מהו ניהול רכש?

ניהול רכש מכונה גם תהליך המקור להסדר. הוא כולל הערכה, בחירה ויצירה של הסכמים חוזיים רשמיים וכן ניהול קשרי הספקים השוטפים של החברה.

רכש הוא דיסציפלינה מורכבת המשתרעת על פעילויות רבות הקשורות זו בזו. תהליך ניהול הרכש כולל רכישה עסקית של סחורות ושירותים, ומשתלב עם חשבונות לתשלום כדי להשלים את מחזור המקור לסילוק על ידי מתן מסמכים תומכים שיסייעו בעיבוד חשבוניות ספקים לתשלום.

פונקציונליות ליבה של פתרון רכש מבוסס ענן

בשוק יותר ויותר מורכב ודינמי, חברות זקוקות לכלים זריזים שיעזרו להן לשפר תהליכי רכש. ארגוני רכש אסטרטגיים מאמצים יותר ויותר חבילות תוכנה משולבות מבוססות ענן המשלבות ניהול ספקים, מיקור, ניהול חוזים וניהול סיכונים יזום עם יכולות רכש-תשלום.

עם פתרון רכש מלא, חברות יכולות למנף מידע קריטי בעת קבלת החלטות תוך ניהול יזום של פעילויות שוטפות לאורך מחזור המקור לסילוק. פתרון ניהול רכש משולב מבוסס ענן מורכב מהדברים הבאים:

ניהול ספקים

רכש אסטרטגי מתחיל בזיהוי והסמכת ספקים לפני תחילת המשא ומתן. זה כרוך באיסוף, הערכה ובקרה של נתוני ספקים כדי להבטיח שהספקים מצייתים למדיניות העסקית. בעזרת תוכנת ניהול רכש, תוכל לאסוף מידע חשוב על הסמכת ספקים באמצעות שאלונים פנימיים וחיצוניים ופרופילי שירות עצמי. בחר את הספקים הטובים ביותר על ידי הערכת כישורי הספקים, גורמי הסיכון ועמידה במדיניות.

פתרון מבוסס ענן מאפשר לצוותי רכש לנהל באופן יזום את קשרי הספקים. השתמש בהודעות חברתיות משובצות כדי לשתף פעולה בצורה יעילה יותר ולהשיג התאמה עסקית בעת תכנון ויצירת מסמכי משא ומתן. קבל התראות כאשר מידע חדש מתגלה שעשוי להשפיע על ניהול הספקים, היכולות או גורמי הסיכון. ספקים וצוותי רכש מקבלים נראות בזמן אמת לגבי עסקאות כמו גם פעילויות מקורות נוכחיות וקרובות.

המקור

הגדרת דרישות והרכבה והשוואה ידנית של הצעות ספקים יכולים להיות גוזלים זמן ומשאירים הרבה מקום לטעויות. זה אפילו יכול לעכב רכישות חשובות.

עריכת מסמכים חכמה יותר, התקשרויות למשא ומתן ובחירת ספקים ממנפת שיטות מומלצות למשא ומתן כדי להשיג תוצאות בשורה התחתונה. שיתוף פעולה חברתי משובץ מקל על שילוב מאמצים ויצירת מסמכי שלילה יעילים יותר. כלים לניתוח פרסים מאפשרים לך להעריך במהירות את הצעות הספקים בהתבסס על גורמים שנקבעו מראש - כגון מחיר, איכות ותמורה - ומאפשרים לך להגיע להחלטת הפרס הטובה ביותר האפשרית בהתבסס על הדרישות העסקיות הייחודיות שלך.

ניהול חוזה

ניהול חוזה רכש יעיל הוא קריטי. זה יכול לקחת הרבה זמן לטפל בתהליך באופן ידני. אבל עם מערכת ניהול רכש מודרנית, ניתן לייעל את יצירת החוזים עם כתיבה מודרכת המשתמשת בספריות סעיפים מאושרות מראש, תבניות סטנדרטיות ושיתוף פעולה חברתי מוטמע.

תקנון ואוטומציה של תהליך ניהול החוזים עוזרים לך ליצור חוזים איכותיים מהיר יותר. אתה יכול לקבל נראות מלאה לתוך החוזים שלך תוך שליטה בעלויות. אנליטיקה מזהה סטיות מוצעות של שפת החוזה מהסטנדרטים המוגדרים. זרימות עבודה הניתנות לביקורת אוכפות אישורי מסמכים. מאגר חוזים מאובטח וניתן לחיפוש עם היסטוריית מעקב וביקורת מלאה מאפשר למשתמשים לאתר במהירות את מה שהם צריכים. יכולות ניהול חידוש אוטומטי מעניקות לצוותי רכש הודעה מוקדמת על חוזים שפג תוקפם כדי שיוכלו לפעול באופן יזום ולמנוע סיכונים פוטנציאליים.

דרישה

חיסכון במשא ומתן אובד במהירות כאשר הקנייה אינה מנוהלת כראוי במהלך מחזור הרכש לתשלום. תוכנת ניהול רכש מודרנית מבטיחה שהחיסכון שנקבע במשא ומתן נאכף באמצעות מדיניות עסקית, בקרות ואישורים.

ניתן להפחית את ההוצאה מחוץ לחוזה על ידי מתן לעובדים חווית קנייה בשירות עצמי, כמו צרכנית. עם חוויה ידידותית למשתמש, העובדים יכולים לגלוש ולקנות מוצרים או שירותים בקלות ובמהירות. יש הכשרה מועטה או לא נדרשת. יכולות חיפוש מוצקות, טפסים חכמים, רשימות קניות וחוויות קנייה מותאמות אישית מבטיחות שתמחור ותנאים שנקבעו במשא ומתן נאכפים באופן אוטומטי באמצעות קטלוגים של ספקים וזרימות עבודה ניתנות להגדרה שנועדו לשלוט בהוצאות ולהפחית עלויות.

רכישה

אוטומציה של עסקאות רכש-תשלום שגרתיות, כגון יצירת הזמנת רכש, משחררת אותך למצוא הזדמנויות חיסכון חדשות. עם מערכת ניהול רכש מבוססת ענן, אתה יכול לייעל את התהליך תוך אכיפת תמחור במשא ומתן והבטחת עמידה במדיניות. צור הזמנות רכש מדרישות מאושרות - ללא התערבות ידנית. ספק לצוותי הרכש שלך תובנות לגבי חריגים, סטטוס ופעולות הנדרשות. צור קשר עם הספקים שלך באמצעות כלים חברתיים משובצים.

חשבונות לתשלום

עיבוד חשבוניות ספקים הוא לרוב ידני, מועד לשגיאות וגוזל זמן. פתרון שלם של מקור להסדר מייעל וממכן את הפונקציה הקריטית הזו. מערכת ניהול רכש משולבת מאפשרת לך לנצל את ההנחות בתשלום מוקדם ולהפחית את עלויות העבודה. זה כולל מערכת ניהול תשלומים חזקה המספקת שידור אלקטרוני של חשבוניות מספקים ועיבוד מהיר יותר בסיוע סריקה אופטית, למידת מכונה והתאמת הזמנות רכש אוטומטיות. אימות החשבונית ברמת השורה הוא אוטומטי לחלוטין לעיבוד מהיר יותר. חריגים מנוהלים באמצעות התראות ושיתוף פעולה חברתי עם שיתוף מסמכים כדי להאיץ את זמני הפתרון.

שפר את ניהול הספקים. ניהול עלויות. לאכוף ציות.

חברות משקיעות בפתרונות ניהול רכש כדי לייעל ולהפוך את תהליך המקור להסדרה לאוטומטי. תוכנת ניהול רכש משחקת תפקיד מרכזי בניהול עלויות על ידי הגדלת החיסכון באמצעות הסכמי קנייה עם ספקים. ההוצאות מנוהלות על ידי הפניית רכישות לספקים מאושרים באמצעות אפליקציות האוכפות גם מדיניות קנייה. פתרונות מקור להסדר גם משפרים את יעילות הרכש על ידי ייעול תהליכים פנימיים והפחתת סיכונים באמצעות ניהול ספקים וחוזים יעילים יותר.

על ידי אוטומציה ואופטימיזציה של תהליכי רכש, מערכות ניהול רכש מספקות את היתרונות הבאים:

שפר את החיסכון בעלויות

חיסכון בעלויות מתחיל במקור; תהליך הזיהוי וההערכה של ספקים פוטנציאליים וניהול משא ומתן איתם לרכישת סחורות ושירותים. פעילויות אלו מבטיחות שהחברה תקבל מחירים תחרותיים ואת התמורה הטובה ביותר. עבור רוב החברות, המשא ומתן מתנהל באמצעות תהליך הגשת הצעות שבו מספר ספקים מתחרים על עסקי החברה. אמנם יהיה זה פשטני יתר לומר שחיסכון בעלויות הוא הגורם היחיד, אך הוא נמצא בראש רשימת הקריטריונים שלפיהם נמדדים ארגוני רכש. כאשר ספק נבחר וחוזה נחתם, הוא הופך לספק המאושר למוצר או שירות מסוים. על ידי אכיפת הוצאות תואמות, חברות מסוגלות למקסם את החיסכון בעלויות ולשפר את הרווחיות.

הגדל את ההשפעה על ההוצאה

ארגונים רבים עדיין נאבקים עם רכישות שמתרחשות מחוץ לתהליכים שנקבעו, עם ספקים שאינם בחוזה לספק מחירים תחרותיים. מכונה בדרך כלל "מאבריק" או הוצאה מחוץ לחוזה. פתרונות ניהול רכש נועדו לשלוט בפעילות זו על ידי אכיפת רכישות תואמות מספקים מאושרים.

רכישה תואמת מנוהלת באמצעות שכבות מרובות עם מערכות רכש המשתמשות הן בתמריצים והן בהרתעה. ראשית, הם מספקים חווית קנייה כמו צרכנית. זה מקל על העובדים למצוא את מה שהם צריכים ולבצע את הרכישות שלהם אך ורק דרך ספקים מורשים. מוצרים או שירותים מוצגים בממשק קנייה ידידותי למשתמש. מערכות אלו משתמשות גם במדיניות ניהול הוצאות הניתנות להגדרה, בכללים ובבקרות המורכבות מתזרימי עבודה ואישורים ניהוליים כדי להבטיח שהרכישות תואמות ולשפר את החיסכון בעלויות.

לשפר את היעילות ולהפוך תהליכי רכש לאוטומטיים

תהליכים ידניים מסורבלים מונעים מצוותי רכש לספק ערך אסטרטגי גדול יותר. תהליכי רכש לא יעילים עלולים לגרום לאובדן מסמכים, הוצאות בלתי מבוקרות והחמצת הזדמנויות הנחות.

פתרונות ניהול רכש מייעלים, מייעלים ואוטומטיים תהליכים ידניים בדרך כלל מבוססי נייר ומצמצמים את כמות העבודה הנדרשת להשלמתו חברות יכולות ליצור חוזים טובים יותר מהר יותר והן מסוגלות למקסם את הערך של הסכמים במשא ומתן. היעילות משתפרת לאורך כל תהליך ניהול הרכש: הסמכת ספקים, זירוז משא ומתן, התקשרות ומעקב אחר פעילויות הרכש. כתוצאה מכך, דרישות רכישה מקבלות אישורים מהירים יותר וחשבוניות ספקים מעובדות ומשולמות מהר יותר. משאבים יקרי ערך מתפנוים לפעילויות אסטרטגיות יותר כמו ניהול ספקים, ניהול משא ומתן על תמחור נוח יותר וחקר מקורות אספקה חדשים.

שפר את ניהול הספקים

ספקים הם שותפים עסקיים קריטיים המספקים את המוצרים או השירותים שהחברה שלך צריכה. הכשרת התאמתו של ספק פוטנציאלי כשותף עסקי היא המפתח. תוכנת ניהול רכש מייעלת את תהליך הערכת גורמים קריטיים כגון כדאיות פיננסית, עמידה בקוד ההתנהגות של החברה וגורמים נוספים המתאימים אותם כשותפים עסקיים.

לאחר הסמכה, המערכת מסייעת בניהול קשרי ספקים מתמשכים, כגון הנחיה לאנשי מקצוע בתחום הרכש כאשר כישוריו של הספק פוקעים. המערכת גם מודיעה למשתמשים כאשר מתגלה מידע חדש שעלול להשפיע לרעה על הכישורים, היכולות של הספק ולשנות את פרופיל הסיכון שלו.

תקן וייעל את מחזור חיי החוזה

חוזי רכש משלימים את תהליך המקור. הם מגבשים את הקשר העסקי בין חברה לספקיה, אחריותם, התמחור ומגדירים את התנאים לטיפול בסכסוכים. מערכת ניהול רכש מודרנית עוזרת לך להשתלט על תהליך ניהול החוזים כדי לקבל נראות לתוך הסכמים, לקצר את זמני המחזור ולנהל תאימות.

תהליך עריכת החוזה נעשה מהר יותר, עם פחות סיכונים עם שפה מוגדרת מראש , תבניות וזרימות עבודה. במהלך המשא ומתן, בודקי חוזים יכולים לזהות במהירות סטיות מוצעות מהשפה הסטנדרטית כדי להדגיש סיכונים, לבצע שינויים נדרשים ולקבל אישורים נדרשים לפני הגימור. לאחר ביצוע חוזים, המערכת מספקת אחסון ואחזור אלקטרוניים. מנהלים מקבלים הודעה עם התראות על אירועים - כגון חוזים שפג תוקפם - כדי להבטיח פעולות בזמן ולמזער עיכובים.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud משדרג את תהליכי הרכש העסקיים כך שתוכל לנהל באופן יזום קשרי ספקים ופעילויות לאורך מחזור המקור לסילוק. פתרון שלם, משולב ומבוסס ענן זה מאפשר לך לשנות את ארגון הרכש שלך כדי לספק שירותי רכש מהירים ותואמים לכל תחומי הארגון שלך.

מינוף יכולות דיגיטליות, כגון ניתוח משובץ, שיתוף פעולה חברתי ומכשירים ניידים, Procurement Cloud מאפשר לך להפחית את סיכוני הספקים, מקור יעיל יותר, לשלוט בהוצאות ולשפר את שולי הרווח של הארגון שלך.