מה זה ERP?

הגדרה של תכנון משאבים ארגוניים (ERP)

תכנון משאבים ארגוני (ERP) מתייחס לסוג תוכנה שארגונים משתמשים בה כדי לנהל פעילויות עסקיות יומיומיות כגון חשבונאות, רכש, ניהול פרויקטים, ניהול סיכונים וציות, ופעילות שרשרת האספקה. חבילת ERP מלאה כוללת גם ניהול ביצועים ארגוניים, תוכנה המסייעת לתכנן, לתקצב, לחזות ולדווח על התוצאות הכספיות של הארגון.

מערכות ERP קושרות יחד שפע של תהליכים עסקיים ומאפשרות זרימת נתונים ביניהם. על ידי איסוף נתוני עסקאות משותפים של ארגון ממקורות מרובים, מערכות ERP מבטלות כפילות נתונים ומספקות שלמות נתונים עם מקור אמת יחיד.

כיום, מערכות ERP הן קריטיות לניהול אלפי עסקים בכל הגדלים ובכל הענפים. עבור חברות אלה, ERP חיוני כמו החשמל ששומר על האורות.

מהי מערכת ERP?

כיצד פתרונות אלו יכולים לנהל את הפעילות העסקית היומיומית של הארגונים, כגון חשבונאות, כספים, רכש, ניהול פרויקטים, שרשרת אספקה וייצור.

מערכות תכנון משאבים ארגוניים הן פלטפורמות שלמות ומשולבות, בין אם במקום או בענן, המנהלות את כל ההיבטים של עסק מבוסס ייצור או הפצה. משאבי תכנון מערכות הן פלטפורמות שלמות ומשולבות, בין אם במקום או בענן, המנהלות את כל ההיבטים של עסק מבוסס ייצור או הפצה.

מערכות ERP יספקו גם שקיפות לתהליך העסקי המלא שלך על ידי מעקב אחר כל ההיבטים של ייצור, לוגיסטיקה ופיננסים. מערכות משולבות אלו פועלות כמרכז מרכזי של העסק לזרימת עבודה ונתונים מקצה לקצה, ומאפשרות גישה למגוון מחלקות.

מערכות ERP ותוכנה תומכות במספר פונקציות ברחבי הארגון, עסקים בינוניים או קטנים, כולל התאמות אישיות לתעשייה שלך.

מה ההבדל בין ERP לפיננסים?

למרות שהמונח "פיננסיים" משמש לעתים קרובות כאשר מתארים תוכנת ERP, פיננסים ו-ERP אינם אותו דבר. המונח 'פיננסים' מתייחס לקבוצה של מודולים בתוך תוכנת ה-ERP.

פיננסיים הם הפונקציות העסקיות הקשורות למחלקת הכספים של ארגון וכוללות מודולים לחשבונאות פיננסית, חשבונאות משנה, מרכז חשבונאות, חובות וחייבים, ניהול הכנסות, חיוב, מענקים, ניהול הוצאות, ניהול פרויקטים, ניהול נכסים, חשבונאות במיזם משותף, ואוספים.

תוכנת Financials משתמשת ביכולות דיווח וניתוח כדי לעמוד בדרישות הדיווח של גופים מנהליים, כגון הקרן הבינלאומית לתקני דיווח כספי (IFRS), המועצה לתקינה בחשבונאות פיננסית (FASB) עבור כללי עקרונות חשבונאות מקובלים בארצות הברית (GAAP), וכן עבור מדינות אחרות (HGB בגרמניה ו-PCG בצרפת, למשל).

עבור ארגונים ציבוריים, תוכנות פיננסיות חייבות להיות מסוגלות לייצר דוחות כספיים תקופתיים עבור רגולטורים שולטים, כגון רשות ניירות הערך של ארה"ב (SEC) (עם דוחות כגון רבעוני 10- Q ו-10-K שנתי), הרשות האירופית לניירות ערך ושווקים (ESMA), ואחרים. עבור סוגים אלה של דוחות כספיים, נעשה שימוש בכלי דיווח נרטיבי. מי שאחראי בסופו של דבר לפיננסים הוא סמנכ"ל הכספים.

בעוד פיננסיים מטפלים בתחום אחד של העסק, ERP מקיף מגוון רחב של תהליכים עסקיים - כולל פיננסיים. תוכנת ERP יכולה לכלול יכולות לרכש, ניהול שרשרת אספקה, מלאי, ייצור, תחזוקה, ניהול הזמנות, ניהול פרויקטים, לוגיסטיקה, ניהול מחזור חיים של מוצר, ניהול סיכונים, ניהול ביצועים ארגוניים (EPM), משאבי אנוש/אנושיים ניהול הון.

ERP משתלב גם עם יישומים חזיתיים כדי לבנות דעות הוליסטיות של לקוחות, כולל פתרונות ניהול קשרי לקוחות (CRM). בנוסף, יישומי ERP מבוססי ענן מוטמעים לעתים קרובות בטכנולוגיות הדור הבא, כגון האינטרנט של הדברים (IoT), בלוקצ'יין, AI, למידת מכונה ועוזרים דיגיטליים. טכנולוגיות מתקדמות אלו מספקות נתונים ויכולות שלא רק משפרות פונקציות ERP מסורתיות רבות; הם יוצרים הזדמנויות חדשות ליעילות מוגברת, שירותים חדשים ותובנות מעמיקות יותר ברחבי הארגון. מכיוון שמערכות ERP הן מקיפות בארגון, הניהול שלהן כרוך לעתים קרובות בשותפות עם סמנכ"ל הכספים, כמו גם עם ה-CIO, ה-COO ומנהיגים בכירים אחרים.

יישומי ERP מבוססי ענן מוטמעים לרוב בטכנולוגיות הדור הבא, כגון האינטרנט של הדברים (IoT), blockchain, AI, למידת מכונה ועוזרים דיגיטליים.

יסודות ה-ERP

מערכות ERP מתוכננות סביב מבנה נתונים (סכמה) יחיד ומוגדר שבדרך כלל יש לו מסד נתונים משותף. זה עוזר להבטיח שהמידע המשמש ברחבי הארגון מנורמל ומבוסס על הגדרות נפוצות וחוויות משתמש. מבני הליבה הללו מחוברים זה לזה עם תהליכים עסקיים המונעים על ידי זרימות עבודה בין מחלקות עסקיות (לדוגמה, כספים, משאבי אנוש, הנדסה, שיווק ותפעול), חיבור בין מערכות לבין האנשים שמשתמשים בהן. במילים פשוטות, ERP הוא הכלי לשילוב אנשים, תהליכים וטכנולוגיות בארגון מודרני.

לדוגמה: שקול חברה שבונה מכוניות על ידי רכישת חלקים ורכיבים ממספר ספקים. היא יכולה להשתמש במערכת ERP כדי לעקוב אחר הדרישה והרכישה של מוצרים אלה ולהבטיח שכל רכיב לאורך כל תהליך הרכש-תשלום משתמש בנתונים אחידים ונקיים הקשורים לתהליכי עבודה ארגוניים, תהליכים עסקיים, דיווח וניתוח.

כאשר ERP מופעל כהלכה בחברה לייצור רכב זו, רכיב, למשל, "רפידות בלם קדמיות", מזוהה באופן אחיד לפי שם חלק, גודל, חומר, מקור, מספר מגרש, מספר חלק של ספק, מספר סידורי, עלות ומפרט , יחד עם שפע של פריטים תיאוריים ומונחי נתונים אחרים.

מאחר שהנתונים הם נשמת אפה של כל חברה מודרנית, ERP מקל על איסוף, ארגון, ניתוח והפצה של מידע זה לכל אדם ומערכת הזקוקים לו כדי למלא את תפקידם ואחריותם בצורה הטובה ביותר.

ERP גם מבטיח ששדות הנתונים והמאפיינים הללו מתגלגלים לחשבון הנכון בספר החשבונות הכללי של החברה, כך שכל העלויות יהיו במעקב ומיוצגים כראוי. אם רפידות הבלמים הקדמיות היו נקראות "בלמים קדמיים" במערכת תוכנה אחת (או אולי קבוצה של גיליונות אלקטרוניים), "רפידות בלמים" באחרת ו"רפידות קדמיות" בשלישית, יהיה קשה לחברת ייצור הרכב להבין כמה מושקע מדי שנה על רפידות בלם קדמיות, והאם כדאי להחליף ספק או לנהל משא ומתן לתמחור טוב יותר.

עיקרון ERP מרכזי הוא איסוף נתונים מרכזי להפצה רחבה. במקום מספר מסדי נתונים עצמאיים עם מלאי אינסופי של גיליונות אלקטרוניים מנותקים, מערכות ERP מכניסות סדר לכאוס, כך שכל המשתמשים - מהמנכ"ל ועד פקידי חובה - יוכלו ליצור, לאחסן ולהשתמש באותם נתונים שנגזרו באמצעות תהליכים נפוצים. עם מאגר נתונים מאובטח ומרכזי, כל אחד בארגון יכול להיות בטוח שהנתונים נכונים, מעודכנים ומלאים. שלמות הנתונים מובטחת עבור כל משימה המבוצעת ברחבי הארגון, החל מדוח כספי רבעוני ועד לדוח חובות חובה בודדים, מבלי להסתמך על גיליונות אלקטרוניים מועדים לשגיאות.

הערך העסקי של ERP

אי אפשר להתעלם מההשפעה של ERP בעולם העסקים של היום. ככל שהנתונים והתהליכים הארגוניים נכללים במערכות ERP, עסקים יכולים ליישר מחלקות נפרדות ולשפר זרימות עבודה, וכתוצאה מכך לחסכון משמעותי בשורה התחתונה. דוגמאות להטבות עסקיות ספציפיות כוללות:

• תובנות עסקיות משופרות ממידע בזמן אמת שנוצר על ידי דוחות
• הורדת עלויות תפעול באמצעות תהליכים עסקיים יעילים ושיטות עבודה מומלצות
• שיתוף פעולה משופר ממשתמשים החולקים נתונים בחוזים, דרישות והזמנות רכש
• יעילות משופרת באמצעות חווית משתמש משותפת על פני פונקציות עסקיות רבות ותהליכים עסקיים מוגדרים היטב
• תשתית עקבית מהמשרד האחורי ועד למשרד הקדמי, כאשר כל הפעילויות העסקיות בעלות אותו מראה ותחושה
• שיעורי אימוץ משתמשים גבוהים יותר מחוויית משתמש ועיצוב משותפים
• סיכון מופחת באמצעות שיפור שלמות הנתונים ובקרות פיננסיות
• הורדת עלויות ניהול ותפעול באמצעות מערכות אחידות ומשולבות

היסטוריה קצרה של ERP

מכרטיסי נייר למכשירים ניידים
ההיסטוריה של ERP חוזרת יותר מ-100 שנים אחורה. בשנת 1913, המהנדס פורד ויטמן האריס פיתח את מה שנודע כמודל כמות ההזמנה הכלכלית (EOQ), מערכת ייצור מבוססת נייר לתזמון ייצור. במשך עשרות שנים, EOQ היה הסטנדרט לייצור. יצרנית הכלים בלאק ודקר שינתה את המשחק ב-1964 כשהיא הפכה לחברה הראשונה שאימצה פתרון לתכנון דרישות חומריות (MRP) ששילב מושגי EOQ עם מחשב מיינפריים.

MRP נשאר תקן הייצור עד שפותח תכנון משאבי ייצור (הנקרא MRP II) ב-1983. MRP II הציג "מודולים" כרכיב ארכיטקטוני מרכזי של תוכנה, ורכיבי ליבה משולבים לרבות רכש, רשימות חומרים, תזמון וניהול חוזים. בפעם הראשונה, משימות ייצור שונות שולבו במערכת משותפת. MRP II גם סיפק חזון משכנע כיצד ארגונים יכולים למנף תוכנה כדי לשתף ולשלב נתונים ארגוניים ולהגביר את היעילות התפעולית עם תכנון ייצור טוב יותר, מלאי מופחת ופחות פסולת (גרוטאות). ככל שטכנולוגיית המחשב התפתחה בשנות ה-70 וה-80, פותחו מושגים דומים ל-MRP II כדי לטפל בפעילויות עסקיות מעבר לייצור, תוך שילוב כספים, ניהול קשרי לקוחות ונתוני משאבי אנוש. עד שנת 1990, לאנליסטים טכנולוגיים היה שם לקטגוריה החדשה הזו של תוכנות לניהול עסקי - תכנון משאבים ארגוניים.

דגמי פריסת ERP: ממקום מקומי ועד לענן

העבר של ה-ERP: שנות ה-90 ועד המילניום החדש
משנות ה-90 ועד תחילת המאה העשרים ואחת, אימוץ ה-ERP גדל במהירות. במקביל, העלויות של הטמעת מערכת ERP החלו לטפס. החומרה הנדרשת להפעלת התוכנה הייתה בדרך כלל בשטח החברה, עם מכונות גדולות בחדר שרתים. הן החומרה והן רישיונות התוכנה דרשו השקעות הון ופחתו על פני 5 עד 10 שנים. בנוסף, ארגונים כמעט תמיד רצו להתאים את מערכות ה-ERP שלהם לצרכים הספציפיים שלהם, מה שגרר הוצאה נוספת של יועצי תוכנה והדרכה.

בינתיים, טכנולוגיית ה-ERP התפתחה כדי לאמץ את האינטרנט, עם תכונות ופונקציונליות חדשות כמו ניתוח משובץ. ככל שחלף הזמן, ארגונים רבים גילו שמערכות ה-ERP המקומיות שלהם לא יכלו לעמוד בדרישות האבטחה המודרניות או טכנולוגיות מתפתחות כמו סמארטפונים.

ענן ERP - מודל אספקת ERP חדש

תוכנה כשירות (SaaS)
היכנס לענן - ספציפית, תוכנה כשירות (SaaS) מודל אספקה עבור ERP. כאשר תוכנת ERP מסופקת כשירות בענן, היא פועלת ברשת של שרתים מרוחקים במקום בתוך חדר השרתים של החברה. ספק הענן מתקן, מנהל ומעדכן את התוכנה מספר פעמים בשנה - במקום שדרוג יקר כל 5 עד 10 שנים עם מערכת מקומית. הענן יכול להפחית הן את ההוצאות התפעוליות (OpEx) והן את הוצאות ההון (CapEx) מכיוון שהוא מבטל את הצורך של חברות לרכוש תוכנה וחומרה, או לשכור צוות IT נוסף. במקום זאת ניתן להשקיע משאבים אלו בהזדמנויות עסקיות חדשות, והארגון תמיד מעודכן בתוכנת ה-ERP העדכנית ביותר. עובדים יכולים להעביר את המיקוד שלהם מניהול IT למשימות בעלות ערך מוסף יותר כמו חדשנות וצמיחה.

7 סיבות לעבור לפתרון ענן ERP

לעסקים בכל הגדלים, כולל ארגונים וקטנים עד בינוניים, לא ניתן לפרק מערכות מקומיות ולעבור לחלוטין לענן בבת אחת. או, לכל הפחות, זה לא משהו שנוח להם לעשות בתוך חלון פיתוח קצר. בינתיים, להישאר בקורס עם ERP מקומי, תוך התעלמות מכל היתרונות של תכנון משאבים ארגוניים כפתרון ענן, גם הוא כבר לא דרך אידיאלית. מדוע כדאי לשקול להשתמש ביישומי ענן כדי להחליף או להגדיל את המערכת המקומית שלך?

התחל עם Oracle ERP

ארגונים תמיד נאבקו לאזן את העלויות והמורכבות הגבוהות של ה-ERP המסורתיות מול הצורך בתכונות מותאמות אישית וגמישות, כל זאת תוך עמידה בדרישות העסק. צפה ולמד כיצד Oracle ERP Cloud מספקת צוותים מחוברים, נתונים מאוחדים ותובנות בזמן אמת כדי לעזור לך ולצוות הכספים שלך להבטיח שההחלטות העסקיות הטובות ביותר מתקבלות. עם ERP המועבר כשירות בענן, הארגון שלך יכול להיות מוכן לעתיד ולהתקדם בקצב השינוי.

אחד היתרונות של מודל SaaS הוא שהתוכנה מתעדכנת עם התכונות, הפונקציות והשיטות המומלצות העדכניות ביותר. ספקי ERP בענן מוציאים עדכונים באופן קבוע (בתדירות חודשית, במקרה של Oracle). משמעות הדבר היא שהטכנולוגיות החדשות והמהפכניות המתפתחות - כגון AI, עוזרים דיגיטליים, למידת מכונה, בלוקצ'יין, מציאות רבודה ואינטרנט של הדברים (IoT) - הופכות לזמינות למנויים בקצב קבוע.

עם גישה לטכנולוגיות החדשות הללו, ארגונים יכולים לשפר במהירות את שיטות העבודה המומלצות העסקיות שלהם ככל שתוכנת ה-ERP מתפתחת. הם יכולים להפוך תהליכים לאוטומטיים שדרשו בעבר התערבות ידנית כבדה, כגון התאמה בין חשבונות פיננסיים. בנוסף, המשתמשים מקבלים הבנה מקיפה בזמן אמת של הפעילות העסקית הארגונית לא רק במשרד הפנים, אלא גם במחסנים, בקומות המפעל ובכל מקום אחר ברחבי הארגון. הידע הזה זמין אז לכל עובד מתאים במכשירים הניידים שלו, כולל סמארטפונים וטאבלטים.

נבנה לעידן הדיגיטלי, ענן ה-ERP של היום חובק נייד, חברתי, אנליטיקה והטכנולוגיות העדכניות ביותר המתפתחות. כל דבר פחות לא יזיז ארגון קדימה.

שאלות נפוצות בנושא ERP

מה זה ERP במילים פשוטות?
ERP הם ראשי התיבות של enterprise resource management – תכנון משאבים ארגוניים. זוהי מערכת תוכנה הכוללת את כל הכלים והתהליכים הדרושים לניהול מוצלח של חברות וארגונים, כולל משאבי אנוש, תהליכי ייצור, שרשרת אספקה, פיננסים, חשבונאות ועוד.

מהם שלושת הסוגים הנפוצים של ERP?
שלושת הסוגים הנפוצים ביותר של תוכנות ERP הם ERP מקומי, ERP מבוסס-ענן ו-ERP היברידי. מערכת ERP מקומית רצה על השרתים של החברה, בעוד ERP מבוסס-ענן מתארח בשרת מרוחק של צד שלישי. ERP היברידי הוא שילוב של שני אלה, בדרך כלל עם מערכת ERP מקומית במשרדים הראשיים ומערכות ERP מבוססות-ענן בחברות הבת.

מהי דוגמה ל-ERP?
דוגמה אחת ל-ERP היא מערכות ERP לתעשיות ספציפיות שנותנות מענה לדרישות המיוחדות של חברות בתחום מסוים ומציעות יכולות ייחודיות לתעשייה, כמו תכנון דרישות חומרים וניהול מסמכי ייצור. מכיוון שהתכונות שהמערכות האלה מציעות הן כל כך ממוקדות וספציפיות, החברות לא צריכות לבצע בהן יותר מדי שינויים או לשלב אותן עם כלים חיצוניים.