19 תכונות ERP מרכזיות מוסברות
נטלי גליורדי | אסטרטגית תוכן | 13 במאי 2024
תוכנת תכנון המשאבים הארגוניים (ERP) היא אחת מאבני היסוד של מחסנית הטכנולוגיה הארגונית של החברה, התומכת בפונקציות קריטיות לחשבונאות, ניהול תזרים מזומנים, דיווח פיננסי, ניהול סיכונים, רכש, תפעול, ניתוח נתונים ורכיבים חיוניים אחרים בעסקים. מערכות תכנון משאבים ארגוניים תוכננו בדרך כלל כדי לנהל תהליכי ליבה עסקיים במחלקות שונות, כגון כספים, משאבי אנוש, שרשרת אספקה וייצור. המאפיינים המדויקים הכלולים בחבילת התוכנות של תכנון משאבים ארגוניים ישתנו במידת מה אצל ספקים שונים, אבל יש אחידות כללית ויכולות עיקריות שנוטות להתקיים ברוב הגרסאות של תוכנת תכנון המשאבים הארגוניים.
מהם מאפייני תכנון המשאבים הארגוני?
מאפייני תכנון משאבים ארגוניים הם היכולות והפונקציות הכלולות בחבילת התוכנה של תכנון משאבים ארגוניים, כגון רכש, כספים וחשבונאות, ניהול הזמנות, ניהול שרשרת אספקה וניתוח ודיווח. ניהול קשרי לקוחות ומשאבי אנוש נכללים לעיתים בחבילת התוכנה של תכנון המשאבים הארגוניים. מאפיינים אלו נועדו לעזור לעסקים לבצע משימות באופן אוטומטי, לשפר תובנות, להפחית עלויות תפעול, לשפר את היעילות, להפחית סיכונים ולשפר את תהליכי העבודה, בין היתר.
מילות מפתח
- התוכנה של תכנון משאבים ארגוני נועדה להריץ ולהפוך תהליכי ליבה עסקיים לאוטומטיים במחלקות מרובות, ומאפשרת פעולות יעילות יותר, מספקת לאנשים מידע עדכני ויסודי יותר ומסייעת למנהיגים לקבל החלטות מושכלות יותר.
- מערכות תכנון משאבים ארגוניים כוללות מאפיינים הרלוונטיים לתחומי עסקים רבים, כולל כספים, חשבונאות, רכש, ניהול פרויקטים ומשאבי אנוש.
- מערכות תכנון משאבים ארגוניים מכסות מגוון רחב של יכולות, אך הן דורשות לעיתים קרובות שילוב עם תוכנות ייעודיות לפונקציונליות מתקדמת יותר סביב ניתוח, שיווק, מכירות, ניהול קשרי לקוחות ותהליכים עסקיים חשובים אחרים.
19 מאפיינים מרכזיים של מערכות תכנון משאבים ארגוניים
מאפיינים של תכנון משאבים ארגוניים עשויים להשתנות ממערכת למערכת, אך בדרך כלל הם כוללים מגוון רחב של יכולות פיננסיות ותפעוליות התומכות במשימות הנפוצות שעסקים צריכים כדי לתפקד. להלן כמה מאפייני תכנון משאבים ארגוניים נפוצים שיש לזכור בעת בחירת המערכת הנכונה עבור העסק שלך.
1. ניהול כספים
ניהול כספים הוא ביטוי כולל עבור לכל המאפיינים שמכשירים פלטפורמת תוכנה כמערכת תכנון משאבים ארגוניים. הוא כולל את כל המאפיינים החשבונאיים הסטנדרטיים, כגון זכאים והוצאות, חייבים וניהול מזומנים, הכרה בהכנסות ולפעמים פונקציונליות ייעודית יותר כגון תקצוב וחיזוי או ניהול נכסים וחכירה. כאשר מאפיינים אלו משולבים יחד הם מסייעים לעסקים לנהל באופן מרכזי את כל התהליכים והפעילויות הפיננסיים שלהם.
2. חשבונאות
המאפיינים החשבונאיים במערכת תכנון משאבים ארגוניים דומים לאלו שנמצאו בתוכנת הנהלת חשבונות עצמאית עם כלים לספר ראשי, תזרימי מזומנים, חשבונות חייבים וזכאים, וניהול הוצאות וחשבוניות, למשל. היתרון בשימוש במערכת תכנון משאבים ארגוניים לתהליכים חשבונאיים הוא שהיא יכולה למשוך נתונים ממערכות מקור שונות, לסנתז אותם ולאחר מכן לאחסן אותם במאגר מרכזי שבו הם יכולים לשמש לדיווח, ניתוח ופונקציות פיננסיות חשובות אחרות. הוא מקל על חיבור מידע פיננסי לתהליכים תפעוליים כדי לשפר את קבלת ההחלטות.
3. עיבוד הזמנות
עיבוד הזמנות הוא תהליך עבודה שבו מתקבלות הזמנות מלקוחות וממלאים אותן, והוא מאפשר לעסקים לנהל את מחזור החיים של הזמנות רכש, החל מקליטת ההזמנה הראשונית ועד חיוב, מסירה ותשלום. מאפייני עיבוד ההזמנות במערכות של תכנון משאבים ארגוניים מקלים על ניהול מידע ממחלקות שונות, משיכת מידע ממערכות מרובות לפי הצורך שיגיע לזרם נתונים אחד. הם מאפשרים אוטומציה ועוזרים להפוך את עיבוד ההזמנות לקל ויעיל יותר.
4. ניהול פרויקטים
מערכות תכנון משאבים ארגוניים כוללות לעיתים קרובות מאפיינים חזקים של ניהול פרויקטים שעוזרים לעסקים לתכנן, להעריך, לבצע ולנטר פרויקטים מהתפיסה עד ההשלמה. מאפיינים אלה יכולים לכלול את היכולת ליצור תוכניות פרויקט מפורטות, כולל משימות, אבני דרך ויחסי תלות. מרכיבים מרכזיים אחרים של ניהול פרויקטים כוללים פונקציונליות לתקצוב ובקרת עלויות, שיתוף פעולה וניהול סיכונים, כמו גם כלי ניתוח להערכת ההתקדמות, זיהוי צווארי בקבוק וקבלת החלטות המבוססות על נתונים.
5. בינה מלאכותית מוטמעת
מערכות תכנון משאבים ארגוניים מובילות בונות יותר ויותר יכולות בינה מלאכותית לתוכנה, כך שניתן ליישם בינה מלאכותית כדי להפוך או להאיץ משימות פיננסיות ותפעול ספציפיות. לדוגמה, צ'אטבוט המופעל על ידי בינה מלאכותית יכול להדריך עובדים בתהליך של שליחת דוח הוצאות באמצעות טלפון חכם, ולאפשר להם לצלם את הקבלה או את פרטי הטקסט בצ'אט. ניתן ליישם יכולות בינה מלאכותית גנרטיבית בתוך תכנון משאבים ארגוני כדי לעשות דברים כמו יצירת תיאורים נרטיביים שיעזרו לסכם דוחות כספיים.
6. נתונים בזמן אמת
נתונים בזמן אמת במערכת תכנון משאבים ארגוניים הם גורם מפתח המאפשר לזהות תנאים עסקיים משתנים, להעריך מחדש אסטרטגיות ולקבל החלטות מושכלות יותר כדי להגיב במהירות לצורכי השוק. כאשר חברות פועלות עם מערכות ישנות ושונות, נדרשת עבודה ידנית רבה כדי להוציא נתונים מכל מערכת ולהפוך אותם לשימושיים בכל רחבי העסק. זה מעלה חששות לגבי שלמות נתונים ואמון, מכיוון שעד שהנתונים נכנסים לדוח, מנהלים עסקיים יכולים לקבל החלטות חשובות באמת בהתבסס על נתונים לא מעודכנים או לא מדויקים. מערכות תכנון משאבים ארגוניים התומכות בנתונים בזמן אמת מאפשרות לעסקים לקבל גישה למידע הנוכחי מכל רחבי העסק - מרמות מלאי, מחסור במזומנים, ביצועי מכירות, עלויות קלט ומידע פיננסי אחר.
7. אוטומציה
מערכות תכנון משאבים ארגונייםהופכות תהליכים עסקיים שגרתיים רבים לאוטומטיים כך שהם דורשים פחות - או אפילו אפס - מאמץ ידני של עובדים, מה שמאפשר לאנשים למקד את זמנם בפעילויות אסטרטגיות יותר ומוסיפות ערך. אוטומציה יכולה להיות מופעלת על ידי טכנולוגיות למידת מכונה ובינה מלאכותית, המוטמעות בתוכנה כדי לסייע למאפייני הליבה בתוך המערכת לתפקד בהתערבות אנושית מועטה. תהליכים אוטומטיים נפוצים במערכת תכנון משאבים ארגוניים כוללים מימוש הזמנות, ניהול מלאי ותהליכים פיננסיים, כגון יצירת חשבוניות, מעקב אחר הוצאות ודיווח. על ידי מינוף אוטומציה בתהליכים אלה, עסקים יכולים לצמצם עבודה ידנית, למזער שגיאות אנוש, לשפר את יעילות התהליכים ולהגביר את הפרודוקטיביות הכוללת.
8. ניתוח נתונים
מערכות תכנון משאבים ארגוניים רבות כוללות יכולות ליבה של דיווח וניתוח כדי לאסוף ולנתח נתונים על הפעולות של העסק. מאפייני ניתוח הנתונים הקשורים לרוב למערכות תכנון משאבים ארגוניים כוללים יצירת דוחות, כלי שאילתות ולוחות מידע והדמיות שעוזרים להבהיר את הנתונים כדי לתמוך בקבלת החלטות. נפוץ עבור מערכות תכנון משאבים ארגוניים לדרוש תוכנת תוספת המאפשרת ניתוח נרחב ומתוחכם יותר.
9. בקרות תהליכים עסקיים
מערכות תכנון משאבים ארגוניים כוללות בקרות תהליכים עסקיים שנועדו לייעל ולהפוך משימות ותהליכים שגרתיים לאוטומטיים כדי לשפר את היעילות התפעולית, דיוק הנתונים, ניהול סיכונים ותאימות בתוך הארגון. בקרות אלה יכולות לכלול כלים להגדרה וניהול של תהליכי עבודה, יצירת תהליכי אישור מוגדרים מראש וקביעת בקרות גישת משתמשים מבוססות תפקיד לשיפור אבטחת הנתונים והתאימות לתקנים. המאפיינים הספציפיים ישתנו בין ספקי תכנון משאבים ארגוניים שונים, אך הכללת בקרות תהליכים עסקיים היא היבט בסיסי של תוכנת תכנון משאבים ארגוניים.
10. דיווח
דיווח הוא מונח רחב בהקשר של מערכות תכנון משאבים ארגוניים, שכן הוא יכול לחול על פונקציות שונות כגון דיווח כספי, דיווח תפעולי, דיווח חיצוני לבעלי עניין ודיווח רגולטורי ותאימות. דיווח כספי הוא הסוג הנפוץ ביותר הקשור למערכת תכנון משאבים ארגוניים, והוא מציע לעסקים סקירה כללית של הביצועים שלהם באמצעות מדדי מפתח. באופן כללי, יכולות דיווח אלו עוזרות לעסקים לפעול עם שקיפות ויעילות רבה יותר ולקדם קבלת החלטות טובה יותר בתחומים קריטיים כגון מכירות, מלאי, כספים וייצור. כל תוכנה שמגדירה את עצמה כמערכת תכנון משאבים ארגוניים צריכה לכלול סוג כלשהו של פונקציונליות דיווח.
11. שילובים
שילובים משמשים לחיבור יישום תוכנה או מקור נתונים אחד לאחר. שילובים אלו מאפשרים לשתף נתונים עסקיים בין מערכות כדי לקבל תובנות מהר יותר, לקבל החלטות טובות יותר, לבצע שיתוף פעולה מהיר יותר ולשפר את עקביות הנתונים ללא הצורך בהעברת נתונים ידנית. מערכת תכנון משאבים ארגוניים ממנפת שילובים כדי להקל על תהליכים עסקיים מקצה לקצה בין מחלקות ויחידות עסקיות. לדוגמה, בפונקציית תכנון המשאבים הארגוניים המשותפת מרכש ועד תשלום, שילובים מאפשרים פעולות כגון דרישת רכש, רכישה, הוצאת חשבוניות ותשלום לספקים כדי להפוך לתהליך מקצה לקצה שקורה באופן שיטתי.
12. מסד נתונים יחיד
מערכות תכנון משאבים ארגוניים של מסד נתונים יחיד מאפשרות לנתונים עסקיים להתקיים במיקום מרכזי באמצעות מודל נתונים משותף אחד. עם כל המערכות והתהליכים הפועלים באותו מודל נתונים, מחלקות הארגון והיחידות העסקיות יכולות לעבוד באותה מערכת משולבת. הנתונים זמינים ונגישים לעובדים ברחבי הארגון ללא צורך ללחוץ על מערכות מרובות או להמתין להעברת נתונים באופן ידני בין יישומים, מה שעלול להוביל לטעויות אנוש ואובדן מידע. יתרון נוסף של מערכת תכנון משאבים ארגוניים בעלת מסד נתונים יחיד הוא שהיא מפשטת את ניהול תשתית ה-IT, מפחיתה את המורכבות של ניהול נתונים, גיבויים ותחזוקת מערכות.
13. ייצור
ניתן לעקוב אחר ההיסטוריה של מערכות תכנון משאבים ארגוניים כל הדרך חזרה לתעשיית הייצור, שכן מערכות תכנון דרישות חומרים כבר היו בשנות ה-60. שורשים אלה עדיין ניכרים בתוכנת תכנון משאבים ארגוניים, עם מאפיינים הקשורים לייצור, תכנון וניהול משאבים הנחשבים סטנדרטיים. תוכנת תכנון משאבים ארגוניים נועדה לשלב את סוגי התהליכים האלה כדי שעסקי הייצור יבינו כיצד להתאים את הייצור עם ההיצע והביקוש כדי לנהל עלויות תוך אופטימיזציה של רמות המלאי. תכנון חומרים שנועד לייעל את תהליך הרכש ממשיך להיות מרכיב מרכזי ביכולות הייצור של מערכת תכנון משאבים ארגוניים, ובכך הוא מאפשר לעסקים לבצע תרחישי 'מה אם' כדי לוודא שיש להם את הכמות הנכונה של חומרים למוצרי ייצור.
14. ניהול קשרי לקוחות
ניהול קשרי לקוחות (CRM) הוא תנאי התעשייה המשמש לתוכנות המאחסנות נתוני לקוחות, עוקבת אחר האינטראקציות עם הלקוחות ומובילי המכירות ומנהלת קמפיינים שיווקיים. זה לא מאפיין נפוץ או סטנדרטי במערכת תכנון משאבים ארגוניים, ולעיתים קרובות עסקים ישתמשו במערכות תכנון משאבים ארגוניים וניהול קשרי לקוחות של ספקים שונים ויקשרו אותם באמצעות שילוב. מינוף פונקציונליות של ניהול קשרי לקוחות בתוך תוכנת תכנון משאבים ארגוניים יכול לעזור לשפר את זיהוי הלידים, להפוך את המכירה לקלה ויעילה יותר, ולמזער את ההוצאות הקשורות לניהול נתוני לקוחות. המפתח להפיכת מודול ניהול קשרי לקוחות לשימושי בתוך מערכת תכנון משאבים ארגוניים הוא לאפשר לשתי המערכות לאחסן ולמשוך נתונים ממקום אחד, שנקרא גם לפעול במסד נתונים יחיד.
15. ניהול מכירות
בדומה לניהול קשרי הלקוחות, מאפייני ניהול המכירות מתמקדים בסיוע לעסקים לנהל את קשרי הלקוחות, למטב את תהליכי העבודה של המכירות ולשפר את ביצועי המכירות הכוללים. מאפיינים אלה יכולים לכלול פונקציונליות מיוחדת לפעולות הכנסה, חיזוי מכירות, הגשת הצעות מחיר ויצירת הצעות, ניתוח מכירות ודיווח וטריטוריית מכירות ופילוח לקוחות. על אף שניהול מכירות הליבה עשוי להיות קשור יותר למערכת ניהול קשרי לקוחות מלמערכת תכנון משאבים ארגוניים, כל המאפיינים האלה נועדו לשפר את תהליכי העבודה של המכירות ובסופו של דבר לעודד צמיחה בהכנסות.
16. שיווק
נהיה נפוץ יותר ויותר לראות חפיפה מסוימת בפונקציונליות של מערכות תכנון משאבים ארגוניים ותוכנת שיווק עצמאית. חלק ממערכות תכנון המשאבים הארגוניים יציעו כלים בסיסיים לשיווק בדוא"ל למעקב אחר קמפיינים, כולל מדדים כמו הגעה לקהל היעד, מעורבות ושיעורי המרה. ניתן לכלול גם כלי פילוח לקוחות לצורך סיווג לקוחות לפי קריטריונים מסוימים, דבר המאפשר מאמצי שיווק ממוקדים יותר. בהתאם לעסק, תוכנות שיווק ייעודיות יכולות לעבוד עם מערכת תכנון משאבים ארגוניים, וייתכן שיהיה צורך לתמוך בדרישות מקיפות יותר ובדרישות שיווק מתקדמות יותר.
17. ניהול משאבי אנוש
ניהול משאבי אנוש הוא פונקציה שנמצאת בדרך כלל בתוך פתרון משאבי אנוש או ניהול הון אנושי (HCM) ייעודי, אך ניתן גם לכלול אותה כמודול למערכת תכנון משאבים ארגוני. המאפיינים הנפוצים ביותר במשאבי האנוש כוללים כלים לניהול מידע על עובדים, ניהול הטבות, שכר ותכנון כוח אדם. ניתן לכלול כאן גם תוכניות הדרכה ופיתוח, כמו גם גיוס ומעקב אחר מועמדים ושילוב עובדים חדשים. ההטבה של פונקציונליות משאבי אנוש המקושרת באופן הדוק למערכת תכנון משאבים ארגוניים היא היכולת להגביר את היעילות בתהליכים של משאבי אנוש ולחבר באופן הדוק את תכנון משאבי האנוש והתקצוב הפיננסי. כוח אדם הוא העלות הגדולה ביותר בעסקים רבים, כך שנתונים של משאבי אנוש הם גורם מפתח בתכנון פיננסי.
18. שרשרת אספקה ורכישה
יכולות תכנון ורכישה של שרשרת האספקה מסייעות לעסקים למטב ולהתאים את הרכש, לייעל משימות כגון ניהול הזמנות רכש וספקים, לבצע תכנון וחיזוי ביקוש ולנהל מלאי ולוגיסטיקה. עבור מקבלי החלטות, תכונות שרשרת האספקה המשולבות במערכת תכנון משאבים ארגוניים מאפשרות להם לזהות, להחליט ולבצע סדרי עדיפויות אסטרטגיים ולהשתמש במידע בזמן אמת כדי לקבל את ההחלטות הטובות ביותר בזמן הנכון.
19. בינה עסקית
בינה עסקית היא מונח ששימש זמן רב בעולם טכנולוגיית המידע, והוא מתייחס בדרך כלל לכלים בתוך תוכנה (או חבילת תוכנה עצמאית) שניתן להשתמש בהם לניתוח נתונים, המחשה גרפית של נתונים, דיווח, תכנון אסטרטגי וקבלת החלטות. בבסיסה, בינה עסקית היא אמצעי לחילוץ תובנות מתוך נתונים. כאשר היא משולבת במערכת תכנון משאבים ארגוניים, ניתן להשתמש בכלי בינה עסקית כדי לבנות דוחות מותאמים אישית, לוחות מידע והדמיות המסייעים לעסקים לקבל החלטות מושכלות יותר בהתבסס על הנתונים האמינים והעדכניים ביותר.
כל המאפיינים הנדרשים לך. כולם במקום אחד. Oracle Cloud ERP.
עם מערך מאפיינים כה רחב, מערכות תכנון משאבים ארגוניים הן אכן אחד מכוכבי התוכנה הארגונית. הטמעה של מערכת תכנון משאבים ארגוניים יכולה לשפר באופן משמעותי את היעילות הארגונית ולספק פלטפורמה מרכזית לניהול נתונים ואופטימיזציה של תהליכים - מה שיכול להביא יתרונות גדולים לעסקים בכל תעשייה. עם זאת, בחירה והטמעה של מערכת תכנון משאבים ארגוניים מחייבת שיקול דעת זהיר, שכן יש להתחשב בצרכים הייחודיים של הארגון המכתיבים איזו תוכנה תתאים בסופו של דבר.
עם כלים לניהול כספים ופרויקטים, רכש, ניהול סיכונים, ניהול ביצועים ארגוניים, תאימות וניתוח, Oracle Fusion Cloud ERP עמוס במאפיינים שמיועדים לסייע בהתמודדות עם האתגרים העומדים היום בפני עסקים. Oracle Cloud ERP היא חבילת תכנון משאבים ארגוניים מקיפה שמשלבת באופן מלא ניהול הון אנושי, שרשרת אספקה, מכירות ושיווק במודל נתונים משותף אחד, וכך מאפשרת תובנות בזמן אמת כדי לעזור לעסקים במשימות וקבלת ההחלטות המורכבות ביותר. יכולות הבינה המלאכותית המובנות של המערכת מיועדות להפוך תהליכים ידניים לאוטומטיים כדי לייעל ולמטב את העבודה היומיומית - ועסקים יכולים גם לבחור להשתמש ב-Oracle Fusion ERP Analytics כדי להעצים את מאפייני הניתוח שכבר מוטמעים במערכת.
כשירות מבוסס ענן, Oracle Fusion Cloud ERP גם עוזר לעסקים להישאר מעודכנים בחידושים הטכנולוגיים האחרונים עם הוצאות רבעוניות של מהדורות שמספקות מאפיינים, פונקציות ושיטות עבודה מומלצות חדשות. Oracle Fusion Cloud ERP הוא חלק מחבילה של Fusion Applications הכוללת ניהול הון אנושי, ניהול שרשרת אספקה, שיווק, מכירות ושירות. כל יישומי Oracle Fusion Cloud פועלים על Oracle Cloud Infrastructure (OCI), המספקת ביצועים, אמינות, מדרגיות, אבטחה וחדשנות בינה מלאכותית.
שאלות נפוצות בנושא מאפייני תכנון המשאבים הארגוני
מהו המאפיין המשמעותי ביותר בתכנון משאבים ארגוני?
קביעת המאפיין המשמעותי ביותר במערכת תכנון משאבים ארגוניים היא סובייקטיבית, אך היכולת לפעול על מודל נתונים מאוחד אחד ולשלב תהליכים עסקיים היא אחד המאפיינים החיוניים יותר, שכן הוא מאפשר עקביות ודיוק נתונים ולשתף נתונים בתהליכים עסקיים שונים.
מה צריך לכלול פתרון תכנון משאבים ארגוני?
המאפיינים הכלולים בפתרון תכנון משאבים ארגוני משתנים בהתאם לספק, אך יכולות הליבה שאמורות להיות חלק מכל מערכות תכנון המשאבים הארוגני כוללות כלים לכספים וחשבונאות, ניהול פרויקטים, רכש וניהול ספקים, ניהול סיכונים ותאימות, ניהול ביצועים וניתוח.
מהו היתרון העיקרי של תכנון משאבים ארגוני?
היתרון העיקרי של תכנון משאבים ארגוניים הוא האופטימיזציה של תהליכים עסקיים, אשר יכולים לסייע בשיפור היעילות התפעולית, שיפור הפרודוקטיביות, שיפור הדיוק והתקינות של הנתונים ותמיכה בקבלת החלטות מבוססות נתונים.
ראו דוגמאות מהעולם האמיתי לאסטרטגיות התכנון של חברות בתחום הכספים, השיווק, כוח העבודה ועוד.