בנו מקרה עסקי של ERP בחמישה שלבים עם תבנית

"תכנון המשאבים הארגוני הנוכחי שלנו הוא בסדר. למה לתקן משהו שאינו שבור?"

זוהי שאלה נפוצה מצד מנהלים עסקיים ועובדי החזית שמהססים לגבי תיקון מהותי במערכת ה-IT או שפשוט אינם מבינים את היתרונות שהם מפספסים. אבל המומנטום בתעשייה ממשיך לעלות ופעולות הכספים משתנות מתוכנות מקומיות ישנות ליישומים חדשים יותר שיכולים לעמוד טוב יותר בדרישות העסקיות של היום. חברות ומוסדות שוקלים מחדש או מרחיבים את המודלים והאסטרטגיות העסקיים שלהם ומיישמים טכנולוגיות חדשות עם היכולות לתמוך בגישות החדשות האלה. כאשר חברות מחליטות להחליף יישום ליבה, כמו תכנון משאבים ארגוני, הבחירה בימים אלה היא לרוב ביישום מבוסס ענן. עם זאת, מכיוון שתכנון משאבים ארגוני הוא פעילות כה מרכזית ויום-יומית, מנהלים רבים רואים רק את הסיכון בביצוע שינויים. במקרה עסקי מוגדר היטב של תכנון משאבים ארגוני תוכלו לפתוח את העיניים והאוזניים של מובילים עסקיים מרכזיים שחייבים לאשר מהלך כזה ולשכנע את הצוות שמשתמש במערכות כל יום.

מהו מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני?

תכנון משאבים ארגוניים (ERP) היא תוכנה שבה ארגונים משתמשים כדי לפקח על הפעילות העסקית היומית שלהם, ויש בה פונקציות כגון חשבונאות, רכש, ניהול פרויקטים, ניהול סיכונים וציות, ופעולות שרשרת האספקה. מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני הוא מסמך בסגנון מצגת שמתאר ביסודיות את הרציונל, ההצדקות והיתרונות הצפויים של יישום מערכת תכנון משאבים ארגוני חדשה בתוך ארגון. לרוב החברות יש מערכת תכנון משאבים ארגוני (או יישומים מרובים) כדי להפעיל פונקציות אלה, כך שהמקרה העסקי מתמקד בסיבות להעברה מהמערכות המקומיות הקיימות לענן. הסיבות לשינוי צריכות להיות קשורות ישירות לאסטרטגיית החברה וליכולות הנדרשות לביצועה. המקרה העסקי משמש מפת דרכים לבעלי עניין ומקבלי החלטות כדי להעריך ולאשר את ההשקעה בפתרון תכנון משאבים ארגוני חדש.

מדוע חשוב לבנות מקרה עסקי כדי להפוך את תכנון המשאבים הארגוני למודרני

המקרה העסקי לתכנון משאבים ארגוני הוא חיוני לקבלת אישור ומימון לפרויקט תכנון משאבים ארגוני מכיוון שהמקרה העסקי מספק למקבלי החלטות מרכזיים הבנה ברורה של היתרונות, העלויות, הסיכונים והאסטרטגיות הצפויים הקשורים ליישום מערכת תכנון משאבים ארגוני חדשה. מקרה עסקי מסייע למקד את הצוות במה שחשוב ובסיבות לביצוע השינוי. המיקוד מגדיל את רמת המחויבות לביצוע העבודה. המיקוד בעל ערך בכך שהוא גורם לעובדים להתרגש ממערכת תוכנה טובה יותר - או לפחות להיות מוכנים לתת לה סיכוי הוגן.

כשארגון מתחיל לשקול ברצינות ליישם מערכת תכנון משאבים ארגוני חדשה, המנהלים בדרך כלל יוצרים צוות פרויקט, והתפקיד הראשון של הצוות הוא לבנות מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני. כשחברות מחליטות להחליף יישום ליבה כמו תכנון משאבים ארגוני, הבחירה הנפוצה ביותר היא יישום מבוסס ענן. המקרה העסקי מספק הזדמנות לצלול עמוק לתוך האופן שבו תוכנת תכנון משאבים ארגוני חדשה תספק את היכולות העסקיות הדרושות לביצוע באסטרטגיית החברה ולכמת את הערך של יכולות אלה. המקרה העסקי עשוי לקשר יכולות תוכנה חדשות כגון בינה מלאכותית לתחזיות טובות יותר שעוזרות לשפר את הביצועים העסקיים. הוא עשוי להראות כיצד תכנון משאבים ארגוני מבוסס ענן מפחית את העלויות של שדרוגים תכופים, מה שמקל וחסכוני יותר בגישה ליכולות IT חדשות. על ידי הסבר והצגת ערך לעומת עלות, הצוות מתקרב להחלטה אם להמשיך בפרויקט, כולל מציאת פתרון תכנון המשאבים הארגוני הנכון ואבטחת האישור מהמנהלים.

מילות מפתח

• המקרה העסקי של תכנון משאבים ארגוני הוא הצעד הראשון במתן הקשר למנהלים ולבעלי עניין תאגידיים לשאלה מדוע נדרשת מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה.
• מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני מנתח ביסודיות את הערכת העלות-תועלת ואת התשואה הפוטנציאלית להשקעה של יישום מערכת חדשה.
• המקרה העסקי של תכנון משאבים ארגוני צריך להציע סקירה ברמה גבוהה של פרויקט תכנון המשאבים הארגוני ולאחר מכן גם לפרט כיצד המערכת החדשה תיושם, כולל טווחי זמן, שלבים והמשאבים הדרושים.

5 שלבים לבניית מקרה עסקי עבור תכנון משאבים ארגוני חדש

יצירת מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני דורשת שיתוף פעולה חוצה-תפקידים כדי לאתר את כל הצרכים עבור מערכת תוכנה חדשה גדולה, את היתרונות שהיא תביא ואת ההצדקה להשקעה. להלן השלבים העיקריים ליצירת מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני.

1. הערכת התוכנה הנוכחית כנגד הצרכים העתידיים

בעת בניית מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני בענן, התחילו בהחלטה על המאמץ באסטרטגיית החברה והיכולות הדרושות לביצוע באסטרטגיה זו. הסתכלו על הצרכים העתידיים שלכם. לאחר מכן, זהו פערים בין יכולות אלה לבין המצב הנוכחי של מערכות תכנון המשאבים הארגוני של הארגון שלכם ותהליכים עסקיים קשורים. במידת האפשר, בדוק את עצמך מול כמה עמיתים כדי לזהות תחומי הזדמנויות עסקיות. ישנם יתרונות פוטנציאליים רבים לשדרוג הטכנולוגיה, אך לא תוכלו להשיג רבים מהיתרונות האלה אם לא תבינו היכן, כיצד ומדוע מאמציכם לא מספיקים. לא כדאי להעביר תהליך לא יעיל למערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה. אספקת הקשר לסיבה לכך שדרושה מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה מסייעת לבעלי עניין להבין כיצד ייראה מאמץ הטרנספורמציה בהתחשב במצב הנוכחי.

בצעו הערכת מערכות קיימת

בעבודה עם בעלי עניין עסקיים שונים העריכו את החוזקות והחולשות של התוכנה והתהליכים הנוכחיים שלכם. לדוגמה, האם אתם משתמשים בטכנולוגיות העדכניות ביותר והאם ניתן להוסיף יכולות חדשות באופן קבוע בזמן כשהן צצות והופכות לזמינות? בצעו הערכה זו לפי תחומים שונים, כגון תחום הכספים, התכנון והרכש. הרעיון הוא להבין את הנקודות החלשות, לקבוע היכן קיימת חוסר יעילות ולהסביר בבירור כיצד הגבלות אלו משפיעות על הארגון.

העבירו ביקורת על תהליכים עסקיים נוכחיים

ערכו סקירה יסודית של תהליכים עסקיים ותהליכי עבודה כדי לזהות צווארי בקבוק, יתירות ותחומים לשיפור, כגון עדכוני מערכת גוזלי זמן ומשימות ידניות.

ערכו רשימה של עלויות תהליך נוכחיות

העריכו את עלויות התפעול הקשורות למערכת תכנון המשאבים הארגוניים הקיימת, כולל רישוי תוכנה, חומרה, הכשרה, ייעוץ, כוח אדם, תחזוקה שוטפת, שדרוגים והוצאות קשורות אחרות.

כתבו מתווה לחוסר יעילות קיימת בתהליכים

זהוו ותעדו את נקודות החולשה, חוסר היעילות וההגבלות הקיימות במערכות ובתהליכים הקיימים, כגון נתונים חסרים או גישה לא נוחה לנתונים, משימות ידניות מדי או חוסר בנתונים בזמן אמת.

הוסיפו את העלות של חוסר יעילות מקומית הקשורה לתכנון משאבים ארגוני

כמתו את ההשפעה הפיננסית של חוסר יעילות הקשורה למערכת תכנון המשאבים הארגוניים המקומית הנוכחית, כגון תחזוקה ידנית וזמני השבתה משבשים או מגבלות מערכת אחרות כגון חוסר גמישות והצורך בהתאמות אישיות.

2. קבעו דרישות לתכנון משאבים ארגוני ועלויות משוערות

שלב זה יקבע אם מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה תטפל בפערי היכולות שזוהו בשלב 1. חשוב לקבוע מטרות ויעדים מוגדרים בבירור שהארגון מתכוון להשיג בעזרת תכנון משאבים ארגוני בענן. שלב זה מתאר במה מערכת תכנון המשאבים הארגוניים תטפל או תזפר בחברה בהשוואה לתכנון משאבים ארגוני מקומי.

הבינו את הדרישות הפונקציונליות

בצעו ניתוח מקיף של מערכות קיימות כדי לקבוע את הדרישות הפונקציונליות והתכונות שצריכות להיות למערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה שיתמכו בתהליכים עסקיים ויעמדו ביעדים ארגוניים.

פרטו את התכונות והמודולים הנדרשים

זהו את היתרונות שבהם אתם מעוניינים וציינו את התכונות והמודולים החיוניים הדרושים במערכת תכנון המשאבים הארגוניים כדי לשפר תהליכים עסקיים ולהוסיף יכולות, כמו חיזוי מתקדם באמצעות יכולות למידת מכונה ובינה מלאכותית.

בצעו ניתוח פערים פונקציונלי

זהו פערים בין היכולות של המערכת הנוכחית ובין הפונקציונליות של מערכת תכנון המשאבים הארגוניים בענן המוצעת. חפשו מפות דרכים של מוצרים כדי לסייע בתהליך זה באתרי האינטרנט של החברה.

צרו תוכנית ליישום ופריסה

כדי שבעלי עניין יוכלו לפעול בהתאם להצעה עסקית של תכנון משאבים ארגוני, הם צריכים לראות תוכנית המפרטת כיצד המערכת החלופית תיושם, כולל טווחי זמן, שלבים, המשאבים הדרושים, יחד עם אתגרים פוטנציאליים ואסטרטגיות הפחתת סיכון.

העריכו את עלויות תכנון המשאבים הארגוני ליותר מחמש שנים

חזו את סה"כ העלויות הקשורות ליישום, רישוי ותחזוקת מערכת תכנון המשאבים הארגוני לאורך תקופה ממושכת.

3. חשבו תשואה על השקעה

כדי לקבוע אם תכנון משאבים ארגוני חדש הוא ההחלטה הנכונה, כדאי לספק ניתוח מפורט של התשואה הפוטנציאלית להשקעה (ROI). בדרך כלל, ניתוח זה מבוסס על השוואת רווחים - כגון הגדלת הכנסות, תזרים מזומנים טוב יותר, הגדלת פרודוקטיביות הצוות, הפחתת עלויות ההון והפחתת עלויות התמיכה - כנגד היישום ועלויות המנוי השוטפות. הניתוח ישווה את עלות הבעלות הכוללת של המערכת החדשה לעומת עלות השמירה והתחזוקה של המערכת הקיימת. בדרך כלל הוא נשען רבות על מבחני יכולת בתעשייה, מחקרי אנליסטים ומודלים של בשלות בתהליכים עסקיים כדי להעריך מגוון של מודלים שמרניים וסבירים לתשואות ולעלויות. התוכנית גם צריכה לספק מסגרת זמן משוערת להתקנה של המערכת החדשה ולמודע השגת ההטבות הצפויות. כדאי שבעלי עניין יבינו איך נראית ההצלחה וכיצד תמדדו את ההצלחה הזאת בעתיד.

התייחסו תחילה לצרכים עסקיים קריטיים

הדגישו כיצד מערכת תכנון המשאבים הארגוני תטפל בפערי יכולות קריטיות המפורטים בשלב ההערכה, כגון הצורך באוטומציה של תהליכים, ניתוח מוטמע, למידת מכונה ויכולות שיתוף פעולה כדי לשפר את הדיוק והמהירות של קבלת החלטות.

הציגו פעולות עסקיות משופרות

הדגימו כיצד מערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה תעזור לשפר את היעילות התפעולית ותגביר את הפרודקטיביות. רווחי יעילות יכולים לנבוע מתקנון, פישוט ואוטומציה של תהליכים עסקיים מנותקים. צטטו מדדים שהשינויים האלה עשויים להשתפר, כגון מסירה בזמן ללקוחות או הפחתת מספר ימי לקוחות.

הדגימו עלויות כוללות נמוכות יותר

עלות בעלות כוללת (TCO) נמוכה יותר היא ערך פוטנציאלי אחד למעבר לתכנון משאבים ארגוני מבוסס ענן, שמפחית את עלויות התחזוקה ומונע שדרוגים, ומאפשר לצוות ה-IT להתמקד ביוזמות בעלות ערך מוסף יותר. היא גם מבטלת את הוצאות ההון עבור רענוני חומרה ופעולות מתקן מרכז נתונים. חסכונות נוספים יכולים לנבוע מפישוט ואוטומציה של תהליכים עסקיים.

ספקו אסטרטגיה למימוש ומדידת חסכונות

פרטו אסטרטגיות ותוכנית ולמימוש החסכונות הצפויים בעלויות באמצעות יישום תכנון משאבים ארגוני. כדאי ליצור מדדי ביצועי מפתח (KPI) ובוחני ביצועים שיעקבו אחריהם ברגע שהארגון חי ומשתמש בפתרון כדי שיהיה ניתן לכמת את התשואה על ההשקעה.

בנו תוכנית מימון של תכנון משאבים ארגוני

תארו את תוכנית המימון המפרטת את המשאבים הכספיים הדרושים לפרויקט יישום של תכנון משאבים ארגוני, כולל עלות התוכנה, דרישות כוח אדם, תמיכה במשלב מערכות והוצאות אחרות.

4. צרו תוכנית ליישום ופריסה

הדאגה העיקרית של מנהיגים ועובדים עסקיים נוגעת לאפשרות שתיקון תכנון משאבים ארגוני יהיה משבש. במעבר לתכנון משאבים ארגוני מבוסס ענן, הם ירצו לדעת כיצד תנהלו את הקטנת גודל המערכות המקומיות תוך כדי הגדלת יישומי הענן. העובדים יהיו להוטים להבין איך המעבר ישנה את העבודה היום-יומית שלהם, ואילו המנהלים ירצו לדעת על סיכונים פוטנציאליים שיכולים להאט את הפעילות. בסעיף זה, טפלו בדאגות אלה בעת הצגת היתכנות הפרויקט והצעת מסגרת זמן מציאותית. נשיאה באחריות היא המפתח: הראו כיצד ניתן לעקוב אחר התוצאות ומה יקרה אם הן לא יושגו.

צרו תוכנית איוש צוות

פתחו תוכנית המתארת את האנשים, הכישורים והתפקידים הדרושים לפרויקט תכנון המשאבים הארגוני. האם תצטרכו לציין את המומחיות והקיבולת של משלב המערכת? שקלו את איוש ההכשרה הדרושה כדי לתמוך באנשים מרכזיים העובדים על מערכות חדשות.

מצאו דרכים למזעור זמן ההשבתה של העסק

הציגו אסטרטגיות למזעור שיבושים במהלך המעבר למערכת החדשה, וכך תבטיחו המשכיות בפעולות ואת הפחתת הסיכון לאובדן נתונים, זמן השבתה ועיבוד מחדש במהלך המעבר. לדוגמה, מפו בפירוט את הפריסה לפי אזורים ופונקציות של יכולות תכנון משאבים ארגוניים חדשות. תבהירו מתי ייסגרו המערכות מדור קודם ומתי וכיצד (וכמה) נתונים יעברו. באופן דומה, הגדירו תוכנית בדיקה לשילובים עם יישומים קיימים, מסדי נתונים ומערכות צד שלישי כדי להימנע מבעיות העלולות לשבש את זרימת הנתונים.

הציגו את התוכנית למזעור הסיכוים ביישום

זהו והעריכו את הסיכונים הפוטנציאליים הקשורים ליישום תכנון המשאבים הארגוניים, יחד עם אסטרטגיות להפחתת סיכונים אלה, כגון בדיקות נרחבות, עליית דמה לשידור חי, והבטחה שכל החומרה, התוכנה והרשתות תואמות ומעודכנות לתמיכה במערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה.

היו מציאותיים לגבי לוחות הזמנים

קבעו לוחות זמנים מציאותיים ליישום, בהתחשב במורכבות ובאתגרים הפוטנציאליים. מפו את שלבי הפריסה לפי נתונים גיאוגרפיים, פונקציות עסקיות או גורמים אחרים. במקרה של יישומי ענן, זמן היישום קצר מהדרוש לעיתים קרובות ממערכות רגילות ומקומיות, אך חשוב להיות מציאותיים לגבי העיתוי וניהול השינויים הנדרש כדי לבסס אמינות וניהול ציפיות.

הציגו יכולת נשיאה באחריות

הגדירו את הגישה שלכם למעקב אחר השגת היתרונות, מי אחראי עליהם ואילו פעולות הצוות מבצע אם היתרונות לא מושגים.

5. הציגו את המקרה העסקי

לאחר שקבעתם את המטרה של יישום תכנון המשאבים הארגוניים, היתרונות והעלויות הצפויים והתוכנית לספק את היתרונות הללו, הגיע הזמן להציג את המקרה העסקי שלכם לבעלי עניין. בשלב זה לא מציגים אסטרטגיה מפורטת צעד אחר צעד עד ליישום, אם כי היא מוכנה כך שתוכלו לצלול אליה אם יש שאלות. במקום זאת, כדאי לזקק את הנתונים, הניתוחים והתוכניות לסקירה כללית ברמה גבוהה שמתקשרת בבירור למנהלים את הצורך, היתרונות, העלויות, הסיכונים והאסטרטגיות למעבר לתכנון משאבים ארגוני.

הכירו את הקהל שלכם

בעת הצגת המקרה העסקי של תכנון משאבים ארגוני למקבלי החלטות, כגון מנהלים בכירים או פאנל הבוחנים, צפו את השאלות או החששות שיהיו להם, ונסו להתאים את המצגת כדי לענות על סדרי העדיפויות ותחומי העניין שלהם.

השתמשו בהמחשה גרפית של נתונים

מנפו את כלי ההמחשה הגרפית של הנתונים כדי להמחיש את היתרונות, החיסכון בעלויות וההחזר על ההשקעה של יישום מערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה.

אל תדלגו על תחום הכספים

כן, אתם מציגים תצוגה ברמה גבוהה של הפרויקט. עם זאת אתם צריכים לספק תחזיות פיננסיות מפורטות, ניתוחי עלות-תועלת, ופירוט של התשואה להשקעה הצפויה כדי לתמוך במצגת שלכם. המנכ"ל והמנהלים הבכירים האחרים שמקבלים החלטות זקוקים לנתונים פיננסיים מוצקים כדי להצדיק סוג זה של השקעה.

הורידו את תבנית המקרה העסקי של תכנון משאבים ארגוניים (DOC)

תכנון משאבים ארגוניים הופך לקל יותר מאי פעם עם Oracle

יצירת מקרה עסקי ריאליסטי ומעשי בענן תכנון משאבים ארגוניים דורשת הבנה מעמיקה של המצב הנוכחי והצרכים העתידיים של החברה והיכולת להדגים בבירור את היתרונות הפוטנציאליים שתכנון משאבים ארגוניים בענן יכול להביא לארגון.

Oracle Fusion Cloud ERP משלב באופן מלא את הניהול הפיננסי, הרכש, ניהול הביצועים ושרשרת האספקה והייצור בפלטפורמה אחת כדי לתת תובנות הוליסטיות ברחבי העסק כולו עם נתונים בזמן אמת. על ידי אוטומציה של תהליכים שהיו פעם ידניים, Oracle Cloud ERP עוזר לצוותי כספים להגיב במהירות לתנאים עסקיים שמשתנים במהירות. הוא תומך גם בשיתוף פעולה בחבילת היישומים לשיתוף נתונים מיידי ופתרון בעיות ומציע שיטות עבודה מומלצות מובנות וסטנדרטיות המעודדות יעילות תהליך. עם Oracle Cloud ERP, צוות ה-IT שלכם כבר לא צריך להתמקד בתמיכה בחומרה ובמחזורי שדרוג יקרים, ובמקום זאת יכול להתמקד בסיוע לארגון להפיק את המרב מהיכולות שלכם. עדכונים רבעוניים מספקים את החידושים האחרונים כך שלעולם לא תצטרכו לדאוג לגבי התיישנות התוכנה או לסבול משדרוג משבש נוסף. עבור חברות שעובדות על אסטרטגיית החלפת תכנון המשאבים הארגוני שלהן, Oracle Business Value Services יכולים לעזור להן להגדיר ולבטא את המקרה העסקי. Oracle מציעה גם אפשרויות מימון שיכולות לעזור לחברות לנהל את עלויות הפרויקט מראש.

שאלות נפוצות בנושא מקרים עסקיים של תכנון משאבים ארגוני

מהו מקרה עסקי עבור תכנון משאבים ארגוני?
המקרה העסקי לתכנון משאבים ארגוני משמש הצדקה אסטרטגית וכלכלית ליישום תכנון משאבים ארגוני, המספק לבעלי העניין את היתרונות, העלויות והסיכונים של המערכת החדשה.

כיצד כותבים מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני?
כתיבת מקרה עסקי של תכנון משאבים ארגוני כרוכה בהשתתפות חוצת-תפקידים כדי לספק הבנה עמוקה של הצורך והיתרונות של יישום מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה.

מהם תרחישי שימוש בתכנון משאבים ארגוניים?
תרחישי שימוש הם מסמכים המפרטים כיצד עובדים או יישומי תוכנה אחרים יתקשרו למערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה, והם מסבירים כיצד יש להשתמש בתוכנה כדי לעמוד ביעדים מסוימים ולבצע משימות עסקיות.