az adatáramlást. Azáltal, hogy ERP-rendszerek több forrásból is gyűjtik a szervezet közös tranzakciós adatait, kiküszöbölik az adatismétlődést, és egyetlen valóságforrás segítségével biztosítják az adatok sértetlenségét.

Az ERP-rendszerek napjainkra kiemelt fontosságúvá váltak több ezer különböző méretű vállalkozás és minden iparág számára. Ezeknek a vállalatoknak éppolyan nélkülözhetetlen az ERP, mint az égő lámpákat tápláló elektromosság.

Mire szolgál az ERP rendszer?

Hogyan tudják kezelni ezek a megoldások a szervezetek mindennapi üzleti tevékenységeit, például a könyvelést, a pénzügyeket, a beszerzést, a projektmenedzsmentet, az ellátási láncot és a gyártást?

A vállalati erőforrás-tervezési rendszerek olyan teljes körű, integrált platformok, amelyek helyben működnek vagy felhőalapúak, és a gyártással vagy forgalmazással foglalkozó vállalkozások minden működési aspektusát kezelik. Az ERP-rendszerek ezenfelül támogatják a pénzügyi irányítás, a humán erőforrás, az ellátásilánc-menedzsment és a gyártás minden aspektusának együttműködését az Önnél működő számviteli részleggel.

Az ERP-rendszerek a gyártás, a logisztika és a pénzügyek minden aspektusának nyomon követése révén a teljes üzleti folyamat átláthatóságát is biztosítják. Ezek az integrált rendszerek a végpontok közötti munkafolyamatok és adatok központi csomópontjaként működnek, és különböző részlegek számára biztosítanak hozzáférést.

Az ERP-rendszerek és -szoftverek több funkciót támogatnak a nagyvállalatoknál és a közép- vagy kisvállalkozásoknál, az adott iparágra szabott testreszabásokat is beleértve.

Mi a különbség az ERP és a pénzügyek kezelése között?

Bár az ERP szoftverek leírásakor gyakran használják a „pénzügyek” kifejezést, a pénzügyek kezelése és az ERP mégsem ugyanaz. A „pénzügyek” (Financials ) az ERP-modulok egyik részhalmazának megnevezése.

A „pénzügyek” kifejezés a szervezet pénzügyi részlegéhez kapcsolódó üzleti funkciókat jelenti, és a felsorolt területekhez tartozó modulokat tartalmazza: pénzügyi könyvelés, alkönyvelés, számviteli központ, kötelezettségek és követelések, árbevétel-kezelés, számlázás, támogatások, költségkezelés, projektmenedzsment, eszközkezelés, vegyesvállalati könyvelés és behajtás.

A Financials szoftver kimutatási és analitikai funkciókat használ az irányító testületek, például az International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), a Nemzetközi Számviteli Standard Bizottság (FASB) által az Egyesült Államokban általánosan elfogadott számviteli elvek (GAAP), valamint más országok (például a németországi HGB és a franciaországi PCG) kimutatási követelményeinek való megfelelés érdekében.

Az állami szervezetek esetében a Financials szoftvernek képesnek kell lennie időszakos pénzügyi kimutatások készítésére az irányadó szabályozó hatóságok, például az Egyesült Államok Értékpapír- és Tőzsdefelügyelete (SEC) (például negyedéves 10-Q és éves 10-K kimutatások formájában), az Európai Értékpapír-piaci Hatóság (ESMA) és mások számára. Az ilyen típusú pénzügyi kimutatásokhoz a rendszer szöveges kimutatási eszközt használ. A pénzügyekért végső soron a pénzügyi igazgató (CFO) a felelős.

Míg a Financials az üzleti tevékenység egy területét kezeli, az ERP-be az üzleti folyamatok széles köre beletartozik – így a pénzügyek is. Az ERP-szoftver tartalmazhat funkciókat a következőkhöz: beszerzés, ellátásilánc-kezelés, készletgazdálkodás, gyártás, karbantartás, rendeléskezelés, projektmenedzsment, logisztika, termékéletciklus-menedzsment, kockázatkezelés, vállalati teljesítménymenedzsment (EPM), emberi erőforrások/emberi tőke kezelése .

Az ERP a front office-os alkalmazásokba is integrálódik, az ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) megoldásokat is beleértve, és ezáltal holisztikus képet tud alkotni az ügyfelekről. Emellett a felhőalapú ERP-alkalmazások gyakran olyan új generációs technológiákat tartalmaznak, mint a dolgok internete (IoT), a blokklánc, az AI, a gépi tanulás és a digitális asszisztensek. Ezek a fejlett technológiák olyan adatokat és képességeket biztosítanak, amelyek nemcsak számos a hagyományos ERP-funkciókat bővítik ki, hanem új lehetőségeket is teremtenek a hatékonyság növelése, az új szolgáltatások biztosítása és a vállalatszintű mélyebb betekintés szempontjából. Mivel az ERP-rendszerek átfogóak a vállalaton belül, kezelésük gyakran együtt jár a pénzügyi igazgatóval, valamint az informatikai igazgatóval (CIO), az ügyvezető igazgatóval (COO) és más kulcsfontosságú vezetőkkel való együttműködéssel.

A felhőalapú ERP-alkalmazások gyakran olyan új generációs technológiákba ágyazódnak, mint a dolgok internete (IoT), a blokklánc, az AI, a gépi tanulás és a digitális asszisztensek.

Az ERP alapjai

Az ERP-rendszerek egyetlen, meghatározott adatstruktúra (séma) köré épülnek, amely jellemzően közös adatbázissal rendelkezik. Ez segít biztosítani azt, hogy a vállalaton belül felhasznált információk normalizáltak legyenek, valamint közös definíciókon és felhasználói élményeken alapuljanak. Ezek az alapvető konstrukciók aztán összekapcsolódnak az üzleti részlegek (pl. pénzügy, humán erőforrás, mérnöki tevékenység, marketing és üzemeltetés) munkafolyamatai által vezérelt üzleti folyamatokkal, összekötve a rendszereket és az őket használó embereket. Egyszerűen fogalmazva az ERP az emberek, folyamatok és technológiák modern vállalatokon belüli integrálásának eszköze.

Vegyünk például egy olyan autógyártó vállalatot, amely több beszállítótól szerzi be az alkatrészeket. Az ERP-rendszer segítségével nyomon követheti ezen áruk igénylését és beszerzését, és biztosíthatja, hogy a teljes, a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat minden egyes eleme egységes és tiszta adatokat használjon a vállalati munkafolyamatokhoz, üzleti folyamatokhoz, kimutatásokhoz és elemzésekhez kapcsolódóan.

Ha az ERP-t megfelelően alkalmazzák ennél az autógyártó vállalatnál, akkor egy alkatrészeket, például az „első fékbetéteket” egységesen azonosítják az alkatrész neve, mérete, anyaga, forrása, tételszáma, beszállítói cikkszáma, sorozatszáma, költsége és specifikációja alapján, számos más leíró és adatalapú elemmel együtt.

Mivel az adat minden modern vállalat éltető eleme, az ERP megkönnyíti ezen információk összegyűjtését, rendszerezését, elemzését és szétosztását minden olyan személy és rendszer számára, akinek szüksége van rájuk, hogy a lehető legjobban betölthessék a szerep- és feladatkörüket.

Az ERP azt is biztosítja, hogy ezek az adatmezők és attribútumok a vállalat főkönyvében a megfelelő számlára kerüljenek, hogy minden költséget megfelelően nyomon lehessen követni és megjeleníteni. Ha az első fékbetéteket az egyik szoftverrendszerben (vagy esetleg egy táblázatkezelőben) „első fékeknek”, egy másikban „fékbetéteknek”, egy harmadikban pedig „első fékbetéteknek” neveznék, akkor az autógyártó vállalat nehezen tudná megállapítani, hogy évente mennyit költ az első fékbetétekre, és hogy váltson-e beszállítót, vagy tárgyaljon a jobb árról.

Az ERP egyik legfontosabb alapelve a széles körű terjesztésre szánt adatok központi gyűjtése. A több önálló adatbázis és az egymástól független táblázatokból álló végtelen leltár helyett az ERP-rendszerek rendet teremtenek a káoszban, hogy minden felhasználó – a vezérigazgatótól a könyvelőig – ugyanazokat a közös folyamatokból származó adatokat hozhassa létre, tárolhassa és használhassa. Egy biztonságos és központosított adattár birtokában a szervezet minden tagja biztos lehet abban, hogy az adatok helyesek, naprakészek és hiánytalanok. Az adatok integritása az egész szervezetben végzett minden feladatnál biztosítva van anélkül, a negyedéves pénzügyi kimutatásoktól a kintlévőségekről szóló kimutatásokig, hogy hibaforrás táblázatokra kellene támaszkodni.

Az ERP üzleti értéke

Lehetetlen figyelmen kívül hagyni az ERP hatását napjaink üzleti világban. Mivel a vállalati adatok és folyamatok bekerülnek az ERP-rendszerekbe, a vállalkozások összehangolhatják a különálló részlegeket, és javíthatják a munkafolyamatokat, mindez pedig jelentős megtakarításokat eredményez. Íme néhány példa a konkrét üzleti előnyökre:

• Jobb üzleti helyzetkép a kimutatások által generált valós idejű információk alapján
• Alacsonyabb működési költségek a racionalizált üzleti folyamatok és a bevált gyakorlatok révén
• Bővített együttműködés a felhasználók által a szerződésekben, igénylésekben és megrendelőlapokon közzétett adatok alapján
• Megnövelt hatékonyság a számos üzleti funkciót és jól meghatározott üzleti folyamatokat átfogó közös felhasználói élmény révén
• Egységes infrastruktúra a back office-tól a front office-ig, amelyben minden üzleti tevékenységnek ugyanolyan a megjelenése
• Magasabb elfogadási arány a felhasználók között az általános felhasználói élménynek és a kialakításnak köszönhetően
• Kisebb kockázat a jobb adatintegritás és pénzügyi ellenőrzések révén
• Alacsonyabb kezelési és működési költségek az egységes és integrált rendszerek eredményeként

Az ERP rövid története

A lyukkártyáktól a mobileszközökig
Az ERP története több mint 100 évre nyúlik vissza. 1913-ban Ford Whitman Harris mérnök kidolgozta a gazdasági rendelési mennyiség (EOQ) elnevezésű modelljét: ez egy papíralapú gyártási rendszer volt a gyártás ütemezéséhez. Évtizedeken át az EOQ volt a gyártási szabvány. A szerszámgyártó Black and Decker 1964-ben átírta a játékszabályokat, amikor elsőként alkalmazott egy olyan anyagszükséglet-tervezési (MRP) megoldást, amelyben az EOQ koncepciókat ötvözte a nagyszámítógépekkel.

Az MRP maradt a gyártási szabvány, amíg 1983-ban ki nem fejlesztették a gyártási erőforrás-tervezést (MRP II). Az MRP II a szoftver architektúrájának kulcsfontosságú elemeként „modulokat” tartalmazott, és olyan alapvető gyártási komponenseket integrált magába, mint a beszerzés, az anyagjegyzékek, az ütemezés és a szerződéskezelés. A különböző gyártási feladatokat akkor először integrálták közös rendszerbe. Az MRP II arról is meggyőző jövőképet adott, hogy a szervezetek miként használhatják a szoftvereket a vállalati adatok megosztására és integrálására, valamint a működési hatékonyság növelésére a jobb gyártástervezés, a készletcsökkentés és a kevesebb hulladék (selejt) révén. A számítástechnika 70-es és 80-as évekbeli fejlődésével párhuzamosan kidolgoztak az MRP II-hez hasonló koncepciókat a gyártáson túli üzleti tevékenységek, így a pénzügyek, az ügyfélkapcsolat-kezelés és a humánerőforrás-adatok kezelésére. 1990-re a technológiai elemzők már nevet is adtak a vállalatirányítási szoftverek ezen új kategóriájának: ez lett a vállalati erőforrás-tervezés.

ERP-telepítési modellek: a helyhez kötöttől a felhőalapúig

Az ERP múltja: a 90-es évektől az új évezredig
A 90-es évektől a huszonegyedik század elejéig az ERP elterjedése gyorsan növekedett. Ugyanekkor emelkedni kezdtek az ERP-rendszer megvalósításának költségei. A szoftver futtatásához szükséges hardver jellemzően a vállalat telephelyén volt, egy nagy gépekkel teli szerverteremben. Mind a hardver, mind a szoftverlicencek tőkebefektetést igényeltek, és 5-10 év alatt csökkent az értékük. Ráadásul a szervezetek szinte mindig a saját igényeikhez akarták igazítani ERP-rendszerüket, ami további szoftver-tanácsadói és képzési költségekkel járt.

Eközben az ERP-technológia továbbfejlődött, az új szolgáltatások és funkciók (például a beágyazott analitika) révén beemelte magába az internetet. Az idő előrehaladtával sok szervezet rájött, hogy helyhez kötött ERP-rendszereik nem tudnak már lépést tartani a modern biztonsági követelményekkel vagy az újonnan megjelenő technológiákkal, például az okostelefonokkal.

Cloud ERP – új ERP-szolgáltatási modell

Software-as-a-service (SaaS)
Isten hozta a felhőben – pontosabban a Software-as-a-service (SaaS) ERP szolgáltatási modellben. Amikor az ERP-szoftvert felhőszolgáltatásként biztosítják, az a vállalat szerverterme helyett távoli szerverekből álló hálózaton fut. A felhőszolgáltató évente többször javítja, kezeli és frissíti a szoftvert – ahelyett, hogy 5-10 évente költséges frissítésre lenne szükség egy helyhez kötött rendszeren. A felhő csökkentheti mind a működési (OpEx), mind a beruházási költségeket (CapEx), mivel a vállalatoknak nem kell szoftvert és hardvert vásárolniuk, vagy további informatikai személyzetet felvenniük. Ezeket az erőforrásokat ehelyett új üzleti lehetőségekbe lehet befektetni, és a szervezet mindig naprakészen a legfrissebb ERP-szoftverekkel rendelkezik. Az alkalmazottak így az informatikai irányításról értékteremtőbb feladatokra, például az innovációra és a növekedésre fókuszálhatnak.

7 ok, amiért érdemes áttérni valamelyik ERP-felhőmegoldásra

A különböző méretű vállalkozásoknál, így sem a nagyvállalatoknál, sem a kis- és középvállalkozásoknál nem lehetséges egyszerre kivonni a helyhez kötött rendszereket, és teljes mértékben felköltözni a felhőbe. Ez legalábbis ez olyasmi, amit rövid fejlesztési időn belül kényelmesen meg tudnak tenni. Eközben a helyhez kötött ERP mellett maradni, figyelmen kívül hagyva a felhőalapú vállalati erőforrás-tervezés összes előnyét szintén nem ideális megoldás. Miért érdemes megfontolni a felhőalapú alkalmazások használatát a helyhez kötött rendszerek helyettesítésére vagy kibővítésére?

Bevezetés az Oracle ERP használatába

A szervezetek számára mindig is küzdelmes volt a hagyományos ERP magas költségei és összetettsége, valamint a testre szabott funkciók és a rugalmasság iránti igény közötti egyensúly megteremtése – mindezt úgy, hogy közben megfeleljenek az üzleti igényeknek. Megmutatjuk és elmagyarázzuk, hogy miként biztosítja az Oracle ERP Cloud a munkacsoportok összekapcsolását, az adatok egyesítését és a valós idejű betekintést, hogy Ön és pénzügyi csapata a legjobb üzleti döntéseket tudja meghozni. A felhőben szolgáltatásként biztosított ERP-vel az Ön szervezete felkészülhet a jövőre, és megelőzheti a változásokat.

A SaaS-modell egyik előnye, hogy a szoftver, és benne a legújabb funkciók, szolgáltatások és bevált gyakorlatok folyamatosan naprakészek maradnak. A felhőalapú ERP-szolgáltatók rendszeresen (az Oracle esetében akár havi gyakorisággal) adnak ki frissítéseket. Vagyis a legújabb és forradalmi technológiák – például az AI, a digitális asszisztensek, a gépi tanulás, a blokklánc, a kiterjesztett valóság és a dolgok internete (IoT) – rendszeresen elérhetővé válnak az előfizetők számára.

Az új technológiák elérése révén a szervezetek gyorsan, az ERP-szoftver fejlődésével párhuzamosan javíthatják bevált üzleti gyakorlataikat. Automatizálni tudják a korábban komoly manuális beavatkozást igénylő folyamatokat, például a pénzügyi számlák egyeztetését. A felhasználók emellett átfogó, valós idejű képet kapnak a vállalatnak nemcsak a front office-ban, hanem a raktárakban, a gyártóüzemekben és a vállalaton belül mindenhol máshol végzett üzleti tevékenységeiről. Ezek a ismeretek ezután minden illetékes alkalmazott számára könnyen elérhetővé válnak a mobil eszközökön, így okostelefonon és táblagépen is.

Napjaink ERP felhőszolgáltatása megfelel a digitális korszak szellemének, és tartalmazza a mobil, a közösségi, az analitikai, valamint a legújabban kifejlesztett technológiákat. Egy szervezet fejlődéséhez ez a minimum.

ERP – Gyakori kérdések

Egyszerűen fogalmazva mire szolgál az ERP?
Az ERP a vállalati erőforrás-tervezést jelenti. Ez egy olyan szoftverrendszer, amelybe beletartozik a vállalat sikeres működtetéséhez szükséges összes eszköz és folyamat, így a HR, a gyártás, az ellátási lánc, a pénzügy, a könyvelés és még sok más terület.

Mi az ERP három elterjedt típusa?
Az ERP három legelterjedtebb típusa a helyhez kötött, a felhőalapú és a hibrid ERP. A helyhez kötött ERP-rendszer a vállalat szerverein fut, míg a felhőalapú ERP egy külső féltől származó, távoli szerveren működik. A hibrid ERP a kettő keveréke, gyakran egy helyhez kötött ERP-t jelent a központban és felhőalapú ERP-rendszereket a leányvállalatoknál.

Kaphatnék egy példát az ERP-re?
Az ERP-re jó példák az olyan iparág-specifikus ERP-rendszerek, amelyek megfelelnek az adott üzlettípusok speciális követelményeinek, és olyan iparág-specifikus képességeket kínálnak, mint az anyagtervezés és a speciális gyártási nyilvántartások kezelése. Mivel ezek a rendszerek ennyire testre szabott funkciókat kínálnak, a vállalkozásoknak nem kell túl sok testreszabást végezniük vagy sok más külső eszközbe integrálniuk.