ما المقصود ببرنامج كشف الرواتب؟
برنامج Payroll هو حل داخلي أو قائم على السحابة يدير المدفوعات المقدمة للموظفين ويحتفظ بها ويقوم بأتمتتها. يمكن أن تساعد برامج الرواتب القوية والمتكاملة والمهيأة بشكل صحيح المؤسسات من جميع الأحجام في الحفاظ على الامتثال لقوانين الضرائب واللوائح المالية الأخرى، وخفض التكاليف. يؤدي ذلك إلى إزالة عبء المهام الروتينية من على فِرَق الموارد البشرية كي يتمكنوا من قضاء المزيد من الوقت في التخطيط وإعداد الميزانية والمبادرات الأخرى للدفع بالأعمال.
كيف يعمل برنامج الرواتب؟
يتكامل برنامج كشوف الرواتب مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى لضمان حصول الموظفين على تعويض دقيق في الوقت المناسب بالطريقة المناسبة (مثل الإيداع المباشر أو الشيك أو بطاقة الدفع). يمكن للموظفين عادةً الوصول إلى البرنامج لتعديل معلوماتهم الشخصية وتفضيلات الدفع وتفاصيل أخرى.
بالنسبة إلى أصحاب العمل، يجب أن تكون أنظمة كشوف الرواتب موثوقة وسهلة التكوين ومرنة بما يكفي لإدارة وأتمتة المدفوعات للعمال من جميع الأنواع (بما في ذلك الموظفين بأجر والعاملين المؤقتين والعاملين في الوظائف المؤقتة وغيرهم)، في مواقع مختلفة حول العالم. يجب أن تبسِّط أنظمة الرواتب المهام، ما يسهِّل على الموظفين إدارة القواعد المعقدة، وتدفقات الرواتب، وقوائم المراجعة، والحفاظ على الامتثال لقوانين الضرائب واللوائح المالية الأخرى.
لماذا تستخدم المؤسسات برامج كشوف المرتبات؟
تعتمد ملايين المؤسسات في جميع أنحاء العالم على برامج كشوف الرواتب لتبسيط تعويضات الموظفين وإدارتها وضمانها
- حسن التوقيت والدقة. خاصة مع عمليات الدمج والاستحواذ، والتعيينات الجديدة، وتغيير اللوائح، يمكن أن يكون سداد المدفوعات للموظفين عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلًا. باستخدام برامج الرواتب، يمكن للمؤسسات أن تتأكد من دفع الموظفين للمبلغ الصحيح وفي الوقت المحدد، في كل مرّة، ما يساعد على بناء ثقة الموظفين وثقتهم.
- الشفافية. بالنسبة إلى معظم المؤسسات، تُعدّ تكاليف الموظفين هي أعلى النفقات المنفردة. تتكامل برامج كشوف الرواتب مع مجالات العمل الأخرى، مثل الشؤون المالية والمحاسبة، ما يوفر الشفافية التي تساعد المؤسسات على البقاء في الميزانية، وإنشاء تقارير في الوقت المناسب، والتخطيط للمستقبل.
- مرونة في التكيف والتوسع. عندما تتغير الأعمال، تسهِّل برامج الرواتب التكيف. على سبيل المثال، عند فتح مكتب في منطقة جديدة مع ضرائب ولوائح مختلفة، يقوم البرنامج تلقائيًا بدمج القواعد الجديدة، لذلك لا يلزم إدخال البيانات لكل موظف.
- مزيد من الوقت للمهام عالية المستوى. بالمقارنة مع البدائل اليدوية القديمة، يمكن أن توفِّر برامج الرواتب ساعات عمل المؤسسات كل شهر والتي يمكن تخصيصها بدلًا من ذلك لمبادرات الأعمال الهامة الأخرى.
كيف تساعد برامج الرواتب الشركات؟
لا تقتصر مزايا تنفيذ حل برامج الرواتب الفعال والمتوافق والقابل للتكوين على المهام التكتيكية لدفع رواتب الموظفين فحسب. بل إنها تساعد الموظفين أيضًا على:
- تحسين الروح المعنوية. تجنب الحالات التي يُدفع فيها للموظفين مبلغًا خاطئًا أو لا يُدفع مقابل العمل الإضافي أو أي عمل آخر أو تُدفع لهم أجور متأخرة أو لا تُدفع بطريقتهم المفضلة.
- تعزيز الأمن. تساعد أنظمة كشوف الرواتب على ضمان وصول الأشخاص المناسبين فقط إلى المعلومات المناسبة لدورهم. وبصفة خاصة مع العديد من الموظفين والعاملين في المنازل، من الضروري أن يكون لدى المؤسسات برنامج يمنع المدفوعات المزدوجة، ويؤكد أن كل دفعة صحيحة، ويحسب تلقائيًا المزايا المناسبة والمدفوعات الضريبية لكل موظف.
- تعميق رؤى الأعمال. عندما تتكامل أنظمة الرواتب مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى، تحصل المؤسسات على رؤى عميقة يمكنها مساعدتها على تطوير ميزانيات وتوقعات أكثر دقة. في غضون دقائق، يمكن للمؤسسات، على سبيل المثال، تحديد تكاليف الموظفين في الوقت الفعلي لكل قسم والإيرادات المحققة لهذه التكلفة على مدار فترات زمنية مختلفة.
- تحسين إعداد التقارير. توفِّر برامج الرواتب المؤتمتة رؤى في الوقت الفعلي يمكن ترجمتها بسهولة إلى مخططات ورسوم بيانية يمكن للمسؤولين التنفيذيين استخدامها لاتخاذ قرارات أعمال بالغة الأهمية.
كيف تساعد برامج الرواتب الموظفين؟
برامج الرواتب ليست مفيدة للأعمال فحسب. بل هي جيدة أيضًا للموظفين. فهي تساعد على ضمان دفع المبلغ المناسب للموظفين، في الوقت المناسب، من خلال طريقة الدفع التي يفضلونها، كل ذلك بأقل وقت ومتاعب.
يمكن للموظفين أيضًا الاستفادة من الواجهات سهلة الاستخدام لعرض سجل الدفع الخاص بهم وتعديل المعلومات الشخصية وتفضيلات الدفع بسهولة. إذا كانت لديهم أسئلة، يمكنهم الحصول على إجاباتها سريعًا، وتقليل انقطاعات العمل.
ما مزايا برامج الرواتب القائمة على السحابة؟
يمكن أن يعتمد برنامج الرواتب على البرمجيات المحلية أو في السحابة. تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لأنظمة الرواتب القائمة على السحابة في إمكانية الوصول إلى المعلومات من أي مكان عبر كمبيوتر مكتبي أو جهاز محمول.
توفِّر أفضل أنظمة كشوف الرواتب تجربة بسيطة ومتسقة عبر المنصات. عندما ينظر الموظف إلى لوحة المعلومات على هاتفه، على سبيل المثال، فإنها ستظهر بالشكل نفسه كما في كمبيوتره المكتبي، مع التفاعلات البديهية التي تقلِّل من الحاجة إلى مكالمات مكتب الخدمة.
الأتمتة هي ميزة أخرى بعيدة المدى لأنظمة الرواتب القائمة على السحابة، والتي غالبًا ما يكون لديها ذكاء اصطناعي (AI) مدمج لتوقع الاحتياجات وتقليل الأخطاء. يمكن أتمتة العمليات الشائعة مثل ضم الموظفين الجدد كي يتم تسجيل كل موظف جديد لمنصب معين بشكل صحيح، باتباع قوائم الاختيار والعمليات نفسها وضمان عدم فقدان أي شيء.
تتغير احتياجات ومتطلبات كشوف الرواتب باستمرار، لذلك من المفيد الحصول على حل قائم على السحابة يتم تحديثه باستمرار للامتثال للقوانين والضرائب واللوائح المحلية والإقليمية والفيدرالية. عند تمرير تشريع جديد، لا يتعين على موظفيك إدخال التغييرات يدويًا؛ وبدلًا من ذلك، يقوم النظام تلقائيًا بدمج التغييرات لضمان استمرار الامتثال.
عادةً ما تأتي أنظمة كشوف الرواتب القائمة على السحابة بخيارات سابقة التكوين، ولكنها تسهل أيضًا تكوين مهام سير العمل وقوائم المراجعة وتخصيصها مع تغيّر احتياجات العمل. يمكن أن تصبح الحلول المحلية غير منظمة ومليئة بالأخطاء بسرعة عند إضافة أدوار جديدة وهياكل دفع وتعقيدات أخرى. ومع ذلك، تتوسع الأنظمة المستندة إلى السحابة بسهولة، ما يحافظ على البساطة بغض النظر عن عدد المواعيد النهائية والموافقات ومالكي المهام والتبعيات التي تشارك في عملية رواتب محددة.
كيف تساعد برامج الرواتب في الضرائب والامتثال واللوائح؟
تلغي برامج الرواتب العديد من المشكلات المرتبطة بالضرائب والامتثال واللوائح الأخرى. ويضمن الدفع الدقيق وفي الوقت المناسب والاستقطاعات الضريبية حسب الموقع، ويتم تعديله تلقائيًا وفقًا لقواعد ولوائح مختلفة أثناء تنقل الموظفين وفتح المكاتب أو إغلاقها. أثناء عمليات الاندماج والاستحواذ، يمكن نقل معلومات الموظفين بسهولة ويمكن تلقائيًا إنشاء الجوانب المعقدة مثل المدفوعات لمرّة واحدة.
ويعد دمج نظم كشوف المرتبات وأتمتتها أمرين حاسمين لتبسيط إعداد الضرائب ومراجعتها. غالبًا ما تستعين المؤسسات بمصادر خارجية في إعداد الضرائب، ما يجعل من الضروري وجود برنامج متكامل لكشوف الرواتب يوفر رؤية واحدة محدَّثة لكل من المعلومات الداخلية والمعلومات التي تم الحصول عليها من مصادر خارجية. يتيح ذلك للموظفين ومدققي الحسابات ومسؤولي كشوف الرواتب مراجعة أي اختلافات محتملة ومراقبتها بسهولة. تعمل الأتمتة أيضًا على تحسين دقة البيانات المستخدمة في عمليات التدقيق، ما يعمل على تبسيط الامتثال لقوانين الضرائب واللوائح الأخرى.
توفر أنظمة كشوف الرواتب المستندة إلى السحابة مستوى عالٍ من الأمان، وعامل حاسم آخر للامتثال. في حين أن العمليات اليدوية قد تحتوي على أخطاء، مثل الموظف الذي يظل على كشف الرواتب بعد مغادرة الموظف للمؤسسة، فإن أتمتة أنظمة كشف الرواتب تساعد على منع الأخطاء وتحديدها. يمكن أن يؤدي التحقق القائم على القواعد والمستند إلى الأدوار إلى زيادة تعزيز الأمان من خلال الحدّ من إمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة.
ما الميزات التي يجب على المؤسسات البحث عنها في برامج الرواتب؟
قد يكون كشف الرواتب معقدًا، بالنسبة إلى التنظيمات والموظفين على حدٍّ سواء. لذلك من الضروري أن تكون برامج الرواتب سهلة الاستخدام، مع واجهة بسيطة ومتسقة وآمنة يمكن للموظفين وموظفي كشوف الرواتب الوصول إليها من مجموعة متنوعة من الأجهزة.
يجب أن يكون مسؤولو كشوف الرواتب قادرين على تهيئة النظام دون كتابة التعليمات البرمجية أو طلب المساعدة من متخصصي تكنولوجيا المعلومات. يجب أن يكون للبرنامج أفضل الممارسات والصيغ الموصى بها المضمنة، وتوجيه الموظفين غير التقنيين ببضع خطوات بسيطة لتكوين النظام وفقًا للاحتياجات المحددة للأعمال التجارية.
من المهم البحث عن برامج الرواتب التي تتضمن ميزات التحليل الذكي للأعمال وإعداد التقارير المضمنة التي تبسِّط إدارة المواهب ومكان العمل وإعداد الميزانية والعمليات الاستراتيجية الأخرى. مع التعقيد المتزايد المرتبط بعمليات الدمج والاستحواذ، بالإضافة إلى عدد الموظفين عن بُعد والعاملين في الوظائف المؤقتة والمشروعات لمرّة واحدة، من المهم أن توفر أنظمة كشوف الرواتب رؤية عميقة ودعمًا للتحليل الذكي للأعمال.
وربما الأهم من ذلك كله، أنه ينبغي على المؤسسات اختيار نظام كشوف رواتب يضمن حماية البيانات الحساسة من الهجمات العرضية والمتعمدة التي قد تأتي من داخل المؤسسة أو خارجها. يجب أن يكون لمسؤولي كشوف الرواتب والموظفين حق الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليهافقط، لا أكثر ولا أقل. يعد التحقق القائم على القواعد والأدوار أمرًا ضروريًا لحماية المؤسسة والموظفين.
ما الأسئلة التي يجب طرحها عند اختيار حل برنامج الرواتب؟
عندما تكون مستعدًا للاستثمار في نظام كشوف رواتب، تأكّد من تقييم مقدمي الخدمة من خلال طرح الأسئلة التالية:
- هل يدعم النظام كل منطقة يوجد فيها العاملون لديك؟ ابحث عن موفري الخدمات الذين يقدمون الدعم المباشر في كل مكان تحتاج إليه أو لديهم شراكات لدعم تلك المناطق. إذ لابدّ أن تكون متأكدًا من عدم اضطرارك إلى إعداد كشف الرواتب يدويًا في بعض المناطق، الآن أو في المستقبل.
- هل يتكامل البرنامج مع منصات الأعمال الأخرى لديك؟ يجب أن يتكامل البرنامج الذي تختاره بشكل أصلي مع الوقت والعمالة والتعويض والإدارة المالية وإدارة الغياب وأنظمة الأعمال الأخرى.
- هل البرنامج سهل الإعداد؟ لن ترغب في تغيير موفر خدمات كشوف الرواتب بشكل متكرر، لذا تأكّد من أن لديك مرونة في التوسع والتكيف بمرور الوقت مع تغيّر احتياجات أعمالك. تأكد من إمكانية إعداد البرنامج بسهولة، من دون الحاجة إلى كتابة تعليمات برمجية أو مشاركة تكنولوجيا المعلومات.
- هل أنت من ذوي الخبرة في التعامل مع مؤسسات مشابهة لمؤسستي؟ ابحث عن موفري الخدمات الذين لديهم خبرة واسعة في مجالك ومع المؤسسات التي تشبه حجم شركتك.
- هل البرنامج سهل الاستخدام حقًا؟ تأكد من وجود عمليات معدَّة مسبقًا يجد الموظفون أنها سهلة الاستخدام، كي يتمكّنوا من تغيير بنكهم وإضافة مُعالين وإجراء تغييرات أخرى في ثوانٍ معدودة. قيّم الميزات المضمَّنة، بما في ذلك إرشادات الموظفين الجدد، للتأكد من أنهم لن يحتاجون إلى طلب المساعدة من الموارد البشرية.
ما مستقبل برنامج الرواتب؟
في السنوات القادمة، توقع أن تصبح أنظمة كشوف الرواتب أكثر تكيفًا مع التنوع المتزايد لأدوار العمل وهياكل الدفع. ستنضم مجموعة متنوعة من العاملين بأجر والعمال المؤقتين بشكل متزايد إلى العاملين بأجر من التاسعة إلى الخامسة، وكثير منهم سيعمل عن بُعد.
وسيكون وجود أنظمة مرنة لكشوف المرتبات أمرًا حتميًا لتقديم التعويضات بطرق متنوعة، بما في ذلك حسب المشروع ومدة العقد ومختلف فترات الأجور (أسبوعيًا، نصف شهريًا، شهريًا). سيتم استخدام الذكاء الاصطناعي وذكاء الأعمال لتحسين الأتمتة وتبسيط مهام سير العمل.
سيشكِّل الأمن تحديًا مستمرًا للمؤسسات بمختلف أحجامها. سيكون من الضروري إجراء التحقق القائم على القواعد ومنح إمكانية الوصول إلى البيانات استنادًا إلى الأدوار، خاصة مع عمل المزيد من الأشخاص عن بُعد.