15 היתרונות המרכזיים של ERP בענן וסיבות לשדרג
מייקל היקינס | אסטרטג תוכן | 21 במרץ 2024
התפקיד של מנהל הכספים הראשי הופך לאסטרטגי ומשפיע יותר, וכך יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן מעניקים לסמנכ"לי כספים כלי חיוני לריכוז וניתוח נתונים ממערכות פיננסיות ותפעוליות שונות. לדוגמה, היישומים יכולים להפעיל תגובות אוטומטיות לאירועים מוגדרים מראש (כגון חידוש מלאי כאשר המלאי מגיע לרמה מוגדרת מראש) וליצור דוחות עם נתונים מתוזמנים כדי לסייע למנהלים עסקיים לקבל החלטות.
לאור קצב השינוי המואץ והזמן הקצר מאוד שלוקח לאירועים בחלק אחד של העולם להשפיע על אזור אחר, מנהלים פיננסים ואחרים מסתמכים על יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן כדי לעזור להם לזהות ולפעול בנושאים קריטיים המשפיעים על עסקיהם.
מהו תכנון משאבים ארגוני בענן?
תכנון משאבים ארגוני בענן הוא תוכנה המשמשת שירות ועוזרת למנהלים עסקיים לנהל את הארגונים שלהם על ידי ריכוז נתונים ממערכות תפעוליות ופיננסיות מקושרות. מערכות תכנון משאבים ארגוניים בענן מקיפות בדרך כלל יכולות בתחום הכספים והחשבונאות, תקצוב ותכנון, רכש, מלאי, ייצור, שרשרת אספקה ועוד. הם גם יכולים להשתלב עם יישומי ענן למשאבי אנוש, מכירות ושיווק ושירות לקוחות ותמיכה, מה שהופך את הנתונים לנגישים באמצעות לוח מידע יחיד. ניתן להשתמש בנתונים אלה בפעולות באמצעות שילוב של טריגרים אוטומטיים ותגובות לנתונים של אנשים בתפקידים השונים שלהם.
מכיוון שהגישה ליישומי תכנון משאבים ארגוני בענן היא דרך האינטרנט, הם נגישים למשתמשים מכל מקום וברוב המכשירים שלהם. יתר על כן, ספק היישום אחראי לספק שדרוגי תכונות קבועים ותיקוני אבטחה, גם דרך האינטרנט, ללא הפרעה בשירות.
מילות מפתח
- יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן הם המערכות הפיננסיות והתפעוליות שעסקים משתמשים בהן מדי יום.
- תכנון משאבים ארגוני בענן מספק גמישות רבה יותר מאשר תכנון משאבים ארגוני מקומי, מכיוון שהוא מאפשר לעסקים להגביר את השימוש סביב עליות עונתיות מבלי לדאוג להאטת הביצועים. ומכיוון שהוא מועבר כשירות מנוי, הוא משחרר מזומנים שאחרת היו קשורים בהוצאות הון.
- עם תכנון משאבים ארגוני בענן, האחריות לתיקוני אבטחה, תחזוקה ושדרוגים נופלת על ספק הענן ולא על הלקוח.
- רוב יישומי תכנון המשאבים הארגוני בענן קלים יותר מיישומים מקומיים לשילוב עם מערכות משרד עורפי אחרות, בייחוד כאשר הם חלק מחבילה מאוחדת. שילוב זה מקל על עסקים לדווח, לנתח ולפעול בעזרת נתונים המשקפים את הפעולות והתנאים העסקיים הנוכחיים.
תכנון משאבים ארגוני בענן מול תכנון משאבים ארגוני מסורתי
תכנון משאבים ארגוני בענן בדרך כלל קל יותר ליישם, לגשת אליו, לתחזק, לאבטח ולעדכן בתכונות חדשות, בפתרונות מבוססי ענן המציעים גישה זריזה וידידותית יותר למשתמש בהשוואה לעמיתיהם המקומיים. לדוגמה, ניתן ליישם תכנון משאבים ארגוני בענן תוך חודשים ספורים בלבד בניגוד לשנים, והתחזוקה, עדכוני הפונקציונליות, תיקוני האבטחה והתשתית כולם מנוהלים על ידי ספק הענן - עם תכנון משאבים ארגוני מקומי, כל אלה באחריות החברה. ניתן לגשת למערכות תכנון משאבים ארגוני בענן מעבר למקום העבודה דרך דפדפן או מכשיר נייד, ואילו פונקציונליות זו אינה צפויה להיות בלתי אפשרית עם מערכות מקומיות.
בסך הכל, מערכות תכנון משאבים ארגוני בענן מספקות גמישות משופרת, מדרגיות ונגישות בהשוואה לפתרונות מקומיים מסורתיים. הן מפחיתות את הביקוש למשאבי IT פנימיים, מציעות חיסכון בעלויות בתשתית ומספקות נתונים ותכונות עדכניים התומכים בסביבות עבודה מודרניות ראשונות לנייד.
| תכנון משאבים ארגוני מקומי | Cloud ERP | |
|---|---|---|
| מהירות היישום | יכולה לארוך שנה או יותר | מדודה בחודשים |
| גישה מחוץ למשרד | קשה עד בלתי אפשרית | נגישה בחיבור לאינטרנט, דפדפן וסיסמה |
| תחזוקה | אחריות פנים-ארגונית | אחריות ספק הענן |
| תיקוני אבטחה | אחריות פנים-ארגונית | אחריות ספק הענן |
| עדכוני תכונה/פונקציונליות | IT צריכים להציב אותו בראש סדר העדיפויות | אוטומטי ורגיל |
| דרישות תשתית | נזקק לתמיכה פנימית | בטיפול של ספק הענן |
| התאמה לגורמים ניידים | לא סביר | סיכוני טבלה |
| רלוונטיות/עמידת נתונים בזמנים | תלוי בתזמון של עיבוד אצווה | הנתונים מתעדכנים בתדירות גבוהה, לעיתים קרובות בזמן אמת |
15 יתרונות של תכנון משאבים ארגוני בענן
המונח "תכנון משאבים ארגוניים" מקורו שנות ה-90, אך מקור קטגוריית התוכנה הוא במערכות התכנון של דרישות החומרים משנות ה-60. יישומי תכנון משאבים ארגוני מבוססי ענן משתפרים ביחס לדורות קודמים של מערכות תכנון משאבים ארגוניים מקומיות במספר דרכים. קל יותר לחברות ליישם אותן, הן מתעדכנות בתדירות גבוהה יותר, נגישות מחוץ למשרד ומכילות ממשקי משתמש הדומים יותר לאפליקציות צרכנים.
1. יישום מהיר יותר
לא חריג שיישומי תכנון משאבים ארגוני בענן יימשכו לא פחות מכמה שבועות עד כמה חודשים, ואילו יישומים מקומיים מסורתיים נמשכים בדרך כלל שנה לפחות ויכולים להוסיף, עבור הגדולים ביותר, מיליוני דולרים בדמי ייעוץ. מכיוון שמערכות תכנון משאבים ארגוני בענן הן מודולריות וקלות יותר ליישום ממערכות מקומיות, עסקים יכולים להתחיל להשתמש ביישומים מהר יותר.
2. אבטחה חזקה יותר
לספקי ענן גדולים יש צוותי אבטחה גדולים יותר משלרוב לקוחותיהם יש עובדי IT, וצוותים אלה מתמקדים אך ורק בהגנה על המערכות שלהם ועל נתוני הלקוחות שלהם. חברות שמפעילות את מערכות תכנון המשאבים הארגוניים הפנימיות שלהן מעכבות לעיתים קרובות יישום תיקוני אבטחה קריטיים בנקודות התורפה שהתגלו לאחרונה מכיוון שאין להן משאבי IT לבדיקה ולאחר מכן ליישום עדכונים אלה בזמן. ספקי ענן בדרך כלל גם מקלים על הלקוחות ליישם בקרות גישה מבוססות תפקיד.
3. גמישות גדולה יותר
עם תכנון משאבים ארגוני בענן, קל יותר לחברות לנקוט גישה הדרגתית להשגת יכולות IT חדשות. לדוגמה, ארגון יכול להתחיל במערכת הכספים של הענן, ולהוסיף ניהול סיכונים, רכש, ניתוח, שרשרת אספקה ופונקציונליות אחרת בהמשך הדרך.
4. נתונים בזמן אמת
יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן מיועדים להשתלב עם מקורות נתונים שונים, ומאפשרים לנתונים לזרום לתוך לוחות המידע של המשתמשים ברגע שהם הופכים לזמינים ולא באמצעות עדכוני אצווה יומיים, כמו גם עם מערכות מקומיות מדור קודם. לדוגמה, אם צוות רכש יכול לקבל עדכונים עדכניים יותר על הצורך של החברה להגביר את הייצור בגלל ביקוש מוגבר ללקוחות, הוא יכול להזמין את האספקה הנחוצה מוקדם יותר.
5. מדרגיות קלה יותר
אם השימוש במערכת תכנון משאבים ארגוני בענן משתנה במהלך הרבעון או השנה - בסביבות הסגירה הרבעונית, למשל - ספק הענן אחראי לניהול העליות והירידות הללו. ארגון ה-IT של הלקוח אינו צריך לדאוג בנוגע להקצאת קיבולת שרת או אמצעי אחסון נוספים לטיפול בעלייה. לקוחות יכולים גם להוסיף או לצמצם מנויים אם מספר המשתמשים משתנה לאורך זמן. לעומת זאת, פריסות מקומיות של תכנון משאבים ארגוני דורשות משאבי IT ייעודיים כדי להרחיב או לצמצם את קיבולת התוכנה והחומרה, גם בעת פתיחת משרדים חדשים או רכישת חברות.
6. תמיכה טובה יותר
בגלל הקלות היחסית שבה לקוחות יכולים לעבור מספק יישומי ענן אחד לאחר, לספקים שלהם יש תמריץ לספק תמיכה חזקה, 24/7 ופעולה תקינה ב-99.999%. ומכיוון שהספקים מכירים את היישומים שלהם טוב יותר מכל אחד אחר, הם מתאימים יותר לספק תמיכה מאשר צוות ה-IT הפנימי של הלקוחות שלהם, שאחראים לניהול תיקונים של יישומים וסוגי תשתית שונים.
7. עלויות תפעול נמוכות יותר
מחשוב ענן מאפשר לעסקים לשלם רק עבור מספר העובדים שמשתמשים בפועל ביישומי תכנון משאבים ארגוניים, והם יכולים להתאים את המספר הזה למעלה ולמטה לפי הצורך. נוסף על כך, שירותי הענן מעבירים את נטל ההתקנה והתחזוקה הבסיסיות של היישומים והחומרה לספקים. כפי שהוזכר קודם לכן, שירותי תכנון משאבים ארגוני בענן מפחיתים את הצורך ביועצים ומשלבים, כמו גם את הצורך במרכזי נתונים פנימיים וצוות IT לניהול תחזוקת המערכת, האבטחה והעדכונים.
8. נראות משופרת
בניגוד למערכות מקומיות שנוטות לאחסן נתונים בממגורות, לא נגישות למשתמשים ואנליסטים רבים, יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן מקלים על הלקוחות לצבור, לדווח ולנתח נתונים ממערכות שונות, כגון אלו לשיווק, ניהול הון אנושי, ניהול שרשרת האספקה וניהול מלאי. לדוגמה, שילוב נתונים מתכנון מכירות, ניהול קמפיינים שיווקיים ויישומי מלאי יכול לעזור לצוותים פיננסיים לשפר את הדיוק של תחזיות הכנסה ולנהל מזומנים בצורה יעילה יותר. מערכות תכנון משאבים ארגוני בענן משפרות גם את הנראות על ידי מתן גישה למשתמשים בכל מכשיר נייד, כאשר הם מחוץ למשרד.
9. שיתוף פעולה קל יותר
בנוגע לאמור לעיל, מערכות תכנון משאבים ארגוני בענן מאפשרות לבעלי עניין להיכנס למערכת מכל מקום, וכן לדווח ולנתח נתונים מסל נתונים יחיד. הן לא רק מאפשרות לאנשים במחלקות שונות לראות את אותם נתונים באותם הפורמטים, אלא גם מאפשרות להזין עדכונים שניתן לשתף ולשקף בלוחות מידע תפעוליים בזמן אמת. לדוגמה, נתונים ממערכת לניהול מחסנים או ממודול יכולים להשתקף באותו לוח מידע כמו נתונים ממערכת לניהול הזמנות, מה שמקל על בדיקת המלאי כדי למלא הזמנות חדשות. יתרה מכך, יישומי ענן פותחו עם ממשקי הצבעה-ולחיצה ידידותיים למשתמש, שמתאימים יותר לבני דור המילניום ולמשתתפים עדכניים אחרים מכוח העבודה מאשר יישומים מבוססי פקודה של יישומים מקומיים מדור קודם.
10. עדכונים מהירים יותר
שלא כמו יישומים מקומיים מדור קודם, שבדרך כלל מקבלים שדרוג משמעותי פעם בשלוש שנים, יישומי תכנון משאבים ארגוני בענן מתעדכנים בתכונות העדכניות ביותר לעיתים קרובות, בדרך כלל בכל רבעון, ללא צורך בהפחתת מערכות. לדוגמה, מערכות תכנון משאבים ארגוני בענן מתעדכנות באופן קבוע כדי להתאים ל-GAAP, Sarbanes-Oxley וסטנדרטים פיננסיים אחרים, ומסייעות לתאימות.
11. נגישות למכשיר נייד
תכנון משאבים ארגוני ויישומי ענן אחרים זמינים לא רק בכל דפדפן אינטרנט בכל מכשיר נייד, אלא יש להם יישומים ניידים קשורים המקלים יותר ויותר על ביצוע משימות בסיסיות ויצירת דוחות. לדוגמה, מנהלים יכולים לאשר במהירות הוצאות עובדים מיישום הוצאות של מערכת תכנון משאבים ארגוני בענן במכשיר נייד. פונקציונליות המכשיר הנייד היא קריטית לעסקים שעובדיהם נוסעים לעיתים קרובות, עובדים בשטח או עובדים הזקוקים למידע עדכני מרצפת הייצור.
12. טביעת רגל פחמנית מופחתת
מרכזי נתונים המשמשים ספקי ענן כדי לספק שירותי תכנון משאבים ארגוניים משתמשים בפחות חשמל לקירור, מחשוב ואחסון מאשר הצבירה של אלפי החברות הבודדות שפועלות באופן זהה במרכזי הנתונים הנפרדים שלהן. לספקי ענן יש תמריץ פיננסי להפחית את עלויות החשמל שלהם על ידי שימוש באיזון עומסים חדשני וטכניקות אחרות לחיסכון בחשמל, אשר מפחיתות את טביעת הרגל הפחמנית של יישומים אלה. הם גם מסוגלים להפחית את צריכת החשמל הכוללת המשמשת להפעלת יישומים אלה כאשר הם משותפים לכל המשתמשים שלהם.
13. אגנוסטיקה בתעשייה
מערכות רבות של תכנון משאבים ארגוני בענן פותחו עבור תעשיות ספציפיות, כגון בנייה וקמעונאות. אבל כשמדובר בתהליכים עסקיים, לרוב התעשיות יש דמיון רב יותר מאשר הבדלים. יישומי תכנון המשאבים הארגוניים השימושיים ביותר בענן הם אלה שממנפים שיטות עבודה מומלצות מכל הענפים ומציעים מודולים או הרחבות כדי להתאים לצרכים ספציפיים בתעשייה, כגון מודולים לניהול חדרים בתעשיית האירוח. יכולת זו מעניקה למשתמשים את המיטב משני העולמות - פונקציונליות המשקפת שיטות עבודה מומלצות בתעשיות ובסיס קוד אמין שאינו מוצף בהתאמות אישיות (אשר יקרות לתחזוקה ולתיקון). חלק מחבילות תכנון המשאבים הארגוני בענן כוללות מודולים שמטפלים בדרישות דיווח ושיטות עבודה ספציפיות לתעשייה.
14. יעילות משופרת
העברת יישומי תכנון משאבים ארגוניים לענן מאפשרת לחברות לפרוס משאבי IT לאזורים אחרים בעלי ערך גבוה יותר של החברה. נוסף על כך, היא משפרת את היעילות על ידי מתן מקור נתונים יחיד לכל הדיווח הפנימי והחיצוני, והיא מאפשרת לכל בעלי העניין לגשת לנתונים ולדוחות מכל מקום שבו הם עובדים. אוטומציה מוגברת ונתונים משותפים מקצרים את הזמן המוקדש לתהליכים ידניים, תוך חיבור וכימות תהליכים.
15. שילוב קל יותר
יישומי תכנון משאבים ארגוניים מודרניים בענן בנויים לשילוב נתונים ממקורות שונים תוך שמירה על רמות מתאימות של מגבלות אבטחה וגישה. שילוב יישום תכנון משאבים ארגוניים עם יישום משאבי אנוש, למשל, יכול לאפשר למחלקת הכספים לראות את היחס בין העובדים למכירות צפויות.
לטובת תכנון משאבים ארגוניים בענן
כפי שהוסבר קודם לכן במאמר זה, תכנון משאבים ארגוני בענן עוזר לחברות במספר דרכים, כולל בהקלה על היישום, הגישה, התחזוקה, האבטחה, שינוי קנה המידה והעדכון של יישומים קריטיים אלה, תוך הפחתת הוצאות ההון וטביעות הרגל הפחמניות. צוותים ויחידים שמוטלת עליהם בניית מקרה עסקי עבור תכנון משאבים ארגוני בענן עדיין יצטרכו להסביר למקבלי החלטות בחברה את ההקשר המפורט ליתרונות האלה ומדוע ההשקעה בזמן ובמשאבים תשתלם. ההסבר צריך לכלול קישור של מערכת תכנון המשאבים הארגוני בענן לאסטרטגיה העסקית של החברה; פריסת עלויות וטווחי זמן ליישום; וכימות הערך של יכולות חדשות כגון בינה מלאכותית (המציגה כיצד היא יכולה לשפר את חיזוי ההכנסות ופונקציות עסקיות אחרות).
שדרגו לענן עם Oracle Fusion Cloud ERP
עסקים המשתמשים ב-Oracle Fusion Cloud ERP מקבלים את היתרונות של פונקציונליות פיננסית, ייצור, רכש ופונקציונליות חדשניים אחרים ביישומים הפועלים על תשתית הענן בעלת הביצועים הגבוהים של Oracle. Oracle Cloud ERP היא חבילה משולבת של יישומים המכניסה למודל משותף אחד כספים, שרשרת אספקה, ניהול סיכונים, ניהול ביצועים ונתונים עסקיים אחרים. היא פותחה כדי להקל על השילוב עם יישומים אחרים מ-Oracle ומספקי צד שלישי.
שאלות נפוצות בנושא ההטבות בתכנון משאבים ארגוני בענן
כמה זמן אורך תהליך יישום תכנון המשאבים הארגוני בענן?
בהתאם לשילובים הדרושים, היקף טביעת הרגל הפחמנית של תכנון משאבים ארגוני מדור קודם וכמות הנתונים שצריך להעביר, תהליך היישום של תכנון משאבים ארגוני בענן בחברות יכול לארוך כמה שבועות עד כמה חודשים.
מדוע תכנון משאבים ארגוני בענן מאובטח יותר?
לספקי ענן יש צוותים גדולים ומומחים שייעודם לאבטח יישומי לקוחות ונתונים באמצעות יישום הטכנולוגיות והשיטות העדכניות ביותר, ואילו חברות שמפעילות יישומים ממרכזי הנתונים שלהן בדרך כלל לא עושות זאת.
כיצד תכנון משאבים ארגוני בענן חוסך זמן?
מערכות תכנון משאבים ארגוני בענן מספקות זמן מהיר יותר לערך מכיוון שהן ניתנות כשירות, ומאפשרות ללקוחות להתחיל להפיק הטבות מהר יותר משהיו פורסים מערכות תכנון משאבים ארגוניים בעצמן (בעזרת יועצים) במרכזי הנתונים שלהם.