Il COAM automatizza le proprie operations finanziarie con Oracle Cloud

Il COAM (Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid), il Collegio degli Architetti di Madrid, rappresenta gli interessi professionali di oltre 10.000 architetti affiliati nella capitale spagnola e salvaguarda i valori culturali e ambientali dell'architettura spagnola. Forma gli architetti in tutti gli aspetti della loro disciplina, compresi quelli tecnici e legali, e applica gli standard della professione.

Le entrate del COAM derivano da quote di iscrizione, marchi di approvazione architettonici, corsi di formazione e attività culturali fatte nella proprietà del collegio o organizzate da organizzazioni pubbliche.

Il collegio eseguiva le proprie operations finanziarie attraverso una combinazione di processi manuali e di un sistema di enterprise resource planning (ERP) on-premise altamente personalizzato e obsoleto. Il COAM aveva un grave bisogno di maggiore agilità nel reparto finanziario e voleva ricostruire i propri processi finanziari e di procurement.

Il COAM ha scelto Oracle per costruire un'architettura basata su cloud per via della sua reputazione di azienda innovatrice. Inoltre, in qualità di cliente storico di Oracle Database, il COAM ha deciso di rimanere con il provider che conosceva meglio e, allo stesso tempo, di risparmiare denaro sull'hardware e sugli aggiornamenti.

"Oracle Cloud rimane sempre aggiornato. Avere accesso ai processi ERP più moderni è un vero elemento di differenziazione", ha affermato Hugo Gómez-Carrillo Ruiz, CFO di COAM.

Il COAM ha quindi implementato Oracle Fusion Cloud ERP. Lasciatosi alle spalle un sistema manuale on-premise, il reparto finanziario del COAM sta acquisendo una notevole efficienza grazie all'automazione dei suoi processi. Per un'organizzazione che si occupa di migliaia di transazioni di piccolo taglio ogni mese, questi passi verso la modernizzazione, come il caricamento di massa di fatture mensili ricorrenti, hanno ridotto notevolmente il carico di lavoro.

La chiusura contabile mensile dell'azienda, ad esempio, adesso richiede sette giorni in meno, cosa che consente al personale di concentrarsi sulla pianificazione aziendale. Il COAM inoltre risparmia tempo e sforzi generando automaticamente lettere di avvenuto pagamento che vengono inviate quando le fatture in entrata sono state pagate.

Con Oracle Fusion Cloud Procurement, il COAM ora gode di una tracciabilità prima irraggiungibile, potendo tracciare l'intero ciclo di vita di un ordine di acquisto da un'unica applicazione. "Ci sta dando un controllo esaustivo sui costi. Il nostro prossimo obiettivo è automatizzare l'elaborazione delle fatture per migliorare l'efficienza della contabilità fornitori", afferma Gómez-Carrillo.

Inoltre, ora il COAM può prendere decisioni finanziarie più veloci. Grazie all'accesso ai dashboard e ai report standard all'interno di Oracle Cloud ERP, l'azienda può analizzare la scadenzario delle fatture, il debito contratto e i pagamenti dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) semplicemente facendo clic su un pulsante. "Prima non potevano generare in modo efficiente i report. Era tutto fatto ad hoc e su Excel, ma ora possiamo fornire a persone che non si occupano di finanza dei report analitici che li aiutano con il loro processo decisionale", afferma Gómez-Carrillo.

Inoltre, Oracle Cloud Infrastructure permette al COAM di configurare un gateway di comunicazione con l'agenzia fiscale spagnola AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) per inviare elettronicamente dichiarazioni IVA e ricevere risposte.

Per promuovere business practice comuni, il team finanziario del COAM ha creato una scorecard per misurare e regolare i rendimenti e creare trasparenza. Il piano prevede di estendere Oracle Cloud ERP in tutta l'organizzazione e di stabilire processi di lavoro comuni.

Il COAM sta integrando le applicazioni Oracle utilizzate per le approvazioni architettoniche ufficiali, le quote associative, la gestione degli eventi e la formazione tramite Oracle Fusion Cloud Applications affinché le modifiche apportate vengano replicate su Oracle Cloud ERP. "Avere una fonte di dati unica che può essere sottoposta a controlli incrociati in tutta l'organizzazione è fondamentale per prendere decisioni e promuovere l'innovazione", ha affermato Gómez-Carrillo. "Dà un vantaggio enorme in termini di velocità ed efficienza".

Il COAM ha diversi progetti basati su Oracle Cloud Infrastructure. Ad esempio, un'iniziativa di big data che implica l'integrazione di oltre 100 anni di piani di costruzione e specifiche abitative di Madrid su Oracle Cloud.