מהו ניהול כוח אדם (WFM)?
פתרון ניהול כוח אדם (WFM) הוא פתרון תוכנה המסייע לארגונים לייעל ולהפוך את התהליכים שמנהלים את זמן העובדים לאוטומטיים, לארגן ולפרוס את כוח העבודה שלהם ביעילות, לאפשר שירות עצמי של עובדים ומנהלים ולהבטיח בטיחות עובדים.
ניהול כוח אדם יעיל כולל את כל הפעילויות הדרושות לשמירה על כוח עבודה פרודוקטיבי וחסכוני. זה מכסה את כל המשימות והתהליכים הכרוכים בפרויקטים של איוש יעיל כדי להבטיח שתמהיל העבודה הנכון זמין - בזמן ובעלות הנכונים. זה כולל גם אוטומציה של מעקב אחר שעות העבודה עבור כל העובדים (כולל עובדים זמניים ועובדי במשמרות לפי שעה) וניהול היעדרויות וחופשות תוך התחשבות בחוקי העבודה האזוריים ובדרישות הדיווח.
על-ידי מתן כלים משולבים החורגים מפעילויות התאמה לאמות מידה ואוטומציה מסורתיות, צוותי משאבי האנוש יכולים להפוך לאסטרטגיים יותר באופן שבו הם מספקים ערך לשאר חלקי הארגון. ככל שחברות ומעסיקים התחילו לבצע אוטומציה של מעקב אחר שעות העבודה, הם גם הגבירו את השימוש שלהם במודלים של עבודה וניתוחים בזמן אמת. מערכות משאבי האנוש המובילות כיום הן לא תערובת של כלים נפרדים ומערכות מידע מיושנות, אלא מערכות אסטרטגיות, מחוברות ומשולבות שעונות על הדרישות של ארגונים מודרניים ודיגיטליים.
רכיבי פתרון WFM
פתרון WFM אופייני יכלול תכונות המסייעות במעקב אחר זמן ועבודה, תזמון עובדים וניהול היעדרויות. בנוסף לתהליכים בסיסיים אלה, ניתן להרחיב את פתרונות ניהול כוח האדם כדי לכלול את הבריאות והבטיחות של כוח האדם.
זמן ועבודה
מערכת ניהול זמן מעניקה לכם נראות ושליטה במשאבים היקרים והמוערכים ביותר שלכם—האנשים שלכם. היא גם מבטיחה עמידה בחוקי העבודה או בהסכמי איגוד עובדים.
Time and Labor (זמן ועבודה) (3:54)
ניהול היעדרויות
יישום שמאפשר לכם לנהל היעדרויות של עובדים ולעמוד בתקנות חופשות גלובליות. יישום ניהול היעדרויות מספק לכם את היכולת להפחית את ההשפעות הקשורות להיעדרויות, כגון עלויות וסיכונים מוגברים ופרודוקטיביות מופחתת.
בטיחות וגהות של כוח אדם
יישום זה מאפשר לארגונים לנהל בקלות וביעילות תקריות של בטיחות וגהות סביבתית. הוא משפר את הבטיחות הכוללת של החברה על-ידי פישוט ואוטומציה של כל התהליך, כולל דיווח, לכידת מידע קריטי וגילוי הגורמים הבסיסיים לתקריות.
מהם האתגרים של פתרונות ניהול כוח אדם מסורתיים?
כל עסק הוא ייחודי ויש לו אתגרים משלו. פתרון ניהול כוח האדם שלכם צריך לתת מענה לחששות האלה. כמה מהאתגרים הנפוצים ביותר לניהול כוח אדם (WFM) כוללים את הבאים:
דיווח שעות
דיווח שעות משפיע כמעט על כל עובד בארגון. אחת מהבעיות הגדולות ביותר שאיתן מתמודדים הלקוחות עם מערכות הנישה והעבודה הנוכחיות היא זמן ההשהיה, או חוסר השלמות של הנתונים המגיעים ממערכת משאבי האנוש הראשית שלהם. באופן מסורתי, מעקב הזמן היה מבלבל, איטי ונוטה מאוד לשגיאות, מה שעלול לגרום לעלויות שכר מיותרות ולנטל מנהלי נוסף. גרוע מכך הוא ההשפעה על המורל של העובדים כאשר המשכורות אינן מדויקות. אף חברה לא רוצה להסתכן בתביעה בבית המשפט או לקבל פרסום שלילי כי הם שילמו לעובדים שלהם באופן שגוי או לא פעלו על-פי החוק.
עובדים מיוצגים
עובדים מיוצגים בדרך כלל נהנים משכר גבוה יותר באופן משמעותי והטבות טובות יותר מאשר עובדים שאינם מיוצגים. עמידה בתקנות אלה יכולה להיות מאתגרת מאוד עבור ארגונים מסוימים בגלל המורכבות של הכללים עבור ותק, קביעות, זכאות, הטבות, היעדרות וזכאויות לתשלום. ניהול כללי חוזה יכול להיות קשה ללא פתרון מקיף לניהול כוח אדם.
מערכת ניהול היעדרות
היעדר מערכת ניהול היעדרויות אמינה יכול להוביל לעלויות וסיכונים גבוהים יותר ולהפחתת הפרודוקטיביות. ארגונים צריכים להתמודד עם הדרישות המגוונות והמורכבות שנובעות מניהול מדיניות היעדרויות ברחבי העולם. מערכות לניהול היעדרויות נתקלות לעיתים קרובות באתגרים בשל הכללים הייחודיים וממשקי המשתמש השונים הנדרשים למדינות ואזורים שונים.
ארגונים רבים מתקשים מאוד לקבל הודעות על תקריות בטיחות וגהות (PDF) בזמן. עובדים אינם בטוחים או מתלבטים אם עליהם לדווח לארגון על כמעט-תאונות או תנאים לא בטוחים. לארגונים רבים חסרים כלים פשוטים ואינטואיטיביים המעודדים דיווח וממזערים את המכשולים עבור עובדים לדווח על אירועים שקרו או עלולים לקרות. בסופו של דבר, האחריות למדיניות בטיחות והגהות מוטלת על הארגונים עצמם, ולכן יש להם אינטרס מובהק להטמיע תהליכי ניהול בטיחות וגהות מודרניים ויעילים.
10 היתרונות המובילים של ניהול כוח אדם
1. מעקב נוכחות אוטומטי
תוכנת ניהול כוח אדם הופכת את מעקב הנוכחות לאוטומטי, משפרת את דיוק הנתונים ומפחיתה שגיאות שכר. עם פתרון מקיף לניהול כוח אדם, ארגונים יכולים להציע לסוגים מרובים של עובדים דרך קלה ואינטואיטיבית כדי לדווח במדויק על שעות העבודה וההיעדרויות בזמן אמת.
2. פרודוקטיביות כוח אדם משופרת
מערכת לניהול כוח אדם מפחיתה תהליכים ידניים ומאפשרת לך לנהל טוב יותר מגוון שלם של כללי מדיניות השולטים בזמן ובנוכחות. עם נראות משופרת של השעות שנעבדו, זמינות העובדים ותקריות הבטיחות, פרודוקטיביות כוח האדם הכוללת משתפרת, ומנהלים יכולים להבטיח שצורכי האיוש יכוסו ויגיבו במהירות אם הדברים ישתנו.
3. מקום עבודה בטוח יותר
מערכת ניהול כוח אדם יכולה לסייע לכם לקדם תרבות של בטיחות ותאימות כוח אדם, תוך סיוע בניהול תקריות בטיחות וגהות סביבתית בצורה יעילה יותר. על-ידי ייעול ואוטומציה של פרוטוקולי בטיחות וגהות - מדיווח על תקריות ועד לכידת מידע קריטי - ארגונים יכולים להבטיח שהמידע מדויק ולעודד עובדים לדווח על בעיות בטיחות וגהות.
4 עלויות מופחתות
ככל שהפרודוקטיביות של כוח האדם שלכם עולה, עלויות ניהול כוח האדם יכולות לרדת כתוצאה מתהליכים יעילים יותר, כלומר פחות זמן המושקע במשימות ניהוליות. שקיפות רבה יותר לגבי זמינות העובדים ושעות מתוקצבות מבטיחות את הדיוק והאותנטיות של שעות העבודה וההיעדרויות, ומפחיתות את הוצאות כוח האדם כמו שעות נוספות מדורגות או חריגות בעבודה.
5. מעורבות עובדים
כלי ניהול כוח אדם יכולים לשפר את מעורבות העובדים על-ידי סיוע לעובדים להרגיש פרודוקטיביים יותר בעבודתם וכדי להשיג איזון טוב יותר בין החיים לעבודה, באמצעות גמישות מוגברת בתזמון. על-ידי איסוף תחושות העובדים בזמן אמת ושימוש במשוב שלהם והעדפותיהם כדי להשפיע על פונקציות ניהול כוח האדם כמו תזמון משמרות, יכולים הארגונים להעניק לעובדיהם קול ולשפר את תחושת ההעצמה שלהם.
6. תזמון גמיש
ארגונים רבים מתקשים לנהל את לוחות הזמנים של העובדים—במיוחד בהתאמת כישורי העבודה לצורכי העסק במטרה למקסם את הפרודוקטיביות ולמזער עלויות. פתרונות לניהול כוח עבודה מציעים כלים שמאפשרים למנהלים ליצור לוחות זמנים שמתאימים את כוח האדם לדרישות הצפויות, תוך מתן חופש לעובדים לנהל את לוחות הזמנים שלהם באמצעות כלים בשירות עצמי.
7. אבטחה
חלק מפתרונות ניהול כוח האדם משתמשים במכשירי איסוף נתונים ביומטריים (לדוגמה, סורקי טביעות אצבע) לרישום כניסה ויציאה של עובדים, מה שעוזר למנוע את התופעה של "חבר מחתים חבר"—מצב שבו עובד אחד נרשם במקומו של אחר. בנוסף, גישה מבוססת מיקום לשעון נוכחות אינטרנטי יכולה להבטיח שעובדים יחתימו כרטיס רק מהמקום שבו הם אמורים לעבוד. מערכות ניהול כוח עבודה מאובטחות כוללות גם למידת מכונה מובנית שמנטרת פעילות חשודה ואנומליות בנתוני ניהול כוח האדם, במטרה לסייע במניעת טעויות או עסקאות הונאה שמגיעות לשכר.
8. תובנות עסקיות
עסקים יכולים לקבל החלטות עסקיות טובות יותר לעתיד עם נתונים ארגוניים ומחלקתיים המרוכזים במערכת ניהול כוח אדם אחת. כלים לניהול כוח אדם מאפשרים לארגונים לפקח על ביצועי החברה הכוללים באמצעות דיווח בזמן אמת.
9. גישה בכל מקום
פתרונות לניהול כוח אדם מאפשרים לארגונים להתאים את עצמם לצרכים ולמצב של העובדים, כדי לסייע להם לעבוד בצורה יעילה יותר. הגישה מכל מקום מאפשרת לעובדים לבצע משימות במהירות ובקלות ממכשירים ניידים, כולל כניסה ויציאה, החלפת משמרות, בקשת ימי חופשה, וגישה למידע כמו תלושי שכר וטופסי W-2.
10. פחות שגיאות
מערכות ניהול כוח אדם ממזערות שגיאות אנוש באמצעות תכונות אוטומטיות של זמן ונוכחות. אוטומציה מבטיחה דיוק, ומבטלת טעויות בהזנת נתונים שנעשו באמצעות כלי דיווח זמן בשירות עצמי. לדוגמה, באמצעות אוטומציה של תהליכים רובוטיים, מערכת חכמה יכולה להאזין לשינויים רטרואקטיביים שעלולים להשפיע על אופן החישוב של זמן העובד ולאחר מכן לחשב מחדש באופן אוטומטי זמן של עובד ולשלוח התאמות לגיליון שכר. התראות תאימות חכמות יכולות גם לעזור להבטיח שזמן העובד נרשם במדויק ושהוא עומד בלוח הזמנים שלו.
מהן הפונקציות של פתרון ניהול כוח אדם?
שיפור הפרודוקטיביות של כוח האדם
מערכת לניהול כוח אדם מפחיתה תהליכים ידניים ומאפשרת לכם לספק ניהול טוב יותר של מערך מלא של כללי מדיניות השולטים בזמן ובנוכחות. עם נראות משופרת לגבי שעות שנעבדו, זמינות העובדים ותקריות בטיחות, הפרודוקטיביות הכללית של כוח האדם משתפרת, והמנהלים יכולים לוודא שצורכי כוח האדם נענים ולהגיב במהירות אם דברים משתנים.
הפחתת עלויות וסיכונים
ככל שהפרודוקטיביות של כוח האדם עולה, עלויות ניהול משאבי האנוש מתחילות לרדת בזכות תהליכים יעילים יותר, מה שאומר פחות זמן שמוקדש למשימות אדמיניסטרטיביות. נראות רבה יותר של זמינות העובדים ושעות מתוקצבות מבטיחה דיוק ואותנטיות של זמן עבודה והיעדרויות שנלקחו, ומפחיתה את הוצאות האיוש.
הבטחת נתונים מדויקים ועדכניים
עם פתרון מקיף לניהול כוח אדם, תוכלו להציע לכל סוגי העובדים דרך קלה ואינטואיטיבית לדווח במדויק על שעות העבודה וההיעדרויות. ערכה מקיפה של כלי ניהול זמן מאפשרת לכם לבצע אוטומציה של בדיקות תקינות והתראות לעובדים כאשר ישנן הפרות תאימות.
יצירת מקום עבודה בטוח יותר
מערכת ניהול כוח אדם יכולה לסייע לכם לקדם תרבות של בטיחות ותאימות כוח אדם, תוך סיוע בניהול תקריות בטיחות וגהות סביבתית בצורה יעילה יותר. על-ידי ייעול ואוטומציה של כל התהליך - מדיווח על תקריות ועד לכידת מידע קריטי - תוכלו להבטיח שהמידע מדויק ומעודד עובדים לדווח על בעיות בטיחות וגהות.
שיקולים מרכזיים בבחירת פתרון ניהול כוח האדם הטוב ביותר
לאימוץ מוצלח של פתרונות ניהול כוח אדם, ארגונים צריכים להיות מסוגלים ליישם את שיטות העבודה המומלצות הבאות:
הפכו את התהליך לקל ונוח לעובדים
ספקו רישום זמן וניהול בשירות עצמי בכל המכשירים שבהם העובדים משתמשים. צמצמו שגיאות ופנו זמן לצוות משאבי האנוש על-ידי מתן אפשרות לעובדים להזין בעצמם את נתוני הזמן והנוכחות שלהם באמצעות כרטיסי נוכחות או תהליכי שירות עצמי אחרים. רישום זמן פשוט, מותאם לנייד, או עוזר דיגיטלי להזנת זמן והיעדרויות, מקלים על העובדים לתעד את הזמן שהם עבדו. פתרון ניהול חופשה טוב מספק שליטה מלאה בכל הנוגע להגדרת הכללים והמדיניות השולטים בהיעדרות בארגונים. הגדירו במהירות תצורה של הגדרת תקופה, זכאות, צבירה, הגדרות זכאות ומפרטי תשלום כדי ליצור מסלולי היעדרות. והגדירו תצורה של אימותי היעדרות, כללי העברה, משימות ניהוליות ותצוגות כדי ליצור סוגי היעדרות.
הפכו את התהליך לקל ונוח למנהלים ולמשאבי האנוש
הפתרונות המודרניים והגמישים של היום לניהול זמן, עבודה והיעדרויות ניתנים להתאמה לצורכי העסק וכוח העבודה, כך שהמנהלים יכולים להפחית את ההשפעה של היעדרויות בלתי מתוכננות ולנהל את הזמן על בסיס חריגים. התראות תאימות מפסיקות הפרות פוטנציאליות לפני שהן מתרחשות. ניתן לשלוח הודעות אלה באמצעות הודעות טקסט לקבלת הודעה מהירה יותר. מנוע כללים ותבניות הניתנים להגדרה מאפשרים למנהלים לעצב כרטיסי נוכחות שיתאימו לכל עובד - מבלי לערב את ה-IT.
הקלו את חיבור נתוני עובדים ארגוניים
אמנם מערכת לניהול זמן ועבודה מציעה יתרונות רבים בפני עצמה, אך כאשר מערכת כזו משתלבת עם תזמון, מערכת שכר, ספר ראשי, ניהול פרויקטים ומערכות HR ליבה, היתרונות גדלים בצורה משמעותית. למעשה, ארגונים שמשלבים ניהול זמן ונוכחות עם מערכת השכר רואים ירידה בשגיאות בעיבוד מערכת השכר ובטעויות במעקב אחר זמן העבודה. ספקו אינטגרציה הדוקה עם מערכות השכר וניהול הזמן. על-ידי שימוש בנתונים ממערכות השכר, הזמן והעבודה וממערכות HCM ליבה, פתרון חזק לניהול היעדרויות מחבר בין השינויים בהיעדרויות לבין החישובים בשכר. עובדים יכולים לתזמן היעדרויות דרך שירות עצמי או ישירות בכרטיס הנוכחות שלהם. כך או כך, התוצאה זהה: שקיפות מלאה בניהול הזמן וההיעדרויות.
העתיד של ניהול כוח האדם
שווקים משתנים, רגולציה מחמירה וכוח אדם מגוון ומפוזר יותר ויותר הפכו את ניהול כוח האדם למורכב יותר—ולחיוני יותר. ללא טכנולוגיית ניהול כוח אדם משולבת, ארגונים יראו פגיעה בשורת הרווח שלהם מכיוון שהם חסרים את היכולת לגשת לתובנות אסטרטגיות הנחוצות כדי לקבוע היכן נדרשים שינויים וליישר את פעילויות משאבי האנוש עם יעדי העסק.
ניהול כוח עבודה יעיל כולל ניהול זמן ועבודה, ניהול היעדרויות ובטיחות וגהות—והוא משולב במלואו עם מערכות שכר ועם פונקציות משאבי אנוש ומידע פיננסי נוספים—כדי להביא לדיוק, לפשטות ולתובנות במשימה שהייתה פעם מכבידה. התוצאה היא כוח אדם מעורב, פרודוקטיבי ומחובר, ששמח לתרום להצלחת הארגון.