14 האתגרים המובילים בתחום ניהול הכספים לעסקים
נטלי גליורדי | אסטרטגית תוכן | 27 בנובמבר 2023
מנהלים מצליחים בתחום הכספים עושים את עבודתם הטובה ביותר בצומת של קבלת החלטות אסטרטגיות, הערכת סיכונים ואחריות פיננסית - הם מובילים את אסטרטגיית הניהול הפיננסי של הארגון תוך הבטחת תקינות כספית ומימוש סיכויי צמיחה. דיוני האסטרטגיה של המנהלים הבכירים תלויים בסמנכ"ל הכספים (CFO) הראשי שיספק בסיס לניהול כספים, תחזיות ונתונים פיננסיים ותפעוליים המעצבים את ההחלטות המכריעות של המנהלים האלה. עם כל כך הרבה על כף המאזניים, סמנכ"לי כספים והצוותים שלהם צריכים להיות מוכנים לאתגרים המשמעותיים של ניהול כספים יעיל כדי שיכינו אסטרטגיות להתגברות על המכשולים.
מילות מפתח
- תכנון פיננסי יעיל דורש ניתוח נתונים מדויק בזמן ותכנון תרחישים שנתמך במערכת ניהול פיננסית לניטור ביצועים ועדכון תחזית בזמן אמת.
- מנהלי הכספים חייבים לשתף פעולה עם מחלקת IT כדי לאכוף אמצעי אבטחת סייבר חזקים, כולל עדכוני תוכנה קבועים והדרכת צוות מקיפה.
- גישה לנתונים פיננסיים בזמן אמת היא חיונית לקבלת החלטות בזמן, המחייבת מערכות ניהול כספים שיכולות לספק נתונים עדכניים, תוך התגברות על המגבלות של תוכנות מיושנות ותהליכים ידניים.
- ניטור תזרים מזומנים יעיל הוא חיוני לעמידה בהתחייבויות כספיות לטווח קצר הדורשות שקיפות לגורמי נזילות ותהליכים יעילים לניהול חייבים וזכאים.
14 האתגרים הגדולים ביותר בתחום ניהול הכספים
ניהול כספים מספק את הבסיס לאסטרטגיה וביצוע עסקיים - פונקציה עסקית המתמקדת בתכנון אסטרטגי, הכוונה, בקרה, דיווח וחיזוי של פעילויות פיננסיות בתוך ארגון. ניהול כספים חיוני להבטחת היציבות הפיננסית, הצמיחה והקיימות ארוכת הטווח של החברה. אבל ככל שהעסק גדל, ניהול הכספים הופך מאתגר ומורכב יותר, מה שעלול למנוע מעסק לקבל את ההבהרה הדרושה לקבלת החלטות טובות. להלן כמה סיבות נפוצות לאתגרים בניהול כספים העומדים בפני סמנכ"לי כספים ומנהלים נוספים בתחום הפיננסי.
1. תכנון דיוק
תוכנית פיננסית מדויקת ומתוזמנת שניתן לבצע ולנהל לפיה היא אחד המרכיבים החשובים ביותר של עסק בריא. אבל תכנון הוא דיסציפלינה המשתמשת במידע פיננסי רב ממקורות שונים, מה שהופך אותה לגוזלת זמן אם אין כלים ותהליכים המתאימים לאיסוף קל של נתונים מלאים ובזמן. מעבר לכך, תהליך התכנון לא יעזור להכין את החברה אם הנתונים לא ינותחו כראוי וישימשו לחיזוי ולתכנון תרחישים עתידיים שונים. הדבר עלול להוביל לבעיות כמו הוצאת יתר על המידה על סדרי העדיפויות הלא נכונים, הקצאה לא יעילה של הון ואנשים, וחוסר יכולת לחזות צרכים כספיים עתידיים - מה שמוביל להחמצת הזדמנויות עסקיות ויעדים פיננסיים וסיכונים פיננסיים מוגברים. תכנון תרחישים יציב מראש אינו מספיק; צוותי כספים זקוקים למערכת ניהול כספים כדי לנטר את הביצועים בזמן אמת ולעדכן תחזיות לעיתים קרובות תוך עבודה מינימלית; אחרת יהיה מאוחר מדי להשתמש בהם בתרחישים אלה.
2. איומי אבטחת סייבר
במהלך העשור האחרון העלייה המהירה באיומי אבטחה ופריצות הציבה את הנתונים הכספיים בסכנה. לאחר שאיומים אלו עברו לאחריות מחלקת ה-IT, אבטחת סייבר היא חלק חיוני בעסק הדורש שיתוף פעולה צמוד עם צוות הכספים ומובילים עסקיים אחרים. אכיפת אמצעים חזקים של אבטחת סייבר עבור המידע החיוני ביותר של הארגון היא חיונית, ומנהלי כספים יכולים לתרום בעבודה עם IT כדי לוודא שעסקאות פיננסיות ומערכות מאובטחות. מחלקת הכספים וה-IT יחד יכולות להעריך אילו מידע ומערכות הם בעלי הערך הגבוה ביותר וסביר להניח שהאקרים או תוכנות כופר יראו בהם מטרה. כל התוכנות והמערכות הפיננסיות חייבות להתעדכן באופן שגרתי, שכן עדכונים אלה כוללים אמצעי הגנה מפני פרצות האבטחה האחרונות. הגבלת הגישה לנתונים פיננסיים לצוות חיוני בלבד היא גם שיטת עבודה מומלצת. מערכות מבוססות ענן יכולות לעזור בשתי החזיתות, להציע יכולות אבטחה מקוריות, עדכונים שוטפים ואוטומטיים ובקרות גישה חזקות. הכשרת צוות מקיפה היא חלק מרכזי נוסף של אסטרטגיות אבטחת סייבר מצליחות, שכן אנשים הם אחד ההיבטים הפגיעים ביותר בתוך החברה.
3. נתונים בזמן אמת
איסוף נתונים פיננסיים יכול להיות מאמץ אינטנסיבי בזמן. מבחינה היסטורית, יצירת דוח כספי כגון תחזית מכירות רבעונית עשויה להימשך לחברות חודש או יותר. כאשר מנהלים נזקקים לעדכון לאחר שהתנאים העסקיים השתנו, לרוב המשמעות היא שצוותי כספים עובדים בשעות הלילה המאוחרות במשיכת נתונים מכל רחבי החברה. היתרון האולטימטיבי הוא תובנות מעודכנות עבור מקבלי ההחלטות, אבל המכשול הראשון הוא לעיתים קרובות רק השגת הנתונים הדרושים בזמן אמת. רוב מערכות התוכנה הישנות לא מספקות נתונים בזמן אמת, וצוותי כספים רבים עדיין מושכים באופן ידני את המידע הפיננסי מגיליונות אלקטרוניים או מערכות מיושנות כך שנדרשת התאמה ארוכה. מכיוון שהנתונים הפיננסיים המעודכנים חיוניים לתכנון מדויק ולניתוח הכולל, חשוב שתהיה גישה לנתונים עדכניים אלה במהירות האפשרית. מערכת ניהול כספים עם גישה גדולה יותר לנתונים בזמן אמת היא חיונית לאסטרטגיית ניהול כספים פרואקטיבית, שכן היא מאפשרת למנהלים לקבל החלטות המבוססות על התקינות הפיננסית וביצועי התפעול האמיתיים של הארגון.
4. מעקב אחר תזרים מזומנים
ניטור תזרים מזומנים מסייע להבטיח שלעסק יש מספיק נכסים נזילים כדי לעמוד בהתחייבויות כספיות לטווח קצר, כגון תשלום משכורות, ספקים, הלוואות ושכירות. אחד האתגרים הגדולים ביותר בניהול תזרים המזומנים הוא שקיפות לגורמי נזילות. ללא שקיפות זו, לא ניתן לחזות את כמות המזומנים שתהיה בהישג יד בעתיד כדי להבטיח שיש כמות זמינה מהם לענות על הצרכים. תזרימי מזומנים מרובים מפעולות גלובליות, תשלומי לקוחות באיחור, וריאציות עונתיות במכירות ועלויות, תזמון ותנאים של תשלום הלוואה ואי-התאמה להכרה בהכנסות או צבירת הוצאות גם יכולים להוביל לאתגרי תזרים מזומנים. שיפור תזרים המזומנים דורש תהליכי חייבים וזכאים יעילים, כמו גם שקיפות גבוהה בנתוני מיקור ורכישה לקבלת החלטות טובה יותר.
5. ניהול חוב
סכום וסוג החוב שחברה נושאת מובאים בחשבון בהחלטות אסטרטגיות כגון רכישות, הרחבות והשקעות הון. חוב מוגזם יכול להוביל לתשלומי ריבית בלתי ניתנים לניהול וחוסר ודאות פיננסית, אך הלוואות חכמות גם יכולות להיות חיוניות להשקיע ביוזמות צמיחה ומיקסום הרווח. אחד מתחומי האחריות החשובים ביותר של סמנכ"ל הכספים הוא לקבוע את מידת החוב שהעסק יכול לקבל על עצמו באופן אחראי מבלי לסכן את היציבות הפיננסית שלו. תנודות בשער הריבית, דיווח על חובות ושירות, סובלנות לסיכונים ותנאי שוק ותחרות יכולים כולם לסבך את המאמץ של העסק לנהל חוב. עסקים יכולים לייעל את מצב החוב שלהם על ידי בדיקה ותעדוף של חוב, ניהול נכסים, איחוד הלוואות, סקירה קבועה של תנאי הלוואה וניטור תזרים מזומנים חזק שיבהיר אם יש סכנה לתשלומים.
6. ציות לתקנות המס
שמירה על תקנות המס והתאימות היא לא הישג קטן, במיוחד לארגונים גלובליים. הבטחת תאימות במדינות רבות שבהן כללי המס ותקני החשבונאות שונים באופן מסיבי מוסיפה לחץ ומורכבות על המנהלים בתחום הכספים, מכיוון שהיא יכולה להוביל לקנסות ובעיות משפטיות אם התאימות נעשית באופן שגוי. למרבה המזל, מערכות אוטומטיות יותר זמינות כדי לעזור לחברות להשקיע פחות זמן בצוות ושההוצאות יישארו תואמות למסים. מערכת מרכזית שבה ניתן לנהל כללים ותקנים שונים של חשבונאות ומיסוי מפחיתה את עומס העבודה והמורכבות. עסקים יכולים גם להפוך תהליכים מסוימים לאוטומטיים, כגון איסוף נתונים ודיווח, כדי להפחית את הסיכון לשגיאות ולשפר את היעילות.
7. פעולות מורכבות
המורכבות התפעולית אינה יוצאת דופן בארגונים גדולים וגלובליים שבהם יש בדרך כלל היצע מוצרים גדול ואלפי או עשרות אלפי עובדים שצריך לנהל. האתגר לניהול כספים מגיע כאשר תהליכים פיננסיים ומערכות משקפים את המורכבות הזו ומוסיפים לה, במקום להבהיר אותה למנהלי עסקים. עבור ארגונים רב-לאומיים, ניהול פעולות פיננסיות באזורים שונים וניווט בסביבות רגולטוריות מגוונות הוא כמובן קשה. אבל מנהלי כספים יכולים לעזור לארגון בפישוט על ידי זיהוי מדדי ביצועי מפתח (KPI) מתאימים שיספקו נתונים פיננסיים עקביים ואמינים עבור מדדי ביצועי מפתח אלה, באמצעות מתודולוגיות מדידה עקביות ומתן לוחות מידע עדכניים כדי לעזור למנהלי תפעול להבין מה קורה בעסק.
8. מיטוב תהליכים
פעולות פיננסיות מורכבות יכולות לנבוע מתהליכים לא יעילים או לא אפקטיביים - הקשורים לעיתים קרובות להזנת נתונים ידנית וחוסר סטנדרטיזציה - שיכולים להאט את הדיווח והניתוח הכספי של החברה, ולהשאיר את העסק בהמתנה לתובנות שיכולות לעזור בשיפור הביצועים הפיננסיים. מנהלי כספים יכולים ליצור פונקציית מימון יעילה יותר על ידי התמקדות באופטימיזציה ואוטומציה, יישום פרוטוקולי ניהול פרויקטים שהופכים את תהליכי העבודה לחזרתיים וניתנים להרחבה ללא צווארי בקבוק. תוכנת אוטומציה, כולל אלו המשתמשות בבינה מלאכותית מוטמעת, יכולה לעזור להגדיל את הגמישות העסקית ולהחליף או להאיץ משימות חזרתיות וידניות כגון הזנת נתונים, יצירת דוחות, התאמות חשבונות ועיבוד חשבוניות.
9. היעדר תובנות עסקיות
בכל חברה, היכולת לקבל החלטות מבוססות נתונים, לנווט באי-ודאויות ולספק הדרכה אסטרטגית מסתמכת על גישה לתובנות עסקיות מדויקות, רלוונטיות ומעודכנות. היעדר תובנות שמאפשרות פעולה מגביל קבלת החלטות, תכנון אסטרטגי, חיזוי וגורמים כספיים עיקריים אחרים. תזמון נתונים ותובנות הוא קריטי מכיוון שתכנון תרחישים מבריק לא יעזור אם החברה לא הפיקה את התובנות שיבהירו מתי להפעיל תוכנית חלופית. חברות מסתמכות על מנהלי כספים כדי לנתח ולתת הקשר לנתונים עבור תובנות מתקדמות כגון היכן ניתן להשתמש בהקצאת הון לתשואה הטובה ביותר או כאשר מוצר עולה או טובע - כל אלה ניתנים אז להתאמה לסדרי העדיפויות האסטרטגיים של העסק.
10. משימות ידניות
תהליכים פיננסיים ידניים אינם יעילים, נוטים לשגיאות וצורכים כל כך הרבה זמן שיש רק מעט מרווח לניתוח מעמיק וחשיבה אסטרטגית. לעיתים קרובות מדי, צוותי כספים משקיעים זמן במשימות שיכולות להיות אוטומטיות, כמו התאמת חשבוניות, וזה מפחית את היכולת שלהם להתמקד בפעילויות שעוזרות לעסק להגיע ליעדים הפיננסיים שלו. תהליכים ידניים איטיים מפחיתים את הזריזות בהאטת החברה בתגובה לתוצאות פיננסיות. משימות ידניות פחות ניתנות לשינויים בצרכים העסקיים, בתנאי השוק או בדרישות הרגולציה. תוכנת ניהול כספים עם יכולות אוטומציה יכולה להפחית משימות חוזרות וידניות, לשפר את הדיוק ולשחרר אנשים לעבודה שמניעה צמיחה ותורמת להצלחת החברה.
11. חוסר שיתוף פעולה
שיתוף הפעולה בין צוות הכספים של החברה לבין מחלקות אחרות הוא חיוני כדי להתאים אסטרטגיות פיננסיות ליעדים העסקיים הכוללים ולתת למנהלי התפעול את הנתונים הדרושים להם כדי לקבל את ההחלטות הנכונות. ללא שיתוף פעולה כזה, מנהלי כספים מסתכנים בקבלת החלטות לגבי השקעות הון, הלוואות, ניהול מזומנים ועניינים אחרים בתקציב ללא הבנה מלאה של צורכי העסק. שיתוף פעולה הדוק עם מחלקות אחרות כגון משאבי אנוש ועם מובילים בתחום העסקים משפר את קבלת ההחלטות של הצוותים, תומך בתכנון אסטרטגי ומסייע להתאמת החלטות פיננסיות ליעדים ארגוניים רחבים יותר. נקודת ההתחלה היא נתונים משותפים ואמינים, וכך מוודאים שלמנהלים בתחום הכספי ולפונקציות פיננסיות אחרות יש גישה לאותם נתונים מדויקים כשהם זקוקים להם.
12. מערכות מנותקות
חוסר אינטגרציה בין מערכות עסקיות נובע לעיתים קרובות מתוכנות פיננסיות מיושנות, מערכות תיעוד מרובות ותשתית טכנולוגית לקויה. כאשר מערכות ליבה אינן מסוגלות לתקשר ולשתף נתונים ביעילות, העבודה הופכת לידנית יותר ותובנות הופכות להיות פחות מדויקות ובזמן. שימוש במערכות תיעוד מרובות יוצר עומסי עבודה עצומים על הצוות במהלך האיחוד הפיננסי, וזו דוגמה אחת בלבד. צוותי כספים צריכים לתמוך במערכות משולבות המאפשרות שיתוף מידע בפונקציות עסקיות שונות. האתגר יכול להיות לוודא שאינטגרציות כאלה יישארו מעודכנות ויעילות אם חברות מחברות מערכות רבות, כולל אלה הפועלות באופן מקומי ובענן. אבל זו המטרה הנכונה לשאוף אליה. מערכות פיננסיות משולבות משפרות את הדיוק, מפחיתות הזנת נתונים ידנית או אחזור, תומכות בתובנות בזמן אמת, ומעניקות לצוותי כספים את המידע שהם צריכים כדי להתמקד במשימות אסטרטגיות שתורמות להצלחת הארגון.
13. היצמדות לתקציבים
בניית תקציב היא תרגיל בתכנון אסטרטגי, המשמש מפת דרכים לסדרי העדיפויות של הארגון ומתאר כיצד מוקצים משאבים וכיצד מנטרים התקדמות. אבל תהליך התקצוב יכול להשתבש כאשר תקציב בנוי על נתונים שדיוקם עומד בספק והשקיפות מוגבלת למגמות ההוצאות. ברקע שהתקציב מוכן, ההיצמדות אליו דורשת שקיפות רבה בתזרים המזומנים בפועל ובהוצאות. נראות ברורה תמחיש להנהלה מתי ההוצאות הן יתר על המידה, מתי יש חסרונות בהכנסות או עליות בביקוש. תהליכי תקצוב גרועים יכולים להוביל להוצאות יתר, להקצאת משאבים לא יעילה ולקשיים בחיזוי הצרכים הפיננסיים העתידיים. מצב זה יכול לגרום להחמצת מטרות פיננסיות וסיכונים פיננסיים מוגברים. באמצעות תוכנת תקצוב, שילוב מקורות נתונים רלוונטיים ומינוף ניתוחי מידע מתקדמים יכולים לאפשר מעקב ונראות של תקציב בזמן אמת כדי לשפר את הדיוק והתגובתיות בתהליך התקצוב.
14. ניהול הוצאות ובקרת עלויות
ניטור וניהול הוצאות הם היבטים קריטיים של ניהול כספים, המסייעים לעסקים להבין ולשלוט בהוצאות שלהם. אבל ההצלחה בתהליך יכולה להיות מסובכת מכיוון שסמנכ"לי כספים חייבים לוודא שאמצעי בקרת העלויות מובילים לאיזון - שלא יהפכו למחסום בדרך הביצועים העסקיים, ושיבטיחו שיש מספיק כסף בבנק כדי לעשות עסקים. לשם כך נדרש תכנון אסטרטגי וניטור בזמן הנתמך בנתונים מדויקים. מנהלי כספים צריכים לאמץ מדיניות הוצאות ברורה ומנגנוני ניטור חכמים המושכים נתונים מכל המערכות הרלוונטיות והמשולבות.
נהלו אתגרים בקלות בעזרת פתרונות FP&A מבוססי ענן של Oracle
כדי להתעלות על אתגרי הניהול הפיננסי, חברות צריכות ליישם אסטרטגיות ניהול כספים חזקות ותוכנה שיכולה להסתגל תוך התפתחות הסביבה העסקית. מתודולוגיות של תכנון וניתוח פיננסי (FP&A) עוזרות לארגונים לבנות תחזיות בצורה מדויקת ולהקצות משאבים כדי לנצל הזדמנויות ולהגיב לזעזועים בשוק. עם כלים לתכנון, ניסוח תקציב, מידול תרחישים ודיווח ביצועים, מערכות FP&A מתרחבות הרבה מעבר לחשבונאות.Oracle Fusion Cloud Financials, חלק מ-Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), מחבר והופך לאוטומטי תהליכי ניהול פיננסי מרכזיים, כולל זכאים, חייבים, רכוש קבוע, הוצאות ודיווח, לקבלת תמונה ברורה של התקינות הפיננסית של החברה. הגישה מבוססת הנתונים של Oracle ל-FP&A מאפשרת לכם לקשר מדדים כספיים ותפעוליים לתובנות עסקיות, מה שמסייע לכספים למלא תפקיד פעיל בקידום ההצלחה העסקית באמצעות יכולות כמו תכנון, תקצוב וחיזוי תזרים מזומנים.
שאלות נפוצות בנושא אתגרי ניהול הכספים
מהו האתגר הגדול ביותר בתחום הכספים?
אחד האתגרים הגדולים ביותר בתחום הכספים הוא מציאת האיזון בין צמיחה לרווחיות, שכן הוא דורש הערכת סיכונים, השקעה בחוכמה, שליטה בהוצאות ושיתוף פעולה יעיל עם צוותים ברחבי הארגון כולו.
מה גורם לאתגרים כספיים?
חוסר מידע מדויק בזמן אמת הוא המקור העיקרי לאתגרים ולבעיות כספיות רבות, בדרך כלל כתוצאה ממערכות תיעוד פיננסיות רבות, מערכות ותהליכים מיושנים וחוסר שקיפות בנתונים.
כיצד מתגברים על אתגרי ניהול הכספים?
יצירת מקור יחיד לנתונים פיננסיים מהימנים, מדויקים ועדכניים מספקת נקודת התחלה קריטית לפתרון רוב אתגרי הניהול הכספיים.
גלו 5 אסטרטגיות להפחתת העלויות ולהגדלת היעילות בלי לפגוע בצמיחה