ما المقصود بالاحتفاظ بالموظف؟ الأهمية والميزات والحساب

يعد الاحتفاظ بالموظفين أصحاب القيمة أولوية قصوى لكل مؤسسة، لكنه أمر بالغ الأهمية بشكل خاص في القطاعات التي تواجه نقصًا حادًا في العمال، مثل البناء والتعليم والرعاية الصحية والنقل. يجب على القادة اتخاذ خطوات لتحسين الاحتفاظ بالموظفين للحفاظ على قدرتهم التنافسية—وفي نهاية المطاف، للاستمرار في العمل. لمساعدتك في اتخاذ الإجراءات الصحيحة، إليك ما تحتاج إلى معرفته حول الاحتفاظ بالموظفين، بما في ذلك ما هو عليه، ولماذا هو مهم للغاية، وكيف يمكنك تحسينه.

ما المقصود بالاحتفاظ بالموظف؟

يشير الاحتفاظ بالموظفين إلى قدرة المؤسسة على التمسك بموظفيها وتقليل حركة الدوران. يمكن لأصحاب العمل تحسين أرقام الاحتفاظ بهم بعدة طرق، بما في ذلك من خلال تقديم تعويضات ومزايا تنافسية، وإنشاء ثقافة إيجابية في مكان العمل، وإعطاء العمال بعض المرونة حول موقع عملهم ووقته، وتقدير أصحاب الإنجازات العالية رسميًا، وتعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

النقاط الرئيسة

• يعد تنفيذ استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين أمرًا ضروريًا للحفاظ على القدرة التنافسية.
• يمكن أن يخفض تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين من التكاليف ويزيد إنتاجية العمال ويعزز الإيرادات والأرباح في نهاية المطاف.
• يكمن مفتاح تحسين الاحتفاظ بالموظفين في إنشاء بيئة عمل يشعر فيها الأشخاص بالتقدير والدعم، والتفاعل بانتظام مع زملائهم ومديريهم، ورؤية مسار وظيفي محدد جيدًا.

شرح الاحتفاظ بالموظف

يتشدق الكثير من أصحاب العمل بالكلام حول فكرة أن موظفيهم هم أعظم أصولهم. لكن يعزز أصحاب العمل الأكثر صوابًا موظفيهم ويجعلون الاحتفاظ بالموظفين أحد مقاييس الشركة وقيمها. يعد الاحتفاظ بالموظفين المهرة أمرًا أساسًا لقدرة كل مؤسسة على التنفيذ بكفاءة والابتكار والحفاظ على ميزة تنافسية. تنفق الشركة ذات معدل احتفاظ بالموظفين مرتفع وقتًا ومالاً أقل في العثور على الموظفين الجدد وتدريبهم ويتوقف ذلك على المعرفة المؤسسية القيمة—وكلاهما يمكن أن يساعد الشركة في النجاح.

يتطلب الاحتفاظ بالموظفين والحفاظ على حركة دوران الموظفين منخفضة تركيزًا قويًا على مشاركة الموظفين وإنجاز المهام. وجد استطلاع عام 2022 أجرته شركة Gallup أن أكثر من نصف الموظفين أعربوا عن مستوى من الاهتمام بترك وظائفهم، و59% منهم التزم بـ "الاستقالة الصامتة" (لم يتفاعلوا في العمل)، و18% "استقالوا بصوت عالٍ" (لم يندمجوا بشكل فعّال). عند سؤالهم حول ما يمكن أن يتغير لتحسين مكان عملهم، أشار 41% من المشاركين في الاستطلاع إلى المشاركة أو الثقافة (بما في ذلك التقدير والتواصل بشكل أفضل)، وأشار 28% إلى الأجور والمزايا، وأشار 16% إلى الرفاهية (بما في ذلك العمل الإضافي الأقل والقدرة على العمل من المنزل). تشير تقديرات Gallup إلى أن مستويات المشاركة المنخفضة كلفت الاقتصاد العالمي 8.8 تريليون دولار.

لماذا يعد الاحتفاظ بالموظفين مهمًا؟

يؤدي الاحتفاظ بالموظفين دورًا كبيرًا في نجاح كل مؤسسة واستدامتها. تخاطر الشركات ذات حركة دوران موظفين مرتفعة بعدم الاستقرار المالي لأن تكلفة التوظيف وتأهيل الموظفين وتدريب الموظفين الجدد يمكن أن تكون كبيرة. كذلك أيضًا تكاليف فرصة فقدان الأعمال بسبب نقص الموظفين. يمكن أن تعاني معنويات الموظفين أيضًا عندما يرى الأشخاص أن زملائهم يتركون العمل، خاصةً إذا اضطروا إلى القيام بعمل إضافي نتيجة لذلك. ينقص انخفاض الروح المعنوية الإنتاجية. في الوقت نفسه، يمكن أن يؤدي فقدان المعرفة المؤسسية والاستمرارية إلى إبطاء الأعمال التجارية في الأوقات الأهم. خلال لحظات الأزمات أو الفرص الناشئة، يظهر أعضاء الفريق ذوي الخبرة أكثر من غيرهم، ويرون ما يجب القيام به ويعرفون متى يتخذون الإجراءات الصحيحة وطريقة ذلك. تخاطر الشركات ذات الاحتفاظ الضعيف بفقدان الرؤى القيمة والمهارات المثبتة التي يجلبها الموظفون المخضرمون.

يمكن أن تضر معدلات الدوران العالية أيضًا بسمعة الشركة. قد ينظر العملاء إلى التدفق المستمر للوجوه الجديدة باعتباره علامة على عدم الاستقرار، مما قد يؤدي إلى ضعف الولاء للعلامة التجارية ويؤثر سلبًا على المبيعات. من خلال الاحتفاظ بالموظفين أصحاب الأداء العالي والمهارة العالية، تتمتع الشركات بفرصة أفضل للحفاظ على الإنتاجية والكفاءة والابتكار أو تحسينها.

الأسباب الرئيسة لتناقص الموظفين

يشير تناقص الموظفين إلى مغادرة العمال للشركة بسبب أحداث مثل الاستقالة والتقاعد. يُعني التناقص المرتفع للموظفين أن الشركة تعاني من ضعف الاحتفاظ بالموظفين. تعد مقابلات إنهاء العمل طريقة قيّمة لفهم لماذا يترك الموظفون العمل. من المحتمل أن يشير الموظفون التاركين للعمل إلى سبب واحد أو أكثر من الأسباب التالية:

• عدم كفاية الأجر و/أو المزايا
• ضعف التوازن بين العمل والحياة الشخصية
• الافتقار إلى النمو الوظيفي أو الفرص
• ضعف التقدير أو المكافآت
• وجود فرص عمل أفضل في أماكن أخرى
• رتابة العمل وسهولته
• الخوف من استراتيجية الشركة أو السلامة المالية
• الاحتراق الوظيفي
• الإدارة غير الفعالة

الاحتفاظ بالموظف وتجربة الموظف

تمثل تجربة الموظف النتيجة التراكمية للتفاعلات اليومية للموظفين داخل ثقافة المؤسسة وبيئة العمل. يشمل هذا دورة حياة الموظف بأكملها، بدءًا من التوظيف حتى التأهيل والتدريب والتطوير المهني وتقييمات الأداء والترقيات وترك العمل وحتى تجربته بصفته خبير.

تتشكل تجربة الموظف من خلال مجموعة واسعة من العوامل، بما في ذلك الانطباعات الأولى أثناء التأهيل والتدريب، والعلاقات بين الموظفين والمديرين والاتصالات، والمزايا مثل الإجازات مدفوعة الأجر والرعاية الصحية، وفرص التطوير الوظيفي، بما في ذلك الترقيات، وزيادة الرواتب، والتكليفات الجديدة. يرتبط الاحتفاظ بالموظف ارتباطًا وثيقًا بتجربة الموظف. من المرجح أن يترك العاملون ذوو الجودة وظائفهم إذا كانت تجاربهم اليومية مع الزملاء والإدارة لا تتطابق مع توقعاتهم.

يمكن للتكنولوجيا تحسين تجربة الموظف، مما يوفر سهولة الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها الأشخاص للقيام بوظائفهم وتجاوز مشكلات الموارد البشرية. يمكن أن يزيد وجود مدير فعّال يتواصل بشكل جيد بشكل كبير من فرصة بقاء الموظف مع الشركة. تبني الشركات أيضًا الولاء والاحتفاظ القوي من خلال التعامل مع لحظات رئيسة من حياة الموظف، بما في ذلك اللحظات الشخصية، مثل ولادة أو تبني طفل أو وفاة أحد أفراد أسرته، ومن خلال توفير الدعم المهني—على سبيل المثال، مراجعات الأداء والفرص التعليمية. تؤثر كل هذه العناصر في تجربة الموظف. تُعد تجربة الموظف الممتازة سبب قوي للأشخاص للبقاء في مؤسسة لفترة طويلة.

مزايا الاحتفاظ بالموظف

فيما يلي العديد من المزايا التي تجنيها المؤسسات من الحفاظ على الأشخاص الأكثر موهبة ومهارة.

• كفاءة أفضل في العمليات: يعرف الموظفون الذين عملوا مع مؤسسة لفترة طويلة طريقة عمل الأشياء وكيفية إنجازها.
• إنتاجية الموظفين الأعلى: يكون عادةً الموظفون لفترة طويلة أكثر كفاءة ويرتكبون بأخطاء أقل من الأخطاء الأحدث، الذين يحتاجون عادةً إلى وقت للتأقلم مع الشركة وعمليات عملها.
• معنويات أعلى: عندما يبقى الموظفون في العمل لبعض الوقت، يميلون إلى الشعور بالانتماء، والذي يمكن أن يساهم في رفع الروح المعنوية. مع ذلك، يمكن أن تؤدي معدلات دوران الموظفين المرتفعة إلى إضعاف معنويات الأشخاص الذين بقوا في العمل، إذ يرون أن زملائهم يغادرون العمل وغالبًا ما يتعين عليهم تغطية تكاليفهم.
• تكاليف أقل: تختلف التكاليف المباشرة لحركة دوران الموظفين، بما في ذلك التوظيف والتدريب، حسب صاحب العمل والصناعة والمنصب. تضع تقديرات تكلفة استبدال الشخص النطاق العام بمعدل نصف إلى ضعف الراتب السنوي للموظف. لا يأخذ هذا في الاعتبار تكاليف انخفاض الإنتاجية (بسبب انخفاض معنويات الموظفين، وارتفاع الإرهاق الوظيفي، وفقدان المعرفة المؤسسية) وفقدان الأعمال بسبب نقص الموظفين والأضرار التي لحقت بسمعة صاحب العمل.
• تجربة أفضل لعملائك: ينجذب الناس إلى الشركات التي يعتبرونها مستقرة وقابلة للوصل إليها، تلك التي يمكنهم من خلالها تطوير علاقة متسقة. وفقًا إلى دراسة أجرتها Gallup، تحقق وحدات الأعمال عالية المشاركة تصنيفات عملاء أعلى بنسبة 10% ومبيعات أعلى بنسبة 18% من تلك التي تعد أقل مشاركة. تميل الشركات ذات معدلات دوران الموظفين المنخفضة إلى وجود معدلات مشاركة عالية.
• ربحية أكبر: وجدت دراسة Gallup أيضًا أن الشركات التي لديها موظفين أصحاب تفاعل كبير ومعدلات دوران منخفضة تحقق ربحية أكثر بنسبة 23% من الشركات التي لديها موظفين غير مشاركين.

10 استراتيجيات وأفضل الممارسات لتحسين الاحتفاظ بالموظف

في سوق العمل الحالي، يتمتع الأفراد بخيارات توظيف أكثر من أي وقت مضى. يشعر العمال بالقدرة على العثور ليس على وظائف ذات أجور أعلى فحسب، لكن أيضًا وظائف توفر لهم المزيد من النمو الوظيفي وإحساسًا أكبر بالهدف. فيما يلي أفضل 10 ممارسات يجب على أصحاب العمل التفكير فيها لمنع كبار موظفيهم من الانتقال.

1. تنقيح عمليات التوظيف والتأهيل. وجد استبيان للباحثين عن عمل في 11 دولة عبر أربع قارات، أجرته شركة استشارات الموارد البشرية Robert Half، أن 91% على استعداد لترك عملهم خلال الشهر الأول. يبدأ تحسين الاحتفاظ بالموظفين من التوظيف والقدرة على تحديد الأشخاص المهرة والموهوبين الذين من المحتمل أن يلائموا ثقافة المؤسسة. من المهم أيضًا لأصحاب العمل أن يتركوا انطباعًا أوليًا رائعًا. من المرجح أن تتسبب عمليات المقابلات الطويلة والمعقدة التي لا داعي لها في انتقال المرشحين للوظائف، وخاصةً المرشحين الأكثر طلبًا إلى منافسين أسرع. بمجرد تعيين الموظفين، قم بإعدادهم للنجاح من خلال تعليمهم ليس حول الوظيفة والعمليات الداخلية فحسب، لكن أيضًا عن الشركة وكيف يتأقلمون معها. تقديمهم إلى الزملاء. اصطحابهم لتناول الغداء. تعيين مشرف لهم. أظهر لهم أن ثقافة الشركة هي تحفيزية وجذّابة.
2. تقديم مزايا وأجر تنافسي. الأمر سهل ولا غبار عليه. يحتاج أصحاب العمل إلى قياس ما يدفعونه لموظفيهم باستمرار (بما في ذلك المكافآت) مقابل رواتب السوق والصناعة في مناصبهم—وتعديلها وفقًا إلى ذلك.
3. إضافة امتيازات مكان العمل. يمكن أن يساعد تقديم امتيازات الموظفين في إنشاء مكان عمل إيجابي ينشط، يريد أن يبقى فيه الأفراد على المدى الطويل. تشمل الامتيازات الشائعة جداول عمل مرنة، والقدرة على العمل من المنزل أو من مواقع مختلفة، والطعام المجاني أو المشروبات في مكاتب الشركة، والدعم في الموقع أو الرعاية النهارية القريبة للأطفال، الدوريات الرياضية للفرِق بعد ساعات العمل والأحداث الاجتماعية، وفرصة السفر إلى المؤتمرات أو ورش العمل المباشرة، والتعويض عن الرسوم الدراسية أو الإعانات، وفرص القيام بخدمة المجتمع في وقت الشركة.
4. تحسين عروض الرفاهية. تحدى الوباء العديد من المؤسسات لتقديم برامج جديدة أو موسعة للصحة البدنية والعقلية لدعم رفاهية موظفيها—على سبيل المثال، برامج إدارة الضغوط والتغذية، والتعويض عن دروس اللياقة البدنية أو اليوغا في الموقع أو خارج الموقع، والتطعيمات في الموقع. يمكن أن تشمل هذه العروض أيضًا برامج السلامة المالية التي يديرها مسؤول المنظمة 401 (ك) أو شركة استشارية مُتخصصة.
5. التواصل بوضوح (و هذا غالبًا). لم يقلل التحول إلى العمل عن بُعد والمختلط من أهمية الاتصالات القوية في مكان العمل، حتى لو غير القنوات التي نستخدمها للتواصل. بغض النظر حول إذا كان العاملون لديك في الموقع أو عن بُعد أو بشكل مختلط، يجب أن يشعروا بأنهم يمكن أن يأتوا إليك في أي وقت ولديهم أفكار وأسئلة ومخاوف. كما يجب على المؤسسات التي لديها عمال عن بُعد وبشكل مختلط التأكد من أن عمالها لا يزال لديهم فرص لمحادثات جذّابة وتفاعلات مباشرة عبر الإنترنت.
6. طلب ملاحظات مستمرة وتقديم الدعم. تحتاج كل مؤسسة إلى قياس طريقة تفاعل موظفيها وإذا كانوا يستثمرون في نجاحها أم لا. توفر الاستطلاعات السنوية بعض الرؤى حول تحديات مكان العمل التي قد تتسبب في ترك الموظفين العمل، في حين تعد استطلاعات الرأي بديلاً أفضل. تجري هذه الاستطلاعات بشكل أكثر تواترًا، وتميل إلى التركيز على موضوع معين، ويمكن استخدامها في إحداث تغييرات في الوقت المناسب. تنقل استطلاعات جس النبض أيضًا إلى الموظفين أن المؤسسة مهتمة باسهامتهم والاستجابة لها على أساس مستمر ولا تمر بتقلبات فحسب مرة واحدة في السنة.
7. جدولة عمليات متابعة الأداء المتكررة. على غرار حلقة التعليقات المستمرة الموضحة أعلاه، يجب على المديرين جدولة مناقشات أداء أكثر تكرارًا مع تقاريرهم. قال أكثر من نصف الموظفين المغادرين طواعية الذين شملهم الاستطلاع من Gallup أنه في الأشهر الثلاثة التي سبقت مغادرتهم العمل، لم يتحدث مديرهم أو أي قائد آخر معهم عن رضاهم الوظيفي أو مستقبلهم مع المؤسسة. تمثل الاجتماعات المتكررة فرصة للتحدث مع موظفيك حول أهدافهم المهنية.
8. توفير التدريب والتطوير. كجزء يساعد في تقاريرهم على تحديد مجالات النمو المهني، يجب على المديرين مساعدتهم في تحديد الدورات التدريبية والتطوير ذات الصلة وورش العمل والبرامج الأخرى. لا تساعد برامج التدريب والتطوير أصحاب العمل في الحفاظ على موظفيهم الرئيسين فحسب، بل تجلب أيضًا مهارات جديدة ومحسنة إلى المؤسسة.
9. التخلص من المديرين السيئين. فالعبارة المتاولة تقول بأن "الناس لا يتخلون عن الوظائف، بل يتخلون عن المديرين" أصح من أي وقت مضى. في استطلاع رأي للموظفين أجرته GoodHire، صرح 82% من المشاركين إنهم يفكرون في الاستقالة بسبب سوء الإدارة. ابحث عن تناقص الموظفين بأعلى من المتوسط في كل قسم واكتشف إذا كان المديرون السيئون يتحملون المسؤولية. إذا كانوا كذلك، فامنحهم التدريب والدعم الذي يحتاجون إليه لتحسينهم—أو استبدالهم.
10. تقدير أفضل الموظفين أداءً ومكافأتهم. يريد الجميع أن يشعر بالتقدير على العمل الممتاز الذي يقومون به. على الأقل، خذ بعض الوقت لشكر الموظفين الذين يصلون ذلك أو أبعد. من خلال التقدير الرسمي بالعمل المتميز حقًا ومكافأتهم—بالمكافآت والترقيات والجوائز و/أو الامتيازات أو المزايا الخاصة—لن تزيد من فرصة بقاء هؤلاء الموظفين مع المؤسسة فحسب، لكنك تعرض أيضًا نموذجًا للآخرين لمتابعته.

طريقة حساب الاحتفاظ بالموظفين

يحسب أصحاب العمل عادةً معدلات الاحتفاظ سنويًا، مع قسمة عدد الموظفين الذين بقوا في الشركة لمدة الفترة على عدد الموظفين في بداية الفترة ثم ضرب هذا الرقم في 100.

1. اختر الفترة التي تريد قياس الاحتفاظ بها، مثل ربع سنة محدد أو سنة مالية.
2. احسب عدد الموظفين في بداية الفترة.
3. احسب عدد الموظفين في نهاية الفترة.
4. احسب عدد الموظفين الجدد الذين تم تعيينهم خلال الفترة.
5. اطرح عدد المعينين الجدد من عدد الموظفين في نهاية الفترة، واقسم هذا على عدد الموظفين في بداية الفترة، ثم اضربه في 100 للحصول على النسبة المئوية.

مثال على الاحتفاظ بالموظفين

لتقديم أفضل ممارسات الاحتفاظ بالموظفين العشرة المذكورة أعلاه، من المهم لأصحاب العمل الاستفادة من أحدث تطبيقات إدارة رأس المال البشري (HCM) لمساعدتهم في إدارة عمليات التوظيف وتأهيل الموظفين ومشاركة الموظفين والتدريب وإدارة الأداء وكشوف الرواتب والمزايا وعمليات الموارد البشرية الأخرى. فيما يلي مثال على طريقة استخدام شركة واحدة لهذه الأدوات.

Silver Fern Farms: استبدلت Silver Fern Farms، وهي شركة مصنعة للأغذية مقرها نيوزيلندا تضم 7000 موظف، أدوات الموارد البشرية المحلية لديها بنظام HCM واحد قائم على السحابة، وهو Oracle Fusion Cloud HCM، لتحسين العديد من عمليات الموارد البشرية. على سبيل المثال، من خلال مبادرة تربط بين Oracle Learning وLinkedIn Learning، يمكن للمسؤولين التنفيذيين في الشركة تتبع تطوير الموظفين بسهولة أكبر وتوفير الفرص لتعزيز المهارات، مما أدى بدوره إلى تعزيز مشاركة الموظفين. باستخدام Oracle Workforce Compensation، بسطت Silver Fern Farms مراجعتها السنوية لأجور القوى العاملة، مشيرة إلى أنها خفضت تلك العملية بمقدار 10 أيام مع السماح بمعالجة عمليات تعويض متعددة في وقت واحد. باستخدام تطبيق إدارة الأداء، حدد نصف الموظفين الدائمين في الشركة تأثيرهم وأهداف التطوير بحلول نهاية العام الأول الذي تم فيه تنفيذ التطبيق. كما يعزز التطبيق الشفافية التنظيمية وطرق الاتصال الداخلية الفعّالة.

زيادة استراتيجيات الاحتفاظ بالموظف إلى أقصى حد باستخدام Oracle ME

يتوقع الموظفون أن تكون تجارب عملهم إيجابية وتعاونية ومجزية وذات مغزى. تمثل Oracle ME، وهي جزء من مجموعة تطبيقات Oracle Fusion Cloud HCM منصة كاملة لتجربة الموظف توجه الموظفين خلال الأنشطة المهنية والشخصية، وتقدم دعمًا سريعًا لخدمة الموارد البشرية، وتسهل الاتصال عبر المؤسسة. كما توفر الأدوات لتعزيز العلاقة بين المدير والموظف وربط الموظفين بالزملاء لتعزيز شعور أكبر بمكان العمل الذي يشجع الأفراد على البقاء في العمل.

الأسئلة الشائعة حول الاحتفاظ بالموظف

ما أنواع الشركات التي يجب أن تستخدم استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين؟
يمكن لأي شركة تبحث عن طرق للحفاظ على أفضل مواهبها والحفاظ على قدرتها التنافسية الاستفادة من تنفيذ استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين.

كيف أعرف إذا كانت استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين مناسبة؟
يتمثل أحد المؤشرات في مقارنة معدل الاحتفاظ بمؤسستك في وقت تنفيذ استراتيجية الاحتفاظ بما هي عليه الآن. توجد طريقة أخرى لجمع ردود الفعل من الموظفين الحاليين وأولئك الذين يتركون المؤسسة.

كيف ترتبط تجربة الموظف بالاحتفاظ بالموظف؟
يكون عادةً لدى المؤسسات التي تنشئ بيئة عمل إيجابية وتعاونية لموظفيها معدلات احتفاظ أعلى من تلك التي لا تفعل ذلك.

هل يكون فعالاً أكثر توظيف موظفين جدد مقابل محاولة الاحتفاظ بالموظفين الموجودين؟
بشكل عام، تقل تكلفة احتفاظ المؤسسات بالموظفين الحاليين عن توظيف موظفين جدد وتأهيلهم وتدريبهم، خاصةً في الصناعات التي الطلب يفوق المعروض من المرشحين المؤهلين.